信息化管理建设及日常管理职责要求.docx

信息化管理建设及日常管理职责
办公室日常管理职责
加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展情况，制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见或建议，根据形势和任务的需要，不断充实和完善。
1.办公室主要职责
1.1负责公司内部的后勤管理及相应服务工作。
1.2负责文件的收、发管理及存档工作。
1.3负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。
1.4负责办公用品的购买登记和发放管理。
1.5负责办公设施的维修管理。
1.6负责外来人员接待、登记、管理。
1.7负责大型检查、活动的准备工作。
1.8负责策划并组织公司的大型活动。
1.9负责企业文化的宣传。
1.10负责车辆管理工作。
1.11负责档案、合同管理工作。
1.12负责公司人力资源管理工作。
1.13负责公司各种证照的年检、变更或升级工作。
2.文件管理职责
2.1办公室负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。
2.2收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。
2.3收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理处，介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜，然后由总经理做出审验签收。
2.4收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。
2.5办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。
2.6收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。
2.7收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。
2.8收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。
2.9失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交总经理签字批准后，由两人以上销毁。
3.会议职责
3.1参与公司召开的各种会议，承办会务工作，做好会务服务。
3.2传达会议通知时，要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假，并附相关手续以备存档。
3.3负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。
3.4严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。
3.5在会议期间，参加会议人员不得窃窃私语。做到有言即发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意与否都必须认真贯彻执行。
3.6在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。
3.7会后将形成的会议纪要呈报总经理批示，然后再附学习、检查催办通知一并抄送各部门及相关单位。
4.办公用品管理职责
4.1各部门所需办公用品需提前报给办公室。办公室根据办公用品库存情况以及消耗水平，制定出公司办公用品采购计划报总经理审批，确定采购数量，经财务部核准后支领资金实施采购。
4.2部分办公用品根据实际情况酌情定量库存。
4.3需要临时采购的物品，各部门必须提前申报计划，经总经理审批后方可采购，临时或急用物品以不耽误使用为原则进行购买。
4.4严格按照采购计划执行，特殊用品办公室无法采购的可先提出申
请，经领导批准后由使用部门或使用人自行采购。
4.5办公室采购的办公用品须登记入册。
4.6所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。
4.7消耗品根据部门实际情况定量发放；自然损坏的要以旧换新，人
为损坏的由个人赔偿。
4.8入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请，
向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室。
5.办公设施的管理职责
5.1公司的办公设施包括。桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、扫描仪、照相机、摄像机等。
5.2办公室统一采买、配备、管理公司办公设施，并且要对各部门的办公设施做定期检查和维修，对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。
5.3办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量、质量等登记工作。
5.4办公室要做好相关贵重办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公室主任提出申请，由办公室主任根据实际情况做出批示借用并做好登记。
6.外来人员的接待职责
6.1接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。
6.2外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访问部门、访问何人、访问事由、出入时间。
7.大型检查、活动的准备职责
7.1在公司接受大型检查以及举办活动时，办公室要组织人员在检查、活动的前期，准备好检查、活动时必须用的标语、条幅等宣传物品或备用物品，并督促各部门做好迎检或活动的准备工作。
7.2组织人员做好录像、摄影等必要的资料留取工作。
8.策划组织公司大型活动的职责
8.1大型节日和公司重要纪念日，按照公司领导的指示，策划、组织公司活动。
8.2在活动前先定好活动场地、活动时间、采买活动所需物品，统计参加活动的人员并做好通知等相关事宜。
8.3做好请帖邀请公司的重要客人，并做好详实登记交领导批示。
8.4确定活动主题，设计活动流程等事宜并报请领导批示。
8.5做好活动结束后的事务料理工作。
9.企业文化宣传的职责
9.1由办公室主任组织人员宣传公司体系、管理方针。
9.2对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公
司品牌，扩大公司知名度。
9.3配合施工队伍搞好品牌工程设计，为扩大施工工程整体形象做好
宣传工作。
9.4配合组织学习公司各种会议精神和重要决策指示，增强全体员工对
公司的认同度，调动工作积极性和潜在的创造能力，从而扩大公司业
绩和影响力。
10.卫生管理
10.1为保证工作场所良好的卫生环境，每天进行清洁工作，包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角等。
10.2经常清洗饮水机，保持饮水清洁。
10.3洗手间必须随时保持清洁，清洁镜面、化妆台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。
10.4工作场所应保持空气流通。
10.5清洁工作完成后，各种物品要摆放整齐，将需要检修项目记录并上报。
10.6严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。
10.7各工作场所、必须保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。
10.8在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随意丢失或涂改文件。
11.考勤管理制度
11.1考勤记录、上报与考核。
11.2本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间签到：
总经理和财务经理以及经总经理核准免予签到者。
因公出差填妥“出差申请单”经主管领导核准者。
因故请假经核准者。
临时事故，事后说明事由，经主管领导核准者。
11.3员工请假应及时将审批过的有关凭证交办公室。
11.4公司按月进行考勤，办公室月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。
11.5考勤内容。
11.5.1上班时间已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到
者应提前向主管领导请示，得到主管领导的批准后方可不到公司
签到，待返回公司后补签，并注明原由。
11.5.2未到下班时间而提前离岗者，即为早退。有事外出不能及时返回
公司签到者必须与办公室说明，于次日补上，并注明原由。
11.5.3本公司员工上、下班均应亲自签到，不得委托他人代签。
11.5.4如因事必须亲自处理，应在前一日下午5。00时前申请，经主管领导认可。四天以上事假须报总经理审批。并将请假凭证交由办公室备案。
11.5.5事后请假申请视为旷工。但遇偶然事故，应及时请示主管领导，取得主管领导同意。事后将请假凭证交由办公室备案。
11.5.6因病请假需经主管领导审批，六天以上需经总经理审批。并交由办公室备案。
12.印章管理
12.1印章管理目的：
为维护公司印章使用的权威性、严肃性和安全性，保障公司的正常利益和工作的顺利开展，特对公司各类印章的使用管理作此规定。
12.2管理原则
12.2.1经公司总经理授权，由办公室负责公司行政公章及合同专用章的管理工作，监督行政公章的保管和使用；由公司财务部负责财务专用章的管理工作，监督财务专用章的保管和使用。
12.2.2公司设立印章管理登记制度，使用以及领取、归还印章时应予以登记和审批。材料，及时更新改版。
12.2.3公司各部门一律不得自行刻制公章。
12.3印章保管及使用
12.3.1公司行政公章及合同专用章由办公室保管，财务专用章由财务部保管。
12.3.2保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的安全。除总经理外，不得擅自转交他人代管。
12.3.3保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
12.3.4未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。
12.3.5印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写《印章使用审批单》时载明事项，经总经理审核同意后，由两人以上共同前往，方可携带使用。
12.4公司行政公章、合同专用章使用审批手续。
12.4.1公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章的，由经办人填写《印章使用审批单》；公司员工因私事需出具证明而使用公司行政
公章的，由需使用的员工在公司行办公室填写《印章使用审批单》。
12.4.2经部门经理或负责人签字，总经理审批。
12.4.3办公室根据规定盖章后，要将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档。
12.4.4已盖章的文件若不能使用，必须交回办公室销毁。
12.5财务专用章使用审批手续。
12.5.1财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由总经理或财务部负责人审批后盖章。
12.5.2公司其他各部门若需加盖财务财务专用章，由经办人填写《印章使用审批单》。
12.5.3经部门经理或负责人签字，总经理审批。
12.5.4财务部盖章，并将盖章文件的原件交办公室存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档，。财务部使用的常规性、一般性的表格、函
件，如规范性的各类报表等除外。
12.5.5已盖章的文件若不能使用，必须交回财务部销毁。
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