标书澄清及合同谈判指导书V2.0.doc

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文件名称Document：【标书澄清及合同谈判指导书】文件编码 Reference No.: 【STS/EM07/W01】版本Version: 【V2.0】业务类别 Business Category: 【STS】◆ 生效日期Effective Date：【2003－03－20】业务模块 Business Module ：【售前支持】◆ 拟制责任人Prepared by: 【王向东】业务小类 Sub Category of Business【标书澄清及合同谈判】◆ 文件审核人Reviewer: 【Thomas Kong】流程责任人 Process Owner：【Thomas Kong】◆ 角色 Role：【项目经理】◆ 警示：本文件的最新有效版本保存在文档中心，使用文件时，请直接在文档中心查询，禁止非法复印！！ Warning: the latest effective version of this document is saved at Document Center. Please inquire directly from Document Center when you use this document. No copies are allowed to be made! 0 定义 Definition 无 1 目的 Objective 规范公司重大项目售前支持业务的标书澄清，以及合同谈判工作。指导技术支援参与售前支持人员的具体操作，确保售前支持业务的顺利实施。 2 KPI指标 KPI Index 无 3 适用范围 Scope 流程起点购买标书流程终点合同签定业务范围标书澄清、合同谈判适用范围 1、适用于公司国内非Turnkey重大投标项目。本指导书范围覆盖招投标过程中的标书澄清及标书评定阶段。 2、本指导书的使用人是技术支援参与售前支持的人员（如工程项目经理，以下称投标参与人）。 · · 4 相关文件 Correlative Documents 上层文件名称文件编号上下游接口文件文件编号无无 5 输入 Input 输入类型输入名称内容简述上游来源接口及提供者上游来源接口流程名称启动输入招标书从客户处购买的正式招标书销售项目经理售前支持工作联络单需要全球技术服务部提供售前支持的正式申请销售项目经理无过程输入投标项目背景说明材料对投标项目的背景说明销售项目经理无逐点应答（工程与服务）答复标准工程与服务部分的逐点应答服务营销中心销售项目经理无 6 输出 Output 输出名称内容简述下游接口及客户下游接口流程名称工程与服务标书按公司标准模板，并结合客户要求制作的工程与服务部分的投标书销售项目经理无 7 角色、职责及特殊技能 Roles, Responsibilities and Special Skills 角色名称职责特殊技能要求项目经理（以下称标书制作人） 1）向销售项目经理提交招标书中的工程与服务超标条款，以便销售项目经理做超标条款申请。 2）负责逐点应答的工程与服务部分的答复条款制作。 3）负责工程与服务建议书的制作。 4）负责工程界面和工程进度计划的制作。项目管理专业知识、丰富工程业务知识、现场谈判经验、熟悉工程服务相关条款、有一定的商务知识 8 流程图 Flow Chart 见附件。 9 流程说明 Instructions of Process 1. 标书澄清（技术和商务）阶段 1.1 标书澄清的一般情况标书澄清就是在给招标方讲解投标书的内容的过程中，随时答复招标方关心的问题，对投标书不清楚之处给予澄清。此外，还是引导项目向对公司有利的方向发展的大好时机。一般情况下，在标书澄清会之前由投标项目组召开准备会议做统一组织安排、分工负责。工程与服务部分需要制作《工程与服务讲演胶片》和《工程实施方案》，全面复习理解标书中关于工程与服务的内容，考虑客户可能关心的问题，研究我们应做的答复。在现场答标之前的预演（预备性讲演）非常重要，可以根据时间安排等实际情况做正式或非正式的预演。 1.2 工程与服务讲演胶片的制作工程与服务讲演胶片的制作，在内容上可以参考投标书的工程与服务部分，在形式上按照现有的胶片模板。胶片的内容是工程与服务部分的浓缩，是引导招标方向对我司有利的方向转移的基础，因此胶片的宣讲要根据投标项目的具体情况和客户的需求，着重突出我司在工程实施和技术服务方面的优势和特点。对于投标过程所需要的文档模板和胶片模板，工程与服务部分的内容在技术支援网站SUPPORT.HUAWEI.COM上有存放。大家可以从该网站下载所需要的模板。再简单提一下胶片制作方面的技巧，胶片的制作不但要注重内容，还有关注胶片之间的连续性和胶片的视觉效果。制作胶片时一定要遵守公司的VI规范和胶片模板规范，再利用胶片的美学法则运用好形、色、质三个要素，以达到平衡视觉的效果。所谓形就是平面设计中的基本要素点、线、面，这是胶片设计制作的美学语言，我们要善于运用这三个语言去布局画面，表达出我们所希望含义。属于色方面的基本要素有冷暖、明暗、感情，其中颜色非常有表现力，但是我们在设计制作胶片是使用的颜色也要遵循一些原则。冷暖对比能较好地均衡画面，吸引观众，在运用中尽量避免太艳，比如在使用多处纯色之后，可以考虑用一点灰色或黑色来起到平衡作用。根据公司的VI规范，建议大家先大量使用中性色（沉稳色），然后再用艳色提笔，比如用红和绿（注意最好不要把黄和绿用在一起）。针对我司的产品，一般RGB的纯色或浅色用得较多一些。颜色的情感效果也要特别注意，如果大量采用灰色调，客户看了还以为华为是生产煤炭或化工产品的呢；如果大量暖色、紫色和粉红色出现在胶片中，则使胶片的视觉情感偏向于女性化。所谓的质实际上就是对比，如粗细、有序无序的对比，以及大小、方圆、疏密、虚实、远近等方面的对比。一些强化的疏密对比，可以达到密处针插不进去，疏处可以跑马。胶片制作的软件主要有PowerPoint和FreeLance，其它相关软件有 WordPro 和Word等，比较专业的胶片制作软件有Photoshop、3DS和CorelDRA等。软件的使用可以参考相关的文档，在此不再叙述。有几点经验与大家分享，或许能帮助您更好地完成胶片的制作任务：1）多用刷子（将B物体变成A物体相同的属性，比如大小、颜色、效果等），用鼠标双击刷子可以连续刷；2）点击鼠标右键设置和改变物体的属性；3）按Shift键拖动图形，可以等比缩放；4）按Ctrl键移动图形，可以复制一个新的图形；5）按Alt键移动图形，可以准确、细微地移动图形；6）拖动辅助线，可以对齐图形和文字；7）按Ctrl+A可以全部选择；8）按住Shift键后，单击鼠标左键可以增选物体；9）按Ctrl+A全部选择后，按住Shift键，单击鼠标左键可以反选物体；10）按Ctrl+Tab可以切换同一软件中的不同窗口（文件）；11）按Alt+Tab可以切换已经打开的软件。 1.3 标书澄清中的逐点应答澄清部分投标书中逐点应答的澄清，一般由投标小组的某一成员负责讲解逐点应答书中技术、工程和商务三个部分的内容。如果招标方对工程与服务部分有疑惑，则由技术支援参与投标的工程项目经理负责解答。对于招标书的技术工程关键点，在回答“满足”或“部分满足”后还要说明我司的技术工程方案和技术服务条款。一般答复“不满足”要慎重，以免被废标或直接影响中标的概率。在标书澄清讲解时，对招标方的问题要做详细的耐心说明，令其信服放心。绝对不能与招标方发生争执，澄清会上讲不清楚的问题可以在会后找机会交流。在标书澄清时，如果讲解工程实施方案或实施建议，一定要清楚地说明，最好用已成功开局的实例来说明。要给招标方以诚实的印象，有一说一，有二说二，不说没根据的话。 2. 合同谈判阶段 2.1 合同谈判的一般情况合同谈判一般分为工程谈判和商务谈判。工程谈判阶段主要确定系统设备配置清单，业务功能和关键技术指标，以及工程界面和工程进度计划等方面的内容。在国内对招投标法的执行还不是很严格，往往要经过三番五次的多轮谈判，招标方会多次要求投标方修改配置清单和工程界面，并对投标书中的内容提出补充或修改要求。在这个阶段并不涉及商务价格方面的谈判，但是投标方每轮都会主动给出各种商务优惠，以便淘汰竞争对手。最后，招标方综合考虑性能和价格，选择其中一家进入商务谈判。商务谈判阶段则主要确定合同中的商务条款，如合同报价、付款条件、供货周期、培训配额等等。其中往往还会涉及到一些工程实施和技术服务方面的细节。 2.2 合同谈判中的工程与服务部分在合同谈判中，招标方在工程与服务方面最关心的内容主要是工程界面和工程进度计划。通过合同谈判，招标方和投标方划分清楚双方在工程项目实施中的责任，以免日后发生争议。双方责任划分包括设备责任划分和服务责任划分。前者主要澄清易被乎略的硬件应由谁提供，如机房内的某一段电缆和配线架等。后者澄清技术服务的责任，如机房改造，安装，测试等。这部分谈判非常重要，因为谈判的结果既关系到工程项目的周期又关系到公司成本。原则上非公司产品应让客户自己解决。对于服务方面，除工程督导外应让客户负责。终验测试应由客户进行，卖方在现厂协助。明确公司关于工程界面上的原则之后，还要根据具体投标项目进展的情况灵活处理。在谈判前要投标小组内要互相交流、了解情况，小组要内统一口径，不能在谈判现场出现明显的内部分歧。在合同谈判时应力争引导客户同意我们的建议。工程进度计划的谈判，就是要确定从合同签定到系统设备终验的全过程中的阶段性安排。谈判之前一定要了解公司的供货周期，即（可能的）最早发货时间。要得到生产统筹调度部门的认可。这些信息由（销售）项目经理负责提供。一般情况下，谈判时在供货时间上要争取余地。有充足的供货货时间就允许我们选择陆路运输手段，以达到降低成本的目的。对于一个高质量的合同，合理的工程进度计划是不可少的。但是如果招标方确实存在紧急供货、尽快开通的需求时，承诺较短的供货和施工周期又是重要的竞争手段。这种情况下，应及时与相关部门沟通，共同研究确定最快的进度安排，特事特办，以提高中标的可能性。 3. 关于标书澄清及合同谈判的操作技巧 3.1 实际操作的基本原则现场答标（包括标书澄清和合同谈判）的实际操作比较灵活，要根据具体问题/情况做到随机应变。总体上应坚持有理、有利、有节，标书各部分之间互相紧密配合。 3.2 现场答标的准备工作在开始现场答标之前，需要做充分的准备。不打无准备之战。主要的准备工作应包括：（1）明确合同谈判（和标书澄清）的目标。（2）了解具体的日程安排。（3）预测招标方可能提到的问题，做有针对性的信息收集和材料组织。（4）了解招标方的合同谈判参与人员的特点。（5）明确合同谈判策略和各个投标参与人的角色分工。（6）个人方面的准备，如个人卫生和个人着装。 3.3 现场答标的过程操作现场答标的具体过程，虽然情况变化快，问题比较复杂，但是把握好其中的一些原则还是非常重要。下面列举几点，以供大家参考：（1）在言谈举止方面要有礼貌，使招标方感受到被尊重。（2）要做到有理、有利、有节，不亢不卑。（3）注意答标小组内的团队配合，目标明确、行动协调一致。最简单的办法是一切行动听指挥，服从现场答标负责人的统一安排。各人负责各人的一个方面，涉及到哪一方面的问题都有专人作答。如果需要补充，可以向现场答标负责人示意，经允许后方可发言。（4）在任何情况下都不要与招标方发生争执，不要对问题进行争论，会上暂时不能答复的问题，可以在会议结束后通过其它渠道解决。（5）在招标方面前，尽量少出现竞争对手的名字，更不能议论竞争对手。（6）对我司产品和技术方面的情况，不是自己职责范围的、不清楚的不要乱说。要有信息安全和保密意识。（7）在会议期间要尽力做好记录。（8）现场答标的内容都可能涉及到合同签订的文本，因此不要做随意承诺，即使销售项目经理要求（公司不允许）的工程与服务条款都不做承诺。 4. 关于合同技术工程附件审核、页签 4.1 对合同设备清单的审核/页签工程项目经理配合设备清单制作责任人核对经过客户确认的合同设备清单内容。确保工程界面与设备清单保持相符。页签是对合同设备清单审核结果的最终确认。参与页签的应该是我司投标项目组中的权签人和客户方的权签人。为了保证合同技术附件的完整性、一致性和正确性，必须进行审核操作。（1）依据招标书（技术规范书）的要求检查技术附件组合、内容和数量是否完整；（2）检查技术附件之间、附件与合同文本之间、附件与公司相关规范（标准）之间，以及合同技术附件与招标书（技术规范书）是否一致；（3）检查各个技术附件内文字表述是否正确，组织形式是否整齐美观。 4.2 对合同技术附件中工程与服务部分的审核/页签合同技术附件中工程与服务部分的审核重点在于（1）技术服务条款；（2）工程分工责任界面；（3）工程进度计划；（4）客户技术人员培训配额。页签是对合同技术附件审核结果的最终确认。合同附件是设备购销合同的有机组成部分，其中的内容同样具备法律效力。参与页签的是我司投标项目组中的权签人和客户方的权签人。 10 支持文件 Supporting Document 1）工程与服务评审标准 2）工程与服务评审操作指导书 3）《重大项目售前支持流程V1.0》 STS/EM07 4）《工程与服务评审流程》 STS/C&B05 11 记录的保存 Retention of Record 记录名称保存责任者保存场所归档时间保存期限到期处理方式无 12 补充说明 Supplementary Instructions 无 13 文档历史 History of Document 版本号 Version 拟制/修改责任人 Develop/Change Owner 拟制/修改日期 Develop/Change Date 修改理由 Change Reason 批准者 Approved by V1.0 曲广春 2001/09/29 新建何彬 V2.0 王向东 2003/07/02 修订庾红卫

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