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我要成为一个怎样的秘书
随着科学技术的进步和决策的科学化、管理的现代化以及办公技术一体化水平的提高,秘书作为一个具有综合性和辅助性的职业正在扮演着一个越来越重要的角色,与此同时,领导们对秘书工作的要求也将呼之愈高。这对于秘书职业来说,既迎接着一个重大的发展机遇,同时也面临着一个新的挑战。
作为正在主修文秘专业的我们,对于要成为一个怎样的秘书,如何使自己适应秘书市场需要,获取领导的信任和赏识,将是我们需要思考的重要课题。
对于自身而言,我要做一个这样的秘书:
首先,我要做一个有素质、有涵养的秘书。这种素质修养体现在知道如何做人做事,因为一个人不管有多聪明,多能干,背景条件有多好,如果不懂得如何去做人、做事,那么他最终的结局肯定是失败的,做人做事是一门艺术,更是一门学问。作为一个秘书,首先要学会微笑,微笑能使自己保持一种轻松愉快的心情,常以微笑示人能够使你具有一种亲和力,试想如果一个秘书整天都板着一张脸,见到每个人都像见到仇人似的,那老板还怎么叫你去做事,同事又该怎么面对你呢?所以微笑十分重要。作为一个秘书,还要学会善待他人,学会包容,保持实事求是、一丝不苟和诚实守信的良好作风,要从身边的事做起,从生活中的细微处着手,学会识大体,知深浅,识轻重,从自己的一言一行开始,管好自己的口,宁静致远,努力提高个人综合素质,以营造和谐环境,从而成就自己的魅力人生。
其次,我要做一个有责任感的秘书。在这里,我要单独谈谈责任感的重要性。古人常言:“在其位、谋其政、做其事、尽其责”。忠于职守、勤勉尽责是一名工作人员起码的职业操守和道德品质。每个人的岗位不尽相同,所负责任有大小之别,但要把工作做得尽善尽美、精益求精,却离不开一个共同的因素,那就是具备强烈的事业心和责任感。有了责任心方能敬业,自觉把岗位职责、分内之事铭记于心,该做什么、怎么去做以及提早谋划,这些具体放到秘书工作上则表现为:明确秘书工作的主要职责和工作内容,用心尽力做好自己的本职。一旦遇到有难度的工作不能因为怕担责任而退缩,而要主动承担有一定风险和挑战性的任务,因为这既能锻炼自己的工作能力,而且又是一次领导面前展示自己的才华好机会;在办公室工作出现失误的时候,要勇敢地主动承担责任,尤其是在多人协作完成的工作,主动承担责任更能体现一个人的高度责任感,当然这也是赢得领导和同事信任的极好时机。总而言之,一个有责任感的秘书是经得起时间和困难考验的,是否拥有责任感更是衡量一个秘书是否优秀的前提和标准。
再者,我要做一位工作能力强的秘书。前面所讲的责任感是一种工作态度和职业素质,是一种属于软件范畴的东西。责任感固然非常重要,但是职业能力作为一种硬件却也必不可少,因为空有责任感却没有能力无异于纸上谈兵,到头来什么事也做不成。所以对于秘书来说,在具备各门各类的一些基础知识,熟悉和掌握与秘书工作直接相关的知识的前提下,还必须具备一些实战能力:公文和事务应用文的写作能力、良好的口头表达能力、信息处理能力、协调和社交能力,除此之外,还要熟练掌握文字处理技术和现代通讯技术,计算机及网络技术,办公室设备的使用与保养、汽车驾驶技术以及速记能力等等。从这里可以明显的看出,秘书要求所具备的知识和能力是非常全面的,虽不能说秘书是一个通才,但秘书也一定是一个全方位的综合型人才。然而,能力的培养不是一朝一夕就可以完成的,它需要我们在平时有意识不断地去积累和锻炼。
最后,我要做一个成功的秘书。何为成功?在我看来就是受到上司的赏识和认可,受到同事的信任和支持。我认为,在富有责任感和能干的基础上,还需要更多注意自己的言行举止和自己与上司、客户以及同事之间的关系:
在秘书形象方面,我们都知道秘书的形象非常重要,说严重点的话秘书有代表着一个企业形象的作用,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
在与上司的相处方面,秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、依赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。
在与同事的关系上,与同事相处是职场中的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。而且一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。
在与客户的关系上,与客户建立良好的关系客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。
作为一个文秘专业的大学生,也许我们毕业出来选择工作不一定会真的从事秘书方向的工作,特别是我们男生,但是如果你连秘书都做好了,想不会做领导都难,所以无论将来你从身何职,具备一个秘书的素养与专业技能你都将使你受益无穷。
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