材料采购管理制度-材料询价、议价、采购、记账程序.doc

采购管理制度 二零零八年三月 目 录总则材料采购管理3一、采购部工作使命3(二、原辅材料分类3三、材料计划4四、材料询价、议价、采购程序4五、采购付款程序5六、材料资金、记账、对账管理6七、材料、设备、验收入库管理6附则后附主要材料和其他材料采购流程图采购管理制度为了规范公司材料采购管理和经营工作，提升工作效率，降低产品成本，增收节支，提升企业经济效益，现结合本企业的实际状况，特制定本制度。一、材料采购管理一、采购部工作使命1、负责公司所必需的生产用原材料、工程用辅助材料、生产设备、仪器仪表及备品备件、办公用品等采购供应工作。2、负责生产所必需主要材料、设备的询价、议价、采购、合同签订等工作。 3、负责生产原材料材料、设备、周转材料的使用管理及在建工程材料账目的管理、考核、抽检、监督工作。4、负责完成公司制定的采购计划并保质保量的完成采购任务5、承办领导交办的其他临时工作。二、原辅材料分类1、生产用主要材料2、产品包装材料3、工程用辅助材料分类1工程主要材料：石材、木材、钢材、龙骨、石膏板、铝塑板、木质饰面板、木质基材、油漆涂料、木地板、不锈钢制品、墙地砖、洁具、洁具五金、灯具、电气开关面板、电线、电缆、电配管材料、给排水材料、家具、家具五金、2工程用零星材料：木工类；瓦工类；油工类；水电工类等材料。4、办公用品类：办公桌椅、文件柜、计算器具、微机、打印机、 、 机、复印机、空调、监控设备等。5、燃料动力：煤、油、电等6、备品备件：车辆用配件、专用设备配件、电子设备配件及日用修理配件等三、材料计划包括主要材料采购计划、工程材料采购计划、设备及备品备件采购计划、办公用品采购计划等；主要材料的采购依据月初生产计划部制定的本月生产计划和提出的采购申请单，经采购经理批准后交采购内勤开具采购请购单一式三联，采购部按采购请购单执行采购；工程材料依据项目部提出的采购计划由采购部进行直接采购；设备及备品备件采购由设备动力部和生产计划部提出采购必需求由采购部进行采购；办公用品采购由公司办公室统一提出计划，由采购部进行采购。 四、材料询价、议价、采购程序 1、生产必备的主要材料采购采购员在收到生产车间提供的采购申请单后，先核对申请单请购材料的品名、必需求日期、数量后开始询价；询价程序由采购员依据历史交易记录和供应商资料拟定至少三家以上询价对象并将询价结果记录在询价单上并注明询价日期；询价后，采购员要及时跟催供应商报价进度，并随时关注市场价格动态调整报价单来进行议价；议价完成后，采购员将议价结果填写在采购申请单上并报采购经理审批；采购员持采购经理审核批准后的申请单到采购内勤处开具请购单，采购员持请购单第三联开始采购，第二联交仓库作为验收的依据。依据田园公司采购材料的特别性，从仓储条件和仓储安全性合计不必全部运回公司，要联系经销商执行集中采购，分散存储的采购模式，确保生产必备的主要材料及时运回公司和公司直属生产基地。2、包装物的采购 使用部门依据车间的月生产计划提出包装物必需求计划表，交采购经理审批后，采购员对必需求计划表的规格、型号、数量进行审核后开始进行采购，因为田园实业的产品特别性，包装物占用空间很大特别是泡沫箱占用空间更大，因此，包装物采购执行按必需随时采购原则，既依据生产包装的要求，采购员事先对整个月份的用量进行询价、报价并确定采购供应商，在运输上，采用安生产每日用量分次取回包装物物品的运输模式，这样既解决了库存占用问题又分散了资金的集中支付，做到了合理定购的采购模式。采购员在收到生产和设备动力部门申请单后，请示主管领导后开始询价；在货比多家后形成议价单报采购经理及总经理审批，特别状况下由公司领导集体会签后方可进行定价，在采购金额较大或预付定金较大时必需签订设备购买合同，采购员持设备购买合同开始采购，购买合同一式三份，一份存采购部门、一份交采购厂商、一份交财务留存。4、对日常办公用品、材料及备品备件采购日常材料、备品备件的询价、定价、采购，由必需求单位提出必需求计划表，一式两份，一份留存，一份交采购员，采购员持必需求计划表开始询价、报价并经采购经理审核后开始采购并支付款项，采购员可预借备用金进行零星采购和付款，材料入库后在冲账报销。5、工程所必需材料的采购关于工程所必需的各种材料，首先由项目部依据工程进度提出材料采购申请表报采购经理审批，采购经理审批同意后由采购员进行询价、报价后报采购经理和总经理审批，总经理审批同意后采购员开始按报价内容进行定购，关于急必需或不易购置的材料，采购员可事先申请提前采购，在采购申请单上注明急件字样报总经理直接审批购买，关于金额较大的工程材料，采购员可与供应商协商订立采购合同，按预付金额先行支付货款，避免影响工程进度。6、燃料动力的采购采购员依据车间提出的必需求计划和采购经理审批后的购置申请，开始进行询价、报价、采购，因为田园的生产工艺特点，燃料动力的必需求有季节性，因此采购员在采购时必需结合市场供求状况合理的比价、报价，做到最优经济采购。五、采购付款程序1、关于主要材料可以采纳现金支付；2、包装物、日常材料、备品备件采购，执行货到付款的支付方式，尽量采纳转账方式支付；3、关于按订单发货及其他辅助材料采购尽量采纳转账支付，必要时可用现金支付；4、关于大宗设备采购，公司按采购合同的规定，先期按一定比例支付预付款；关于工程物资的采购，金额较大的，按工程物资采购合同要求先期支付一部分预付招待货物到达公司验收合格后再支付尾款；关于燃料动力的采购执行转账支付，货到、验收、检斤、持检斤票、使用部门验收单、发票到财务办理款项支付业务。六、材料资金、记账、对账管理1、采购部设一名采购内勤，负责材料总账、采购资金的管理、材料验收明细账、供应商往来账、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单的统计和上报工作。2、必需要现金购买的材料，由采购员填写备用金借款单，总经理批准后，到公司财务处领取，凭发票到财务处报销冲备用金帐。3、材料对账、报账：1每笔采购采购内勤持验收部门填写的材料入库单对账并建立材料购、领、存台账、由采购部负责人、财务处材料会计、采购员员分别签字留存。 2对账时间：每月30日公司材料会计、材料供应商、采购员进行对账。七、材料、设备、验收入库管理一材料、设备到达公司，采购员应马上通知仓库保管员、车间使用部门人员办理入库，登记入帐手续，入库前保管员应盘点好材料的数量、设备的外观、形状、检验原材料的质量、主要材料要检斤化验入库。核对无误后由采购员、仓库保管员、使用部门人员马上填写材料验收入库单办理入库。2验收入库单填写时必需与实际收料的品种、型号、数量、单价、金额相符。将材料入库单的第三联交与供应商，第二联交给财务以便财务与供应商进行对账结算。八本制度从公布之日起施行，解释权为采购部。