论秘书的参谋职能-毕设论文.doc

中国某某某某学校学生毕业设计(论文)题 目： 论秘书的参谋职能 姓 名 ： 00000 班级、学号 : 00000班、0000号 系 (部) ： 经济管理系 专 业 ： 文秘 指导教师 ： 0000000000 开题时间： 2008.10.20 完成时间： 2009.10.29 2009 年 10 月 29 日25目 录毕业设计任务书1毕业设计成绩评定表2答辩申请书3-5正文6-28答辩委员会表决意见29答辩过程记录表30课 题 论秘书的参谋职能 一、 课题(论文)提纲1秘书与秘书参谋1.1秘书的职能 1.2秘书参谋职能2秘书参谋的范畴2.1参谋领导决策2.2辅助组织管理2.3协助公文办理3.秘书参谋的作用3.1协调内外确保整个组织正确运营 3. 2综合处理其他部门不管的事务 3. 3外界认识该组织单位与为领导提供信息4.秘书参谋所存在的现实问题4.1秘书易侵犯上级权利4.2对秘书参谋存在偏见4.3秘书职能基本职业情操的缺乏5.对秘书参谋存在现实问题的解决方法5.1秘书摆正位置与自觉为领导服务5.2秘书参谋的科学定位5.3培养秘书职业情操6.结束语二、内容摘要摘要：秘书工作是行政管理的一项重要内容，秘书工作的优劣直接影响领导决策和组织管理的效率和效能。对秘书工作的研究，不仅有助于科学把握秘书工作的活动规律，逐步完善秘书工作的规章制度，有效提高秘书工作效率和水平，而且对优化领导决策、完善组织管理、提高行政效率都具有重要意义。 然而，当前我国对秘书工作的研究还非常薄弱，主要还停留在对“秘书工作经验的理论概括，还远不能适应秘书工作实践发展的需要。因此，加强对秘书工作的研究，迅速提升秘书学的理论水平，已成为当前行政学和秘书学刻不容缓的一项重要任务。 有鉴于此，本文试图从行政学视角，通过理论联系实际、结合现实的分析方法，对秘书的参谋职能进行全面、系统的考察、分析和论证，并在此基础上，力争全面揭示秘书工作的活动规律，找到提高秘书工作效率的途径，并对秘书与领导的关系作出尝试性的分析和定位。三、 参考文献【1】夏书章主编:行政管理学.中山大学出版社，1991年版。【2】 张浩.最新秘书工作实务全书.蓝天出版社，2007.1【3】秘书是怎样炼成的.汪力，时事出版社，2008.6【4】秘书工作案例分析与实训.谭一平，中国人民大学出版社, 2007.6 【5】我是职业秘书.谭一平，机械工业出版社，2008.6【6】吉林大学出版社.中外秘书比较.2000年第1版 方国雄【7】武汉大学出版社.中国秘书史.2000年第第1版 杨建宇【8】陆瑜芳编著.秘书学概论M.上海：复旦大学出版社，2005.【9】当代秘书.杂志社.当代秘书.2000年第1-12期论秘书的参谋职能0000000中文摘要：秘书工作是行政管理的一项重要内容，秘书工作的优劣直接影响领导决策和组织管理的效率和效能。对秘书工作的研究，不仅有助于科学把握秘书工作的活动规律，逐步完善秘书工作的规章制度，有效提高秘书工作效率和水平，而且对优化领导决策、完善组织管理、提高行政效率都具有重要意义。 然而，当前我国对秘书工作的研究还非常薄弱，主要还停留在对“秘书工作经验的理论概括，还远不能适应秘书工作实践发展的需要。因此，加强对秘书工作的研究，迅速提升秘书学的理论水平，已成为当前行政学和秘书学刻不容缓的一项重要任务。 有鉴于此，本文试图从行政学视角，通过理论联系实际、结合现实的分析方法，对秘书的参谋职能进行全面、系统的考察、分析和论证，并在此基础上，力争全面揭示秘书工作的活动规律，找到提高秘书工作效率的途径，并对秘书与领导的关系作出尝试性的分析和定位。关键词: 行政秘书；职能参谋；参谋作用0引言随着时代的发展，现代社会对秘书工作已提出了更严、更高的要求。秘书工作更多地参与到了领导决策当中，他们扮演着越来越重要的角色。在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。秘书工作的内容概括起来就是辅助领导，为领导提供综合服务。其中，秘书职能是秘书工作的首要职能，参谋职能能完善领导的思想，辅助领导取舍，同时对领导工作也有提醒作用。秘书的参谋职能的发挥可以从信息收集，领会领导意图，把握参谋时机和追踪参谋效果加以把握。1 秘书与秘书参谋秘书是在管理系统领导者近身，以处理事务、参谋政务的综合职能，辅助领导者进行有效管理的工作人员。1.1.秘书的职能秘书的职能是指秘书在辅助领导者履行其职能时所担负的职责和功能。秘书的产生因应于领导的需要，秘书的职能也便围绕领导工作而铺展开来。秘书的职能在不同的历史时期具有不同的内容。这是由职能的局部可变性所决定的。当前我国秘书的职能大体包括如下几个方面: 参谋决策。指辅助领导进行决策，为领导决策提供情况和背景资料;参谋决策预案，协助领导选择决策方案;以及跟踪决策执行情况，及时发回反馈信息，提出修正意见等。 沟通协调。指协助领导沟通上下，联系内外，协调在右;使上情、下情的输送传达保持畅通，帮助领导掌握真实可靠的信息，同时辅助领导协调各职能部门之间的关系，保证组织运转井然有序。 管理事务。指帮助领导搞好机关制度建设和后勤管理，保证机关正常运转，提高工作效率。 办理文书。指协助领导办理与公文形成、处理和管理相关的事项。包括公文的拟议、撰拟、缮校、用印、封发和收文、拟办、催办、归卷、调用、立卷、归档等内容. 调查研究.指帮助领导就某项决策的可行性、某项政策的施行效果或领导想要了解的某一专门间题搜集了解实际情况，有针对性进行分析研究，提出科学有效的参谋意见。 检查督办。指协助领导对某项决定或批示的执行情况进行检查，对群众反映的特殊或重大问题进行查处，从而督促有关单位尽快办理、落实，以保证领导的决策指令及时、完整地得到贯彻实施的一系列活动。1.2 .秘书的参谋职能秘书参谋是一种具有鲜明个性的参谋形态，它直接针对领导者的政务管理活动，通过近身围绕领导者，为其提供综合、及时的智能辅助，而有效协助领导者履行以决策管理为核心的政务管理。可以说，秘书参谋乃是秘书人员近身围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动.秘书参谋作为秘书的基本职能之一，与秘书的事务辅助职能相比，是秘书部门及秘书人员更为重要的秘书工作、更见深层的职能活动。这主要表现为:秘书参谋是秘书更深层的职能。秘书参谋的价值，主要在于针对领导者的政务管理，通过补充延伸和放大完善领导指挥控制全局的智力及能力，协助领导者管理控制整个组织系统。显然，作为秘书政务辅助基本形态的秘书参谋，比诸事务辅助，对领导者和整个组织的影响，要显得更见深刻也更为重要.秘书参谋是领导更需要的辅助。领导者的主要任务是制定决策、指挥全局，顺利实现组织目标.这一情况决定了领导者对秘书参谋辅助的更强烈需求。当然，秘书的事务辅助也是为领导工作服务的，只不过它对领导的决策管理更多的是间接性的.秘书参谋需要秘书有更高素养。秘书参谋是对领导工作影响更大、作用更深刻的一项职能，它要求秘书随时有效地为领导提供决策信息、决策预案，协助领导协调左右、检查督办，乃至为领导拾遗补缺、提醒规谏。这要求秘书具备相当的政治、思想、理论、政策、知识、智力、经验、能力及作风等方面的综合素质与修养，而不能仅仅满足于停留在能够处理一般辅助事务的水平上。2.秘书参谋范畴2.1参谋领导决策决策是领导工作的重要内容之一，但决策又决非领导者一人之事。每一项科学决策，都是一个集思广益的过程，也是一项复杂的工程。任何一个科学决策的形成，都要经过掌握情况、分析研究、选择判断以及做出决定等环节或阶段。在此过程中，决策者要亲自动手，这是毫无疑义的。但这并不意味着领导者包揽一切，绝不排斥机关各工作部门特别是秘书部门的辅助作用。为领导机关、领导者做参谋、出主意，辅助他们决策，当然不是秘书一个部门所专属，其它工作部门也可参与其事，但由于秘书部门是领导机构的综合管理机构，对领导意图和全局工作有较全面的了解，因而所提意见或建议也往往容易做到较为全面和周密。“所以，对领导决策来说，办公室应是最主要的辅助部门，办公室工作人员(实乃秘书)应是最得力的助手. (1)发现决策问题决策的第一步是要发现决策间题，没有决策问题，也就不可能有决策目标及以后一系列的决策活动.在发现决策间题的过程中，秘书要做到:注意收集掌握信息，通过综合分析，发现需要解决的间题，深入基层，搞好调查研究，掌握新问题，新矛盾，向领导提供参考资料和背景分析，确定决策问题是否具有科学性;对带有规律性、程序性和确定性的决策间题，事先做好准备工作，供领导参考使用。（2)收集整理信息在领导机关或领导者决策之前，秘书应协助他们进行调查研究，了解情况，掌握、收集有关信息，为决策做好准备工作。领导者的决策，是在了解情况的基础上进行的。因此，秘书协助领导工作，首先应协助他们了解情况，帮助他们掌握信息。秘书人员所提供的信息、所反映的情况，是否全面、准确，将直接影响到领导机关、领导者决策的决心和决策的成败利钝。这就要求秘书人员一定要改变作风，深入到基层和群众中去，积极开展调查研究，掌握更多的第一手材料，并对这些情况、信息及时进行综合分析，去芜存著，然后在此基础上，提出自己的意见、建议以至方案，供领导机关或领导者参考、选择。 (3)参与谋划预案 在掌握情况、收集信息后，秘书要提出或协同有关职能部门提出一个或几个决策方案，供领导机关、领导者决策时参考、选择。决策是由领导机关或领导者作出的，但它又是一个民主过程。领导者的决策之所以能够正确，就是因为它集中了各个部门、各个工作人员的智慧。因此，秘书人员应具有做好领导参谋助手的强烈意识和相应的能力，在辅助领导进行决策的过程中，充分发挥主观能动性，积极主动地想办法、出主意，力争为领导提供更多的切实可行的参谋建议和意见。 (4)辅助组织实施决策的制定和实施、检查是决策的一个完整过程。没有决策的制定，就无所谓决策的实施;同样，没有决策的实施、检查，决策也就成了一纸空文。两者相对而存在，缺一不可。因此，秘书人员在领导制定决策时要发挥自己的作用，在决策的实施过程中也要全力以赴地履行自己的职责，保证领导的指示、决定得以顺利贯彻落实。要经常检查决策在各个阶段、各个环节的执行情况，并将执行、贯彻决策过程中出现的经验、成绩以及矛盾、间题，反馈给领导机关和领导者，协同他们采取措施，排除干扰，克服困难，使决策更好地落实，或根据客观情况，对原来的决策进行适当的调整、修改乃至制定新的决策。2.2辅助纽织管理领导除了决策以外，还要负责做好本部门的组织、管理、控制工作。秘书辅助领导进行组织、管理和控制是秘书义不容辞的一项重要工作。秘书辅助组织管理主要包括如下几方面内容: (1)信息管理 信息是管理活动的基础，是管理者对生产活动进行控制的工具，是保证被管理的社会组织内部各方面实现有序活动的组织手段。任何一个单位，一个部门，要想进行正常的计划、组织、指挥、协调和控制等管理活动，实现组织目标，都离不开信息的收集、传递、反馈，都要以全面、准确、及时、灵敏、适用的信息为基础。秘书处于组织的中枢部分，组织的各类信息都要汇集和通过秘书部门，才能有效发挥作用。所以，对信息的组织管理就是秘书的一项重要工作。秘书的信息管理工作，主要包括信息的收集、传递和反馈、信息网络、信息加工(含信息的甄选、整理、编写等)和信息储存等。从具体工作来说，主要有调查研究、情况收集、简报编写、资料统计、电讯业务、新闻发布、信息网络与设备的管理等。总的说来，秘书信息管理的重点应放在辅助领导进行科学决策上。 (2)沟通协调沟通协调是保持组织系统的畅通性和组织机能整体性的主要手段。从中央到地方，任何一个机关或单位，都有一定的层次，设有相应数量的职责不同的部门或机构。这些部门或机构，既互相联系，又各有其一定的相对独立性，组成了一个复杂的网络。在这个网络中，处于中心位置，起着枢纽作用的机构就是办公室，也即秘书部门。全局工作能否顺利进行，取决于各个职能部门能否互相沟通、彼此配合，取决于它们的目标是否一致，行动是否统一。也就是说，很大程度上取决于秘书部门这个“枢纽”作用发挥得如何。秘书的枢纽作用发挥出来了，领导与各部门之间、部门与部门之间的联系沟通了，关系理顺了，事情也就好办了。 (3)组织控制任何形式的组织都离不开控制机制，控制的目的就是为了保证指挥信息的畅通有效、执行工作的坚决有力以及对管理错误和偏差的及时纠正和调节.控制是领导者的固有职能之一，秘书作为领导的参谋助手，有义务协助领导做好组织控制工作，为实现组织目标做出努力。秘书介入组织控制工作，一方面能有效地保证领导者的决定、指示落到实处，不折不扣地转化为下级的工作行为，保证领导决策权发挥实际效益，使秘书真正起到领导助手作用;另一方面可以及时将管理中的新情况和不足之处，迅速向领导反映，提出针对性建议和意见，协助领导者优化决策指示，并作出必要的调整，使秘书有效发挥参谋助手作用。秘书在辅助领导进行组织控制时，主要应做好以下几方面的工作:决策执行。重点做好领导决策的传达、催办工作。传达领导决策必须准确及时、实事求是，不得任意歪曲、增删或改变，不得有意无意扣压拖延，不得随便扩大传达范围，注意做好保密工作。检查督办。检查督办要本着实事求是、公正无私的原则，全面了解有关信息情况，准确确定检查目的和标准，运用多种手段督促检查，及时反馈检查结果，辅助领导不失时机地采取后续措施，确保决策指令的有效实施。检查督办的重点在于:领导决策的贯彻执行情况，领导批办、交办事项的落实情况，本单位工作计划和任务的完成情况，特殊或重大间题的处理情况，以及提案和重点信访的落实情况等。纠正偏差.纠正偏差是对领导决策和具体执行的纠正和补救。 2.3.协助公文办理秘书作为领导身边的专职公文办理人员，协助领导做好公文的撰拟和处理工作，对改善领导管理、提高领导工作效率具有重要意义。办理公文并不仅仅是一项无关紧要的事务性工作，相反，它涉及到国家政策法规的应用、领导意图的完善、决策意见的拟定以及组织管理的规范等多方面内容，需要具备较高的理论水平和较强的参谋能力，才能妥善处理。秘书只有充分认识到这一点，在实际工作中认真准备，充分发挥参谋助手作用，才能全面理解领导意图，准确撰拟公务文书，体现领导指挥意志，达到有效辅助领导之目的。具体说来，秘书在协助领导办理公文过程中，重点要在以下两方面发挥参谋助手作用。 (1)公文撰拟公文撰拟“是用文字物化机关管理思想和情况的基本过程，是机关赖以沟通交流、获取目标管理效能的前提性工作”，“是机关活动中带有再创造性质的参谋辅助手段”。秘书在接到领导人的交拟意见后，秘书人员应充分调动自己的学、识、才、能，针对制文意图，或拾遗补缺，对制文意图中某些欠周密、欠恰当、失之空泛的地方，给予修正、弥补、完善，或作进一步的分析、综合、调整、取舍、润饰，使制文意图更全面、更科学，再通过文字符号将公文意图系统、周密、深刻、准确、切实、简明地表述出来，形成一份事理相彰、质文并茂、便于交流、便于掌握、便于执行处理的文件材料。（2）公文拟办公文拟办是指在公文处理过程中，秘书人员在其职权范围内就某些间题提出初步办理意见，并附上有关背景材料，供领导审批时参考的活动.公文拟办带有明显的代领导指示性质，其实质是要秘书人员充分发挥参谋助手作用，为领导决策提供建设性意见，减轻领导工作压力，提高领导工作效率。所以，秘书在拟办公文时要慎之又慎，一定要实事求是，做到全面准确。在撰写拟办意见时，要适当交待事情缘起、背景和协调过程中的主要问题，并就是否可行，提出明确意见。对复杂间题，除拟出主导方案外，还须同时拟出二三套替代方案，供领导人研究时比较，选择最佳方案.对事机紧迫的重大事项，可建议领导班子开会，集体研究决定。尚欠火候的事项，可建议暂不作决策，以待条件成熟，在适当时机再作决定。尤其需要注意的是;在拟办公文时，应立足本机关整体利益，服从党和国家的全局部署，奉行方便领导，利于工作的原则。（3）弥补领导缺失 领导工作是一项高层次的复杂的社会管理活动，“它是领导者通过影响、组织、指挥、协调和控制行为，率领被领导者实现目标的过程”。领导工作成效如何，与领导者自身素质和能力有很大关系。一个多么优秀的领导者，面对纷繁复杂、变化万千的工作任务，都必然会因精力、智力或意志等方面原因产生这样或那样的漏洞和不足。因此，扶救领导不足，弥补领导缺失就成为其他工作人员的义务和职责。（4）坚持原则，大胆规谏。秘书与领导是一种特殊工作关系，但他们的奋斗目标是一致的。秘书向领导提出意见和建议，并非为了处处与领导作对，而是要更好地促进领导工作，进而促进组织工作的全面发展。秘书在工作中应以组织利益为原则，对领导的不正确言行大胆指出，促其改进;而不必要、也不应畏头畏尾，或曲意逢迎，自由放任，更不应为一己私利而虚意谗上，与破坏组织纪律者沉壑一气，使组织利益受到损害。讲究方式，主动补台。秘书辅助领导正身洁行的目的，还在于提高领导工作水平和效率。但是，当领导工作出现失误或疏漏时，秘书人员不应不分场合和时机地予以“揭露”，这样不仅会使领导人下不了台，丧失威信，而且还可能碰领导的“钉子”，达不到纠错的目的。正确的做法应是，在不便直接指出失误的场合，应尽量间接而委婉地指出，同时积极为领导补台，弥补领导缺失，维护领导尊严和形象;在私下场合发现领导缺失，也不可“轻举妄动”，而应待机而定，寻找适当时机，进谏净言，以便取得良好效果。3.参谋的作用31协调内外确保整个组织正确运营秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用，因而说其处在联接上下层以及外部的枢纽位置，起着枢纽职能。无论员工向领导反映情况，还是外单位来宾找领导联系工作，一般都要先通过秘书部门来安排。任何系统都有自己的运动目的和运动目标。领导管理系统运动的目的就是要实行科学的、有效的管理，以实现社会主义现代化这一总目标，要使系统运动沿着正确的轨道运行，就必须不断地对运动进行调节。各级各类机关及单位一方面要在管理过程中不断调整自己的行动，另一方面又要采取各种行政手段来协调与其他机关单位的行动，以及处理好各种矛盾与关系。这种调节或者协调是领导者在管理工作中的重要职责，而秘书部门则正是辅助领导者进行行政协调的主要部门。3.2 综合处理其他部门不管的事务公司中的有些事务是所有其他部门都不管或管不了的，这些事务都要由秘书部门来协助管理。因而，以前秘书工作的地方被称为秘书办公室，现在大都改名为综合部门。也有些人戏称其为“不管部”，以形容其专管那些别的部门不管的事务。这种“ 不管”职能体现的面很宽，大致有以下几种类型： （1） 围绕中心工作任务 诸如选举人民代表的工作、植树造林、厂庆、校运会、发行国库券等，这些任务常无专门业务科室管辖 。需要秘书部门主持或与其他部门配合管理。 （2） 临时发生的突击任务 如本单位发生天灾人祸。与外单位发生严重纠纷。或上级交给的临时紧急任务。也常由秘书部门去调查、办理。 （3） 带全面性的任务和活动 如一个单位召开全系统会议，上级机关友邻单位来人接待等，也常由秘书部门承办。 （4） 为领导服务的其他任务 如陪同领导深入基层或看望病员，代表领导参加某些活动等。 3.3外界认识该组织单位与为领导提供信息一切与外界的联系和接待，都首先要经过秘书部门，因而秘书部门的工作表现直接成为外界看该组织单位一扇“窗口”。例如：在对外文书上，如果秘书部门把关不严，发出的公文在格式上违反要求、语言上不合乎规范，甚至出现错别字，就会给人留下不好的印象。同样，如果秘书部门处理公务电话时语言不文明或普通话不标准，该组织单位的形象也自然会受到影响。明确了秘书工作在组织单位中的地位和作用。大多数企业秘书在企业中处于相对比较基层的地位。他们的工作一般主要从事文字性或行政类基础性工作。人们可能更习惯称呼它们文秘、文员或行政助理等。总经理秘书与其他一般类型的企业秘书不同。它是总经理与企业内部各部门之间、总经理与企业外部之间联系和沟通的桥梁和纽带。它属于企业管理人员，享有一定的管理职权，并承担相应的责任。以神龙公司总经理秘书实际工作为例，总经理秘书协助总经理工作，在总经理授权范围内享有充分的管理权利，并对所授权范围内的工作承担责任。再者，秘书信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作，领导者要在众多的变革的社会政治经济文化生活中进行决策，都要以反映事物发展变化的大量信息为基础。就通常秘书工作而言，需要掌握多种信息，概括起来所提供的信息应包括：上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属单位的有关情况、资料，平行地区、部门的有关信息、社会信息、国际信息、业务信息、科技信息，本地区、本部门的发展历史资料等。.秘书参谋所存在的现实问题4.1秘书易侵犯上级权利狐假虎威：主要表现在有的秘书身处领导身边或给某个领导人当专职秘书, 往往是领导有多大，他也 “水涨船高”。动辄打领导者的招牌，自我介绍不讲姓名，只讲我是某某人的秘书，滥用权力，不按领导意图办事，不经授权。私用领导人名义批文件，写条子，发命令，为个人办私事，以权谋私，还有的自作主张，擅自按自己的想法随意回答和处理问题。假借领导旨意，滥用职权，特别是对基层颐指气使，乱下指令。抢镜头、出风头。这样子的秘书，很可能会给组织和领导造成很差的口碑，造成许多不必要的麻烦。4.2对秘书参谋存在的偏见 （1）否定秘书的参谋活动。有些人认为，秘书的工作不过是收收发发，抄抄写写，接接电话，送客人，什么辅助决策、参谋职能都是杜撰出来的。也有人会以海外秘书只是给企业领导提供事务性服务为理由来否定秘书的参谋活动。有人说，秘书工作是辅助性、服务性工作，具有办事职能，没有参谋职能。这种说法也不适当。（2）夸大秘书的参谋职能。也有些人认为秘书参谋职能等同于国外的“思想库”、“知囊团”，现在有一种思想观念，片面强调秘书参谋在领导决策与管理中的作用，淡化领导副职、职能部门及专职参谋机构对领导的参谋辅助作用，甚至还有人说秘书部门和秘书人员就是参与决策、参与领导的。把秘书个人活动比之为领导的高参。4.3秘书职能的基本职业情操的缺乏效率低：办公节奏慢、办事拖拉，工作职责不清，秩序不顺，互相扯皮，内耗较大等因素。工作不深入，不具体，习惯于表面文章。质量差：有些单位给人的感觉是看来很忙，其实只是在制造 “文山会海”，根本没有解决多少实际问题。缺乏一定的辩证思想意识。现实生活中发生的事情也不是片面的、简单的、孤立的，而是错综复杂的，往往会鱼目混珠，让人真假难辨，好坏难分。没有一定的超前意识，缺乏一般的洞察力。由于受“历史经验与教训”的熏陶，说真话遭殃”的现象，造成他们进言纳谏的心理障碍，形成“伴君如伴虎”的不良心态。缺乏一定的职业道德素养。用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作切忌因人而异，亲疏有别.主观臆断、捕风捉影。缺乏诚信。我行我素，随便承诺，蛇口吞象，既影响自身形象，也极大损害领导乃至企业的形象和声誉。不够严谨。当今竞争激烈的市场环境，各种传媒极尽所能，稍有不慎就有泄密的可能，以致导致企业决策失去意义，引发不可挽回的损失。5.对秘书参谋存在的现实问题解决的方法5.1秘书摆正位置与自觉为领导服务。秘书发挥参谋职能是秘书工作性质和地位的客观要求，但前提是服从领导决策意图，因为秘书工作的根本性质是对领导工作进行直接的、综合的、执行性的辅助活动。秘书部门和秘书人员发挥参谋作用是有一定限度的，这个“度”就是领导的决策意图。在领导决策意图范围之内，秘书尽可以施展自己的参谋才能；超出领导决策意图的范围，就会产生相反的参谋效果。 秘书人员要尊重领导、服从领导。领导是一个机关单位的决策者和指挥者，对单位负有重大的责任。一般情况下，领导者多数是由一些德才兼备、经验丰富的人来担任的，他们一般具有较高的威信，深受群众的拥护和支持。秘书人员对领导的尊重应做到以下四点：（）要维护领导的威信。一个秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不能随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠道向有关方面反映自己的意见，以求得合理妥善的解决。我们来看看下面两则小故事也许能明白些什么：东北王张作霖没什么文化，在一次给日本“友人”题词时，把“张作霖手墨”的“墨”字写成了黑，有人说“：大帅，缺个土。”正当张作霖一脸窘像时，身边的一个秘书却大喝一声：“混蛋，你懂什么！这叫寸土不让！大帅能轻而易举地将“土”拱手送给别人吗？”一句话既保住了张作霖面子，又恰到好处地在上司面前露了一手，结果，他后来成了张作霖离不了的得力助手。与其正好形成鲜明对比的是另一个故事里的秘书：某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个”。话音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正道：“讲错了 ！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个。”结果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来，他的面子顿时被这一句突如其来的话丢得干干净净。通过上面两个小案例的对比，我们可以得出一些经验，领导出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的份内之职，但是要注意提醒的方式和场合，不能让领导当众出丑丢面子，可以事后私下底悄悄的告诉领导，也可以当场以巧妙的方式暗示领导，让领导及时更正。切忌当场当众指责领导，让领导下不了台。 （2）要尊重领导的意见和决策。领导者的意见和决策大多是经过全盘考虑和深思熟虑的。一般情况下，这些意见和决策是正确的，秘书工作者应坚决按照这些正确的意见和决策去做；特别是当这些意见相决策不被人们理解或有人反对时，秘书人员要挺身而出，站在领导一边，给予大胆支持。不装老好人，不在是非面前装聋作哑。这样不仅坚持了真理，主持了正义，而且也会获得领导的充分信任和尊重，进一步密切相互间的关系 （3）要尊重领导的职权。秘书人员是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时，应该及时向有关领导汇报请示，而不能自作主张。（4）要体谅领导的困难，为领导分忧。一个领导者不是全能的，在工作中会遇到这样或那样的困难，如工作中的、学习中的、家庭生活中的各种困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难，多出主意，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧。真正做到和领导同甘苦、共患难，这样才有可能和领导密切关系，建立起深厚的感情。如果一个秘书在领导遇到困难时袖手旁观，就会伤害相互的感情，恶化相互的关系。这些是秘书人员必须注意的。秘书人员要自觉地为领导服务，就应该有一种任劳任怨、不计名利的思想。那种一心只想着自己的人是不可能干好秘书工作的。我国著名学者邹铭奋曾说过：一个人光溜溜地到这个世界上来，最后光溜溜地离开这个世界而去，彻底想起，名利都是身外之物，只有尽个人的心力，使社会上的人多得其工作的裨益，是为人生最愉快的事情。秘书在处理与领导的关系时应具有这样的胸怀。5.2秘书参谋的科学定位秘书参谋是秘书人员近身围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。它是秘书的重要职能之一。在对待秘书参谋这个问题上，我们要科学地看待，既要看到它作为秘书的一项重要职能，对辅助领导工作所发挥的重要作用，又要对这种作用做出正确评估，不能无限夸大，也不能有意缩小;既要支持、鼓励秘书人员大胆发挥参谋助手作用，为领导工作的有效开展做出更大贡献，又要监督、约束秘书人员摆正位置，谨守职权，防止越权行事，干扰领导正常工作。总之，要给秘书参谋以科学定位，促使其发挥应有作用，为领导工作提供更多、更有裨益的辅助服务。我们知道，任何一个组织系统中，若想实现组织目标，单靠领导者个人是无法完成的，只有在领导者带领下，充分发挥员工的聪明才智，才有可能获得成功。领导者因其工作性质和内容原因，肯定要接受大家的帮助，倾听各方面的参谋意见，才能形成科学决策，实现有效领导。秘书作为领导者身边的辅助工作人员，发挥一定参谋作用是应当的，也是必要的，但不可过分加以夸大。毕竟秘书受其工作性质和内容制约，只可能在一定范围内发挥参谋作用，而不可能完全代替其他人员或部门的参谋作用。同样，秘书虽然工作在领导身边，直接为领导决策服务，但并不等于有权参与决策，参与领导。决策是领导行为，是领导者的职权，秘书与领导者分属不同层次，具有不同的工作职权和工作性质，这一点必须划分清楚.秘书参谋就是为领导工作服务的，不论是举预案、提建议，还是撰文稿、供信息，都属于参谋辅助工作，都是以服务为目的的，秘书绝无权力自行决策，直接行使领导职权。在这一点上必须保持清醒头脑。其实，参谋职能自从秘书工作产生就有了，不是人们随意加上的，只不过在各个历史时期强调的程度不同而已。从领导活动规律和秘书工作规律来看，领导者需要秘书人员发挥参谋作用，给领导者以有益的智力和精力补充，以更好地履行领导职能;而秘书人员也具备发挥参谋作用的条件，他们工作于领导近身，为领导提供综合性辅助服务，熟悉领导工作的优长与不足，能为领导者和领导工作拾遗补缺、出谋划策，充分行使参谋职能。1985年全国办公厅主任会议就提出秘书工作要从单纯办文办事转变到既办文办事又发挥参谋助手作用上来，强调秘书人员的参谋职能.当然，秘书参谋职能的发挥不同于专职参谋机构，他们是通过大量的事务性辅助工作来体现的，如文稿起草、调查研究、信息综合、督促检查、辅助决策、协调关系，等等.但不可否认，“秘书工作人员的主要职责，就是为领导群体和领导同志当好参谋助手。”给秘书的参谋活动以一个正确的定位，目的是全面认识和充分发挥秘书在管理中的作用。领导需要秘书为其直接服务，社会也需要稳定的职业秘书人员。秘书人员认识不到这一点，会给领导决策带来干扰，影响领导决策的正确性和科学性。 5.3培养秘书职业情操美国著名政治学家、行政学家怀特对幕僚人员(即秘书工作人员)应具备的条件与修养做出全面而精辟的论述 ：“成功地幕僚人员应具有较多的商榷能力，而非高度的指挥性格；应具有广博的知识和丰富的经验，而非偏狭的专门技能；要有忍耐与坚持力，不可有速求决定的倾向；宁愿居于幕后地位，不求闻达，不可固执自己的成见或偏见。”怀特先生的这番话对秘书的素质构成做出了经验性的概括，很有借鉴意义。 秘书是领导的参谋和助手，一切工作都是协助领导和为领导服务的，秘书人员的积极性也只能在这个前提下去发挥。这就要求： 5.3.1秘书人员要具备正确的世界观和方法论马克思主义哲学是一门关于世界观和方法论的著作，它很好地教导人们如何正确地、客观地、唯物地去分析世界。本人认为秘书工作人员首先得修这门课。因为秘书工作人员只有先具备了一个科学的世界观和认知事物的方法，才能更加慎密地思考问题，给出最有价值的、最全面的参考信息和备选方案。5.3.2秘书人员要通晓秘书专业知识秘书的专业知识包括两个方面，一方面是与秘书工作有直接关系的秘书专业知识，如秘书知识、文书知识等等。另一方面是秘书所在单位或部门的业务性知识。鉴于秘书工作的性质和任务，秘书应该是具备广博知识的 “通才”、“杂家”，又是通晓本专业的 “专才”，二者是互为作用的辩证关系。这样才能成为本单位、本部门的内行，才能当好领导的参谋和助手。 5.3.3 秘书人员要具备优良的洞查事物的能力和实事求是的优良作风秘书人员在想问题、看问题时，要能从繁琐的信息资料中汲取有用的信息加以收集、整理，并实事求是地分析总结，这样才有可能最准确、最有效地提供最有用地信息以供领导参考和决策。当涉及到职责范围内的事时，秘书工作人员亦要能根据实际情况的发展变化，提前准备，不能“临时抱佛脚”匆忙上阵、消极应付。认真、负责、急领导之所急，忧领导之所忧是秘书工作最基本的行动准则。要具备超前的、活跃的创新意识，要有对事业高度负责的精神。谏策时,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。秘书进言如果“度”掌握得好，正确的建议定会被领导采纳。5.3.4 秘书人员要要懂得科学管理秘书学是行政管理学的延伸、分支。现在越来越多的人认识到，现代秘书应该是综合性、辅助性的管理人才。秘书人员没有管理知识，不懂管理，就不能搞好秘书工作。秘书人员学习管理学是时代和社会发展的需要 。也是秘书人员基本职责的需要。担负现代管理任务的秘书工作者，必须学会现代管理知识和管理方法，必须学会现代管理的基本原理，学习现代管理的系统论、控制论、信息论的理论和方法，实现管理组织系统化、管理决策科学化、管理方法定量化、管理手段现代化.5.3.5 秘书人员要具备较高的思想政治觉悟秘书工作人员是社会主义祖国人才中占据非常重要位置的一份子，其行为最根本的出发点是要为社会主义祖国服务。因而，秘书工作人员只有具备了较高的思想政治觉悟，处理问题才不会背离党和国家制定路线、方针、政策。而要想有较高的思想政治觉悟，社会主义中国的秘书工作人员就必须修习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和江泽民同志关于“三个代表”的重要思想。6.结束语未来的领导者将在个人综合素质、科技文化及管理水平上都有大幅度的提高，科学决策能力也将极大地增强。但是，未来管理环境的复杂性、风险性、竞争性，使领导者将承受更大的压力。因此对于领导者来说，除了不断增强自身素质外，还要增强近身秘书的参谋职能，使其有效提供综合参谋辅助的角度，对决策和管理进行补充和优化。未来秘书除了要适应领导工作的需要之外，其自身发展也必须要强化参谋职能。由此我们可以看出，秘书参谋是社会实践的需要，随社会的发展而不断发展秘书参谋寓于秘书工作之中，它来源于实践服务于实践中，随秘书工作的发展而不断复杂。具备优良的秘书参谋素质，运用恰当的参谋方法一定能达到有效参谋。在现代领导活动中，秘书的参谋活动是秘书的重要工作，它既迎合了现代组织管理体系的需要,也是秘书自身素质发展的必然,更是领导活动效率和效益的可靠保证。因此秘书只有根据时代要求不断完善自我,努力提高素质,充分发挥参谋职能作用,才能真正成为一名优秀的秘书。