新时期秘书的转型.doc

新时期秘书的转型 （初稿）
内容摘要
十一届三中全会后，我国进入社会主义市场经济新时期。随着市场经济体制的日趋完善，知识经济的崛起，经济全球化的加快，社会管理的复杂化以及科学技术的迅猛发展使得秘书工作无论内涵还是外延都表现出了新特点新要求。本文从秘书新旧两个时期略做比较，分析秘书在当今社会下，应具备辅助意识，现代管理意识，公关意思，学习意识，创新意识，信息意识以及保密意识等几个方面的培养和怎样利用新时期社会科技等方面为秘书工作提供的便利，能更好地承担参与政务、处理事务和提供服务的职能，真正起到承上启下、沟通协调的纽带作用。
关键词：新时期 秘书的转型
绪论
随着社主义市场经济体制的逐步完善，市场经济呈现出多元化的格局，并影响和改变着秘书由单一为党政机服务，转化为多种经济成分服务的格局。秘书服务队伍已遍及社会的各行各业，无论是党政军、社会团体、公用事业单位、还是各类公司、厂矿企业，都普遍设立了秘书机构，拥有大量的秘书工作人员。并且秘书人员的组成也由以政务秘书为主，发展为企业秘书为主，政务秘书、社会秘书，三足鼎立。并有相当数量的秘书人员把秘书工作当作终身职业。当前，社会上从事的秘书职业，其工作成果商品化；秘书职业的女性化；秘书技能的现代化，使秘书工作手段的现代化，提高了秘书的工作效率和质量，并加入世界性“信息高速公路”互联网之中。展望新时期，中国秘书事业将融入世界秘书的滚滚洪流之中，新的发展理念、新的思维，新的工作手段……犹如新涨的春潮，涓涓而来，为秘书工作注入新鲜的血液，同时，有注入中国文化之中，相容并进。
一、 改革开放以前的秘书工作。
在建国初期至改革开放以前，我国的秘书主要是行政职位。秘书工作内容以为辅助政府领导工作为主要方式，秘书在政府职权中，有一定的权力，政治色彩浓厚。这里就可以体现出我们上所说的“二首长”，因为秘书外出办事带着首长的光环，其自身又有一定的权力。在工作内容方面，以处理文字为主，那时秘书要帮助领导起草文件，讲话稿，进行大量的公文写作等，被人们成为“笔杆子”。工作手段，是纯手工型，以纸和笔为只要工具；信息处理方便，以报纸为主，秘书每天进入工作单位，第一件事就是从传达室领取报纸，做简报，收集重要信息，并对上对下做传达。在人员方面，以男性为主。女性很少从事秘书工作。
二、新时期秘书角色的转型
改革开放以后，秘书由官职走向社会化。在当前21世纪，伴随着信息社会的发展和经济全球一体化，社会竞争变得日趋激烈。处在这样的社会大背景下，秘书人员作为领导的参谋助手，仅仅具有一定的专业知识和技能是远远不够的，因此，对他们综合素质的要求也越来越高。为了适应新形势的要求，秘书人员审时度势，不断的提高自身修养，在继承与发扬的基础上不断加以创新，改变自身的角色定位，和各种技能的提高。

（一）工作重点的参谋辅政。
新时期政府的中心工作转到经济建设上来，需要秘书积极的刹那与经济工作，为政府重大的经济决策当高参。随着改革开放的力度不断加大，需要秘书亲身投入到改革开放的实践中，为政府部门指导工作提供大量有价值的信息和可借鉴的经验。改革的推进时期，会遇到许多新情况、新矛盾，需要秘书主动介入其中，为领导分忧解难。
1、 有目的的产于，有创造性的当好参谋
新时期秘书人员参与实际工作是盲目的事事产于，而是有目的重点的重点的参与；在参与的基础上，提供有创造性的高层次的决策服务，想领导之未想，急领导之所急，知人之先，晓人之全，见人之深，谋人之准。
2、“参与”而不“干预”。所谓参与有度，就是既要积极参与，又不能干预领导的决策和下属单位的工作。具体说，做到以下三点:
（1）参与决策调研，注重“多谋”，切忌“擅断”。
（2）参与含促检查，工作“到位”，不能“越位”。
（3）参与工作实践，当好“助手”，莫成“主手”当好参谋。

（二）与领导关系的转变
领导是秘书的基本存在条件和直接服务对象，领导与秘书的关系是秘书最基本的社会关系。改革开放以来，由于社会结构、社会生活方式和行为的多维变化，秘书与领导的关系不再局限于传统意义上的关系，已被赋予许多全新的成分，具有一定的时代特征。由于社会主义市场经济体制的逐步完善，秘书与领导的关系，由以往的隶属关系转变为现在的雇佣关系。例如，某公司的招聘一名秘书辅助经理的日常事务的处理。公司与秘书签订劳动合同，规定，秘书月薪为1500元，“五险一金”由公司缴纳，合同期限为一年。在此案例中，秘书与公司经理是雇佣关系，秘书从经理那里领取工资，秘书帮助经理处理日常事务，付出劳动。

（三）秘书工作的职业化
改革开放二十多年来，秘书工作呈现出前所未有的繁荣现象。秘书作为一种职业已走上规范化、社会化、科学化、专业化的轨道，具体表现在：
1、任职资格化
秘书的任职资格，是指从事秘书活动的主体应具备的条件和身份。我国目前从事秘书工作的人员约有三千多万，由于长期缺乏规范化的职业资格鉴定制度，这支庞大的就业群体一直处于“无照经营状态”，也因此，秘书职业一直没能得到社会的公正评价。值得庆幸的是，目前我国已对秘书实行了职业准入制度，拥有秘书职业资格正在成为进入这一行的必要条件。实行秘书职业准入制度的优势主要体现在以下几个方面：第一，任职资格化有利于提高秘书队伍的整体素质。我国现行的秘书资格审核制度有权威机构的把关，有科学全面的考试内容，加之、严格的考核办法，它必将对我国秘书人员整体素质的提高起到十分重要的作用。第二，任职资格化走出了与国际接轨的坚实一步。西方很多国家很早以前就对秘书人员的从业资格进行了规定，在这方面我国起步相对较晚。但我国目前的职业准入制度在考虑国情的同时，也一定程度地借鉴了西方发达国家的经验，如考试级别模块和内容的设置等渐与国际接轨。这种做法不仅大大缩小了我们与发达国家之间的距离，也方便了我国与世界其他各国之间的交流。除此之外，为了便于国际间的合作与磋商、协调与互利，我国还积极引进了一些国外职业鉴定机构授权开设的秘书资格证书考试。第三，任职资格化为志愿从事秘书职业的人们提供了平等的机会。在实行任职资格化之前，对秘书的任用没有统一的标准，主要依据是领导者的好恶，随意性较大。很多有专业才能的人未能被任用，降低了我国秘书工作的效率和质量。现在，只要是具备报考条件并经考试合格的人，均有机会获得秘书从业资格。
2、秘书工作职业化
秘书工作职业化，是指秘书人员所从事的工作相对稳定，并成为他们的主要谋生手段。对社会而言，秘书工作的职业化是社会经济发展到一定程度的标志；对领导而言，秘书工作的职业化是领导管理工作科学化的标志；对秘书本人而言，秘书工作的职业化是其职业意识强化的标志。职业意识的高低是社会衡量某一行业从业人员素质水准的标尺之一。我国当前的秘书工作职业化可分为两种类型：职业路线型和产业路线型。第一，职规范化职业化科学化专业化业路线型。秘书有多种层次和级别，秘书的职业路线就是指秘书遵循由低级到高级这样一条循序渐进的道路而逐步走向成功。在这一过程中，秘书的工作经验会不断增长，如
协调公关、策划参谋等各种能力会获得很大提高。第二，产业路线型。目前实行的资格鉴定制度为秘书产业提供了难得的机遇。产业路线又可以分为培训之路和服务之路。所谓培训之路，是指开办秘书培训班，对各级各类秘书进行系统培训，或者根据自己的经验出版各类秘书书籍，以此为生。所谓服务之路，是指成立面向社会提供秘书性有偿服务的民营机构。概括起来说，秘书工作职业化主要表现为：秘书以知识和智力服务于用人单位和雇主来获取报酬，其劳动具有明显的商品性质。聘任方和谋职方可以在政策、法律允许的范围内双向自主选择，不但形成了人才资源使用的宽松环境，也有利于竞争机制的形成，更有利于秘书整体素质的提高。
（三） 企事业单位对秘书的要求也越来越高，
高层次、高素质的复合型人才越来越受社会重视
新时期新形势,领导者的活动日趋复杂化、多样化、科学化,智能水平不断提高,秘书工作的职能也不断扩大和强化,因此,作为领导辅助者的秘书人员应有较高的智能水平和与之相适应的智能结构。
1、秘书的知识结构
知识是智能的基础,一个人工作能力的大小,工作效率的高低,工作质量的好坏,和他拥有的知识量有着直接联系。秘书人员必须具有适应本行业业务需要的完整知识结构,具体说来,主要有以下六个方面:(1)熟练运用电脑、传真机等现代化辅助设备;(2)国家当前的现行的政策、法规知识;(3)较高的文化知识，知识面较广;(4)企业秘书专业知识;(5)现代企业经营管理、销售等知识;(6)本行业生产、经营、技术基本知识。
2、秘书的能力结构
是指能胜任某项任务的主观条件,它直接影响到工作的质量和效率。作为秘书人员应具备以下方面的能力:
(1)表达能力
表达能力是衡量秘书能否胜任工作的最基本标准。表达能力可分如下两种:
1)书面表达能力。秘书要起草各类公文,离不开熟练的书面表达技巧。谋篇布局、遣词造句的文字能力,是秘书必备的基本功。
2)口头语言表达能力。
随着秘书公关职能的强化,过去许多工作利用间接的文书交流,现逐渐变成直接的对话交流。具有较强语言表达能力,对于做好工作是很重要的。
(2)独立办事能力
秘书活动具有强烈的事务性特征,办事成了一项基础性和经常性的工作。在现阶段,管理实践出现了新趋向,即在领导决策系统中,主要决策越来越向“务虚”方向发展,集中精力研究带关键性、全局性的战略性问题,把务实性工作交给秘书。秘书的办事能力是一种最基本最重要的能力,若缺乏办事能力,所谓参谋助手作用便成一句空话，所以秘书应当主动地、独立地办好事。工作中,经常要接待四面八方来客,外出调研、收集信息,还要组织会议、参与外事活动等等,所有这些都需要秘书有独立的办事能力。
3信息处理能力
当前社会是一个信息高度发达的社会,计算机多媒体技术和网络通信技术飞速发展。信息化、数字化、网络化时代的到来以及知识经济的到来,对秘书工作形成了一股强大的冲击力,对秘书的能力提出了新的挑战。新时期的秘书要善于通过互联网了解国际局势、国内新闻,搜集有关政务信息;利用强大的电子商务设备，及时把握瞬息万变的商机,为发挥参谋助手作用积累丰富的素材;树立信息化意识,积极培养自己的信息敏感性,随时捕捉最新技术用于秘书业务之中;对日新月异的知识更新和汹涌而来的科技革命浪潮要有所明确认识-
4、拥有复合型的知识结构
（1）熟悉社会科学,了解自然科学。
（2）熟悉现代文明,了解历史文化。古人说，“以史为鉴，可以知兴替”。实际上，学好历史可以养浩然之气，还可以增强思辨性和生动性。
（3）熟悉精神文明,又要了解经济工作。以经济建设为中心是全党的工作大局，秘书人员应该努力成为经济工作的行家里手。
（4）熟悉国内情况,了解国际形势。
（5）熟悉下情,了解上情。
（6）提高法律素质,事态人情。
5、公务员
国家公务员制度正式推行，国务院发布了《国家公务员暂行条例》。从年开始，全国各省市陆续按照条例规定以公开考试的办法面向全社会录用公务员，每次招考录用的职位中，文秘人员都占有较大比重。公务员录用考试使得国家行政机关新录用的秘书人员的素质得到保证。这些基本素质好、文化水平高、思想观念新的年轻人不断补充到国家行政机关的秘书队伍中来，必将加快我国秘书工作现代化的步伐。

（四）是秘书工作的办公自动化-和现代化步伐加快
随着信息技术的迅猛发展，办公动化和现代化已不再局限于办公室内部简单的文字处理和局域网的应用，而是全面向“电子政务”、“电子商务”等数字化办公转移。现在已初步形成办公业务网、办公业务资源网、公众信息网和办公业务资源库的科学架构。网上采购、网上报税、网上审批、网上报关逐一实现，虚拟的电子政府体系已初具规模，“数字北京”、“数字上海”、“数字大连”等电子政务计划正如雨后春笋般涌现出来。电子商务发展也相当迅速。在发达国家，电子商务已发展成为较为成熟的商业形态。
一是 信息高速公路的加快实现．必将使人们的工作方式方法与生活方式都发生很大的变化，秘书工作也是如此，如会务工作、公文撰写文书处理、立卷归档、信息加工等等．都会同今 天大不相同，秘书参谋作用的发挥也无不依靠信息高建公路的帮助．
二是 公文写作。随着智能塑电子计算机的出现，将使大量的公务文书采用电脑写作
三是 无纸公文在现阶段的某些领域已经开始实行。无纸公文是指，从公文的酝酿、起草、校核、签发以及流转办理、督查，反馈、归档，查询等全过程，都将实行计算机处理．
四是 家庭办公将成为社会欢迎的办公方式．
（五）秘书工作方式的“兼职化”
随着我国市场经济体制日趋完善和进一步扩大开放，特别是加人世贸组织后，秘书逐渐由“政治小舞台”转向“社会大舞台”，党政军秘书、企事业单位秘书和社会秘书已形成三足鼎立之势。与此同时，秘书的一部分工作开始趋向社会化，钟点秘书和各种文秘服务企业在北京、上海、天津、重庆、广州、南京等大城市走俏，他们为党政机关、企事业单位和个人提供诸如信息咨询、文书写作、文稿翻译、文电处理、公关谈判等秘书服务。社会秘书需要多方面的知识，钟点秘书、文秘事务所从业人员往往不是一专多能，而是多专多能，如此才能应对自如。实践证明，秘书工作社会化越来越成为发展的趋势，因为社会化的秘书工作具有应急、灵活、高效、节省能满足各个层次的需求。秘书工作的新特点对秘书和秘书管理工作提出了新课题、新要求。面对新的挑战，秘书从业人员必须与时俱进，不断提高自身素质，迎头赶上;同时秘书的管理工作也要有创新。
(六)、秘书工作的新特点对秘书和秘书管理工作提出了新课题、新要求秘书的管理工作也要有创新。
一是秘书人员要准确而迅速地协助领导处理大量的日常事务．使领导能够集中精力于决策工作；另一方面．秘书人员又要利甩自己了解上下左右情况的有利条件，协助领导进行决策．包括提供有关的信息．开展专题调研．协调各方面的不同意见．提出解决问题的方案．改革愈是深入．社会愈是发展，秘书部门的地位和作用就愈是重要．领导就愈需要秘书人员成为得力的参谋助手
二是秘书部门遇到的矛盾更多．协调任务就更重
三是秘书部门需要处理的信息量更秘书工作范围、工作侧重点的变化
（1)秘书工作范围的扩大．传统的秘书工作多步年来．主要是以办文、办事，办会等。三办”为基础的日常性工作，但自从80年代中期以来，随着我国改革开放．随着世界科技的进步与社会信息化的加速．
（2）我国秘书工作的范围迅速扩大．
（3）秘书工作重点的变化，这里只是从社会发展对未来秘书工作的影响的角度．就未 来秘书工作与现在秘书工作作些比较性的预测．
经济问题成为一切领导都必须关注的重点．党政领导与企业领导固不消说．就是大中小学、学术团体、新闻单位的领导人．也开始以相当的精力关注经济问题因此．各级领导也就更需要经济助手．经济信息的处理是未来秘书工作的重点之一．未来的秘书必须懂经济、有经济头齄，能给领导提供经济信息或提出建议．涉外活动成为许多单位都经常发生的领导行为．随着单位、部门同国外的信息交流业务交往的日益频繁．将来不可能有完全封闭的领导与秘书工作，涉外事务与外事工作任务就自然格外重要。
结束语
在当前竞争激烈的社会中，秘书人员要提高自身内外素质，不断学习创新，增长自身的业务能力和社会能，以适应形势对秘书人员的要求。运用先进的办公软件，努力实现无纸办公和家庭办公。

参考文献：
1、《浅析新形势下秘书工作的要求》许洪亮，《湖南广播电视大学学报》2001年第3期
2、《加强对秘书人员的行政道德素质教育》沈士光（上海），《秘书》 2003.2
3、《合作经济与科技》2008年9月下
4、《浅析新时期秘书工作的新特点》 （张伍德）文秘网2007-07-27
5、《浅谈新时期的秘书工作》 文秘网2007-07-27
6、《秘书》1998 .12 将明理
7、《谈谈新时期秘书人才的知识结构》—张林华 来自《秘书》2006.10
8、《浅析新时期教学秘书的角色定位》—施林 来自《秘书》2006.2