企业物资采购业务管理规章制度.docx

XX企业物资采购业务管理制度 xx企业物资采购业务管理制度 第一章、总则 第一条为加强公司各项采购活动的管理和控制，结合预算管理制度的相关规定，经公司研究特制定本制度。 第二条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、车饰等商品采购、配件及其他材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购。 第三条公司所有的采购活动统一由公司的所指定的相关专业部门负责执行。具体规定为： 1、广告和展示设计采购由行政部负责执行； 2、生产车间、办公室物品由采购部负责执行； 3、电脑、软件等电子信息设备的采购由行政部负责执行。 4、其他上述未包括的采购全部由行政部或其他公司另行指定部门负责执行。 第四条单项（含综合项目采购，整车和配件采购及整车供应商指定的采购除外）采购金额超过10万元的采购项目，应由相应的采购部门会同有关采购需求部门、财务部、审计部和总经办举行采购听证会或合同评审会，采购部门应在会前准备好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录或招投标情况，各供应商优惠办法，性价比意见书，其它相关资料等。 第五条本制度采购管理主要指采购预算管理、采购询价管理、采购合同管理、采购入库和付款、供应商评审等几个重大方 第二章、采购询价管理 第六条采购部门接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的供应商处购买，如指定供应商无货供应时，必须进行多方比价，1千元以上的物品，货比三家，作好市场询价记录（市场询价记录表附后），择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为一年。 第七条审计部和财务部定期或不定期联合进行市场信息调查，作好市场信息调查记录（记录表附后），对前期购买活动进行评审，做好评审工作总结，报总经理参考。 第八条定期评审分为季度评审、半年度评审、年终评审。不定期评审可以根据工作需要，由总经理或审计总监决定。 第三章、采购合同 第九条采购价格选定后，采购商品单位价格在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的（一年内有3次以上）必须与供应商签订采购合同，广告、展示设计采购必须与供应商签订合同。 第十条采购合同必须进行合同评审会签，各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。 第十一条参加合同会签的职能部门。总经理、审计总监、财务部、行政部。合同会签的经办人为相关采购责任部门。 第十二条采购合同的保管。采购合同原件由采购责任部门保管，留复印件在财务部备案，合同原件保管时限为3年。 第十三条采购合同条款的执行跟踪。日常跟踪由采购责任部门负责，审计部对合同条款的执行进行定期和不定期的审计。 第十四条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚。 第四章、采购入库和付款 第十五条属于固定资产的（单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上），必须办理固定资产验收手续（附固定资产验收单格式），验收合格才能入库。 第十六条属于公司商品、原材料（车饰精品、配件、车间辅料等）的必须办理入库手续，认真填写入库单，仓管员对入库数量负责，月末盘亏时需进行赔偿。 第十七条办公用品和其他不需入库的零星物料（数量在5个以下金额在10元以下且不属公司商品、原材料的物料），必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。 第十八条采购金额超过50元的，必须取得合法的发票，尽量取得增值税专用发票。 第十九条付款注意事项。固定资产付款必须附上发票、合同复印件、固定资产验收单；公司商品付款须附上发票、入库单；未签订采购合同的须附上市场询价记录表，否则财务部不得付款。广告、展示设计付款时必须附上合同 第五章、供应商评审 第二十条每年年初，由审计部组织，对上年度的各类供应商进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换。列出合格供应商名录。 第二十一条评审委员会的组成。行政部负责人、售后服务部负责人、财务负责人、审计总监、总经理共五人组成。第4页 共4页