word高级使用技巧.doc

n 内容u 格式刷u 标尺及缩进u 制表位u 文件的修订u 项目符号及编号u 页眉及页脚u 标签和超链接u 流程图及其绘制u 公司体系文件的基本格式及编辑要求u 将excel转换成为word文档u 作业n 什么是格式刷l 格式刷刷什么u 刷字体、字号u 刷边框、底纹u 刷颜色u 刷项目符合和编号u 刷缩进u l 怎样调出格式刷u 视图工具栏常用u 工具自定义常用l 格式刷使用技巧u 格式刷（高亮）只能刷1次连击格式刷（高亮）可以刷n次n 标尺及缩进l 什么是标尺，什么是缩进？l 标尺及其分类横向标尺纵向标尺l 标尺的作用编辑定位排版l 如何调出标尺视图标尺l 如何使用标尺来进行缩进鼠标点定：“正三角”或“倒三角”拖动n 制表位l 什么是制表位l 制表位使用技巧 格式项目符号和编号 编号自定义n 文件的修订l 作用 显示每个人的修改痕迹（包括删除、插入的内容）、时间、修改人的信息 用不同的颜色予以区别l 如何调出 工具修订l 修订项目设定 工具选项修订l 使用技巧 显示显示标记的最终状态最终状态显示标记的原始状态原始状态 显示修订位置前一处后一处 修订的接受或拒绝接受所有显示修订接受对文档所做的所有修订 修订的拒绝拒绝修订/删除批注拒绝所有显示的修订拒绝对文档所做的所有修订删除所有显示批注删除文档中的所有批注l 插入批注n 项目符号及编号l 作用 自动排列项目符号 自动排列编号l 如何调出项目符号及编号 调出菜单（略） 格式项目符号和编号l 包括的内容 项目符号无 编号无123、abc、ABC、一二三 多级符号无1.1 1.2 2.1.1 2.1.2 3.1.3.1 3.1.3.2l 使用技巧（以多级符号为例） 格式项目符号及编号 多级符号并点中其中的一个，同时选中“重新开始编号”如图： 自定义级别可以不考虑（我是这样做的）编号格式编号样式起始编号字体（中文字体黑色不加粗、西文字体Arial）编号位置对齐位置文字位置（制表位、缩进位置） 同时使用标尺、制表位 公司目前最多使用4级项目符号l 关键点 起始编号必须自带有底纹 其他几位编号不能带有底纹（对于非熟练者）、不是绝对的 有时1次不能够完成、需要2次，这是Microsoft word设计的缺陷（我在使用中的发现，因为始终不能解决）n 页眉及页脚l 什么是页眉、页脚l 如何调出页眉和页脚 视图页眉和页脚 鼠标右键连击页眉、页脚处l 仅仅一个页眉、页脚的制作（单页） 视图页眉和页脚或鼠标右键连击页眉、页脚处，如图：分别在页眉、页脚输入你所要的内容即可l 一篇文档中需要插入多个页眉、页脚，经常出现的问题 编辑前面的页眉、页脚，后面的跟着改变 编辑后面的页眉、页脚，前面的也跟着改变，烦！烦！烦！l 如何使每一页的页眉、页脚不同 插入分隔符下一页确定 视图页眉和页脚或鼠标右键连击页眉、页脚处，会出现下图注意关键点 在第二节页眉页脚输入前，必须使“链接到前一个”关闭即不处于“高亮”状态。如图 此时，才可以输入。 页脚也是这样，依此类推。n 书签的制作l 插入书签添加 给书签命名，如：物资装备管理体系概述n 超链接l 插入超链接书签l 找到命名的书签，在所需要的地方进行“超链接”l 出现一只“小手”进行跟踪，有时候会“Ctrl+小手”，极不方便，取消的方法是： 工具选项编辑用“Ctrl+小手”单击进行跟踪l 跟踪返回、前进 视图工具栏Webn 流程图及其绘制l 什么是流程图l 流程图的基本符号及其含义（按照GB/T 15498-1995企业标准体系管理标准工作标准体系的构成要素和要求）l 显示图画 工具选项图形打“”l 绘图基本符号的调出 视图工具栏绘图 千万注意 “画布”不能打“”工具选项常规 插入“自选图形”时自动创建画布千万记得不要“”l 使用技巧 画出一个椭圆 对椭圆进行处理，如：剪切复制粘贴添加文字设置自选图形的格式线条与颜色大小版式图片文本框 如果有多个图形叠放秩序组合做法是：使用“选中图形”按钮，选中多个图形，进行组合取消组合重新组合。如图n 公司体系文件的基本格式及编辑要求l 基本格式 文件表头内部控制制度管理规定COSL/A&S101-2006第 A 版 第 0次修改起草部门审核批准第 1 页 共 8 页审计监察部钟 华袁光宇2006 年6月发布 1 目的 2 适用范围 3 引用文件/相关文件 4 定义、符号和缩略语 5 职责和权限 6 管理程序（办法、细则） 7 附则 8 相关附件l 段落1.5倍l 字号、字体及要求文件名：3号黑体不加粗一级标题：4号黑体不加粗二级标题：4号黑体不加粗正文4号宋体不加粗西文4号Arial不加粗页眉页脚5号楷体GB2132不加粗表格标题3号黑体不加粗表格内容5号宋体不加粗编号4号黑体不加粗l 制表位 1.9cml 缩 进 1.9cml 页面设置上：2.6cm 下：2.2cm 左：3.2cm 右：2.3cml 板式节的起始位置：奇偶页不同首页不同页眉：2.0cm页脚：1.5cm表格定位选中表格表格表格属性定位n 将excel转换成为word文档做法建立一个空白word文档打开excel表格，复制表格粘贴到word关键点在word文档留出几行，便于编辑和调整注意页面设置：横向和纵向注意使用单元格的分割、融合单元格的横向、纵向居中n 作业将以下这篇文档按照上述要求进行编辑和排版WORD打开篇1、用我最近的文档首先单击 “开始”按钮，指向“我最近的文档”项，然后在需要打开的文档名上单击，即可启动WORD并打开该文档。2、用“文件”菜单单击“文件”菜单，在文件菜单最下方会出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开对应的文档。在Word中最多可保存9个最近编辑过的文件名，缺省设置为4个。若要增加或减少文件名的个数，可单击“工具”菜单中“选项”命令项，然后对“常规”选项卡中的“列出最近使用的文件数”进行设置即可。3、直接打开 在资源管理器中找到要打开的文件，在该文件名上双击，即可直接启动WORD并打开该文件。 4、用快捷方式如果是要经常使用的文件，可以在桌面上新建一个该文件的快捷方式。如果要打开该文件，可以直接双击这个快捷方式图标，就可以打开该文件。5、一次打开多个文档先单击“文件”菜单中“打开”命令项，或直接使用工具条上的打开按钮，弹出“打开”对话框；然后选中要打开的文档，如果要选中连续的文档，可以先选中第一个文档后再按住Shift键，用鼠标单击最后一个文档；也可以按住Ctrl键，用鼠标选择不连续的文档；最后单击“打开”按钮即可WORD输入篇 1、输入上下标 先单击 “工具”菜单，选择“自定义”，在“类别”选项中选“格式”，在“命令”中将上标(X2)和下标(X2)按钮拖到任意一个打开的工具条中，在该工具条中会立即出现上下标按钮“X2”和“X2”。 如需输入上标，例如23，可以先输入23，然后选中3，再单击工具栏的上标按钮即可以。输入下标的方法同输入上标。2、输入特殊字符 利用“符号”窗口可以输入不常见的符号。 单击插入菜单中的符号命令项，打开“符号”窗口。可以在“符号”选项卡中先选择一种字体(一种字体对应一批符号，也可以不选)，然后从“子集”下拉列表框中选相应的符号子集，找到需要的符号后，可以单击插入按钮在WORD的编辑窗口的光标位置插入选中的符号，也可以在找到需要的符号后，直接在该符号上双击。在 “特殊字符”选项卡中还可以插入：版权、注册、商标等非常特殊的符号。3、输入当前日期和时间 先单击要插入日期或时间的位置，然后单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令项，打开“日期和时间”对话框，选择好 “可用格式”框中的日期或时间格式，按一下“确定”按钮，就可以将当前系统时间以静态文本的方式插入到文档中。如果选中了“自动更新”复选框，那么就会将日期和时间作为域插入，则在下次打开或打印文档时会自动更新日期和时间。4、输入分数 先单击 “工具”菜单，选择“自定义”，在“类别”选项中选“插入”，在“命令”中将按钮拖到任意一个打开的工具条中，在该工具条中会立即出现公式编辑器按钮。如需输入公式，先单击分工编辑器按钮，进入公式编辑状态，然后选择需要的公式符号，按照先后顺序输入相应的内容。5、输入拼音 (1)使用注音功能 先输入汉字，然后选中输入的汉字或需要加注拼音的汉字。 单(dn)击(j)格(g)式(sh)菜(ci)单(dn)下的中文版式子菜单中的拼音指南命令，在拼音指南对话框中，最好设置一下拼音的大小，要不然，出现的拼音可以无法看清。(如果是为五号字加注音，可以选择拼音的字号为10.5)然后按一下“确定”按钮，就可以为选中的文字加注上相应的拼音。(2)使用手工输入 使用注音功能有一个缺陷就是一般情况下它输入地都是正确的，如果在需要故意加注错误拼音时就不行了。这时可以使用手工输入。先输入不需要加声调的字母，然后将光标移动到需要输入带有声调字母处，单击插入菜单的特殊符号命令，在插入特殊符号对话框中，选择拼音选项卡，选择相应的带有声调字母，双击插入。6、输入常见图形 要在WORD中输入常见的图形，可以打开绘图工具条。然后在自选图形中，找到基本图形项，在基本图形项中选择需要的图形，如梯形，在插入的图形上单击，还可以对图形作简单的调整。如白色的空心的小圆圈表示可以调整大小，黄色的菱形表示可以调整倾斜度，而绿色的小圆圈表示可以旋转该图形，以使它适合摆放的角度。7、输入图片 (1)单击插入菜单中的图片下来自文件命令项，可打开“插入图片”对话框，在该对话框中选择好需要的图片后，按确定键即可。(2)可以直接在图片的编辑软件中选中全部(或者部分)再复制(或剪切)，将需要插入的内容放到剪贴板中，然后使用粘贴命令将剪贴板中的图片插入到打开的WORD文档中。如果是全图插入，也可以直接选中该图片后，再再复制(或剪切)，最后该图片插入到文档中。8、输入视频文件 当你想把一段视频文件(以AVI格式的为例)输入到文档中时，最简单的办法先找到这个视频文件，然后选择并复制，最后将它粘贴到文件档中即可。视频文件粘贴到文件档中后，一般只显示为一个静止的画面。如果要播放这个，可以在这个画面上右击，在弹出的快捷菜单中单击“视频剪辑 对象”下播放命令即可播放。WORD格式篇 1、设置特殊大小的字体 在WORD中，设置的文字的大小，系统提供了最大为72磅，最小为5磅的选择范围，如果想设置超出这个范围的字也是可以的。(1)定值设置法 先选中要设置特殊大小的文字，然后在字号框中单击，这时字号框中的当前值就会被选中， 这时，可以手输入需要的值，如800，但不能超过1638，也不能小于1。(2)动态调整法 先选中要设置特殊大小的文字，然后按Ctrl+ 减小字体大小或者Ctrl+ 增大字体大小，连续按可以1磅为步进连续减小或增大字体的大小。 2、设置常用行距 如果你只是想把段落的行距设置为单倍、1.5倍、2倍，那么可以先选定要设置行距的段落，然后直接按Ctrl+1，设置为单倍行距；Ctrl+5，设置为1.5倍行距；Ctrl+2，设置为2倍行距。3、精确设置段前段后距 有时需要增加一个前或者后行距，有人会用按回车的方法完成，但这种方面不够精确。要想精确设置置段前段后间距，先单击格式菜单中的段落命令项，打开段落对话框， 单击“缩进和间距”，在“间距”栏中，通过微调按钮设置段前或者段后的间距，设置好后按确定即可。(一般以行为单位，如果想以厘米、分米等作为单位，可以在组合框中单击，然后直接输入相应的数值即可。)4、应用模板 如果正常情况经常要编辑同一种类型的文档，除了可以直接修改以前的文档外，更有效的方法的使用模板。通过使用模板可以大大缩短编辑的时间，提高编辑效率。如果系统提供的模板不符合需要的话，即可以在原有模板基础上修改后保存为新的模板，也可以直接通过文件菜单的新建命令项打开新建对话框，在新建类型中选择“模板”项，然后按确定。打开WORD编辑窗口后，将需要设置格式的地方都设置好，然后保存一下就可以了。5、精确设置图片大小和位置 先在文档中插入图片，然后选中图片，右击，在快捷菜单中单击“设置图片格式”项，打开“设置图片格式”对话框，单击“大小”标签，在大小选项卡中的“尺寸和旋转”栏中会列出当前图片的高度和宽度，你可以直接在高度或宽度中输入需要的值，WORD会按原图比例进行调整。如果不想按原图大小比例进行设置，可以去掉这个选项下的“锁定纵横比”前面勾。 单击版式标签，打开版式这个选项，在这里 已经列出常用的环绕方式。单击“高级”按钮。 在高级版式对话框中选定水平对齐和绝对对齐下的绝对位置，然后在参照对齐的下拉列表中选择一个相对参考点(这里选择是页边距)，并在后面设置合适的值，然后单击确定即可。6、用文本框实现特殊定位 在打印一些交流材料的时候，在文档左上角会有一个接近纸边的小方框，使用一般的方法是没有办法输入到那个位置的。这时可以借助文本框来完成这个任务。先在文档中插入一个文本框，并有在文本框中输入相应的内容。然后选定文本框(在边框上单击)，右击，在弹出的快捷菜单中单击“设置文本框格式”项，打开设置文本框格式对话框，在该对话框中的大小选项卡中设置好它的尺寸，除了手工将文本框拖动到合适的位置，还可以使用前面讲到定图片的方法，给文本框精确定位。 7、竖排文字 如果想把一页或者整篇文档的文字都可以设置为竖排的，那么可以选中需要排列的文字后，(1)在更改文字方向按钮上单击一下； (2)或者是打开格式菜单下的文字方向命令，在文字方向对话框中提供了更多的格式，在需要的格式上单击一下，然后按确定即可。8、清除WORD的格式 如果想更改他人制作的WORD文档，可能经常会出现有的不需要的格式就是改不了，那么这个时候，重新设置一下格式反而会显得更迅速。这时，可以先打开这个WORD文档，然后使用另存为命令，在保存类型中选择“纯文本”，再打开那个保存好的TXT文件，把里面的内容复制过来，你就会发现原来的文档中所有的文字格式都被清除了，当然后如果有图的话也就被清理掉。9、使用格式刷复制格式 在一篇文档中，如果有一些文字需要使用同样的格式，那么没有必要一个个的去设置，可以先设置好一个，然后选中它，并在格式刷上双击(单击只能用一次)，然后在需要设置同样格式的文字上拖动，拖到的地方，文字会被设置成相同的格式。10、查看格式 有的时候，需要了解一个文档中的一个部分使用了什么样的格式，这时可以将插入点移动到需要查看的地方，然后按Shift+F1按键，在窗口的右侧会列出当前文本使用的格式。 如果想看其它的文本的格式，可以用鼠标在其它的位置单击。WORD保存篇 1、保存嵌入字体 在文档打印的时候，经常会发现在自己机上设置好的字体到其他人的机人就无法正常显示并打印，其实这是因为在保存时没有嵌入 TrueType 字体。只有将 TrueType 字体与文档一起存储，打开和使用该文档的其他用户，即使其计算机中没有安装这些字体，才都可以显示和打印。单击工具菜单下的选项命令，打开选项对话框。 单击该对话框中保存选项卡，勾选保存选项栏下的嵌入 TrueType 字体项。只要再勾选“只嵌入所用字符”项，就可以把在文档中实际使用到的 TrueType 字体嵌入到文档中。比如说，如果使用了某个字体中的 32 个(或更少)字符，那么 Word 只会嵌入这些字符。2、快速保存 最快的保存方法，可以用鼠标直接按工具条上的那个小磁盘图标(保存按钮)，也可以直接Ctrl+S键。快速保存可以节省保存的时间。3、保存文档副本 如果你想以当前的文档作为蓝本，在此基本上作些修改，但又不希望破坏原来的文档，那么使用另存是再好不过了。你可以直接打开原文档，然后使用文件菜单中的另存为命令，输入文件名后，按一下保存按钮即可，并自动打开新建立的文档，且处于编辑状态。4、为WORD文档瘦身 (1)打开工具菜单，单击选项命令，在打列选项对话框中单击保存选项卡，取消“允许快速保存”选项前的勾。(2)在编辑好后，使用另存为命令将当前文档另存一下，一般情况下可以有效的减少文档的体积。5、设置自动保存时间间隔 在编辑文档的过程中，经常会出现有时因为大意，而导致丢失文档信息的情况。其实在WORD中已经内置了自动保存的功能，不过一般情况自动保存时间间隔被设置为10分钟，对于电压不够稳定的用户，除了配置UPS之外，设置合适的自动保存时间间隔也是防止信息丢失的有效手段之一。单击工具菜单下的选项命令项，打开选项对话框，单击保存选项卡。把自动保存时间间隔设置为一个合适的值即可，如5(分钟)，设置的时间过短也会引起系统频繁保存的情况，降低编辑效率。6、一次保存/关闭所有打开的文档 有时因为编辑文档的需要会打开多个文档，在退出时如果一个个的关闭比较麻烦，这时可以先按住Shift键后，再单击文件菜单，这时在该菜单中会多出 “全部关闭”和“全部保存”两个命令项，通过这两个命令项，就可以一次全部关闭或者全部保存所有打开的文档了。7、改变文件保存位置 正常情况下，Word会把文件保存到C:My Documents文件夹中，因为C盘是系统盘，有时系统会因为故障而重新安装，那么C盘中的数据有流失的危险。我们可以修改其默认保存路径，避免这个危险的发生。 单击工具菜单下的“选项”命令，单击在“选项”对话框中的切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”栏中选中“文档”项，然后单击“修改”按钮，在弹出的对话框中选择好要保存的路径即可。8、改变默认保存文件类型 在Word默认情况下，会将文件存为Word默认的DOC格式。但是有的人可能会经常需要将正在编辑的WORD文档保存为其它格式，那么可以单击工具菜单下的选项命令， 在选项窗口中，单击“保存”选项卡，单击“将Word文件保存为”下拉框右边的箭头，在弹出的列表中单击自己想要的格式即可。WORD打印篇 1、逆序打印，正序排列 word中的打印的默认方式是从第一页打印到最后一页，有时需要装订，再手工排列比较麻烦。在打印前只要先打开“工具”菜单下的“选项”，在选项对话框中的打印选项卡中勾选“逆页序打印”即可解决这个麻烦。2、同一文档不同页面方向 如果要在同一篇文档中设置竖向和横向两种不同页面，可以先选下需要改变方向的文档，然后再打开“文件”菜单，单击“页面设置”命令，在弹出的 “页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置页面方向，并在“应用 选项栏中勾选“所选文字”即可。3、去除附加信息 在打印前，打开“工具”菜单下的“选项”，在选项对话框中的打印选项卡中的打印文档的附加信息栏中去掉不需要的附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等。3、不用WORD也打印 如果一台没有安装WORD的电脑上打印WORD文档，可在打印前，先打开“打印”对话框中并选中“打印到文档”选项，然后按确定键，在输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，把这个文件传到其他电脑上，即使那台电脑上没有安装word也可以打印。5、公文套打 在政府办公应用中，常常会涉及到带有公文眉头的套打，这时，可以根据带有眉头的公文，设置好纸张的空的距离，并以些建立一个文件或模板，以后在需要套打的时候，可以直接以该文件作为母版进行编辑、打印。6、折页打印 打开文件菜单，单击页面设置命令项。在页面设置对话框中的页码范围栏中选择书籍折页，然后按确定。再打开打印对话框，在该对话框中勾选“手动双面打印”项，这样打印开始后，两个连续的页面就会被打印到同一张纸上，把这张纸对折起来，就可以像书一样的翻看。7、按需打印 (1)打印选定文字、段 先在文档中选定需要打印的文字或段落，然后单击文件菜单下打印命令项，在打开的打印对话框中，页面范围栏中单选“打印选定内容”，然后按“确定”即可、(2)打印选定页 在打印的过程，有时并不需要打印文档的全部页，这时可以有选择的打印文档的一页或者、几页。单击文件菜单下打印命令项，在打开的打印对话框中，在如果要打印的就是当前正在浏览的页，那么可以单击页面范围栏中“当前页”项。如果不是当前页，可以单选页码范围，然后在页码框中输入需要打印的页码即可。8、打印到特殊大小纸张 如果需要打印到的打印纸超出了系统提供的范围，可以通过单击文件菜单下的页面设置命令项，在页面设置对话框中的纸张项里，选择自定义项，然后设置相应的长和宽即可。1、转换为网页 打开需要转换的文档，然后单击文件菜单下的另存为网页命令项，设置好名字后，按保存按钮即可。2、转换为图片 在文档传输的过程因为人为的删改，或传输指令的错误，往往会导致你的文档面目全非。将你要传输的文档保存为图片是一个很好的方法。新建一个WORD文档，并使它处于打开状态，然后把准备保存为图片的WORD文档，直接拖入这个新建的文档中，再保存一下即可。3、转换为PPT 打开编辑好的WORD文档(最好以标题格式进行编辑，而且文档不宜太长)，然后单击文件菜单中的发送命令下的Microsoft Office PowerPoint项，在弹出的消息框中按确定， 原文档就会被以RTF格式另存，并将原文档中的宏信息也会被删除。最后会看到打开的PPT窗口。4、转换为PDF 要将WORD文档转换为PDF可以借助一些转换软件，像Acrobat5就是一款很不错的转换软件。WORD合并篇 1、合并表格 如果要把两个表格合并为一个表格，可以将两个表格一上一下放置，中间不能有文字或者其它，然后删除两个表格中多余的回车符，当两个表格中多余的回车符都被删除后，两个表格就会自动合并为了一个表格。2、合并段落 用删除键，删除前一个段落末尾的回车符，即可把后一个段落合并到前一个段落上来，并为一个段落。3、合并文档 (1)先打开文档1，然后打开文档2，在文档2中选择全部内容后，复制，再转到文档1，粘贴即可。(2)先打开文档1，然后单击工具菜单中的“比较并合并文档”项，在打开的对话框中选择好需要合并的文档后，若要在选定文档中显示比较结果，按合并按钮即可。 若要在当前打开的文档中显示结果，单击“合并到当前文档”。若要在新文档中显示结果，单击“合并到新文档”。WORD查找篇 1、查找文字 单击编辑菜单中的查找项，打开查找替换项对话框，在查找替换对话框中的查找框中输入需要查找的文字，然后单击查找下一处按钮即可。2、查找格式 单击编辑菜单中的查找项，打开查找替换项对话框，在查找替换对话框中的查找框中不要输入文字，单击高级按键，然后再单击格式按钮，在下拉列表中选择需要查找的格式，如字体、段落等。然后单击查找下一处按钮即可。3、查找特殊字体 单击编辑菜单中的查找项，打开查找替换项对话框，在查找替换对话框中的查找框中不要输入文字，单击高级按键，然后再单击特殊字符按钮，在弹出的下拉列表选择需要查找的符号，如省略号等。然后单击查找下一处按钮即可。4、查找WORD文档 如果有一天，你忘记了文档的名称，但是你还记得文档中的部分文字的话，也可以把它找出来。 单击文件菜单下的打开命令项，在弹出的打开对话框中的，单击工具按钮下的查找，在文件搜索框中输入文档中包含的文字内容。也可以根据文档的属性进行查找。WORD替换篇 1、快速替换 打开查找替换项对话框，在查找和替换的输入框中输入相应的内容，使用前面的查找方法找到相应的内容后，按一下全部替换就可以快速需要替换掉的内容替换掉。 2、替换为特殊格式 有的时候，只要为文档中部分相同文字设置一种格式，如果很少可以使用手工替换，也可以使用格式刷，如果很多的话，可以替换的功能。 打开查找替换项对话框，在查找输入框中输入需要替换的内容，然后将插入点切换到替换的输入框中，但不要输入内容。单击高级按钮，然后单击格式按钮，选择相应的格式后，按下查找下一处或全部替换即可。WORD删除篇 1、删除空格 单击编辑菜单下的查找命令项，打开查找替换对话框，在“查找”内容中输入一个空格，勾选“突出显示所有在该范围找到的项目”项，然后单击查找全部按钮，再按一下删除键Delete即可。 2、删除空行 单击编辑菜单下的替换命令项，打开查找替换对话框，在“查找”内容中输入框中输入pp，然后在替换为的输入框中输入P，再按一下全部替换即可。WORD浏览篇 1、版心和标尺 在WORD的页面视图下编辑，基本可以做到所见即所得的效果。在页面视图下可以看在页面上接近四个角的地方，各有一个向内的直角，它表示一般文本编辑的最边上。如果在其外可能会无法打印。标尺可以帮助编辑者更好的组织文档。单击视图下的标尺命令项，可以打开或关闭标尺。3、文档前后对照 对于同一文档，如果需要前后对照起来看，可以在浏览的时候，通过拖动右边滚动条滚动箭头上端窗格拆开按钮，把它分在两个窗格中。3、打印预览 要想看到最终的打印效果，可以在编辑过程中或编辑好后，通过打印预览的功能来实现。在打印预览窗格中既可以单页查看，也可以多页查看。 4、在打印预览界面下编辑文档 在打印预览窗口中可以通过放大和缩小更有效地查看文档最终的打印效果，在查过程中如果发现有少许内容需要修改的话，没有必要关闭打印预览，可以单击打印预览工具条中的“放大镜”按钮，就可以在打印预览界面中直接编辑文档了。5、文档结构图 如果你是以标题格式组织文档的，那么可以使用“文档结构图”快速浏览你的文档。在文档结构图中会列出文档中的标题。单击“文档结构图”中的标题后，Microsoft Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。6、缩略图 在PowerPoint中缩略图功能特别强大，在WORD2003中也提供了这样的功能。打开文档，单击视图菜单中的缩略图命令项，在编辑窗口的左侧会出现所编辑文档每页的缩略图，如果想编辑或查看哪一页话，可以直接在列出的缩略图上单击，便会自动转到该页。7、缩页浏览 在页面视图下编辑的时候，每一页之间会有一小部分间隔，如果想把个间隔去掉的话，可以将鼠标移到两页的间隔处，这时鼠标会变成带有上下箭头的两个小方块。单击鼠标就可以把这个间隔去掉，同时，文档的页上边距和页下边距会变得特小。8、文档状态栏 在文档的状态栏中会列出当前文档的一些辅助信息，如目前在第几页，共有多少页等，如果想快速转到指定页的话，可以在上面双击，就会打开定位窗口，在该窗口中输入相应的值，就可以快速的转到特定的位置进行浏览。WORD安全篇 1、加密保存并删除隐私 单击文件菜单下的另存为命令，在另存为对话框中，按一下工具按钮，在弹出的下拉列表中选择“安全措施选项”，打开安全性窗口。 在打开权限和修改权限中输入密码，就可以按默认的加密方式进行加密文档， 如果你想设置密钥的长度，(默认是Office 97/2000 兼容，不可以设置密钥长度)则要在加密类型中选择其它的类型。选好后按确定。在安全性对话框中，勾选隐私选“保存时从文件属性中删除个人信息”项，那么保存后就可以消除文件属中的个人信息。2、解除文档非法退出时的锁定 在WORD中，如果一个文档在编辑过程被非法退出，当重新打开这个文档时就会被提示只读锁定，如果不想以只读或者通知的方式打开的话。可以先把这个文档关闭(或者不打开它就可以了)，然后按“Ctrl+Alt+Del”键，打开Windows任务管理器，在进程选项中找到WINWORD.EXE这个进程，并将它结束就可以了。 3、修复文档 先用文件菜单中打开命令，在打开对话框中找到需要修复的文档，在该文档上单击后，单击打开按钮右边向下的箭头，在其下拉列表中单击打开并修复命令即可。4、抢救未保存的文档 编辑文档过程，因为种种原因导致非法关闭计算机，如果你的文档已经保存过，那么当重新打开WORD的时候，就会出现如下图所示的情况，这时在文档恢复框就会列出恢复文件列表，只要在选定的恢复文件名上单击一下，就可以恢复到这个保存的文件处。 如果你的文档是新建的文档，且已经为系统自动保存过(只要在编辑文档的时间超过系统黩认的值10分钟，或者你设置过的值)，那么如果遇到非常退出的情况也可以找到。先打开我的电脑，然后单击工具菜单下的文件夹命令项，打开文件夹选项对话框。单击查看选项卡，在高级设置中选择“显示所有文件和文件夹”，同时把“隐藏已知文件类型的扩展名”前的勾去掉。 确定后，在地址栏中输入：C:Documents and SettingsxuApplication DataMicrosoftWord 在这上文件夹中会列出带有asd 为扩展名的文件，这个就是没有来得及手工保存的文档。如果想恢复其中的内容，可以把它的扩展名改为DOC，然后用WORD打开即可。WORD美化篇 1、首字下沉 在一些书籍中会有一些文字特别独立，在WORD中也可以做出这样的效果。 先选定要设置为下沉的文字，然后单击格式菜单下的首字下沉命令项，打开首字下沉对话框，在该对话框中选择下沉或悬挂，并设置好字体和下沉行数，及距正文的距离即可。2、页面边框 单击格式菜单下的边框和底纹命令项，打开“边框和底纹”窗口，单击艺术型右边的按钮，从下拉列表中选择一个合适的造型，然后按确定。 3、不同的页眉页脚 在创建页眉或者页脚的时候，WORD会动把整个文档的页眉或页脚的内容都设置为相同的。如果需要在同一个文档中设置不同的页眉或页脚可以按如下方法进行：(1)手工设置先设置好文档的页眉或页脚，然后将插入点隐去到需要重新设置页眉或页脚的页中起始处，单击插入菜单中的分隔符命令项，打开分隔符对话框，单选分节符类型中的“下一页项”然后按确定。 然后单击“视图”菜下的“页眉页脚”命令，输入新的页眉或页脚的内容。输入好后，在页眉/页脚工具条中，单击“链接到前一个”按钮，取消页眉/页脚与前一节的连接，这样就可以设置与前面不同的页眉/页脚了。 (2)自动设置我们也可以像有些书一样，设置奇偶页不同页眉/页脚。单击文件菜单中的“页面设置”命令项，打开页面设置窗口，在页眉和页脚栏中勾选“奇偶页不同”。然后按一下“确定”。 然后再转到奇页或者偶页，就可以设置奇偶页不同的页眉或者页脚了。4、去除页眉/页脚的下划线 在使用页眉/页脚的时候，系统会以默认的方式进行设置，通常会在页眉/页脚下面有一条横线，要想去掉这根横线，可以单击格式菜单下的“样式和格式”命令项，打开样式和格式对话框，在该对话框的“请选择要应用的格式”栏，(1)在其组合框中找到页眉项，并在上面单击，这时会在其右边会现一个向下的箭头，单击这个箭头，然后在下拉列表单击“删除”即可。(2)在其组合框中找到正文项，并在上面单击即可。5、纸张边距的设置 纸张的边距设置可以根据实际需要进行设置，以A4纸为例。一般的原则是左右边距相等，如都是2.5厘米，上面要略大一些，如3厘米，下面可以小一些，如2-2.5厘米就可以了。6、艺术字体 在WORD中一般情况下，对于文字的设置主要是字体，字号和字的颜色。如果想再特殊一点就要使用艺术字。单击插入菜单下图片中的艺术字命令项，打开艺术字库窗口，在艺术字样式中选择一种样式，然后单击确定。 在弹击