公司物资采购管理规章制度 .docx

公司物资采购管理制度 工程物资采购财务管理制度 目录 第一章总则 第二章采购原则 第三章物资采购价格管理 第四章合同签订与内部审核 第五章采购物资入库及出库管理 第六章资金付款及报账管理 第七章有关责任 第八章附则 共6页 第1页 一、总则 为了进一步规范物资采购行为，加强物资采购监督管理，根据国家要求，为提高公司经济效益，特制订本制度。 本制度是对公司购买材料、工具、配件、五金电器、劳保用品、办公用品等物资的财务行为的基本规范。 二、采购原则 2.1物资采购按照采购金额的大小，实行分级分权管理。 2.2除项目施工有特殊要求或仅有唯一供货单位外，其余每一物资采购均应选择三家以上的供货单位实行比质比价，同等产品比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉，严格价格和质量监督。 供货单位选择和采购价格的确定，应做到公开、公平、公正，不搞个人特权和人情交易。 三、物资采购价格管理 3.1公司对大宗原辅材料、定点采购材料应逐步实行招标采购管理。选点定点原则及具体做法按公司财务管理制度文件执行。 公司对非定点采购材料、零星采购材料，年累计采购金额较大的，也应尽量实行招标采购。 3.2公司成立专门的招标评审工作机构，由采购、质量、技术、财务部门及相应的副总经理共同负责招标工作。各部门在招标管理中的职责如下： 3.2.1采购部门负责提供招标单位资料，拟定招标方案。 3.2.2工程、设计部门依据采购部门提供的招标单位资料，从技术、质量角度对招标单位的物资（产品）能否符合要求进行论证，并做出鉴定意见。 3.2.3财务部门着重进行价格论证，在满足技术、质量要求的前提下，选择最低价位的供应商。 共6页 第2页3.3经相应部门论证后，招标金额在10万元以下的物资采购，由招标评审机构集体讨论确定中标单位，招标金额在10万元以上的，由招标评审机构提议交总经理办公会议批准实施。 3.4各责任部门应加强对中标单位管理，如发现中标单位擅自更改技术、质量要求和价格，必须及时向分管副总报告，后果严重的，应取消定点资格。 3.5为确保采购物资优质优价，公司对已经定点采购的单位，也必须每年进行审定，不搞终身制。需要对招标采购单位和招标采购物资作调整的，由采购部门及相关部门提出调整意见，按同样的决策程序和管理权限执行。 3.6对不具备招标条件的物资采购、非定点的物资采购、零星采购物资按采购金额的大小，重点进行价格控制与管理： 3.6.1同一型号规格一次采购金额在1万元以下或年累计采购金额在10万元以下的物资，由采购部门负责人批准后采购。 3.6.2同一型号规格年累计采购金额在10-20万元的物资，由采购部门提出三个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，确定采购价格。当意见不一致时，由分管财务副总经理最终决定。 3.6.3同一型号规格年累计采购金额在20万元以上的物资，由采购部门提出三个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，报财务副总经理批准后采购。 3.6.4同一型号规格年累计采购金额超过100万元的物资，按上述程序审核后，由财务副总经理提交总经理办公会议决定，批准实施。 3.7为了保证物资采购工作及时、正常进行，凡价格方案应由总经理办公会议确定的，则应在一周内给予答复；其余的则应在三天内给予答复；财务部门应与各采购部门认真配合，确保及时采购。 四、合同签订与内部审核 4.1凡已进行招标采购的物资必须签订合同；非招标采购物资、非定点采购物资、零星采购物资在同一供货单位年内采购金额满20万元以上的，也应签订合同。如事先不能确定的，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相应手续。 4.2合同由采购部门负责对外签订，但在签订之前，必须执行公司内部的合同签订审批规定。即由采购部门填制内部合同审批单，内容包括供货单位名称、 共6页 第3页采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等，采购部门按照管理权限逐级送审、签字，经批准后方能对外签订合同。 4.3合同正本其中一份应由财务部门保留。 五、采购物资入库及出库管理 5.1物资到场后必须由采购部门组织相关使用部门进行联合验收，合格后方可入库。 5.2对不合格物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。 5.3对收存入库物资进行核算、清点后，由仓库管理员出具入库或收料单。入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。 5.4循环使用物资入库填写入库单，消耗性使用物资入库填写收料单。 5.5循环使用物资出库填写出库单，消耗性使用物资入库填写领料单。 5.6物料出库必须要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，所有字签完以后交由仓库发货。 5.7出库单或领料单一式三联，领用部门自己留存一联作为部门留底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。 5.8领料人于物料出库时发现问题，未及时当场处理的，则该物料视为合格。 5.9以旧换新的物资一律交旧领新； 5.10对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各使用部门在用情况，并于每年年底盘点一次相互核对。 5.11销耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”，经有关技术人员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”上签字认可后，入库并做好记录和标识。“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。 共6页 第6页5.12对消耗性物资有消耗定额的，仓库保管员应协调相关部门控制发放，物资管理部门（如财务部）应严格控制签字。 六、资金付款及报帐管理 6.1根据采购资金用款的特殊性，采购部门可在规定的资金使用计划内，先向财务部门申请用款。待该项物资发票报帐时，再进行审核。 6.2财务部门在报帐时，应当对原始单据进行审核，经审核无误后方能报帐。具体审核内容如下： 6.2.1有无书面合同。 6.2.2合同是否有授权签订的批准手续。 6.2.3报帐发票的单位、物资名称，数量，单价等是否与合同规定相符。 6.2.4无合同的付款事项是否符合公司相应的规定。 6.3对审核不符合规定的付款，财务部门可以拒绝报帐。财务人员在报帐中发现问题的，应及时报告或协调处理，以便严格制度，落实责任。 6.4财务和物资采购部门应同时对报帐物资进行基础数据管理，将每一采购物资的型号规格、供应商、采购单价等基础数据列入微机管理，为比价采购积累资料。 6.5审计部门应负责对重要采购事项进行监督审计，审计报告直接对董事长（总经理）负责。 七、有关责任 7.1公司经营者及其高级管理人员应当认真执行本规定，支持公司采购部门、 价格监督部门履行职责。 7.2公司责任部门、责任人员、及责任部门负责人应当按照本制度要求，结合公司实际情况，在执行中不断完善物资比价采购管理。 7.3凡违反本制度，损害公司利益，造成公司资产流失的部门和人员应当承担相应的责任：给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 八、附则 共6页 第6页8.1本制度适用于公司本部，全资、控股公司可参照本制度制定适合本企业的相应管理规定，经批准后实施。 8.2本制度由公司财务部门负责解释。 共6页 第6页第8页 共8页