物业软件操作手册1.doc

物业收费系统操作手册v1.0物业收费系统操作手册第一部分：软件安装调试一、 安装SQLSERVER数据库二、 物业收费软件安装物业收费软件为绿色无需安装软件，只需要将软件程序复制到应用服务器，将”hhdwy.exe”文件应用程序图标”“发送到桌面快捷方式即可。三、 配置数据库点击“开始”所有程序microsoft SQL server企业管理器（如图一）第二部分：设置及应用一、系统管理1.1公司名称进入软件“系统管理”菜单下选择“公司部门”（，输入公司及部门名称及相关内容确定。如下图： 1.2、员工档案进入软件“系统管理”菜单下员工档案，如下图： 系统显示已有的公司及部门，选中部门，点击“新建”，输入部门员工姓名、编码等相关内容保存即可（注意：员工编码唯一，员工名称可以重复；员工编号默认为员工登录密码，只有本人进入软件后才可以修改密码）。“修改”员工档案时，直接找到员工档案，双击进行修改即可。“删除”员工档案时，已使用过的员工档案不能删除，未使用过的员工档案可以删除。1.3操作员权限系统自带操作员9999作为系统管理员，系统管理员拥有系统内所有功能权限，当增加新员工或操作员后，需要由系统管理员为他们赋予相应的权限。进入软件“系统管理”菜单下点击“权限设置”菜单（如下图）系统显示新窗口，选中第二个页签“工作组和操作员信息”创建工作组。如下图：根据系统窗口提示，输入工作组名称及备注。如下图保存。权限组赋权：注意：给操作员赋予权限时，上图中红色标注的权限必须指定，否则此操作员无法进入软件。1.4修改员工（操作员）密码员工档案即是本单位员工的信息，也是本软件的操作员，当员工作为操作员时，系统默认操作员密码为本操作员编号，该操作员可以自己进入软件修改自己的操作员密码。进入软件“系统”菜单下更改密码，输入原密码新密码等信息确定。如下图 二、客户管理2、1客户分类客户分类是为了方便查询或者更好的管理服务对象而人为增加的客户属性，如将客户分为业主和租户，也可以根据需要进行设置。进入软件在“客户管理”菜单下客户分类，如下图，显示新窗口添加根据窗口提示信息录入分类名称和备注信息确定即可。2.2客户信息客户信息是物业管理对象的详细信息，记录业主的相关资料，如业主姓名、联系电话、住址等等，方便物业管理工作的正常运行。进入软件在“客户管理”菜单下客户信息新建根据窗口提示输入客户信息（如下图）保存。修改客户信息：客户管理客户信息刷新或搜索找到要修改的客户双击打开直接修改即可。删除客户信息：客户管理客户信息刷新或搜索找到要删除的客户删除即可（注：未使用的客户可以删除，使用过的客户信息不能删除）三、物业对象3.1物业小区物业小区：是指物业公司管理的对象，如国际城小区、佳世苑小区等等。进入软件在“物业对象”菜单下物业小区添加根据窗口提示信息输入物业管理小区的信息，如下图： 3.2物业范围物业范围：是指物业公司管理的业务，可以包括：住宅、车场、社区设施等等。进入软件在“物业对象”菜单下物业范围添加根据窗口提示信息输入物业管理范围的名称及相关信息确定，如下图：注意：范围类型选择分为：楼宇、车场、招牌，选择相关类型后，会参与相关业务操作。如：选择楼宇，则此小区将可以建立房产信息；选择车场，则可以建立车位信息；选择招牌，可以建立招牌信息等。修改物业范围：进入软件在“物业对象”菜单下物业范围找到要修改的物业范围名称，点击“修改”按钮，直接修改档案即可。删除物业管理范围：进入软件在“物业对象”菜单下物业范围找到要删除的物业范围名称，点击“删除”按钮，直接删除档案即可（已使用过的物业范围档案不能删除）。3.3房产类型房产类型：是指物业公司管理楼宇的属性，如住宅、商业等。进入软件在“物业对象”菜单下房产类型（如下左图）添加输入房产类型名称等信息确定即可。修改房产类型：进入软件在“物业对象”菜单下房产类型找到要修改的房产类型名称，点击“修改”按钮，直接修改档案即可。删除房产类型信息：进入软件在“物业对象”菜单下房产类型找到要删除的房产类型名称，点击“删除”按钮，直接删除档案即可（已使用过的房产类型档案不能删除）。3.4房产户型房产户型：是指物业公司管理房产的户型信息，如一居室、两居室、三居室等等。进入软件在“物业对象”菜单下房产户型（如下左图）添加输入房产户型名称等信息确定即可。修改房产户型：进入软件在“物业对象”菜单下房产类型找到要修改的房产户型名称，点击“修改”按钮，直接修改档案即可。删除房产类型信息：进入软件在“物业对象”菜单下房产户型找到要删除的房产户型名称，点击“删除”按钮，直接删除档案即可（已使用过的房产户型档案不能删除）。3.5房产楼层房产楼层：是指物业公司管理房产的楼层信息，如一层、二层、三层等等。进入软件在“物业对象”菜单下房产楼层（如下左图）添加输入房产楼层名称等信息确定即可。修改楼层信息：进入软件在“物业对象”菜单下房产楼层找到要修改的房产楼层名称，点击“修改”按钮，直接修改档案即可。删除房产楼层信息：进入软件在“物业对象”菜单下房产楼层找到要删除的房产楼层名称，点击“删除”按钮，直接删除档案即可（已使用过的房产楼层档案不能删除）。3.6房产信息房产信息：是物业管理公司管理的房产明细信息，将按照每个房产独立建立档案。进入软件在“物业对象”菜单下房产信息（如下左图）左侧显示物业管理的楼宇 右侧显示已经增加的房产信息。选中左侧要输入房产楼宇名称点击“新建”按钮输入房产信息相关内容保存即可。房产信息说明：1、 所属楼宇：直接选择此房产所属的楼宇; 2、 所在单元：手工输入单元号，如：”1”; 3、 房产编号：是楼宇里的房间号，如：“101、201”等等；4、 房产户型、房立楼层：参照档案选择即可；5、 房产描述：可以手工输入，也可以根据下面提示规则系统自动生成；6、 建筑面积、附加面积：按实际录入即可；7、 实际面积：是建筑面积与附加面积之和；8、 当前客户：是指房产办理物业登记后，显示的业主姓名。收费项目说明：收费项目是指此房产要收费的具体信息，包括各种费用的名称及应收金额。一般情况下是根据业主办理登记手续时约定的各项费用收取金额，可以单独调整收费金额。在上图界面点击“增加”根据物业登记约定选择相关收费项目确认选择。如下图如果需要修改收费金额，直接选中要修改的收费项目点“修改”按钮修改标准单价等内容确定保存即可。如下图3.7车位类型车位类型：是指物业公司管理的车位根据某种特性进行分类，可以分为临时车位和固定车位，或者是地上车位或地下车位等。进入软件在“物业对象”菜单下车位类型（如下左图）添加按窗口提示输入相关信息确定即可（如下图右）。修改车位类型：进入软件在“物业对象”菜单下车位类型找到要修改的车位类型名称，点击“修改”按钮，直接修改档案即可。删除车位类型信息：进入软件在“物业对象”菜单下车位类型找到要删除的车位类型名称，点击“删除”按钮，直接删除档案即可（已使用过的车位类型档案不能删除）。3.8车位信息车位信息：是记录车位的面积、编号、位置等内容的信息。进入软件在“物业对象”菜单下车位信息（如下左图）新建按窗口提示输入相关信息保存即可（如下图右）。点击“刷新”按钮，系统过滤出所有车位信息。 说明：车位状态：新建立的车位默认为空闲，当有车主租赁时，做物业登记，车位状态自动变更为“已租”。3.9招牌类型招牌类型：是指物业公司管理范围内的所有广告牌、宣传栏等能够进行租赁收费的招牌设施，按照招牌特性进行分类以方便查询。进入软件在“物业对象”菜单下招牌类型（如下左图）添加根据提示信息输入招牌类型名称等。（如下右图） 修改招牌类型：进入软件在“物业对象”菜单下招牌类型找到要修改的招牌类型名称，点击“修改”按钮，直接修改档案即可。删除招牌类型：进入软件在“物业对象”菜单下招牌类型找到要删除的招牌类型名称，点击“删除”按钮，直接删除档案即可（已使用过的车位类型档案不能删除）。3.10招牌信息招牌信息：是指物业公司管理的所有广告牌、宣传栏等设施的相关信息。包括：名称、面积等。进入软件在“物业对象”菜单下招牌信息（如下左图）新建根据提示信息输入招牌名称、面积等内容。（如下右图）车位收费项目定义：是指物业公司针对车位所需要收取的各项费用，在些设定后，车位租赁将按些标准进行计费、收费。接上右图进入“收费项目”页签增加选择此车位要收取的各项费用确认选择即可。（如下右图）3.11仪表类型仪表类型：是指物业管理对象所使用的各种仪表分类，例如：电表、水表、天燃气表等。进入软件在“物业对象”菜单下仪表类型（如下左图）添加根据提示信息输入仪表类型名称等内容。（如下右图）修改仪表类型：在“物业对象”菜单下仪表类型刷新选中要修改的类型点击“修改”确认。删除仪表类型：在“物业对象”菜单下仪表类型刷新选中要删除的类型点击“删除”即可。3.12仪表信息仪表信息：是记录物业对象所用的各种仪表信息，以及进入软件在“物业对象”菜单下仪表信息（如下左图）新建根据提示信息输入仪表信息内容。（如下右图）四、 物业事务4.1物业登记物业登记：是记录房产入住、房产变更、车位租赁、招牌租赁等业务的信息。进入软件物业事务物业登记（如下图左）新建点击“选择物业”按钮选择要办理登记的房产信息确认业务类型选择“进入“点击”选择客户“按钮，选择办理入住的新业主姓名业务方式可以选择”购买、租赁“等，如下图右。4.2物业合同物业合同：是记录物业公司与业主之间各项收费的约定，包括物业费、取暖费、车位费等等各项费用项目、收费日期及收费金额等信息，也是形成应收款的依据。进入软件物业事务物业合同（如下图左）新建点击“F4“选择客户名称点击”增加“按钮”（如下图右）选择左侧的房产信息选择收费项目确认选择审核。说明：如果在审核时发现错误，直接修改即可。如果审核后发现错误，需要找到对应合同点击“取消”按钮再修改。4.3装修管理装修管理：是业主申请装修所需要办理的物业登记手续，如此次装修业主需要缴纳的装修管理费、装修保证金等，只有在此做登记后，“收入管理”才能按此登记金额进行收费操作。进入软件物业事务装修管理（如下图左）新建点击“选择客户”按钮（如下图右）可以在左侧房产信息中找到业主和要装修的房产，也可以通过“选择业主”按钮输入业主姓名筛选找到业主和对应房产信息（如下图）确认选择按窗口提示其他装修信息保存审核。说明：如果发现此装修登记表有问题，可以找到此单据点击“反审”，再修改此单据即可。4.4表字记录表字记录：是业主所用各种仪表的抄数管理，可以用作各种仪表数字的初始化，也可以用作各仪表数据的记录，只有在此登记仪表记录，才能形成应收款，才可以在“收入管理”中进行收款操作。进入软件物业事务表字记录（如下图左）新建选择仪表在窗口提示信息中选择左侧的房产信息及仪表双击“右侧仪表”信息返回到仪表登记表中输入当期数字当期日期保存审核即可。说明：如发现已审核的表字记录单有问题并且未进行后续收费操作找到对应单据反审直接修改即可。五、 收费项目设置5.1收费项目费用项目：是指物业收费时所涉及的所有费用项目名称、收费金额及计算方法等。进入软件财务收费费用项目（如下图左）新建按提示信息输入费用相关内容保存即可。修改费用：未使用的费用项目，直接修改即可，使用后不能修改不能删除。5.2收入管理收入管理：是处理物业收取各项费用的单据，如物业管理费、车位费、装修管理费及押金、招牌租费等。进入软件财务收费收入管理（如下图左）新建点击“F4”选择客户点击“应收”按钮选择此客户对应房产选择此次收取的费用明细（如物业费、取暖费、装修押金、装修管理费等等）确认选择保存审核。说明：1、 如果发现单据错误点击“取消”（取消审核）双击单据，直接修改单据即可。2、 如果需要按费用单独打印，只能收费时选择一个费用项目，重复多次完成。5.3支出管理支出管理：是处理物业公司针对装修保证金退款的操作，做退款操作前，此客户必须有已收过的保证金。进入软件财务收费支出管理（如下图左）新建点击“F4“按钮过滤查找客户名称确认选择应付系统会将此客户已收过的保证金显示出来选择要退款的项目确认选择输入支出单中的其他信息保存审核（如下右图）。如果是临时支出的费用，首先应该在收费项目中设置费用项目（如下左图）进入“支出管理”新建选择客户费用选择费用项目选择房产信息确认选择保存审核（如下图右）。六、 凭证传递6.1数据库连接进入软件财务收费数据库连接点击“连接”系统显示“连接成功”即可。6.2设置对照表进入软件财务收费设置对照表（如下图左）根据收费项目选择借方、贷方科目。如果启用凭证分析现金流量时，必须选择借方、贷方现金流量项目保存系统显示“保存成功”。6.3收费生成凭证进入软件财务收费收费生成凭证系统显示过滤单据信息可以根据收费单号、客户名称等进行过滤查询生成凭证系统自动将业务单据数据生成凭证传递到总账中。6.4支出生成凭证进入软件财务收费支出生成凭证系统显示过滤单据信息可以根据收费单号、客户名称等进行过滤查询生成凭证系统自动将业务单据数据生成凭证传递到总账中。说明：当业务单据已生成凭证后，发现有错误，在总账中可以作废此凭证并删除，进入物业软件在生成凭证界面点击“查询”按“ctrl+Z”，系统弹出新界面，选择相应查询条件点击“查询”显示符合条件的凭证列表选中要重新生成的凭证点击“取消”重新生成凭证传递到总账即可。 北京浩鸿达科技发展有限责任公司项目实施部