如何建立信息系统项目管理中的沟通机制.pdf

0 ll：SI NFOR”瀑信暖科技 提 畀 蒂 毒 价 值 管理中的沟通机制 0引言 沟 通 机 制 需 与 相 关 的 建 设 项 目 相 适 应，不 同 的 项 目需 要 建 立 的 沟 通 机 制 不 同。对 于 大 中 型 的 项 目，一般 涉及 到 多 个 供 应 商、客 户 的 多 个 部 门和 集 成 商 的多 部 门 人 员，沟 通 机 制 要 由关 键 的 人 员 组 成，要 做 到 面 面 俱 到，每 个 相 关 单位、部 门 都 应 安 排 有 沟通 联 系 人，同 时 要 考 虑 沟 通 不 畅 时，应 采 取 的特 别 沟 通 方 式，但 沟 通 联 系 人 员 不 是 越 多越 好，要 做 到 人 员 适 中，每 个 人 有 权 有 责，权 责 分 明。沟 通 机 制 要 划 分 外部 沟 通 和 内部 沟 通，管理 层 沟 通 和 技 术 层 沟通，定 期 沟 通 和 随 机 沟 通；要 求项 目参 与 人 员 明确 自 己的 沟 通 内容 和 方 式，明 确 自己在 项 目 黄 国政(江 门供 电局调 度中心。广 东 江 门 5 2 9 0 0 0)中需 要 向 团 队 的其 他成 员 或 其 他 团 队 了解 什 么，通 过 什 么 途 径 了解，在 何 时去 了 解，同 时，也 要 明确 自 己应 向其 他 成 员 提 供 什 么，通 过 什 么 途 径 提 供，在 何 时 提 供，这 样，每 个 成 员 都 有 了 明 确 的 工 作 目标，知 道 自 己在 项 目中 的 位 置 和 作 用。现 以 投 资 1 5 0 0 万 元 的 江 门 地 区 调 度 自动 化 系 统EMS 建 设 项 目为 例，探 讨 如 何 建 立 信 息 系统 项 目 的沟 通 机 制。1 江门E MS 系统项 目管理沟 通机制的构成 该 项 目 由业 主 方、监 理 方、系 统 集 成 商、计 算 机 硬 件 供 应 商、网 络 设 备 供 应 商、ORACL E 数 据 库供 项 g管理 是 对 大 中 它 涉 及 的 果 没 有 一 会 造 成 项 缓 慢 和 质 g流 产 的 系 统 项 g 沟 通 机 制。应 商、应 用 软 件 开 发 商、大 屏 幕 系 统 供 应 商、UP S 电 源 供 应 商 共 同 参 与 建 设，沟 通 机 制 要 含 盖 项 目的 各 参 与 方。业 主 方 应 根 据 该 项 目 的 应 用 范 围建 立 相 应 的建 设 小 组，负 责 协 助 系 统 集 成 商 和 其 他 厂 商 开 展 项 目建 设，应 明 确 该 系 统 的 应 用 需 求 和 环 境 需 求，分 别 编 写 应 用 需 求 和 环 境 需 求 方 案，其 中应 用 需 求 包 括 配 置 需 求 和 业 务 需 求，是 业 主 方 需 要 向 项 目的 系 统 集 成 商 和 应 用 软 件 开 发 商 提 供 的 信 息；环 境 需 求 是 项 目的 各 供 应 商 提 供 对 系 统 安 装 环 境 需 求 的 资 料；业 主 方 需设 置 相 关 人 员，负 责与 项 目的各 参 与方 进行 沟 通。监 理 方 代 表 业 主 对 整 个 工 程 项 2 0 0 9 年第 7 卷第 4 期 E LECTRI C P 0W E R I T 口 口 SI NFOR 瀑信 眼科技。)ili a!l j：0 _ I l l l 提 畀 带 嘉 价 值 目进 行 全 方 位 的 监 督 管 理，在 项 目 的沟 通 机 制 中起 主 导 作 用，特 别 是 在 处 理 有 争 议 问 题 时，监 理 方 的 沟 通 更 为 重 要。因 此，监 理 方 必 须 建 立 健 全 沟 通 机 构，配 备 相 应 的 人 员，对 项 目的 实 施 情 况 进 行 实 时 管 理，当 发 现有 某 一 项 工 作 出现 偏 差 时，应 及 时 与 相 关 的责 任 单位 进 行 沟 通，以 保 证 项 目 的正 常 进 行，需 要 时还 可 召 集 各 单 位 的 相 关人 员 一 起 进 行 讨 论 以解 决 难 题。监 理 方 在 整 个 项 目的 建 设 过 程 中起 到 项 目各 方 的 沟通桥 梁作 用。系 统 集 成 商 负 责 项 目 的整 体 集 成，是 项 目成 败 的 关键，系 统 集 成 商 在 项 目开 始 时 就 应 建 立 与 各 方 联 系 的 沟 通 机 制。在 该 项 目中，由于 集 成 商 没 有 直 接 与 其 他 供 应 商 建 立 合 同关 系，沟 通 成 了 他 们 之 间 唯 一 的 合 作 桥 梁。在 这 种 情 况 下，系 统 集 成 商 应 借 助 业 主方 和 监 理 方 的 影 响 力，并 以协 议 的 方 式 规 范 各 供 应 商 的 工 作 以 及 沟 通 方 式，并 且 应 及 时 向 业 主 和 监 理 汇 报 各 供 应 商 的 工 程 进 度 情 况，同 时，系 统 集 成 商 还 应 与 业 主 方 明 确沟 通 机 制 问 题，以确 保 集 成 商 能 有 效 地 整 合 各 种 资源。在 江 门地 区 电 网EMS 系 统 项 目 建 设 中，由 于 各 供 应 商 直 接 与业 主 方 签 合 同，业 主 方 应 注 意 与 系统 集 成 商 沟通，赋 予 系 统 集 成 商 足够 的 权 力，以 便 使 各 供 应 商 能 更 好 地 与 系 统 集 成 商 合 作。在 该 项 目中，业 主 通 过让 系 统 集 成 商 代 付 各 供 应 商 的 工 程 款 的 方 式 来 强 化 系 统 集 成 商 的 整 合 权 利，业 主 首 先 把 所 有 的 项 目款 项 划 付 给 系 统 集 成商，让 系 统 集 成 商 按 工 程 进 度 分 期 付 给 各 供 应 商；这 样 做 会 使 各 供 应 商 更 加 重 视 与 系 统 集 成 商 合 作，为 它 们 之 间 的 2 0 0 9 年第 7 卷第4期 E LECTRI C PoW ER I T 沟通提 供保 证。在 江 门地 区 电网 E MS 系 统 项 目 实 施 期 间，建 立 了三 层 沟 通机 制，分 别 为 技 术 层、管 理 层、决 策 层，层 与 层 之 间建 立 接 口联 系 关 系，每 一层 都 包 含 项 目各 参 与 方 人 员。并 要 求 参 与 各 方 内部 建 立 相 应 的 沟 通 联 系 关 系，以保 证 其 所 承 担 的 部 分 工 程 能 顺 利 进 行，同 时 能 与 起 其 他 各方顺 畅地 沟通。2三层沟通的建立与运作 在 江 门地 区 电 网调 度 自动 化 系 统 E Ms 项 目建 设 的初 始 阶段，项 目 的 建 设 者 们 就 意 识 到 项 目建 设 中沟 通 的重 要 性，业 主 方 建 立 了项 目 的 领 导 小 组(决 策层)和 建 设 小 组(管 理 层)，领 导 小 组 负责 项 目重 大 问题 的 决 策，项 目的投 资 规 模、项 目 的总 体 结 构、项 目小 组 人 员 的配 置 和 授 权 等 工 作，领 导 小 组 由一 名 副 局 长 担 任，这 样 就 可 在 全 局 的范 围 内调 用 资源，很 好地 解 决 部 门之 间 沟通 的 障碍，最 大 限 度 地 保 证 了项 目的 开 展。建 设 小 组 由相 关 部 门 的领 导 和 管理 人 员 组 成，负 责 项 目建 设 全 面 的 具 体 工 作；在 项 目建 设 过 程 中，为 了 能 更 好 地 与 各 方 技 术 人 员 交 流，业 主 方 还成 立 了技 术 小组(技 术层)。同 时，系 统 集 成商 及 各 供 应 商 也 分 别 以正 式 或 非 正 式 的 形 式 建 立 了各层 次 的沟通 组织。在 沟 通 机 构 建 立 后，编 制 了沟 通 的 制 度 和 具 体 流程，规 定 了各 方 的 责 任 和 权 利 以 及 相 应 的 奖 惩 条 例，并 以 具 体 的 流 程 来 规 范 各 方 的 沟 通 行 为，其 中包 括 一 般 情 况和 紧 急情 况 下 的沟通方 式。2 1沟通制度和流程(1)要 求 各 方必 须 建立 相 应 的 沟 通 机制，列 出沟通 责任 人员 的名称、职务、联 系方 式和负 责的范 围，其 中 包括对 内和对 外沟通 范 围。(2)要 求 各 方 人 员 应 进 行 对 等 沟 通，即技 术 层 人 员与 技 术层 人 员沟 通，管理层人员与管理层人员沟通，尽量 避免 2个 不 同单 位之 间的跨层 沟 通，以防产 生不必要 的误会。(3)在 同一 单 位 内，各 层 之 间要 掌 握 沟 通 内容 和 深 度，技 术 人 员 应 清 楚 向 管理 层 反 映 什 么 情 况，什 么 内容，期望管理层解决什么 问题；管 理层 也需要 知道应解 决什么 问题。(4)沟 通 的 响应 时 间应 明 确，什 么 问题 需 要 多 长 时 间 响 应，应 记 录 每 次 响 应 时 间，对 超 时 响 应 的 情 况 进 行 原 因 分 析，对 于 无 故 拖 延 响 应 的给予 一定 的惩 罚。(5)定 期 召开 碰 头 会，碰 头 会 主 要 由 项 目的 管 理 层 和 相 关 的技 术 人 员 参 与，集 中各 方 的工 程 进 度 完 成 情 况和 在 工 程 中遇 到 的 问题，提 出 工程 中 隐 存 的 风 险，探 讨 降低 风 险 的手段。(6)确 定 紧 急 情 况 下 的沟 通 方 式 和投诉 途径。(7)确 定 项 目监 理 方 在 沟通 中 的 主 导 地 位，负 责 组 织 各 方 定 期 开 会，解决 有争 议 的 问题。沟 通 流 程 是 沟 通 顺 利进 行 的保 障，因此，在 项 目开 始 时，就 应 确 定 项 目 的沟 通 流 程，在 江 门地 区 电 网调 度 自动 化 系 统E MS 项 目中，根 据 该 项 目的 特 点 制 定 了 如 图 1所 示 的EMS 项 目 日常 沟通 流程。2 2 在实际运作过程中应注意的问题(1)各 角 色 应 明 确 自己 的权 责 范 围，对 超 出 自 己范 围 的 内容，应 征 求 相 关 人 员 的 意 见，在 得 到确 认 后 才 能 回复，不 要 随 口开 河，造 成 不 必 要 的 损 失。如 系统 集 成 商 或供 应 商 的 项 目经 理 对 系统 具 体 技术 功 能 图 1 E MS 项 目沟通流程 的 内容，如果 没 有 把 握，应 请 有 关 技术 人 员确认 后 才能 回复请 求方。(2)技 术 人 员 之 间应 在 项 目技 术 协 议 书 的基 础 上 进 行 技 术 沟 通 和 技 术 确 认，超 出 了 项 目技 术 协 议 书上 的 内容，应 得 到管 理 层 的 同意 才能 确 认；这 一 点 技 术 人 员 特 别 是 软 件 开 发 人 员 往 往 会 忽 视，他 们 在 具 体 的 软 件 开 发 过 程 中，常 常 会 根 据 业 主 技 术 人 员 的 意 见 擅 自改 变 原 有 功 能 或 增 加 新 的 功 能，他 们 会 自认 为 这 样 效 果 会 更 好，但 忽 视 了 管 理 的 需要，会 造 成 管 理 人 员对 项 目的 管 理 失 控。(3)在 项 目进 行过 程 中，如 有 影 响较 大 的变 动，应 及 时 向决 策 层 汇 报，以作 出相 应 的 对 策；项 目有 大 的变 动 往 往 会 影 响 到 项 目的进 度、质 量 和 成 本，如 果 没 得 到 决 策 层 的 批 准，项 目将 无 法 得 到 应 有 的 资 源 支 持，致使 项 目失败。(4)要 建 立 配 套 的投 诉 制 度，在 沟 通 流 程 不 能进 行 正 常 运 作 时，可 及 时 进 行 纠 正。在 项 目 实 施 过 程 中，各 方 因对 某 一 问 题 或 某 一 条 款 的 看 法 不 同而 作 出 不 同 的 反 应 常 有 发 生，这 些 问题 如 不 能 得 到 及 时 的 解 决，将 会 影 响 工 程 的 进 一 步 实 施。因 此，配 套 的投 诉 制 度 在 大 中 型 项 目的建 设 中可起 到保 障作用。(5)流 程 涉 及 的任 何 一 方 出 现 人 员 变 动 应 及 时 通 知 其 他 各 方，同 时，对 于 某 一 方 面 的 技 术 人 员 的 配 置 应 采 用 双 人 以 上，以避 免 出 现 人 员真 空现象 的 出现。大 中型项 目实 施 的时 间一般 较 长，参 与各 方 出现人 员 变 动 也属于 正常 现象，因此，项 目参 与各方 应建立 人才储 备制 度。3利用沟通技能降低项 目实 施 中的风险 3 1通过沟通识别项 目风险 在 江 门 电 网 E MS 系 统 项 目实 施 初 期，项 目参 与 各 方 对 项 目进 行 了 共 同探 讨，开 展 了项 目分析，了解 项 目参 与各 方 的 情 况，对 项 目进 行 分 解，把每 个 参 与 方 负责 的 部 分 作 为 一 个 小 项 目，分 别 制 定 了 各 自的 工 作 界 面，通 过 研 讨 逐 一 列 出 了项 目 的 可 预 见 风 险，其 中 最 主 要 的 有：各 方 参 与 人 员 的 变 动、硬 件 设 备 与 安 装 环 境 的 冲 突、网络 设 备 与 计 算 机 硬 件 的 冲 突、ORAC LE 数 据 库 与 计 算 机 系 统 的 冲 突、应 用 软 件 与 计 算 机 系 统 的 冲 突、应 用 软 件 与 大 屏 幕 系 统 的冲 突、应 用 软 件 与 实 际 需 求 的 冲 突、变 电 站 接 入 系 统 的 Sl NFoR：捃丹带 瀑信|科 技 竟价值 遥控 信 号 出错 风险。3。2通过沟通对项目风险进行评估 在 列 出 的 各 种 可 预 见 的 风 险 后，邀 请 项 目各 参 与 方 的 管理 人 员 和 有 经 验 的专 家 对 风 险 逐 项 进 行 评 估，并 按 风 险 的 大 小 进 行 排 列，对 排 在 前 面 的 几 项 重 大 风 险 进 行 通 报，让 项 目 的参 与各 方 了解 存 在 的 风 险，并要 求 各 参 与方 人 员 对 提 出 的 风 险 进 行 定 量 分 析 和 定 性 分 析，编 制 风 险 的应 对 计 划。评 估 风 险 一 定 要 事 实 求 是，在 工 程 的 实 施 过 程 中，要 有 动 态 的评 估 手 段，每 隔一 定 时 间 对 风 险 进 行 一 次 重 新 评 估，再 重 新 对 风 险 进 行 排 序，并 把 风 险 排 序 的结果 通 报项 目各 参与 方。3 3 通过沟通 降低项 目风 险 在 江 门地 调 EMS 系 统 的 建 设 项 目 中，对 排 在 风 险列 表 前 面 的风 险，通 过 研 讨 逐 个 制 定 了 降 低 风 险 的 方 案，其 中，在 人 力 资 源 管理 方 面，建 议 业 主方 成 立 项 目的建 设 小 组，负 责 指 导 和 配 合 项 目集 成 方 的 工 作，项 目集 成 方 把 各 方 参 与 人 员 的 变 动，特 别 是 应 用 软 件 开 发 人 员 的 变 动 作 为 首 要 风 险，要 求 应 用 软 件 开 发 商 成 立 项 目小 组，提 供 小 组 人 员名 单、工 作 范 围、责 任、技 术 专 长，并 要 求 在 项 目的 建 设 过 程 中不 能 随意 更 换 项 目组 人 员。平 时 保 证 有 预 备 人 员，每 项 技 术 的参 与 者 不 能 少 于 2人，以避 免 人 员 的 流 失造 成 项 目的 损 失，一 旦 主 要 人 员 出 现 变 动，人 员 变 动 方 应 立 即 向项 目管 理 小 组 汇 报，启 动 通 报 机 制，向各 相 关 方 通 报 人 员 变 动 情 况，各 方 对 人 员变 动 后 造 成 的 影 响 进 行 迅 速 评 估，把 评 估 的 结 果 向 项 目管 理 小 组 汇 报。如 果 可 能 造 成 影 响，项 目管 理小 组 应 采 取相 应 的措 施，把风 险控 2 0 0 9 年第 7 卷第 4 期 EL ECTRI C P OW E R I T 口 口 Sl NFoRM 瀑信眼科技 _ 。i_ 提 升 带 嘉 价 值 制在 可接 受的 范 围。对 于 各 参 与 方 产 品 之 间 的冲 突 风 险 的 防范 措 施，则对 项 目采用 分 阶段 测 试 验 收 措 施，把 测试 作 为 最 高 级 的沟 通 方 式。在 整 个 项 目的建 设 过 程 中，一 共 进行 了 出厂 测 试 验 收、现 场 测 试 验 收、综 合整 体 测 试 验 收 等，通 过分 阶段 测 试 验 收，提 早 发 现 问题，为 解决 问题 争 取 了时 间，提 供 了有利 的条 件。系统 在应 用 软 件 开 发 商 公 司 搭 建 完 成 后，用户 应成 立 系统 测 试 小 组 和 验 收小 组，邀 请 技 术 权 威 单 位 对 系 统进 行 出厂 前 测 试，测 试 单 位 根 据 技术 协议 的 内容 和 各 方 提 交 的 测 试 大纲 对 系统 进 行 测 试，并 把 测 试 结 果 向验 收 小 组 汇 报，验 收 小 组 对 测 试 的结 果 进 行 评 估，并 要 求 项 目各参 与 方根 据 发 现 的 技 术 偏 差和 缺 陷 在现 场 进 行 整 改。对 一 时 不 能 整 改 的技 术 偏 差，验 收 小 组 应对 其 进 行 风 险评 估，对 项 目影 响 不 大 的 技术 偏 差 可 留待 日后 纠 正，以免 影 响 项 目的进 度。在江 门供 电局 E MS 系统 项 目中，由于 大 屏 幕 系 统搬 运 麻 烦，无法 集 中到 应 用 厂 家进 行 搭 建 测 试，因 此，对 它 进 行 专 项 出厂 测 试 验 收，当大 屏 幕 系 统 在 工 厂 组 装 完 成后，由与 之 有 接 口的各 方 派 出人 员 到大 屏 幕 工 厂 参 与 进行 测 试 验 收，确 认 接 口功 能 和 系 统性 能 达 到要 求。现场 安 装 环境 也 是 制 约项 目的 一大 因素，因此，应 对 系 统 的现 场 安 装环 境 给 以重 视。如果 现场 安 装 环境 出现 问题，整 个 项 目的建 设 就 会暂 停，影 响 工程 进度，因此，需 要用 户 提 前 确 定 系统 的安 装 位 置，制定 设 备 布 置 方 案，完 成 设 备 的 供 电 电 源 布 线、网 络 布 线 及 防 雷 布 线，设 备 的 空调 环 境 等，这 些 工 作 应 在系 统 出厂验 收前 完成。4项 目收尾阶段的沟通渠道 当EMS 系统 项 目通 过 现 场 验 收 投 入 试 运 行 后，经 过 3个 月 以上 的 试 运 行，项 目 进 入 了 收 尾 阶 段，应 对 项 目 进 行 综 合 整 体 验 收，整 体 验 收 的 目 的 是 检 测 系 统 的 使 用 效 果，通 过 实 际 使 用 把 发 现 的 问 题 反 馈 给 各 供 应 商，以进 一步 改 善 系统 功能。在 项 目的 收尾 阶段，参 与 项 目 的各 方 应 与 业 主共 同制 定 系 统 投入 正 式 运 行 后 的 维护 资 料，包 括(系 统 的 使 用 手 册、系 统 的 维 护手 册 、(系 统 日常 检 查 方 法 、(系 统 紧 急情 况下 的应 急 措施 、(系 统 的 A P I技 术 资 料 等，同 时，参 与 项 目的各 方 应 向 业 主提 供 系 统 保 修期 内 的技 术 支 持 人员 的名 单 和 通 信手 段，并 严 格 执 行保 修 规 定 中的各 项 条 款，项 目各 方不 应 由 于 项 目的验 收完 成 而 放 弃 沟通，集 成 商 与各 供 应 商 应 不 定 期对 业 主 进 行 回访，及 时发 现 项 目中 的不 足 之 处，为项 目水 平 的提 高积 累 经验。责任编辑 卢文艳 收稿 日期：2 0 0 9-0 1-0 5 黄 国政(1 9 6 5 一)，男，广 东阳江人，工程 师，从 事 电力 系统调度 自动化工 作。朗坤助力粤电珠海发电厂“发电企业生产 经营量化管理系统 勇夺大奖 2 0 0 9 年 5 月1 9 日，在 以“推 进信 息化 与 电力工 业的 融合，促 进 电力企业 可持 续 发展”为主题 的2 0 0 9 年 全 国电力企 业信 息化 大会 上，粤 电集 团珠 海发 电厂“发 电企业 生产 经营 量化 管理 系统”一 举赢得“2 0 0 8 年 全国 电力信 息化十 大 创新 成果”称 号。这项 由南京 朗坤软 件 有限 公 司研 发并 实施 的信 息化 系统获得 了业界 的一致 好评。“发 电企业 生产 经 营量化 管理 系统”是 在将量 化 管理 与信 息化 管理 的理 论 相结 合 的前提 下，构 建 的一个 统一平 台、统一展 现、全 面的 发 电企业 生产 经 营量 化 管理 系统，可 实现 发 电企业运 作 效率 的最优 效果。该 系统 以生产 经 营 滚动 式量化 管理 为 中心，建立 了主题 与业 务之 间的 关联 关 系；将 关键 业 务指 标 以可视 化 的方 式向 用户展 现，实现 了 有效 的数据 追 溯及钻 取，符合 火力 发 电企业 的特 性和要 求，为生产 经 营量化 管理提 供 了依据。系统 采 用拥 有 自主知 识 产权 的L i E M S 系统开 发的 数据整 合平 台，解决 了各 应 用系统在接 口数据 准确性 以及 复杂模 型 数据存 取和 实 时性 等方 面的 问题，实现 了信 息 完整 共 享，提 高 了系统 整体 集成 水平，具 有创 新性。该 系统在 火 力发 电企业生产 经营量 化管理领域，借 鉴 了N O S A 度 量信 息化 管理理 念，较好 地解 决 了火 力发 电企业安 健环 量化 管理指 标体 系建 设；使 用方便 快捷，投 运 以来运 行稳 定、指 标 准确，满足 了电厂 经 营管理 的现 实 需要。2 0 0 9 年第 7 卷第 4 期 E LECTR I C POW ER I T