如何做好秘书1.doc

如何做好秘书 秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就办事的学问作一番探讨。 一、如何办好领导交办事项 （一）接受工作任务要弄清三要素 领导交办工作任务，大体都有三要素：一是内容-办什么事；二是时限-什么时间完成；三是要求-工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把三要素搞清楚，为把事情办好创造前提条件。（二）优化办事成果三比较。 办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。（三）把握好办事三形式 办事可能出现三种形式：1单一办事-在同一时间内完成一项工作任务；2交叉办事-同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；3穿插办事-三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 （四）检验办事效率三标准 秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。 （五）向领导复命三注意 工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3不邀利。不因为完成了领导交办工作。做好文秘工作应处理好三种关系文秘工作是办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体。作为枢纽机构，办公室的服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，与文秘工作能否奋发有为关系极大。做好新形势下的办公室文秘工作，必须强化与时俱进理念，把握行业工作特点，学会处理好三种关系： 一是“学”与“研”的关系。学习是文秘人员的第一要务。文秘工作者应当把学习和研究摆在工作的首要位置。一方面，要加强对写作和业务知识的学习和掌握，准确把握和全面理解新时期行业工作的动向和指导实践理论的发展，尤其是国家局关于推进行业改革的措施和言论要保持高度的敏锐性并高度关注和掌握，只有坚持不懈、日积月累，才能循序渐进、厚积薄发。另一方面，文秘人员应利用参与会议、调研、考察等活动的机会了解和吸纳来自各方的知识和信息，做到广闻博览、广泛涉猎，促使自己具备广阔的眼界和知识面，并注意收集素材，努力做到学以致用。 二是“承”与“创”的关系。文秘工作人员首先应当在秉承传统的基础上精通各项业务，扎实而有效地完成工作任务。在思想上与时俱进，在工作中大胆探索，努力做到继承与创新的和谐统一。坚持文字起草上“出新”。大到工作报告，小到会议通知，都应加强行文的思想创新、体裁创新和内容创新，力争让人感觉耳目一新；坚持工作方式上“求新”。对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考，对具体的事务要善于出新点子、新办法，特别善于灵活运用现代化办公手段，不断提高办事效率；坚持在服务领域上“拓新”。要努力克服文秘服务的被动局面，发挥主动能动性，积极拓展服务领域，力求先人一步、快人一拍、高人一筹，为单位领导干部提供高质量的服务。 三是“助”与“换”的关系。贯彻领导意图是文秘人员工作的基本准则。作为文秘人员，应当努力适应领导要求，在当好参谋助手上下功夫。工作中，既要能够准确处理公文，认真办理事务，又要能够围绕中心工作，及时调查研究和搜集信息，为领导决策提供参考；既要能够从小处着手当好领导的“手脚”和“耳目”，又要能够从大处着眼当好领导的“外脑”和“智囊”。但服务领导也要学会换位思考，这样才能“参”到点子上，“助”到关键处，力求经常性地站在领导的角度思考问题、处理问题、解决问题，要细心及时捕捉领导的思维亮点，对具体问题的思考要努力接近领导的思路，力争思想上与领导接轨，才能扮演好领导满意的角色。