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Execl2000使用技巧（三）
2005年2月5日  作者：  洪鼎文化中心  浏览选项：    本文已被浏览 283 次

如果要创建一个数据透视表，可以使用“数据透视表和数据透视图向导”来查找和指定要进行分析的源数据并创建透视报表框架。然后就可以通过“数据透视表”工具栏在该报表框架中任意排列数据。“数据透视表和数据透视图向导”使得数据透视表的创建既简单又快捷。　 

下面我们以一个实例来说明创建数据透视表的步骤。
假设我们已经做好了一个有关销售业绩的数据清单，如图3-5-1所示。现在就可以按照下面的操作步骤一步步进行：

1）单击数据清单中的任一单元格。
2）单击“数据”菜单选项中的“数据透视和图表报告”命令，在弹出的“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之1”对话框中，选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”及“数据透视表”这两个单选项，见图3-5-2所示。

上述两个选项表明，我们创建的将是基于Excel数据清单的数据透视表。当然，也可以进行其他项的选择，图3-5-2中各选项按钮的说明如下：
“Microsoft Excel数据清单或数据库”：以工作表中按列组织的数据创建数据透视表。此选项按钮为缺省设定。
“外部数据源”：以存储在外部数据库中或文件中的数据创建数据透视表。
“多重合并计算数据区域”：以Excel工作表的多个区域中的数据创建数据透视表。
“另一数据透视表或数据透视图”：在相同工作簿中，以另一个数据透视表中的数据创建数据透视表。

3）单击“下一步”按钮，在弹出的“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之2”对话框中，选中数据清单区域（一般情况下是自动选中，也可以在对话框中单击“浏览”按钮，从其他Excel工作簿中选择数据清单区域）。该数据清单区域就作为所要创建的数据透视表的数据源。
4）单击“下一步”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之3”对话框。
完成上述步骤后，Excel在源数据工作表的前面添加了一个新工作表“Sheet5”，并在此工作表中按照我们的选择放置数据透视表，新工作表的屏幕显示。
  同时屏幕上还显示出“数据透视表”工具栏，在工具栏中列出了选定数据区域中的所有字段。此时用户可以按照屏幕上的提示将工具栏上的各字段拖到数据透视表上相应的分页字段、行字段、列字段和数据项的位置上，操作完成后便创建成功了一个数据透视表。
例如，我们可以创建这样一个数据透视表：
1）在“数据透视表”工具栏中，点击“时间”按钮，并将其拖至工作表最上方的“页字段”处；
2）在“数据透视表”工具栏中，点击“产品名称”按钮，并将其拖至工作表的“列字段”处；
3）用同样的方法，将“分支机构”、“销售人员”按钮依次拖至工作表左侧的“行字段”处；将“销售额”拖至中央的“数据项”处。

得到的结果如图3-5-6所示。
现在我们已经创建完成了一个数据透视表。在这个数据透视表中，可以看到各种汇总结果。例如，北京分公司销售人员刘东销售组合沙发的总销售额为132350元；深圳分公司销售所有产品的总金额为464750元，等等。
我们仔细观察一下这个数据透视表，还可以发现，在页字段“时间”的右面单元格（B1）的右侧有一个下拉箭头按钮，点击这个按钮，可以查看不同时间段中的各种汇总数据。
例如，单击“二季度”选项，然后单击“确定”按钮，数据透视表中显示的是二季度的汇总数据。用同样的方法可以查看各个季度的统计数据。当然，要想查看全部数据的统计结果，选择下拉列表中的“（全部）”选项即可。 
在“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之3”对话框中有一个“版式”按钮，单击这个铵钮，屏幕上显示出“数据透视表和数据透视图向导――版式”的对话框。在这个对话框中，各个字段名均排列在右边，我们可以直接用鼠标将各字段名分别拖至页字段区、行字段区、列字段区和数据字段区，从而完成数据透视表的版式设置。这种操作方法与Excel 97版本的操作非常类似。
3.5.2 编辑数据透视表
创建完成数据透视表后，我们还可以调整它的版式，可以根据需要重新选择各行字段和各列字段，也可以像在普通数据表中那样进行格式排版、增加或者删除记录等各项操作。
 1．修改数据透视表版式
修改数据透视表版式的操作非常简单，只需用鼠标拖动数据透视表或“数据透视表”工具栏中的字段按钮和字段标题即可。也可以在“数据透视表”工具栏中单击“数据透视表向导”的按钮，在弹出的“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之3”对话框中单击“版式”按钮，然后在弹出的“数据透视表和数据透视图向导――版式”对话框中进行调整。如果数据透视表包括源数据中的不同字段，就可以添加或删除字段。如果数据透视表有大的页字段分组，可以按照行或列排列它们。
无论怎样更改数据透视表版式，都不会影响到源数据。

（1）拖动字段或数据单元格更改版式
在进行更改前，先单击数据透视表报表以显示出每种字段类型区域的蓝色边框。如果在屏幕上看不见蓝色边框，可以在“数据透视表”工具栏中单击靠右边的“显示字段”按钮，以确认该按钮处于按下的状态。当我们想要显示或隐藏“数据透视表”工具栏中的字段按钮时，也可以点击这个按钮。
1 ）作移动字段的更改
如果要移动某字段及其相关的所有数据项时，可以将该字段按钮拖动到新的位置。

例如，在销售统计表的数据透视表中，要将“分支机构”字段作为行字段，可以将原来在数据透视表中处于列字段位置的“分支机构”按钮，或“数据透视表”工具栏中的“分支机构”按钮拖曳到行字段区域中去，见图3-5-10所示。

将“分支机构”字段从行字段的位置移到列字段的位置后的数据透视表，如图3-5-11所示。

 2）作删除页、行或列字段的更改
如果要删除页字段、行字段或列字段，只需将该字段按钮拖动到数据透视表报表区域之外，当鼠标箭头旁出现一个红叉图案时，松开鼠标按键就可以了。除此之外，也可以在要删除的字段上单击右键，然后在弹出的快捷菜单中单击“隐藏”命令。
一旦删除了某个字段，与之相关联的数据也就随之从数据透视表中被删除了，不过源数据工作表并不会发生变化。另外，尽管该字段被删除了，但该字段按钮仍然会显示在“数据透视表”工具栏中，因此还可以继续使用这个按钮。

例如，在销售统计表的数据透视表中，如果想要删除行字段“分支机构”，只需将数据透视表中的“分支机构”按钮拖到数据透视表区域之外的任何地方就可以了。删除“分支机构”字段之后的数据透视表。
3）创建新的页字段
如果想要创建页字段，可以将字段按钮拖动到数据透视表报表左上角单元格之上的页字段区域中去。如果由于报表中的行字段或列字段从第1行/列开始因而没有页字段区域，则可以在“数据透视表”工具栏中单击“数据透视表向导”按钮，然后在弹出的“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之3”对话框中单击“版式”按钮，再在弹出的“数据透视表和数据透视图向导――版式”对话框中创建页字段。
 4）改变字段项的排列次序
如果要移动某字段项以使字段项的排列次序发生变化，可以单击该项的标志，然后将鼠标指向该单元格底部的边框，当指针的形状变成箭头时，就可以拖动该单元格了。此时可将单元格拖到想要放置的新的位置处，从而改变各字段项的排列次序。

例如，要将销售统计表的数据透视表中有关“组合沙发”的销售数据移动到“真皮靠背椅”之前，首先单击“组合沙发”标题，然后用鼠标拖动该单元格底部的边框。随着鼠标的拖动，会出现一个灰色的“I”字形粗线，用以表明该字段要移动到的位置。当“I”字形粗线出现在“真皮靠背椅”之前时，松开鼠标即可，如图3-5-13所示。 

 5）更改数据字段的显示顺序
如果在数据透视表中有多个数据字段（如本例中的“销售额”字段），那么数据字段的显示顺序也是可以更改的，这时只需用鼠标右键单击数据字段，并指向快捷菜单上的“顺序”子菜单，然后使用“顺序”子菜单上的命令将字段移到所需的位置上去。
需要注意一点的是：如果用户更改了与某个数据透视图报表相关联的数据透视表报表的布局，这将会影响到数据透视图报表的布局。例如，如果将数据透视表报表中的行字段和列字段进行了交换，那么数据透视图报表中的分类和系列也将随之进行交换。另外，如果更改了数据透视表报表，则某些数据透视图报表的格式有可能会丢失。 

（2）在行或列中安置数据透视表页字段
如果在数据透视表中设有多个页字段，则可以通过拖动页字段按钮的方式来改变其排列顺序。如果要设置将页字段依次放在一行或一列中，可以按以下的操作步骤进行：
1）在数据透视表中任选一单元格。
2）单击“数据透视表”工具栏中“数据透视表”菜单中的“表选项”命令。
3）在“页面布局”下拉框中，选择页字段排列的顺序，如图3.5.14所示。
4）在开始另一行或另一列之前，在“每行字段数”或“每列字段数”输入框中，输入当前行或当前列所要包含的页字段数目。

2．添加和删除记录
在数据透视表中，用户也可以只查看数据清单中的部分数据的汇总结果。例如在数据透视表中删除“会议桌”的有关数据，或者只在数据透视表中查看“三季度”的数据。然而，无论是在数据透视表中添加记录还是删除记录，都不会影响到源数据。
（1）显示或隐藏数据透视表报表中行和列字段中的项
我们用一个实际的例子来说明操作过程。假如要删除“产品名称”字段中的“会议桌”项，具体的操作步骤如下：
1）在数据透视表中，单击要隐藏或显示其中某项的字段右侧的下拉箭头（本例中，单击“产品名称”字段右侧的下拉箭头），如图3-5-15所示。
2）凡是要显示的项，则选中该项所对应的复选框；凡是要隐藏的项，则清除该项所对应的复选框（本例中，需清除“会议桌”项对应的复选框）。

如果要显示或隐藏没有任何数据的项，可以双击该字段按钮，然后在弹出的“数据透视表字段”对话框中，选中或清除“显示空数据项”复选框。例如，如果一季度没有销售量，则只有当选中了“显示空数据项”复选框时，才能显示一季度的项，否则就不显示。
注意：如果显示或隐藏了与某个数据透视图报表相关联的数据透视表报表中的项，则某些数据透视图报表的格式有可能会丢失。
（2）显示数据透视表字段的前几项或后几项
在应用数据透视表时，不一定非要显示字段中的全部项。用户可以根据具体的需要，选择显示字段按某种指标排列的前几项或后几项，如显示销售量最大的前10项产品或费用支出最低的3个分公司等。例如，在销售统计表的数据透视表中，可以利用这种方法找到季度销售额最高的产品是哪一种产品，并且在数据透视表中仅显示与该产品相关的数据。具体操作可按如下步骤进行：
1）在数据透视表中，双击“产品名称”字段。
2）在弹出的“数据透视表字段”对话框中， 单击“高级”按钮。
3）在“数据透视表字段高级选项”对话框中，单击“自动显示选项”下的“自动”选项按钮。
4）单击“显示”下拉框中的“最大”选项，并在其右侧框内，输入数字“1”，如图3-5-16所示。

5）单击“使用字段”框中的某一字段（该字段包含用来决定前几项或后几项的数据）。
本例中，接受默认的字段“销售额”，然后单击“确定”按钮。

完成上述步骤后，得到如图3-5-17所示的数据透视表。从透视表中可以看到，销售统计表中，季度销售额最高的产品是“会议桌”。在数据透视表中显示的是有关“会议桌”的所有数据，而其他的数据项则被隐藏起来了。
如果要取消对数据项的隐藏，在“数据透视表字段高级选项”对话框中的“自动显示选项”标题下单击“人工”选项按钮，然后单击“确定”按钮就可以了。
注意：如果在与某个数据透视图报表相关联的数据透视表报表中显示前几项或后几项，则某些数据透视图报表的格式有可能会丢失。

（3）显示或隐藏数据透视表页字段中的项
如果在销售统计表的数据透视表中，想要隐藏页字段“时间”中的一项“二季度”，具体的操作可按如下步骤进行：
1）在数据透视表中，单击页字段“时间”按钮，然后单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮；或者直接双击“时间”字段按钮。屏幕上将弹出“数据透视表字段”对话框，如图3-5-18所示。
2）在“数据透视表字段”对话框中，在“隐藏数据项”下，单击选择要隐藏的每一项（再次单击可以取消对该项的隐藏）。一次可以选择对多个数据项的隐藏，但至少应有一项是在显示状态下。本例中，单击选择“二季度”选项，使其成为被隐藏的数据项。
3）如果要显示或隐藏没有数据的项，可以选中或清除“显示空数据项”复选框的复选标记，最后单击“确定”按钮。

隐藏了“二季度”数据项后，在数据透视表中单击“时间”字段按钮右侧的下拉箭头，在下拉列表中将不再有“二季度”选项出现，如图3-5-19所示。现在已不能在数据透视表中显示二季度的数据了。
 3．设置数据透视表选项
　　在“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之3”对话框中单击“选项”按钮可以对数据透视表的一些选项进行设置，比如设置透视表的名称等。数据透视表选项也可以在完成数据表创建后进行设置。对数据透视表报表的选项设置与对数据透视图报表的选项设置相类似。
对已经建立好的数据透视表设置选项的方法是：在“数据透视表”工具栏中单击“数据透视表”菜单中的“表选项”命令，弹出“数据透视表选项”对话框，如图3-5-20所示。

“数据透视表选项”对话框中各选项的意义如下：
“名称”：键入一个新名称可以更改报表的名称。在数据透视图报表中，此框中包含的是相关联数据透视表报表的名称，更改名称时会重命名数据透视表报表，而不是数据透视图报表。
“列总计”：显示数据透视表报表的列合计。在数据透视图报表中，合计显示在相关联的数据透视表报表内。
“行总计”：显示数据透视表报表的行合计。在数据透视图报表中，合计显示在相关联的数据透视表报表内。
“自动套用格式”：一般情况下，对数据透视表报表应用默认的Excel自动套用格式。使用“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，可以对数据透视表报表应用其他自动套用格式。但此项对数据透视图报表无效。
“隐藏的子汇总项”：在数据透视表报表分类汇总中包含隐藏的页字段项。在数据透视图报表中，分类汇总受相关联的数据透视表报表影响。 
“合并标志”：默认情况下，外部行字段和列字段中的项标志会出现在项组顶部的左边。若选中此对话框，项标志在合并单元格中就可以水平居中和垂直居中。此选项对数据透视图报表无效。
“保留格式”：无论任何时候刷新报表或更改其布局，都保留应用于数据透视表报表数据的格式设置。但此项对数据透视图报表无效。
“每一打印页上重复项目”：选择在每个打印页的顶端打印外部行字段的各项标志。对于有分页符分隔其项组的字段，项标志会为该字段左边的所有行字段进行重复打印。清除此复选框则只会在出现项标志的第一个打印页上打印项标志。
“用星号（*）标注汇总”：选中此复选框，将在基于OLAP源数据的数据透视表报表中的每个分类汇总和总计之后显示星号（*），用以表明这些值中既包括显示的项也包括任何隐藏的项。如果不希望看到星号（*），则应清除此复选框。

“页面布局”：选择数据透视表页字段的显示顺序。默认的页字段布局是“垂直并排”选项。此选项对数据透视图报表无效。
“每列字段数”：在数据透视表中，开始另一行或另一列的页字段之前，选择每行或每列中所包含的页字段数。此选项对数据透视图报表无效。
“显示出错值”：在数据透视表中，如果要显示特定值以代表单元格错误，可以选中此复选项，然后在其右侧键入要显示的数值。此选项对数据透视图报表无效。
“显示空白单元格”：在数据透视表中，如果要显示特定值以代表空单元格，可以选中此复选项，然后在其右侧键入要显示的数值。此选项对数据透视图报表无效。
“设置打印标题”：选择将数据透视表报表中字段和项的标志用作行和列的打印标题。如果更改了报表布局从而使得字段和项的标志位于不同的行和列中，则新的标志行和列将自动用作打印标题。在选中此复选框之前，单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“工作表”选项卡，然后清除“顶端标题行”和“左端标题列”复选框，并确保当前报表是打印区域中的唯一报表。 

“用表形式保存数据”：保存工作簿文件中报表的内部数据副本，从而使得用户在打开工作簿文件来使用报表之前不必刷新报表。如果没有选定此选项，则工作簿文件将较小。但是需要选中“打开时刷新”复选框或在打开工作簿来使用报表之前，单击“数据透视表”工具栏上的“更新数据”。如果没有保存此数据，则工作簿中基于此数据透视表报表或基于与当前数据透视图报表相关联的数据透视表报表的其他报表也将丢弃此数据。报表模板文件中会忽略此选项。
“打开时刷新”：无论何时打开工作簿，都会根据源数据更新数据透视表报表和数据透视图报表中的数据。
“刷新频率”：选择自动刷新来自外部源数据的数据透视表或数据透视图报表，然后在“分钟”框内输入刷新之间的等待时间（单位：分钟）。
“保存密码”：如果使用需要密码的外部数据库作为数据透视表或数据透视图报表的数据源，则选中“保存密码”复选框可以将密码保存为报表的一部分。此后更新报表时，就不需要重新输入密码了。

“显示明细数据”：如果清除此复选框，则在数据透视表报表的数据区中双击某单元格时，可避免显示明细数据。在数据透视图报表中，此选项只会影响相关联的数据透视表报表。
“后台查询”：在运行查询以检索报表的外部数据时，清除此复选框会等待检索数据。若选中此复选框，Excel将在后台运行查询。
 “优化内存”：选中“优化内存”复选框，可以在通过外部数据源刷新报表时节省内存。
4．格式化数据透视表
为了达到美观的效果，对数据透视表与对一般的工作表一样可以进行各种形式的格式设置，当然，也可以应用自动套用格式。
（1）保留格式
在默认情况下，如果更改了数据透视表报表的格式，则当刷新报表或更改其版式时，将保留大部分格式设置。如果要保留格式，则必须选中“数据透视表选项”对话框中的“保留格式”复选框（在“数据透视表”工具栏上，单击“数据透视表”菜单中的“表选项”命令，屏幕上就会弹出“数据透视表选项”对话框）。无论是使用数据透视表中的选定区域或是使用常规的选定区域，所设置的格式都将保留。
（2）更改字符和单元格格式
用户可以根据自己的喜好或要达到的美观效果来更改数据透视表报表中单元格的格式，例如重新设置字体字形、背景色、边框线、图案和对齐方式等。其操作方法与在普通工作表中设置格式时完全相同。
数据透视表报表的数据区域中的数值格式有时会与其源数据中的数值格式并不一致。用户可以根据实际需要更改数字格式，更改后的格式可以是任意的Excel格式。如果要更改数值格式，除了常用的方法以外，还可以在“数据透视表字段”对话框中进行。例如，在销售统计表的数据透视表中，要将所有的“销售额”的数值改为保留两位小数、使用千位分隔符的格式，具体操作可按如下步骤进行：
1）在数据透视表中双击“求和项：销售额”按钮，在屏幕上弹出“数据透视表字段”对话框。
2）在“数据透视表字段”对话框中，单击“数字”按钮，弹出“单元格格式”对话框，如图3-5-21所示。

3）在“数字”选项卡中的“分类”列表框中单击“数值”选项，然后在“小数位数”输入框中输入数字“2”，选中“使用千位分隔符”复选项；最后单击“确定”按钮。
4）在“数据透视表字段”对话框中单击“确定”按钮。
经过以上格式设置后的数据透视表如图3-5-22所示。 

（3）对数据透视表报表应用自动套用格式
在对数据透视表报表应用自动套用格式时，既可以选择以缩进方式也可以选择以非缩进方式来显示数据透视表报表。
在默认情况下，新建的数据透视表报表将按非缩进格式显示。如果要用与传统的数据库报表相似的格式显示数据透视表报表，则可以将非缩进格式改为缩进格式。当其改为缩进格式后，可能还会影响到数据透视表的版式，这样字段就可由列的方向移动到行的方向上。

对数据透视表报表应用自动套用格式，具体操作可按如下步骤进行：
1）单击数据透视表报表。
2）单击“数据透视表”工具栏上的“设置报表格式”按钮，或者单击“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，屏幕上弹出“自动套用格式”对话框。
在“自动套用格式”对话框中，从“报表1”到“报表10”为缩进格式，如图3-5-23所示。从“表1”到“表10”为非缩进格式，如图3-5-24所示。另外，还可以选择“传统数据透视表”格式作为数据透视表应用格式，选择“无”只以非缩进布局来显示数据透视表而不使用其他格式设置。

3）单击选择其中一种格式（在本例中单击选择“报表1”的格式），然后，单击“确定”按钮。
以报表1格式提供的缩进方式显示的数据透视表如图3-5-25所示。
 5．数据透视表的删除
如果将数据透视表报表删除，并不会对源数据有任何影响。删除数据透视表的操作可按如下步骤进行：
1）单击数据透视表报表。
2）将鼠标指向“数据透视表”工具栏上“数据透视表”菜单中的“选定”子菜单，然后单击“整张表格”命令。
3）将鼠标指向“编辑”菜单中的“清除”子菜单，然后单击“全部”命令。
注意：如果删除了与某个数据透视图报表相关联的数据透视表报表，将不能再更改数据透视图报表所显示的数据或使用其中的任何数据透视图功能。
3.5.3 数据透视表的操作 1．刷新数据透视表 
在源数据发生任何变化后，可以利用刷新数据透视表功能，从而看到源数据都有了哪些变动。
当刷新基于Excel源数据的数据透视表报表或数据透视图报表时，Excel将检索源数据区域或命名数据区域（该命名数据区域是用户在创建数据透视表报表或数据透视图报表时命名的）中的任意新字段。
当刷新基于外部源数据的数据透视表报表或数据透视图报表时，Excel将检索外部文件或数据库中满足指定查询条件的新数据行或记录。
注意：当刷新与某个数据透视图相关联的数据透视图报表或数据透视表报表时，某些数据透视图的格式有可能会丢失。

刷新数据透视表或数据透视图报表中的数据的操作步骤如下：
1）单击数据透视表或数据透视图报表。
2）单击“数据透视表”工具栏中的“更新数据”按钮。
除了使用“更新数据”按钮外，也可以让Excel在每次打开工作簿时，或在一定的时间间隔内定时刷新数据透视表报表或数据透视图报表。如果想要在每次打开工作簿时进行数据刷新，可以单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”菜单中的“表选项”按钮，然后选中“数据选项”区域中的“打开时更新”复选框按钮，这样工作簿就会在每次打开时先进行数据透视表报表或数据透视图报表的刷新操作了。

如果想要在一定的时间间隔内定期进行数据刷新，可以单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”菜单中的“表选项”按钮，然后选中“数据选项”区域中的“刷新频率”复选框按钮，再在“分钟”输入框内键入想要进行刷新的时间周期。需要注意一点的是：定时刷新功能只适用于来自外部源数据的数据透视表，对基于Excel源数据的数据透视表则不能使用定时刷新功能。
如果数据透视表报表或数据透视图报表是基于Excel源数据，当往源数据区域中添加了新字段后，这些新添加的字段会在刷新数据透视表报表或数据透视图报表后出现在“数据透视表”工具栏的字段列表中。这时，就可以向数据透视表报表或数据透视图报表中添加新的字段了。 

 2．对数据透视表排序
通常情况下，在数据透视表报表或数据透视图报表中，Excel会自动根据字段项标志按升序次序排列字段项。但是，如果在刷新报表时又检索到了新添加的项，则这些新添加的项将放到字段的行末或列尾。
（1）按标志对数据透视表中的数据项进行排序
例如，在销售统计表的数据透视表中，要对“产品名称”字段按照笔画顺序进行排序，那么具体的操作可按如下步骤进行：
1）在数据透视表中单击“产品名称”字段按钮。
在数据透视表报表中，如果选中了列字段，则将对该数据项从左至右进行排序；如果选中了行字段，则将对该数据项从上至下进行排序。 

2）在“数据”菜单中单击“排序”命令，这时屏幕上弹出“排序”对话框，如图3-5-26所示。
在“排序”对话框中，使用“排序依据”框可以重新选择要排序的字段。使用“递增” 选项按钮可以选择进行升序排序；反之，使用“递减”选项按钮可以选择进行降序排序。另外，在对话框中单击“选项”按钮可以进行自定义排序，而不必使用Excel 默认的排序规则（数据透视表中的排序规则及自定义排序的操作方法与在Excel工作表中的规则及方法是完全一致的，这里不再赘述）。
3）在“排序”对话框中单击“选项”按钮，这时屏幕上弹出“排序选项”对话框，如图3-5-27所示。
在对话框中的“自定义排序次序”下拉列表框中，可以选择使用Excel内置的自定义排序次序（如第一季、第二季、第三季）或用户自己创建的自定义排序次序。 
4）在对话框中的“方法”选项区内单击选中“笔画排序”选项按钮，然后单击“确定”按钮。
5）在“排序”对话框中单击“确定”按钮。
经过上述排序操作后的数据透视表如图3-5-28所示。

如果希望在每次刷新或更改数据透视表报表的布局后能自动按标志排序，可以先双击要排序的字段，在弹出的“数据透视表字段”对话框中单击“高级”按钮，然后在“自动排序选项”标题下单击“递增”按钮或“递减”按钮，在“使用字段”下拉框中，单击要排序的相同字段，最后再单击“确定”按钮。
在刷新数据透视表后，自定义排序次序并不保留。要想恢复自定义排序次序，可以再次对字段进行排序。

（2）按数据区中的数值对数据透视表中的数据项进行排序
仍然以销售统计表的数据透视表为例，如果要按照“销售额”的大小来对“产品名称”字段进行排序，具体的操作可按如下步骤进行：
1）在数据透视表中，双击“产品名称”字段按钮。
与前述相同，在数据透视表报表中，如果选中了列字段，则将对该数据项从左至右进行排序；如果选中了行字段，则将对该数据项从上至下进行排序。
2）在弹出的“数据透视表字段”对话框中单击“高级”按钮，这时屏幕上又弹出“数据透视表字段高级选项”对话框，如图3-5-29所示。

3）在“自动排序选项”标题下，单击“递增”选项按钮。
4）在“使用字段”下拉框中，单击含有用于排序数据项数值的数据字段。本例中，选择“求和项：销售额”选项，然后单击“确定”按钮。
5）在“数据透视表字段”对话框中单击“确定”按钮。

经过上述排序操作后的数据透视表如图3-5-30所示。由图中可见，各项产品按总销售额由低到高的排列依次为：真皮靠背椅、组合沙发、会议桌。

注意：如果在刷新或更改数据透视表报表的版式时，并不想保留新的排序次序，则可以选择人工排序数据项来将排序次序恢复为默认排序次序。在“数据透视表字段高级选项”对话框中单击“自动排序选项”标题下的“人工”按钮，然后两次单击“确定”按钮。单击选择要排序的字段后，再单击“数据”菜单中的“排序”命令。在“排序依据”框中，输入用于排序依据的数值所在单元格的引用，最后单击“确定”按钮。
3．改变数据透视表的汇总方式
在创建数据透视表时，默认的汇总方式是对数据字段进行求和。实际上，用户也可以根据不同的需要，很方便地改变数据的汇总方式。也就是说，并不一定所有用户都是用求和来作为数据的汇总方式。比如，用户还可以通过求数据的平均值、最大值、最小值、乘积值等，对数据透视表的汇总方式进行重新设置。
例如，在前面的销售统计表的数据透视表中，需要显示各销售人员3个季度来的季度平均销售额，则具体操作可按如下步骤进行：
1）在数据透视表的数据区域单击任意单元格。

2）单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”按钮，然后在下拉菜单中单击“字段设置”命令；或单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮，屏幕上弹出“数据透视表字段”对话框，如图3-5-31所示。

3）在“汇总方式”标题下的列表框中，单击“平均值”选项。
4）单击“确定”按钮。
更改汇总方式后的数据透视表如图3-5-32所示。 

如果想要同时查看数据透视表报表中数据字段的不同汇总方式的结果，可以按以下步骤进行：
1）在“数据透视表”工具栏的字段列表中，单击数据透视表报表的数据区域中已汇总的字段，然后再次将该字段拖动到数据透视表中。
2）在数据透视表报表的数据区域内，单击与新字段相对应的任意数据单元格。
3）单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”按钮，然后在下拉菜单中单击“字段设置”命令；或单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。
4）在弹出的“数据透视表字段”对话框的“汇总方式”列表框中，为该字段选择另一个汇总函数。
4．显示/隐藏明细数据
在数据透视表中，如果要显示比较详细的数据构成，可以设置多个行字段或列字段。如果只是对其中的某个或某几个字段显示其详细的数据来源，则可以使用在数据透视表显示或隐藏明细数据的方法。
例如，在前面的销售统计表的数据透视表中，如果想要了解销售人员张青的销售情况的详细数据，则具体的操作可按如下步骤进行：
1）在数据透视表中，单击选择“张青”字段项标题。
2）单击“数据透视表”工具栏中的“显示明细数据”按钮，屏幕上弹出“显示明细数据”对话框，如图3-5-33所示。
该对话框用于选择要显示其明细数据的字段。实质上就是在数据透视表中，对选定字段项的数据，按选定的字段进行分类。 
3）单击选择“产品名称”字段，然后单击“确定”按钮。
经过上述操作后的数据透视表。由此可见，在数据透视表中，对销售人员“张青”的销售数据，按照不同类别的产品进行了分类。显示在数据透视表中的数据仍然是汇总后的数据，只是在原有的基础上对选定字段进行了细分。

在上面显示了明细数据的基础上，还可以进一步显示更明细的数据。在数据透视表中双击“产品名称”字段中的“会议桌”项，屏幕上弹出“显示明细数据”对话框，在对话框中单击“时间”选项，然后再单击“确定”按钮。得到的数据透视表如图3-5-35所示。

如果想要隐藏“会议桌”字段项的明细数据，只需单击选中“会议桌”，然后单击“数据透视表”工具栏上的“隐藏明细数据”按钮，或者直接双击“会议桌”字段标题即可。隐藏明细数据后，由于显示明细数据而在数据透视表中造成的版式更改并不会恢复回来，所以如果再次双击“会议桌”项以显示明细数据时，屏幕上将直接显示“时间”的明细数据，而并不出现“显示明细数据”对话框。
如果要恢复原先的版式设置，可在数据透视表中用鼠标拖曳字段按钮。
除了显示明细的汇总数据外，在数据透视表中还可以显示数据单元格的基本源数据的明细数据。双击要显示明细数据的单元格，Excel会将汇总的明细数据放到工作簿中新工作表上的单元格中。 

例如，在图3-5-32中，双击行“总计”和列“总计”的交叉单元格F11，则Excel将添加一个新工作表“Sheet6”,这是一个显示源数据的明细数据的工作表，如图3-5-36所示。
如果要避免通过双击数据透视表报表数据区中的某一单元格，显示该单元格所汇总的源数据列表，可以单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”菜单中的“表选项”命令，然后在“数据选项”标题下，清除“显示明细数据框”复选框。
3.5.4 用数据透视表进行汇总计算
在创建数据透视表时，Excel会自动在数据透视表中显示行总计和列总计，这已经是我们很熟悉的事情了。除此之外，用户还可以通过相应的设置来显示或隐藏数据透视表中的各项总计，也可以通过在数据透视表中添加分类汇总来对数据透视表进行合并计算。
 1．显示或隐藏数据透视表中的各项总计
显示或隐藏数据透视表中的各项总计，其具体的操作可按如下步骤进行：
1）单击数据透视表中的任意单元格。
2）单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”菜单中的“表选项”按钮。
3）如果要显示总计，在“格式选项”下选中“行总计”复选框和“列总计”复选框；如果要隐藏总计，在“格式选项”下清除“行总计”复选框或“列总计”复选框。
2．在数据透视表报表中添加或删除分类汇总
在数据透视表报表中添加或删除分类汇总，其具体的操作可按如下步骤进行：
1）双击要添加或删除分类汇总的字段按钮。
2）如果要显示外部行字段或列字段的分类汇总，单击“分类汇总”下的“自动”选项；如果要显示内部行字段或列字段的分类汇总，单击“分类汇总”下的“自定义”选项，然后单击右面框中的某个汇总函数。如果要删除分类汇总，可以单击“分类汇总”下的“无”选项。如果要使用其他汇总函数，或是要显示多种类型的分类汇总，可以单击“自定义”右面框中的一个或多个汇总函数。

例如，在前面的销售统计表的数据透视表中，对字段“销售人员”进行“求和”和“计数”分类汇总后的数据透视表如图3-5-37所示。
 3．在分类汇总数据组的顶部或底部显示数据透视表分类汇总 
如果要更改分类汇总的显示位置，则字段或数据透视表必须以缩进格式显示，而且必须显示字段的分类汇总。具体的操作步骤如下：
1）双击要更改其分类汇总显示方式的字段。
注意：只能更改外部行字段的分类汇总显示方式，而不能更改其最内部（最右边）的行字段。
2）在“数据透视表字段”对话框中，单击“版式”按钮，屏幕上弹出“数据透视表字段版式”对话框，如图3-5-38所示。

3）在“数据透视表字段版式”对话框中，单击选中“显示选项”标题下的“以大纲形式显示项目”选项框，然后选择或清除“在组的顶部显示分类汇总”复选框，再单击“确定”按钮。
4）在“数据透视表字段”对话框中，单击“确定”按钮。
3.5.5 创建数据透视图
如果需要快速更改图表的视图以便按不同的方式查看比较结果和预测趋势，则可以使用数据透视图报表。数据透视图报表既具有数据透视表报表数据的交互式汇总特点，又具有图表的可视优越性。
在创建数据透视图报表时，Excel会自动创建相关联的数据透视表报表。如果要基于外部源数据创建数据透视图报表，那么在创建报表前可能需要检索外部数据。
创建数据透视图的具体操作步骤如下：
1）打开要在其上创建数据透视图报表的工作簿。
2）如果要基于Excel数据清单或数据库创建报表，单击数据清单中的单元格或数据库。

3）单击“数据”菜单上的“数据透视表和图表报告”命令。
4）在“数据透视表和数据透视图向导——3步骤之1”的对话框中，指定待分析数据的数据类型，并单击“所需创建的报表类型”标题下的“数据透视图（及数据透视表）”选项框，然后单击“下一步”按钮。
5）在“数据透视表和数据透视图向导——3步骤之2”的对话框中，选定要建立数据透视表的数据源区域，然后单击“下一步”按钮。
6）如果以前曾经建立过具有相同数据源区域的数据透视表，Excel会提示“是否让新报表建立在已现有报表相同数据上”？单击“是”按钮，可以节省内存空间并使工作表较小；单击“否”按钮，则新建报表与原有报表相互独立。
7）在“数据透视表和数据透视图向导——3步骤之3”的对话框中，指定要放置相关联数据透视表报表的位置（新建一个工作表或嵌在现有工作表中）。而数据透视图报表会自动在新的图表工作表上创建生成，然后确定是否需要单击“版式”按钮。

如果在向导的步骤3中单击了“版式”按钮，那么在向导中设置数据透视图报表的布局之后，单击“版式”对话框中的“确定”按钮，然后单击“完成”以创建数据透视图报表。
如果没有在向导的步骤3中单击“版式”按钮，那么可直接单击“完成”按钮，然后在图表工作表上设置数据透视图报表的布局。
注意：如果希望相关联的数据透视表报表是不可见的，则可以在数据透视表报表所在位置上隐藏该工作表。
如果已有了数据透视表报表，则可以使用该数据透视表报表创建数据透视图报表，它将反映出数据透视表报表的视图。

下面使用销售统计表的数据透视表创建数据透视图报表，操作步骤如下：
1）将鼠标指向“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”菜单中的“选定”命令，然后在弹出的子菜单上单击“启用选定内容”，以确保该按钮处于非按下状态。
2）从数据透视表中删除所有的分类汇总。