应收账款及应收票据管理制度.doc

应收账款及应收票据管理制度

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2020年5月29日
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应收账款及应收票据管理办法
1. 总则
1.1. 制定目的
为确保本公司营业利益,加强财务管理,减少坏账所造成的损失,并掌控资金流向,特制定本办法。
1.2. 适用范围
本公司因营业所产生之应收账款处理,均依照本办法所规范的体制管理。
1.3. 权责单位
1) 财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 应收账款处理规定
2.1. 账款产生处理程序
2.1.1. 仓储单位(出货程序之一)
1) 依据<出货通知单>安排出货事宜。
2) 填制<出货单>,注明日期、客户名称、地址、电话号码、注意事项、订单号码、出货通知单号码、品名规格、数量、承运人车号,呈主管核准。
3) 依<出货单>内容准备出货。
2.1.2. 营业单位(出货程序之二)
1) 开具<出货通知单>通知仓储单位发货。如有销售折扣,应在<出货通知单>上注明,并呈部门主管核准,不得直接由销货收人中减除。
2) 财务部开具发票,并将发票号填写于<出货单>,将发票连同货品送交客户。
3) 客户收货后在<出货单>上签收,并将<出货单>第一联留存,第二、第三联由送货司机交营业单位。
4) 将客户签收之<出货单>第二联交财务部,作为账务处理及收款之依据。
2.1.3. 财务部(应收账款之财务程序)
1) 接到<出货单>后将客户名称、货品数量、单价、总价、日期等资料与<出货通知单>核对。
2) 核对无误后,编制销货传票、<应收账款明细表>,经主管核准后,登录应收账款明细账、总账及销货账。
3) 依据<应收账款明细表>内容,将客户名称、品名、规格、数量、发票号码等资料输入电脑。
4) 次月初印制<应收账款对账单>,交营业单位送客户核对账款,作为收款之依据。
2.2. 款项收回处理程序
2.2.1. 营业单位(回收账程序之一)
1) 收到客户货款后,应填制<收款通知单>一式三联。
2) <收款通知单>注明客户名称、客户编号、出货日期、票据号码、付款银行、到期日、金额,送主管签核。
[注]如收到现金,则无需填写票据号码、付款银行及到期日等资料。
3) 将经签核之<收款通知单>第一、第二联及货款送财会单位签收,第三联自行留存。
2.2.2. 财务部(回收账款程序之二)
1) 将票据及<收款通知单>与<应收账款对账单>核对无误后,将票据资料登录于应收票据登记簿,以执行资金预测工作。
2) 依据票据及<收款通知单>内容明细,编制传票,呈主管核准后,登录应收账款明细账、总账、将传票及<收款通知单>予以归档。
3) 将当日收到之票据整理妥当后,送到银行托收。
2.2.3. 注意事项
1) 本公司应收账款,各营业单位应于每月25日前收回,逾期未收回者,营业单位应填制<应收账款催款明细表>,注明原因及预订回收时间,送财务部汇整。
2) 财务部应依<应收账款催款明细表>追踪应收账款之收回,如逾两个月未能收回者,会同营业单位以问题账款处理之。
3) 财务部应依<应收账款明细表>,查核客户信用限额,如有超出信用额度者,应通知营业单位,以避免问题账款之产生。
3. 应收票据处理规定
3.1. 一般作业程序
1) 营业单位收到客户票据后,应填制<缴款日报表>,注明内容明细,连同客户票据送部门主管复核。
2) 将经签核之<缴款日报表>连同客户全数送交财务部出纳点收。
3) 出纳确认签收票据后,将票据内容明细通知会计人员查核。
4) 会计人员依据收回票据之内容明细编制传票,呈主管核准后,登录应收账款明细账、总账。
5) 出纳人员将当日收到的票据整理妥当,送到银行托收。
3.2. 应收票据规定
本公司应收票据之到期日期限,以不超过产品销售月份的次月底为原则,除经总经理核准者外,凡超过期限之应收票据,列入营业人员绩效考核范围。
3.3. 收到票据审核注意事项
1) 营业单位收取票据货款时,应留意以下重点:
A、票据到期日是否符合规定,如不符时应立即请客户更正或重开。
B、所收票据非客户本人开具的,应要求客户背书。
C、票面之文字记载及盖印是否清晰。
D、核对金额与<应收账款对账单>是否符合。
2) 权责单位审核应收票据时,应留意以下重点:
A、营业单位所收回票据的票期如超过交易条件,应要求营业单位与客户协调更改。
B、若发现有客户更换票据付款银行,应查证其原因。
3.4. 应收票据到期处理
1) 出纳人员逐日编制<到期日控制表>,将托收到期之票据明细填入,交主管核对,以确定到期票据是否有遗漏。
2) 编制传票并取回银行受理单,并查核所存入银行之金额是否与所兑现票据之金额相符,转会计人员全登账。
3.5. 退票处理
1) 票据发生退票时,或因客户存款不足,权责单位应立即填制<退票通知单>,连同支票票据交营业单位转向客户交涉重新开票,或采取其它必要之行动。
2) 退票依本公司<问题账款处理办法>的相关规定办理。