档案管理制度(体系模板).doc

档 案 管 理 制 度
一、 目的：
为对集团公司文件档案进行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻参阅，特制定本制度。
二、 职责
1. 各中心（事业部）设专人负责本机构的档案管理；
2. 行政中心设档案管理员，负责集团公司档案的归口管理；
3. 集团公司所有员工应严格遵守本管理制度。
三、 具体管理办法
一）归档范围：与集团公司生产、经营、业务拓展活动相关的，并在活动中形成的以文件资料、传真、书信、图表、相片、录音带、录像带、电脑盘片等载体记载的各种有备查和参考价值的资料都应列入归档文件的范围。具体归档资料包括：
1. 行政中心：公司重要文件，重要会议纪要，经营决策，公司投资计划，各中心总结计划，人事资料，劳动工资，各项管理制度，重要外来文件，法律法规，合同，协议，各类证书，荣誉，资质等；
2. 财务中心：总帐，明细帐帐等各种帐簿，现金、银行存款等各种日记帐，财务报表等各种财务内部报表，审计报告，验资报告等外部检查报告，内部考核制度，核算流程等；
3. 客户服务中心：竞品资料，各类销售数据的统计资料，渠道及网络客户资料，价格表，活动方案，销售手册，培训资料，广告策划文书，市场调查，分析与预测报告，促销方案，客户资料，公司宣传资料、其他内部需存档资料等；
4. 生产中心：生产成本，反映生产能力的各类资料，供应商资料，机械设备资料，修（扩）建方案，厂区规划方案，其他内部需存档资料等；
5. 技术服务中心：新产品开发计划，产品实验报告，企业产品标准体系，工艺文件，技术规范，质量管理文件，质量活动记录，外来标准，产品配方，产品，样品，各检验、工作标准等；
6. 采供中心：供应商资料、供应商评定、市场调查、分析与预测报告、其他需内部存档资料；
7. 事业部：各种项目资料、申报项目备档资料、其他需要内部存档的资料。
二）档案的管理
A、档案分类：
档案实行分级管理，根据重要程度，技术水平及失密后危害大小将密级划分为：绝密、机密和普通三级。
1. 绝密：
公司秘密中的核心部分，主要包括：
1）经营决策，广告策划文书，市场调查与预测报告，促销方案，新产品开发计划，公司投资计划等；
2）产品配方，关键工艺以及先进技术，科研成果，设备等核心机密；
3）通过秘密渠道引进的技术、设备、产品、样品和来源等；
4）产品成本及其利润等财务资料；
5）董事会资料；
6）其他重要文件资料。
2机密：
公司秘密中比较重要的部分，主要包括：
1） 经营战略，远景规划，财务帐簿，销售网络；
2） 反映公司生产能力的方案，计划及特殊原材料等情况的计划，统计事项，产品试验报告，检验报告；
3） 新产品的研发项目，有成效的技术革新，发明创造，工艺方案，及公司发生的重大技术质量问题；
4） 引进的产品、设备、仪器、经过改进，性能，功能有显著提高的部分；
5） 公司各项管理制度，目标管理方案，月度运行报告等；
6） 公司人事档案，劳动工资、公司组织构架、人员配备及运作方式等。
7） 客户、供应商资料，价格方案、重大合同、协议等，
8） 重要会议记录、决议、决定等。
3.普通：
1） 营业执照、卫生许可证等经营证件，荣誉证书
2） 一般会议记录、决议、决定、委任书、通告、通知
3） 各中心、部门、个人工作总结及计划
4） 一般的统计资料
5） 企业宣传的文字、图片等各媒体资料
B、档案管理的具体规定：
1. 档案管理员要保证原始资料及单据齐全完整，存档时用代码区分档案密级类别，并保证档案安全。.
2. 机密级以上文件的电子档案必须加密。
3. 公司员工因工作需要借阅或复印已归档的资料，须经相关领导批准，并做好借阅/复印登记，在指定期限内归还。借走的文件不得涂改、复印、摘录、转借他人或遗失。
4. 已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新内容有出入或相抵触、有效期已过，失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件及文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司相关领导批准后集中销毁。
5. 经批准销毁的文件档案，档案人员要认真填写销毁登记表，并由专人监督销毁。
6. 公司任何文件资料不得外流。
档 案 处 理 一 览 表

级别
绝密
机密
普通
级别代码
A
B
C
级别的界定
总经理
中心（事业部）负责人
部门经理
存档
1．由各中心负责人或指定管理员存档。
2. 各中心绝密文件必须将原件交行政中心备档。
由各中心负责人或指定管理员存档。

由部门自行存档
借阅
1.总经理、副总经理可直接提档
2.由总经理和副总经理批准的直接需要的人员可使用
1.各中心负责人可直接提档
2.由中心负责人批准的人员可使用
部门经理批准即可
复印
不得复印（除总经理和副总经理允许的特殊情况）
不得复印（除中心负责人允许的情况）
部门经理批准即可
销毁
由总经理批准
由副总经理/中心负责人批准
部门经理批准
保存期限
长期
3---10年
根据实际情况决定
清理频次
每半年
每三个月
随时

档案借阅/复印登记表
编号
名称
借阅/复印人
用途
借阅/复印日期
主管核准
归还日期

档案管理人： 年 月 日

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