物资出入库管理应用方案.doc

入库业务一、录入入库单项目部的库管在供应商供货到项目部后，就录入入库单。录入入库单时，要选择录入的期间（材料归集的月度），要选择制单的时间（即入库的时间），有合同的要选择合同，没有合同的要选择供应商，录入的材料设定批次和选择仓库。第一步 选择材料合同1、当项目部签订了物资合同的，入库时就要在入库单中选择合同。2、当查看材料合同时，可以筛选该入库物资对应的合同，若没有发现对应的合同，则要求项目经理或合同相关管理人，将合同的电子档案发给集团公司的物资管理员，先建由物资管理员将合同录入到系统中。当项目部对系统操作业务熟悉后，再系统录入合同的工作再逐渐由集团转交给项目部相关负责人维护。第二步 选择供应商1、当入库单中选择了物资合同的，供应商会自动带出来。2、当项目部没有签订物资合同的，入库时就要在入库单中选择供应商3、当查看供应商时，可以筛选该入库物资对应的供应商，若没有发现对应的供应商，则项目部库管人员可以将供应商的名称（公司盖章的全面或个人的姓名）录入到物资管理模块中的供应商信息中并通知物资管理员，物资管理员会将新的供应商信息在审查后，关联到供应商基础资料库中，这样入库时就可以选择到供应商了。第三步 选择期间1、项目部的物资模块若每个月都做月度结算，则期间就会在期末结账后，自动进入下一个月，也就是下一个期间。库管在录入入库单时，发现入库单上自动带出的期间没在当前期间时要选择期间，即选择入库的物资要归集到的月份。第四步 选择仓库1、当录入了第一条物资后，就选择仓库，仓库是个项目部都必须建立的基础资料，若选不到仓库，则要在物资基础资料中建立仓库，仓库的编码要设置为项目简称的拼音头一个字母的缩写“-”2位流水号（例如：江与城项目 编码设为：JYC-01）第五步 注意批次1、当入库的物资都录入到系统后，将物资全选，并点击“自动生成批次”，给月入库的物资都会自动按当前的时间生成批次，有了批次，同种类型的物资在入库后，若批次号不同就不会合并数量和金额，做到入库和出库更加明细。第六步 保存 提交 审核1、 保存代表暂存2、 提交代表确认后发起审批流程3、 审核是在没有正式流程时，手动点击确认单据审核通过。第七步 补录数据的要注意制定日期 期间1、若是补录之前的入库信息。则业务时间、制定时间和期间都要选择之前物资入库的时间。二、特殊业务：暂定价入库如何处理若项目部入库的物资是暂定价，或者入库物资已出库，而我们要修改入库物资的单价。1、 删除之前录入的出库单，并修改入库单中原有物资的单价或金额。2、 若出库单已不能删除，则要先做一张新的出库单，此单的出库类型选择“退库”，并选择已出库的物资，选物资时，可以仓库中已没有该物资了，要在物资基础资料中选取，则在选择“物料基础资料”点勾后，才能选择到仓库以外的物料。选好物料后，录入要调价的物资之前入库的总数量和单价，将之前入库的数量和金额全部冲抵。3、 做完冲抵的出库单后，再做一张新的入库单，入库单的入库类型选择”负入库”，入库单中录入的物资的数量和单价要和之前要冲抵入库的物资的总数量和单价一致。4、 最后再做一张新的调价后的入库单，入库单的入库类型选择“材料入库”，入库的数量和单价是调价后的总数量和单价。5、 最后再做一张新的调价后的出库单。强调：若还有什么不理解的请与集团物资管理员保持联系。出库业务一、做出库业务的方式：手工选取库存物资出库当项目部做完入库单后，由于大多数物资都是直接堆放在了项目上，所以要及时做出库单出库；对零星材料部分出库的，也要对零星出库的物资做出库单。第一步 选择材料合同1、因为之前做了入库，入库单的合同和对应出库单的合同是一致的，则直接选取之前入库单中一致的合同。2、若之前入库单中没有录入合同，则但在出库时要选取合同，则选取合同的操作和之前入库单中选取合同的操作一致。第二步 选择供应商1、当出库单中选择了物资合同的，供应商会自动带出来。2、当项目部没有签订物资合同的，出库时就要在出库单中选择供应商，选取方式和入库单做法一致。第三步 选择期间期间的选择方式，和入库单一致，由于出库单中出库物资金额要归集到成本系统中，所以，出库单的期间一定要选择材料出库的月份。第四步 选取物料点击分录中的物料后，在仓库中选取要出库的物料，系统自动带出仓库中该物料的所以数量和金额，若物资不是全部出库，则手动修改出库的数量，剩余的数量会依然保持在系统仓库中。第五步 选取成本分解结构和计划成本项成本分解结构是项目部统计成本的维度，项目预算员会根据项目管理的要求分到单位工程-分部，计划成本项表示项目的核算项（例如人工费、材料费等），库管人员在录入出库物资时，要录入每个物资出库后对应的成本分解结构和计划成本项，这样当预算人员归集成本的时候，就可以将物资的费用自动分摊。第六步 保存 提交 审核1、 保存代表暂存2、 提交代表确认后发起审批流程3、 审核是在没有正式流程时，手动点击确认单据审核通过。第七步 若还有什么不理解的请与集团物资管理员保持联系。二、特殊业务：退库如何处理1、方法一：若能删除之前的出库单，则可以直接删除出库单，并做一张“负入库类型”入库单，将要冲销的物资的数量和单价录入入库单中。这样库存中对于的物资的数量和金额也会相应的减少。2、方法二：当出库单不能删除时，就要做两张单据，一张“退库”类型的出库单，和一张“负入库”类型的入库单。即先将要退库的物资的数量和单价录入到“退库”类型的出库单中，这时的单据上要勾选“物资基础资料”，选择的物资都是从物资基础资料中选择，不从仓库物资中选择。再做一张入库单，入库单类型选择“负入库”，同时选择要退库的物资。