合同管理标准规程2.doc

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1.0目的
规范合同的评审、简述、履约跟进、归档管理工作，确保公司利益、信誉得到保证

2.0适用范围
适用于公司所有合同的管理工作

3.0职责
3.1 总经理负责公司所有合同的签署、重要合同的评审以及授权委托人员对外签订合同；
3.2部门负责人负责监督、检查合同的履约执行以及定期汇报合同的执行情况；
3.3档案室负责公司所有合同的管理、归档（员工劳动合同除外）
3.4人事部负责公司员工劳动合同的管理、归档。

4.0程序要点
4.1合同管理的范围：包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同
1. 对外提供服务的合同，包括以下几类：
l 房屋租赁、及物业管理合同、消防安全协议等；
l 客户委托公司进行安装、修缮、检修、保养、清洁等有偿服务合同；
l 公司车库、车位使用或停泊合同
l 其他对外提供服务的合同
2. 对外委托服务的合同包括以下几类：
l 劳动合同
l 公司委托维修、安装、检修、保养、清洁等合同
l 其他须进行对外委托服务的合同

4.2合同拟定
1. 签订合同必须遵守国家的法律、法规及有关规定。
2. 公司对外签订的拟定权限：
l 租赁合同由招商部拟定；
l 对外提供服务合同由管理处（物业部）拟定；
l 劳动合同由人力资源部拟定；
l 对外委托合同由相关执行部门拟定；
l 重要合同拟定由总经理或总经理授权委托人与相关部门负责人共同参与；
3. 拟定合同应注意一下内容：
l 公司的履约能力
l 合同条款是否明确
l 合同是否合法
l 合同的社会效益
l 客户提供的价格（对外委托合同还应考虑售后服务问题）
l 其他需要评审的内容
4. 对于拟定好的合同须报总经理审核、批准，总经理批准合同原件送档案室保存以备以后使用（重要工程合同须由合同执行部门负责人签署意见）。

4.3合同的签署
1. 对外签订合同必须采用公司统一合同文本；
2. 合同除即时清结着外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本；
3. 对外签订合同由总经理签署或由总经理授权委托人签署。各职能部门不得以自己的名义对外签订合同（授权安合同拟定权限授予）；
4. 总经理授权委托代理人对外签署合同的。委托代理人签订合同的，应当
5. 法定代表人签发《法定代表人授权委托书》，并在委托书中明确委托权限和期限并加盖公司公章，委托代理人代表公司订立合同，必须在授权范围及期限内行驶代理权；
6. 只有经总经理或总经理授权代理人签字后方可加盖合同专用章；
7. 所有书面合同均须加盖公司印章，合同页数在一页以上的必须加盖骑缝章；
8 对外委托合同签署后经办部门应当在2日内向业务主管部门、财务部门提交合同复印件；
4.4合同的履行
1. 对外提供服务的合同，由提供服务的部门负责履约，部门经理负责对执行情况经行监督。重要的合同由总经理或总经理授权人监督履约；
2. 对外委托服务的合同，由合同执行部门监督对方履约，部门经理负责对执行情况经行监督。重要合同由总经理或总经理授权人监督履约；
3. 合同执行部门须将合同履约阶段情况向总经理汇报，重要合同须以书面形式汇报；
4. 合同履行过程中由总经理办公室负责对合同履行情况经行抽查；
5. 合同履约完毕，对重要合同的执行效果进行评审；
6. 合同执行完毕后，须将合同返回档案部门归档。由档案部门按《档案管理标准作业规程》统一处理。

4.5合同的变更与解除
1. 对方当事人提出变更、解除合同的，及时上报总经理，并在法定期限内形成公司的决定回复对方；
2. 合同执行部门在确定对方不能履行合同时应及时上报总经；
3. 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并由合同执行部门向总经理或总经理授权委托人提出合同变更申请；
4. 变更、解除合同，必须采用书面形式，口头形式一律无效；
5. 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的除外；

4.6合同纠纷处理
1. 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷，按《合同法》等有关规定处理；
2. 合同纠纷由相关业务部门处理，相关业务部门负责人对纠纷的处理必须负责到底。重要合同、重要事件必须上报总经理，由总经理或总经理授权委托人与相应业务部门负责人共同处理。处理合同纠纷过程中应做到及时汇报、及时请示；
3. 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章；
4. 合同纠纷经协商无法解决，依据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决；

4.7合同的续约
合同期满且需要续约的，由合同执行部门经理按合同评审程序进行评审后，报总经理或总经理授权人审批、签字。

4.8合同编码规则
1. 合同编号应便于合同文件检索，公司范围内的合同全部采用动态管理、统一编号；
2. 合同编号应包括合同的签订时间、合同部门、合同类型，且每一合同的编号是唯一的，不可替代；
3. 对已有外来合同编号的合同，仍应按本编码规则编写内部合同编号，以便合同检索；
4. 合同编号的基本形式为：合同类型+合同部门+合同顺序号。
l 合同编号中的合同类型为对外委托合同为WW，对外提供服务合同为WF；
l 合同编号中合同部门为部门拼音：
工程合同 GC 采购合同 CG
保洁合同 BJ 租赁合同 ZL
安保合同 AB
l 合同编号中的合同顺序号为签订合同日期（年、月、日）+合同顺序号（序列号为三位自然数，如001、002……）。
范例：2012年9月8日签订的工程部弱电组签订对外提供网络维护合同，
其合同编码为：WFGC20120908001

4.9 合同的档案管理：
一般情况下书面合同由公司档案室统一归档（总经理审批同意，由其他部门保管的除外）。合同执行部门在合同签订生效3日内后应将合同原件报送档案室登记备案。
档案室应按签订合同的时间、合同类型对合同进行编号并建立合同台账。
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