合资公司企业标准商用内销配件管理规章制度.docx

合资公司企业标准商用内销配件管理制度 1范围 本管理办法适用于商用空调营销公司（商用空调配件）、产品管理中心及二级办事处配件的管理。 2引用标准 无 3定义 不适用 4管理内容 4.1产品管理中心配件管理责任 仓管员对仓库配件实物管理承担直接责任。 中心备件核算员对该区域的配件核算承担直接责任，对二级办事处配件核算承担管理责任。 中心备件核算员对网点提交订单评审的及时性、准确性负有直接责任。 二级办事处技术支持对该区域的配件管理承担管理责任。 产品管理中心经理承担配件全面管理责任，技术支持负责配件具体业务管理工作并承担管理责任。 4.2配件管理流程及审批权限 4.2.1售后服务部配件管理流程 4.2.1.1美的商用空调配件申请 由配件计划主管根据签约技术服务单位的申请、各产品管理中心上报的周计划、工厂生产供货周期、市场销售量、各产品的维修率、常用配件使用量及当前库存量等要素，或者根据工程需要由技术支持直接提交周计划.根据中心周计划提交时间，备件计划主管两天内审核、汇总调节后形成技术支持模块的配件计划，经服务部经理审批后送制造部生产模块采购。制造部生产模块根据与服务部协议的供货周期将采购的配件送到售后配件仓。对于工程验收急需的配件技术技持可提交周计划以外的临时计划，并且在备注栏中注明为那一工程所需配件，并在货到中心仓库的20天内所需单位由中心仓申领出库并予以使用。总部会根据发放记录随时抽查，如发现在规定时间内未使用的对中心技术支持和领用单位予以重罚。对于市场急需配件服务部可做临时计划，直接发制造部生产模块采购，如查询车间仓库有库存可直接开单至制造部生产模块直接提货。备件计划主管负责配件计划的落实与跟进。 4.2.1.2合格品入库： a） 仓管员根据公司开出的“大宗材料调让出仓单”的内容核对该物料的编码、名称、规格型号、数量是否相符；如有短缺情况，分析原因做出相应处理，同时报仓库主管。 b） 根据“出仓单”办理入库手续，指导搬运并将物料摆放于合理的区域。 c） 在相应的物料存卡上做入库记录。 d） 根据“出仓单”内容录入电脑、加编区域码，开具入库单，提交仓库主管审核。 e） 对于各产品管理中心（签约技术服务单位）退回合格品，由仓管员根据退件清单检测、验收后，总部备件核算主管制单，由仓管员签字、签约技术服务单位退件人签字并盖单位公章。 4.2.1.2合格品出库： a） 仓管员对发料凭证的（调让单、工程队领料单、零售单、易损单等）内容，印鉴，零配件名称、规格、型号、数量等进行认真核对。 b） 根据核实准确无误的发料凭证发货，同时与收货人进行当面清点，保证货单一致，防止差错。 c） 发货后在电脑中作相应移库、审核，自行复核处理，保证电脑帐、卡、物相符。 d） 发料时坚持先进先出及急用先出的原则。 4.2.1.3零售单。由备件核算主管制单，商用空调公司本部财务部收款（盖现金收讫章），仓管员出库，购买人签收。 4.2.1.4易损单（合格品、废旧品）。对于总部配件仓库，由仓库主管提出易损申请，报服务部与财务部经理审批，仓管员根据审批后的易损单做出库处理。 4.2.1.5转帐单（合格品、废旧品）。仓库主管提出转账申请，总部备件核算主管开单（在单据的备注栏中注明转帐原因），服务部职能经理审批，在未审批之前，仓管员不能作账面处理。 4.2.1.6盘盈盘亏单。由仓库管理员定期对配件仓库进行盘点，仓库主管审核，财务部与服务部经理审批后，备件核算主管根据盘点情况生成盘盈、盘亏单，并根据具体情况对责任人进行处罚。 4.2.1.7废旧品退仓单。由仓管员定期将废旧配件退回公司相关部门，备件核算主管根据退仓清单开出退仓单，仓库主管审核。 4.2.1.8废旧品进仓单。仓管员（至少两人）根据产品管理中心（签约技术服务单位）退件清单检测、验收配件，备件核算主管制单，仓管员与退件人确认。 4.2.1.9废旧品返修单。仓库主管提供返修配件清单，备件核算主管制单，仓库主管审核。 4.2.1.10商用配件主体与家用配件主体下的配件互调，需以mip或pdm的形式发至总部配件计划主管处，以总部回复的mip或pdm同意后方可调账（详见附件八），并需在库存单据处理中的备注栏中注明申请人、原因及调账转出单号等。 4.2.2产品管理中心配件管理流程 4.2.2.1零配件申领： a） 周计划。产品管理中心根据区域内的签约技术服务网点提交的配件申请，市场产品的销售量、产品的种类，配件的库存量、配件的供货周期、产品的维修等要素及常用零配件耗用的情况由中心技术支持，在每月的24号编制下个月的第一周计划；当月的3号、10号和17号编制第二周、第三周和第四周的配件计划，由中心备件核算员在24小时内录入技术支持提交的配件周计划。 b） 临时计划。对于市场紧急需求，中心技术支持可申请临时紧急计划。在确认中心仓库无库存情况下，中心技术支持填写商用空调急件申领表（申领表附后），以mip或pdm形式发回总部备件计划主管，总部备件计划主管在收到申领表后24小时内将评审意见以mip或pdm形式反馈给中心技术支持。 4.2.2.2合格品入库： a） 中心备件核算员与仓管员共同清点、签收服务部所发物料，并及时将复签后的单据（黄色联）寄回服务部。如清点单据与实物数量不符，在两天内填写收件报告传回服务部。黄色反馈联单据最迟在下个月5号前（以邮戳为准）寄回。 b） 产品管理中心相互之间需要调拨配件的，必须经服务部区域核算主管开单调帐后，发货中心才能将配件发出，需求中心收到调货中心配件后，生成入库单。 c） 仓管员将物料按货架位入库，并在物料存卡做入库记录、收到配件清点完当天在计划营销系统生成相应合格品入库单。 d） 同时在计划营销系统中为入库物料指定默认货架位。 e） 对于签约技术服务单位退回合格品，由仓管员根据退件清单检测、验收后，备件核算员制单，仓管员签字、签约技术服务单位退件人签字并盖单位公章。 4.2.2.3合格品出库。备件核算员根据签约技术服务单位配件需求计划及配件押金状况开单，服务部审核后，仓管员签发、登记物料存卡并在发货当天做出库单审核，签约技术服务单位盖章签收。 易损单（合格品、废旧品） a） 由中心备件核算员或技术支持提出易损申请（注明易损原因），300元以内由产品管理中心经理审批，超出300元的报回财务部、服务部经理审批同意后备件核算员开单，中心仓管员作审核（指定易损配件货位）。 b） 对于开箱缺件情况报告单中开箱缺件问题。由产品管理中心回访员回访，技术支持审批（特殊情况报服务部审批），备件核算员开易损单（单后附报告单），仓管员出库。中心每月汇总执行情况报服务部。 转员不能作库存处理。备件核算员需在mip流程审批后开单（在单据的备注栏中注明转帐原因）。帐单（合格品、废旧品）：相互转帐的备件需在性能上相匹配且不影响空调的正常运转，如通用备件的差价超过100元须由中心技术支持通过mip流程向片区备件计划主管进行转帐申请。需由服务部、财务部职能经理审批后方可进行账务及库存处理。在未审批之前，仓管 盘盈盘亏单。由备件核算员根据盘点情况生成盘盈、盘亏单，并注明原因，产品管理中心经理确认，并根据具体情况对责任人进行负激励。 废旧品退仓单。备件核算员、仓管员按照公司要求共同清点、打包，备件核算员制单，仓管员确认，技术支持审核，将二联单据寄回总部。并将废旧件标识卡的15位维修单号填写清楚、准确，维修单号需与售后系统中的一致。 废旧品进仓单。仓管员根据签约技术服务单位退件清单检测、验收，备件核算员制单，仓管员签收，退件人签收并盖章确认。 废旧品返修单。备件核算员制单，仓管员确认。 签约技术服务单位零售单。中心备件核算员制单，总部备件核算主管根据电脑系统生成打印零售单交商用空调公司本部财务部，从配件押金中抵扣配件零售款。 4.2.3二级办事处配件分仓配件管理流程按二级办事处零配件分仓管理规定执行。 4.2.4紧急配件的发放 总部备件计划主管开出调拨单，然后通知签约快运公司到总部配件仓取货，快运公司按规定将“调拨单随货同行联”和配件一起打包发出. 4.2.5紧急配件的接收 a） 如技术支持要求配件从总部直发售后网点，网点在收到配件后，和快运公司送货员一起按“调拨单随货同行联”对配件（型号规格，数量，有无货损）进行清点，并在调拨单上双方签名确认，如配件无任何问题，网点在一个工作日内和所在区域产品中心备件核算员联系，办理相关配件领用手续（具体见该操作流程）。 b） 如配件直发中心技术支持，技术支持收到配件按上述方法签收后，交备件核算员进行入库接收，同时根据需求可将配件直发售后网点，售后网点收到配件后在二工作日内同所在区域美的产品中心备件核算员联系并办理相关配件领用手续（具体见该操作流程）。 4.2.6紧急配件的管理。各中心技术支持应建立手工台帐，对总部直发技术支持和售后网点的配件进行统计，每月25前与中心备件核算员对帐，对配件的入库接收和网点领用情况进行清理，保证每一批紧急配件作到入库与出库帐目一致，并保证售后网点领用配件后按规定时间办理相关手续。 4.2.7 oem配件的管理流程： 4.2.7.1oem配件申请 oem配件申请是根据市场实际发生的维修产生的配件需求，由服务网点将需求计划提交至中心技术支持处，由中心技术支持将配件需求计划及对配件供应商的工作联络函（详见附件九）按要求填写后统一以pdm的形式发给所属的总部备件计划主管，计划主管在收到中心的非标配件申请后的24小时内对相关配件予以询价，并提交至服务部经理及财务部审批，总部备件计划主管将根据审批内容予以付款、采购。 4.2.7.2oem配件的发放、退件及账务处理： oem配件发放可由配件的供应商直接发至申请的中心，中心技术支持在收到配件后要根据要求反馈至总部计划主管处，并将已收到的配件做手工台账（详见附件十），每二个月反馈一次（既双月月头），保内配件中心技术支持可直接发给申领的服务网点，并督促网点在规定的时间内将废旧件退回，退废旧件与美的商用配件相同，需填写废旧件件标识卡并随维修记录表一同退至中心仓库，由中心统一将废旧件在三个月内统一返回总部服务仓库，如为保外配件，则由用户直接将零售款打至06年商用售后服务协议指定的账号，并在备注栏中注明为oem配件零售款，财务部在确定该款项到款后中心放可将用户申请的配件发放给用户。 4.2.8单据管理规定 4.2.8.1只要有配件管理业务发生，就必须生成单据，所有配件业务单据都要在配件管理存档，并且单据上要有必要的印鉴和签名，营销中心不允许白条出库。 配件单据技术支持模块一式五联，营销中心一式四联。 第一联：（白色）财务部存档 第二联：（红色）仓管员存档 第三联：（蓝色）中心（签约技术服务单位）存档 第四联：（黄色）反馈联仓库主管、备件核算员员存档 第五联：（绿色）放行联（财务部用于放行） 中心配件管理单据，由备件核算员将上月单据按不同联、不同类型分别排序后装订成册，在封面上列出单据清单并注明单据号不连续的情况，装订成册后存档。 产品管理中心手工单处理： a） 营销中心因系统故障产生的手工单，要求在系统恢复正常后的第二天录计划营销系统。 b） 由于中心配件仓与产品管理中心办公场所远，中心仓用手工单代替电脑单出库的，在业务发生后的三天内要求手工单全部录入系统内，确保系统帐与实物保持一致。仓管员发货前应通过电话或传真向备件核算员查询网点押金余额或每隔三天备件核算员将网点押金情况一览表交给仓管员，以便仓管员了解网点押金状态。 c） 仓管员在开出手工单时，要进行统一编号，编号规则是：第1、2、位为中心代码，第3、4位为月份，第5、6、7、8位为单据流水号。（例如湖南中心仓管员12月份的第一个手工单的编号为：24120001），编号不允许重复。 4.2.8.2无签约技术服务单位印鉴的配件出库单、废旧品与合格品入库单，要将有签约技术服务单位印鉴的配件申请表与退仓审核表粘贴在单据背面。对签章不全、未装订成册、无装订清单的单据退回中心重整并予以负激励。 4.2.9仓库管理规定（正文略，同家用） 4.2.10配件盘点管理规定（正文略，同家用） 4.2.11产品管理中心废旧件返厂管理规定 4.2.11.1中心废旧品配件处理方式 4.2.11.2中心废旧配件分为就地处理和退厂处理两大类：压缩机、电机（包括摇摆电机）、阀类（高低压阀、四通阀）、压缩机电容、电控等19大类须退厂处理，其它废旧零配件原则上由各中心自行处理。 4.2.11.3废旧品配件处理的基本要求 a） 除公司要求返回的19类配件外，其余钣金件、塑料件、标贴件、包装泡沫件、热交换器、海绵件、橡胶件等其它类废旧件易损处理报商用服务部、财务部审批。备件核算员监督仓管员将实物清理完毕后，备件核算员做销帐处理。 b） 废旧件在中心仓未处理前，仓管员要妥善保管不得丢失，将旧件分区、分类标识并建物料存卡。废旧件要求用标识卡标识，标识卡上注明维修单位、维修记录表单号、维修故障编码，以便备件核算员随时检查。 c） 考虑到技术和质量部门有可能需要组织部份废旧零配件返厂进行失效机理分析，中心需对市场上返回的废旧零配件必须保留四十五天以上，再作报废处理。 d） 中心对无需返厂的配件要进行定期处理，频率为二个月一次，而且其处理方案必须经技术支持、总部备件核算主管、商用财务部审批确认后，方可实施。 e） 中心不需返回的废旧件的维修记录表配件联必须按月装订成册，妥善保存一年，以便随时检查。 4.2.11.4 废旧品返厂处理基本要求 a） 签约技术服务单位维修换下的旧件应在40天内随维修记录表配件联与结算联退回到总部配件仓（广东）或产品管理中心；中心将要求退厂处理的废旧零配件按公司规定时间发运返厂，随附废旧配件退仓清单与维修记录表配件联。废旧配件返厂时必须全部贴有废旧品标识卡，标识卡内容填写完整。 b） 退回的废旧电控板按新板发放时的标准使用塑料薄膜、泡沫包装保护，保证返回的电控板元器件不断脚、缠绕，无明显外力损伤，返回时应与较重的配件分开堆放。 c） 压缩机退回时要将压缩机吸排气管用盲管焊好（不允许夹扁吸排气管直接焊接），并装好接线端子防护盖且不得倒置；要有铅封或条码，。 d） 四通阀焊下时应用湿毛巾防护并防止压扁、压断。 e） 各种需退厂的废旧配件必须按规格型号、生产厂家分开包装，不能堆积在一起。在标明型号、生产厂家、数量时，务必把废旧件标识卡填写清楚，粘贴牢固，维修记录表与所退旧件能一一对应。 f） 总部国内营销财务部废旧配件仓管员收到退回的商用废旧零配件后进行清点，与退仓清单不符时，及时与相应中心联系协调处理，清点确认无误的退仓清单交仓库主管审核，备件核算主管根据审核结果开废旧品进仓单进商用售后配件仓。 4.2.11.5废旧配件的帐目、单据及款项处理 a） 每次产品管理中心自行处理的废旧零配件都要填写中心废旧件易损处理清单，并附上废品收购站的回执联一起传真回财务部，所得的余额于处理后的下个月十号前电汇到商用空调公司财务部，所得款项用于冲减中心的配件费用。 b） 对于中心自行处理的废旧零配件，报商用服务部、商用财务部审批后，中心备件核算员开废旧件易损出库单出库。 c） 对于返厂的废旧零配件，中心备件核算员做废旧件退出，由总部国内营销服务部废旧配件仓管员与相应中心仓管员对废旧配件退仓清单核对无误后，交由服务部备件核算主管生成总部废旧件入仓单。 4.2.12废旧件稽查管理规定 返厂的废旧件稽查详细参照公司下发的市场零配件管理要求及废旧件稽查操作指引执行。 4.2.13押金管理规定 4.2.13.1签约技术服务单位在押金范围内领用我公司配件，对于超出押金领用配件的，备件核算员直接从安装维修费中扣除，中心备件核算员应保证网点在押金范围内领用配件。 4.2.13.2维修旺季凡要进行签约技术服务单位配件押金倾斜的，一律要求中心与技术服务单位签订配件押金倾斜协议，技术支持和产品管理中心经理签字后，寄回服务部盖章，协议盖章生效，服务部与签约技术服务单位各执一份。协议生效后，倾斜金额有配件押金50%以下的由中心执行，倾斜金额在50%以上的，由服务部执行。所有超押金领用的配件在12月31前退回产品管理中心。（附协议） 4.2.13.3申请退押金时，填写专用退押金申请表格。经备件核算员审核后报商用财务部与服务部审批后生效，（申请表附后） 4.2.13.4签约技术服务单位之间要求互转配件押金的，填写专用转押金申请表，将原件寄回服务部、财务部审核后生效。（申请附后） 4.2.14配件报表报送的管理规定 产品管理中心每月3号前将盘点表寄回商用服务部，一式三份，中心自留一份，安得仓一份。寄回服务部一份。要求有产品管理中心安得仓管员、备件核算员、技术支持及产品管理中心经理签名后生效。 4.2.11零配件管理考核 序号考核项目考核目标考核周期责任人正负激励（元/次）1配件计划不按时提交计划又不反馈的每月技术支持50领用量大于消耗量的，周转率低按排列名次通报考核 100技术支持在收到申请快件形式发放的配件不认真清点，不及时入库和不及时反馈售后网点收到申请快件形式发放的配件不认真清点，不及时办理配件领用手续，不及时反馈网点提交的配件计划需在当天予评审备件核算员-1002单据管理未按规定装订单据、未按时返回每月备件核算员-50单据签章不完整每份单备件核算员-103配件帐目管理白条出库每次技术支持、安得仓管员-500元以上帐、卡、物不相符每次安得仓管员-50配件收到、发出后三天内不接收或审核出库每份单安得仓管员-30转帐单、易损单帐目处理不合理每单技术支持、备件核算员各-50手工单超出三天不录入系统每份单备件核算员-10商用、家用配件主体配件互调，未经总部同意或账务处理不清楚。每单备件核算员-1004押金管理不规范使用押金扣、转、退款表格每份技术支持-30 未按押金倾斜管理规定进行签订协议，到期 每单位技术支持-100 5废旧件返厂要求未回收配件又未抵扣网点押金的每季度技术支持各-50 6废旧件稽查（1）没有废旧件标识卡或标识卡填写不完整的；（2）未按时返回旧件、不按公司要求进行外包装每件技术支持 各-50（1）误判为故障配件（2）非美的公司配件（3）未采取防护措施或压机未封口的每件追溯网点责任按04年管理制度执行7营销中配件盘点月度盘点，下个月号前上报盘点表年终盘点盘亏每月3号备件核算员-508报表未按时上报报表与签章不全每次备件核算员、稽查主任各-50第18页 共18页