以信息服务为中心档案管理规章制度体系建设的探讨.docx

以信息服务为中心档案管理制度体系建设的探讨 在我国的经济与社会长期发展过程中，积累了大批各类档案材料，怎样依据一定的原则与规范求，构建起一套健全的档案管理制度，使这些档案得到管理合理的保管和应用，并有效开发档案当中蕴藏的大量有价值的信息资源，为我国社会和经济实现可持续发展提供服务成为了一项重要的和具有挑战性的课题。经过学术界和档案工作者的多年探索，建立起了适合中国国情的档案管理理论。该理论认为，无论从对档案管理的自身要求，还是从档案产生主体、档案服务对象、档案管理环境都在发生变化，因此，档案管理的理念、管理技术、管理队伍的知识结构和专业素质都应适应这种变化，档案管理制度体系也应为适应环境变化而不断进行改进。 1.加强档案管理制度体系建设的背景 “制度”是一种行为规范和办事规程，“体系”是各种制度之间存在的相互监督、制约与补充的关系“集合”，体系具有整体性和协调性，良好的体系能够体现出科学性和合理性。做好管理工作的基础首先是完善制度体系建设，档案管理也当如此。 档案是社会活动和经济活动过程中形成的具有一定保存价值的历史纪录，这些档案记录了过去与现在发生的各种活动、组织机构调整等信息，成为了为未来各项事业发展做出规划或进行各项决策的依据，或成为维护团体或个人合法权益的凭证，所以，档案是一笔宝贵财富，建立健全档案管理制度体系，使各类档案都得到有效保管和利用意义非常重大。 但是，在目前的档案管理制度体系当中还存在许多不利于提高档案管理效率的问题，例如：档案管理制度的制定仅以档案管理业务的需要为导向，而很少兼顾到与管理制度相关的各方利益主体的需要，档案管理理论仍停留在“单位本位”上，而没有顾及档案管理的目的与目标，没有树立起为社会服务的档案管理理念;许多档案管理制度的制定都没有听取与档案管理制度相关的利益主体的意见与建议。在这种档案管理理念下制定出的管理制度自然无法满足社会需求，制定的管理制度也由于缺乏外部约束力而使其执行力大打折扣，弱化了档案制度管理的效力。 2.加强制度体系建设 构建档案管理制度体系没有现成模式用来“克隆”，档案管理制度体系的完善是一个长期的系统工程，需要做出认真规划。在“向管理要效益”社会发展背景下，档案管理效果的评价标准，已不再以上级部门或上级领导的标准作为依据，而取决于建立的档案管理制度能否中符合社会发展的要求，制度能否得到贯彻落实。当代的管理潮流是“创新”，档案管理的“创新”首先体现在制度体系建设中的创新。 2.1从开发“管理层”入手 档案产生于各类社会活动和经济活动，档案的作用是记载历史事件，为维护相关利益主体的合法权益提供凭证，所以，档案也是具有重要价值的无形资产。当前，部分档案管理单位仍缺乏对档案管理在社会活动与经济活动中重要性的认识，缺乏对提高档案管理水平的切实举措，这同与整个社会发展趋势及行政体制改革形势不相适应。造成这种现状的根源，主要是档案管理部门管理层缺乏重视，所以，提高档案管理水平首先应提高档案管理层的现代管理意识，树立档案管理是服务社会、提高社会效益管理理念。 2.2从管理“规范化”切入 “10号令”的出台，为档案管理制度体系建设提供了必要的法律依据。完善档案管理制度体系建设，就是要依据这一法令建立起适应社会发展需要宜的档案管理规范。该当今强调了档案资料收集的重要性，将档案收集视为档案管理实现规范化的关键环节，没有完善的档案收集管理，档案管理就成了无源之水。所以，对档案收集管理应在档案管理制度体系中做出明确规范，使档案收集管理目标落实到实现管理部门和具体负责人。 2.3从优化“档案员”队伍抓起 档案管理制度体系得到切实落实，档案管理人员作为执行者具有关键性作用，档案管理人员应在档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案编研和档案利用等环节认真执行各项管理制度。同时，要精通档案专业知识，提高档案管理的准确性与有效性，全面提升档案管理水平。要做到这一点，档案管理人员应通过学习掌握新知识、技术、以提高自身综合素质。在档案收集管理中，对各类档案资料做到认真查验和及时收集，对发现的档案信息源认真追查，并对收集的档案资料按所属类别进行归类整理。在档案保存管理中，保证档案资源的安全、完整、并为档案使用者提供查阅方便，使档案资源真正发挥其应有的价值。 3.个人数字档案馆集成服务模式 个人数字档案馆可以按照档案信息需求用户的不同需求，为其提供具有个性化特征和集成服务，有效提升了档案信息的服务与管理水平，个人数字档案馆出现可有效促进公共数字档案馆服务水平的提升，使其服务更加具有个性化。个人数字档案馆的含义是：第一，档案管理部门为需要档案信息的用户创造个性化平台;第二，依靠个人计算机，建立数字档案信息库，有利于个人用户及时得到档案信息。依靠档案馆建立的档案信息服务系统与互联网档案信息资源联系在一起，共同组成了个人数字档案馆。 个人数字档案馆系统作为一个档案信息资源的管理门户系统，基于用户需求这个中心，将具备个性化的档案信息展现在用户面前，主要内容有收集档案信息、组织和查阅等操作，档案用户可在档案部门网站中的数字资源当中，查找到适合本人需要的信息，并将其纳入到个人数字档案馆当中。在有信息需求时，只需访问属于自己的个人数字档案馆，即可获取所需信息内容。构建个人数字档案馆系统的目的，就是为用户提供建立个人所需要的档案信息资源管理系统的条件，由用户自己组织所需要的档案信息资源。该系统可通过对智能代理、个性化定制、信息传输等先进信息管理技术的集成，为档案信息用户提供具有个性化特点的服务技术，使档案信息用户的各种需求得到满足，以此体现了档案信息服务为广大用户服务的特点。个人数字档案馆系统建立的第一步是由管理人员肥其管理的数字档案信息资源以主题分类或资源分类为用户创建档案信息资源列表，有的系统还能够把档案资源列表以专题形式制做成模板;第二步，用户将获得属于自己的登录帐号，并使用帐号登录系统，然后在档案资源列表当筛选符合自己需要的档案信息资源，或将用户本人网络信息资源纳入到加入系统之中，还可通过专题模板，建立起不同类别档案资源文件夹。 4.档案信息服务优化策略 4.1加强档案部门网站的建设 档案网站不但可以为档案部门树立良好的形象，而且可以帮助档案管理机构为社会各界人士提供多样化服务，将网络信息及时提供给广大用户。网站建设首先应该明确服务对象、服务目标和服务功能。发达国家建立的档案网站主要针对社会公众，为广大社会公众提供服务。档案网站对外展示着档案机构的形象，引导着档案信息化发展。档案信息用户登陆网站后，不但可以及时得到档案信息而且可以明确档案部门的本身职能，依此满足用户的实际需求。因此，网站建设应突出网站功能建设。 4.2个性化信息服务 个性化档案信息服务与传统档案信息服务不同，主要是根据用户的需求提供信息，以达到用户的满意为最高标准。个性化档案信息服务应该根据不同用户需求的特点、行为、心理、习惯，将各种具有个性化的针对性的信息展现在用户面前，使各种各样的用户都能得到自己需要的档案信息。改变传统用户找信息和为信息找人的局面。首先，根据不同用户的需求行为和需求习惯，设计个性化和服务功能。其次，创建带有个性化的档案信息管理环境，提供信息资源的组织和整合功能，使用户享受适合自己习惯的档案信息服务。再次，针对当前社会上存在的丰富信息，根据不同用户的要求进行收集，也可以预测不同用户的信息需求方向，从而有针对性的收集信息。最后，利用个性化手段提供信息。 4.3加快档案信息资源开发 档案是社会活动的历史记忆，对社会各行业以及公众来说都是极具价值的的资源，我国海量的档案资源具有极大的开发利用价值。开发档案信息资源，即是通过满足用户对档案信息的需求，把其中有价值的资源进行发掘，构建起以用户为中心的信息资源管理系统，更好地满足用户对档案信息的需求。 综上所述，我们不难看出，档案管理制度体系是一种多元、灵活、高效的统一体，主要由档案规范标准、档案行政管理规章制度和各职能部门档案管理岗位职责组成，其中档案规范标准是整个体系的核心，档案行政管理规章制度是落实档案规范标准的组织保障，职能部门档案管理岗位职责是落实“档案规范标准”、“档案行政管理规章制度”的具体体现。第7页 共7页