办公室管理规章制度细则细则.docx

办公室管理制度细则 办公室制度 1、办公室准则 1.1、公司员工必须严格遵守各项公司规章制度。 1.2、上班期间公司员工仪态端正大方，服装整齐清洁，语言规范，文明礼貌。 1.3、自觉维护办公环境的整洁、美观，不准随地乱扔纸屑杂物，桌面上物品摆放整齐。 1. 4、节约使用耗材等办公资源，爱护办公设备，发现设备有问题应及时向后勤部门反应。 1.5、工作时间内不允许长时间占用公司电话，不允许用公司电话闲聊天。 1. 6、工作时间内不允许使用公司设备从事与本职工作无关的操作。 2、工作礼仪2.1、员工仪态 2.1.1、员工在上班时间内，要注意仪容仪表，穿着得体、大方、整洁，不可穿着奇装异服。 2.1.2、男员工发型应以简洁为宜，不可太夸张另类，头发梳理整齐，长度以不盖耳朵、不遮衣领为宜，不许染发、烫发。男员工着装应大方、得体、朴素。 2.1.3、女员工头发不许染抢眼的色彩和作怪异的发型，不许使用香味过浓的香水，可化适度、自然的淡妆，不可浓妆艳抹。女员工着装应大方、得体，不得过于裸露。 2.2、接打电话 2.2.1、电话钤响三声之内接起电话，使用礼貌用语。“您好，谢谢，再见”。 2.2.2、当接到不属于自己职责范围的电话时，应询问客户咨询事由后再将电话转接给相关负责人员，如负责人员不在或未找到接洽该客户的负责人员，应记录下客户的姓名、联系方式及询问事由，告知客户稍后回复电话，并及时转告先关负责人。 2.2.3、通话言简意赅，时间不宜过长；通话时声音不宜过大。 2.2.4、工作时间尽量减少私人电话。如需接听私人电话，时间不宜过长，声音轻小，勿影响办公区内其他员工办公。 2.3、工作称呼 2.3.1、同事之间请直呼姓名或尊称，上下级之间称呼姓+职位称呼。 2.3. 2、对外介绍上级时，应正式和礼貌，请称呼“上级姓名+职位全称”。 2.4、来宾接待 2.4.1、来宾到达后，由接待人员将来宾请至会客区或会议室等候或会见，不得在办公区内走动，以确保所有员工及公司的安全和机密，并避免妨碍他人工作。 2.4. 2、来宾入座后，应为来宾倒水后再进入谈话内容。 2.4.3、来宾离开时，须亲自送至公司门口，并说。“再见”等礼貌用语。 2.5、进入他人办公室 2.5.1、进入他人办公室前，须先敲门，得到允许后方可进入；进入后如对方有其他客人应退出等候；对方表示先处理您的事情时再行办理。 2.5.2、不得当着公司之外或公司内无关人员请示公司内部问题。 2.5. 3、退出他人办公室时应轻声关门。 3、办公环境卫生及秩序3.1、公共环境 3.1.1、公共办公区域、库房、资料室等区域禁止吸烟，如需吸烟请到办公室外走廊尽头吸烟。 3.1. 2、在公共办公区域内禁止大声交谈，不得影响其他同事办公。 3.1.3、公司内勤人员统一编排值日表，轮流值日，负责公共区域及总经理办公室的卫生清洁。 3.2、个人环境 3.2.1、保持个人办公位整洁，办公桌椅、计算机表面不要有灰尘；物品要摆放整齐。 3.2.2、如长时间外出或下班，应在离开个人办公位前，收好所有资料和文件，关闭电脑及显示器，并将办公桌整理干净，文件资料摆放整齐，不得留有公司机密文件防止泄露及丢失。 3.2.3、未经他人允许，不得擅自动用他人桌面上的物品及文件，使用他人物品后应及时归还。 4、公司财物的使用及管理4.1、照明设施的使用及管理 白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光，员工离开或下班时应自觉关闭电灯，做到随手关灯，人走灯灭。 4.2、空调的使用及管理 4.2.1、空调作为办公设施，仅于办公期间使用，办公人员长时间离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调照常开机。下班后，最后一个离开的员工，应自觉关闭空调，杜绝浪费。 4.2.2、使用空调，应注意节约，夏天在28度以上方可开启空调制冷，制冷温度设置尽量不低于25度，冬天在12度一下方可开始空调制热，制热温度设置尽量不高于30度。 4.2.3、使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，确保空调的使用效果，不得随意打开空调外壳或拆卸机件，要注意对空调的合理使用和维护，空调有异常应及时报告后勤部门，由专业人士进行维修。 4.3、打印机的使用及管理 打印时应本着节约原则，非重要文件应考虑使用环保纸打印或双面打印。除个人证件。毕业证、身份证、学历证等个人资料需要打印复印外，禁止打印复印其他私人资料。褶皱的纸勿放进送纸盒内，防止因卡纸而损坏打印机。打印机有异常应及时报告后勤部门，由专业人士进行维修。 4.4、碎纸机的使用及管理 碎纸机用于粉碎印有公司机密信息及不可外泄信息的废弃纸张。使用粉碎机时应逐张进行粉碎，不可一次性将所有纸张放入碎纸机，避免因机器卡纸而损坏机器，并及时清理碎纸箱内的碎纸。使用完毕后，关掉碎纸机电源，并拔掉插座。 4.5、饮水机的使用及管理 公司的每个员工都有义务注意饮水机上桶装水的盈亏情况，桶内无水应及时自觉的更换桶装水。及时将接水槽内废水倒掉。饮水机应定期消毒清洗，防止滋生大量细菌。 4.6、会议室的使用及管理 会议室是接洽客户、集体会议、面试交谈之所，会议室应保持整洁干净，设施完好，不得摆放杂物。使用后将会议室椅子摆放整齐、台面收拾干净，不得留有文件、纸杯等物品，离开前关闭会议室照明设施、换气系统灯电器，离开后随手关门。 4.7、电脑的使用及管理 4.7.1、公司电脑不得随意拆卸，如需维修需通知相关人员。 4.7. 2、任何涉及到公司保密的信息、文件不得随意拷贝。 4.7.3、员工应爱护自己所使用的公司电脑，电脑内文件应归类整齐，不得存储私人文件，如存储有公司保密文件可设置电脑密码或对文件加密。不得安装与工作无关或对工作无帮助的软件或程序。 4.7. 4、如员工因某些原因不再使用本电脑，应整理好电脑内存储的所有文件，删除所有重复、作废及与工作无关的所有文件、程序等，机密及重要文件转入其他电脑或由其他负责人保管后删除，消除所有密码及自动存储数据后交由公司相关负责人重新分配电脑使用。 4.8、办公文具的使用及管理 节约使用耗材类办公用品，不可乱扔乱放，不可带家私用，员工领取文具应填写“办公用品领取登记表”，方便统计文具使用情况并及时储备办公文具。后勤部门应定期统计各部门所需办公文具，并集中采购。 4.9、文件管理 4.9.1、纸质文件的管理 纸质文件资料应分门别类存档管理，为每类文件建立专门的档案盒或档案柜，机密文件及重要文件应妥善保管并复印备份，重复使用且不可收回文件应根据实际情况复印多份备份使用，常用且未涉及机密重要信息文件应放在显眼位置，方便他人使用时易取易放，必要时也可复印备份。应定期整理文件，剔除过期、作废的文件，涉及公司重要信息且不可外泄的废文件应及时碎纸销毁，其他废文件可根据实际情况进行处理，单面纸可回收再利用，双面纸可收集起来进行废品回收。文件已过期且还需使用的应及时更新。 4.9.2、电子文件的管理 各个办公电脑内的资料文件也应分门别类，重要文件应电子备份及打印备份，防止因电子文件损坏而无法使用。定期整理电子文件，删除过期、作废、重复文件，清理磁盘，方便存放更多的电子文件。 4.9.3、收发邮件的管理 各人因工作与外界来往的重要快递文件应做好记录，方便有据可寻。涉及公司及工作的与外界往来的电子邮件应使用各部门公用邮箱，如因特殊原因使用私人邮箱收发与公司和工作有关的邮件，应转发至公司各部门公用的邮箱进行保存。各部门应建立自己部门共同使用的公共邮箱，方便存储涉及各个部门的工作邮件。 4.10、印信的使用及管理 4.10.1、印信包括公司向相关机关登记的公司印章、刻有总经理职衔及签名的职衔签字印章、刻有公司部门名称的部门印章。 4.10.2、公司公章、职衔签字印章由总经理保管，部门印章由各部门经理或主管保管。 4.10.3、文件盖印时，应持所需盖印文件由印信保管者确认后方可盖印。如急需使用印章并且印信保管者需要外出，短时间不能回时，应提前告知印信保管者并领取印信，由部门主管暂时保管并监督印信的使用情况，用完后由部门主管暂为保管，待印信保管者回来后及时归还印信。 4.10.4、原则上公司不允许开具空白信函，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理批准，并在信函角落处写明“仅供xxx之用，其他用途无效”字样，并加盖印信。未使用的空白信函必须交回，并销毁。 4. 11、库房得使用及管理 4.11.1、库房遵循先进先出原则 4.11.2、库房内货物按品相摆放整齐，保持产品的原貌。 4.11.3、库房物资的存放应按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 4.11.4、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 4.11.5、物资入库后，应当日填写帐卡，物资出库应填写出库单。 4.11. 6、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。 4.11.7、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。 4.11. 8、库房管理员必须做到货物心中有数，提醒销售人员货物的数量及生产时间。 4. 12、门锁钥匙的管理 各部门主管或负责人统计好该部门员工所持各房间、仓库、储物柜的门锁钥匙情况，所持钥匙如有丢失、损坏应及时上报，主管或负责人可根据实际情况进行门锁更换或重新配发钥匙。门锁钥匙持有者如长时间不使用或离职应上交所持有的门锁钥匙，主管或负责人收回核对无误后，重新分配使用。 工作制度 1、工作准则 1.1员工应严格遵守各个岗位职责，热爱本职工作，对工作尽职尽责， 1.2员工对本职工作争取时效，不拖延，不积压；努力提高自己的工作技能，提高工作效率； 1.3员工之间应通力合作，互相配合，不得相互拆台或搬弄事非； 1.4待人接物态度谦和，以争取公司同仁与客户的合作； 1.5服从上级的工作安排，一经上级主管决定，应严格遵照执行； 2、工作纪律 2.1按规定时间上下班，不得迟到、早退、旷工； 2.2在公司内要做到举止严明、坐立端正、待人热情、讲究礼貌。 2.3每周五各部门各员工根据本周工作进行工作总结并计划下周工作重点，各部门根据具体情况定期召开部门工作会议。 2.4出差在外人员可根据业务跟进的实际情况，及时向总经理或部门主管反应。