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档案规范管理制度

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2020年4月19日
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广西**投资集团有限公司
档案管理规范

一、总则
（一）目的
为规范集团公司各类文件资料档案的分类、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借、利用、销毁等管理工作，特制定本规范。
（二）档案的管理机构及其职责划分
1、文书、资料结案后，原稿由公司行政/人事部所辖档案室归档。档案室的主要职责如下：
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。
（2）对本公司其它部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
（3）做好本公司各类档案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化。
2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存相关文书、资料和影印本。
3、**投资集团公司所属分公司的档案分类目录及编号原则由集团公司行政部门统一制定。
4、各部门、分公司由于本单位业务过程中形成的各类文件资料，妥善管理，并将目录及内容分类统计好，须不定期上报集团公司行政人事部档案室统一备案。
（三）档案种类
本制度适用于下列具有保存价值的各种载体形式的文件资料（简称文件）。
1、管理文件：指公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的各类文件。
2、立项文件：包括项目可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件。
3、证件性文书资料：指经营活动中产生的各类证、照文件等。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司楼盘项目获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
4、资信文件：指验资、审计、评估、权属报告文件等。
5、合同文件：指经营活动中产生的各类合同文件等。
6、征地建设文件（含图纸）。
7、规划报建文件（含图纸）。
8、竣工验收文件（含图纸）。
9、技术性文件，指各类工程图纸、竣工资料等。
10、声像信息类文件，指公司具有重要价值的或用于营销策划广告照片、录音、录像、电子文件等。
11、题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺品等。
12、人力资源文件：公司及所属分公司的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
（四）公司常见文件资料管理责任划分
为方便开展工作，以下资料暂归属有关部门管理，并由相应部门负责指定专职或兼职作为文件资料保管员，负责搜集、整理、保存、维护、借、利用、续证、归档等管理事宜。
1、董事办：
负责公司董事会、决策小组、各委员会及高层各种会议等文件资料的管理，主要包括：董事会/决策小组/其它各委员会各种会议纪要、董事会各种章程及各类决议文件、各种任命文件（原件须提供一份给行政人事部）、董事长有关所有资料及工作过程中产生的资料、各董事有关材料、董事办工作过程中产生各种资料、上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺品等、公司计划性文件（公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划）、总结性文件（公司年度和月度工作总结、其它总结、调查报告）、批示性文件（公司计划指标、技术指标、营销指标以及公司领导各类命令、工作指令）、汇报性文书资料（公司上报主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料）等。
2、工程项目管理部：
负责项目工程类、工程施工类和立项类等文件资料的管理，主要包括：各类工程图纸（含设计及更改）、征地类建设文件（含图纸）、工程申报及各种合同资料、施工单位各种资质文件、各种施工承包合同文件、立项文件（公司项目可行性报告、项目立项备案证明、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件）、规划总平图、路网路、定点红线图、、单体设计方案、、环境影响批复、水土保持批复、地质灾害批复、消防批复、人防批复、抗震批复、报建登记备案表、施工图审查备案表、招标文件、投标单位资质、投标文件、中标通知书或发承包通知书、《国有土地使用证》《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》及施工红线图、质量监督登记书、安全监督登记书、安全措施备案表、《建筑工程施工许可证》、《预售许可证》、预算文件、结算文件、签证资料、相关工程合同原件一份、施工图纸、变更通知、工程联系单、与相关单位的来往文件、预售测绘报告、现售测绘报告、各单体相关验收资料、竣工验收备案资料、《建设工程规划竣工验收合格证》等。
3、财务部：
负责财务类、信贷类、资信类、凭证性文书等资料的管理，主要包括：
办理信贷业务所有资料、银行抵押各种证件或资产的管理及此过程中产生的有关手续的续办；公司经营业务所有原始凭证、财务各类报表/账簿/收据/发票、有价证券等、税务办理所有资料（税务登记证除外）、与银行之间所有来往业务产生的凭证、验资、审计、评估、权属报告文件、银行印鉴（含所有法人、财务章）、工资表、公司所有资产类文件资料、公司各部门及所属公司上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售合同书、协议书等原始记录文本等。
4、行政人事部：
负责**集团经营活动中所有产生的各类证、照文件、公司经营管理活动中形成的各种文件记录文本及法规性文件、以及行政/人事管理类（其中：人力资源类文件资料由人力资源管理员负责管理）及集团公司其它各种文件资料的管理，主要包括：**集团营业执照（含工商营业、税务登记证、组织机构代码证）、开发资质证、公司楼盘项目获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等、**公章（凡是盖公司章的有关合同须留存原件一份）、上级颁发需公司执行或由公司发行的各种标准、规章制度及**公司下发的所有文件、公司员工档案（有关资料登记表、个人简历/证明材料、人事任命、劳动合同或协议、社保及考核资料等）、公司往来公文等。
5、合约采购部：
负责各类物料的采购合同/协议/价格、供应商资料（含联系地址、电话等）、采购有关文件及其部门有关业务过程中形成的各种凭证、资料要进行归档管理。
6、其它部门：
负责本部门在开展部门业务过程中形成的各种资料、合同等文件的建档管理。

特别说明：各部门所有合同、协议必须提交一份原件至行政人事部档案室备份（根据实际情况定）；《国有土地使用证》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》、《预（销）售许可证》暂由工程项目管理部负责办理及管理。

二、档案管理基本要求
（一）凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存。
（二）工程项目或设计成果文件在形成过程中各阶段，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料真实、完整、齐全地向行政人事部移交归档。
（三）以公司、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由行政部门负责收集、整理，按年度立卷归档。
（四）为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设计档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明，并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。
三、档案分类、立卷与保存
（一）档案的分类编号
1、档案室应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作的顺利进行。
2、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公司机构的编目方法接轨。
（二）档案的立卷
1、为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合。档案文书档案员负责组卷、编目。
2、案卷质量总的要求如下：
（1）遵循文件的形成规律和特点。
（2）保持文件之间的有机联系。
（3）区别不同的价值。
（4）便于保管和利用。
3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整。
4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针正确第一年立卷；跨年度的总结放在针正确最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
6、卷内文件材料应分不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
7、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，北面的左上角打印页号。
8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
9、有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上，以示负责。备考表应置卷尾。
10、案卷封面，应逐项按规定用签字笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
11、案卷的装订和案卷各部分的排列格式。
（1）案卷的装订
案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷就髟三孔一线封底打活结的方法装订。
（2）案卷各部分的排列格式
软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列序装入卷盒，置于档案柜内保存。
（三）档案保存
1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺。一旦出现险情，须立即向公司行政人事部经理报告。
2、严禁无关人员进入档案室。非档案管理人员无故不许在档案室逗留、随意翻阅。
3、资料档案发生损毁丢失时，根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。
四、档案借阅
（一）公司人员借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。
（二）公司人员借阅非机密性文件（包括复印件），须经各部门负责人批准。借出原件时，须报行政人事部经理（含）以上级别人员审批。
（三）公司人员办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件，办理产权所需项目资料时，未经行政人事部经理批准不得借出。
（四）公司人员借阅机密性文件（包括复印件），须经公司副总裁批准，绝密性文件（包括复印件），须经总裁批准。
（五）下列文件资料复印件未经行政人事经理批准不得借出：
1、国有土地使用证、国有土地使用权出让合同。
2、建设用地批准书。
3、建设用地规划许可证。
4、规划设计要点、方案批复。
5、建设工程规划许可证。
6、固定资产投资许可证。
7、报建图。
8、报建审核书。
9、建设工程施工许可证。
10、商品房预售（销售）许可证。
11、产权证。
（六）外单位人员来查阅资料，应出示其单位书面证明，由副总裁（含）级别以上领导批准，方可查阅。
（七）任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经行政人事经理批准。如需要修改图纸必须按文件修改权限规定另行办理手续。
（八）借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。因泄露机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。
（九）档案借阅期限
短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天，如确需延期，应提前办理续借手续。
五、档案的移交与销毁
（一）档案移交
如档案需向政府部门如城建档案馆移交时，档案管理人员需将有关规定及档案材料报行政人事经理或其级别以上领导批准，方可移交。
（二）档案销毁
1、对需要销毁的档案，档案管理员登记造册，经行政/人事经理和档案形成部门领导共同鉴定，报副总裁批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证无保留价值时再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并由行政/人事部指定专人监销，严禁将销毁的文件作为她用，或作废纸出售。文件销毁后，监光销后，监销人应在销毁注册上签字。
六、附则
（一）本制度由行政人事部制定并负责解释。
（二）本规范自发布之日起执行。

附：１、《档案管理业务流程》
２、《档案归档登记表》
　　　　　　３、《档案内容登记表》　
４、《文件保管备查表》

附表1：档案管理业务流程

副总裁 行政/ 人事经理 档案管理员 相关部门
……………………………………………………………………………

开始

收集档案资料

审批权
审核权
档案更新
档案管理维护
立卷\归档
分类整理
提供文件资料
档案文件鉴定

结束
审批权
审批权
档案利用管理
配合
档案销毁

附表２、文件归档登记表
文件名称

文件编号

文件总页数

归档编号

归档存放处

保密等级

保管期限

说明
１、
２、
３、
归档时间

送交人

接收人

修改日期
更改单号
送交人
接收人
存档变更记录

附表３：档案内容登记表
　类别：
　　　案号
　　　内容
　　　　备注

附表４：文件保管备查表
类别：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编号：
归档
日期
原文件编号
内容
摘要
经办
部门
档号
预定保存期限
份数
注
副本
影本