武汉理工五大制度汇总.doc

武汉理工大学余家头校区学生会

制
度
汇
总

目 录

一、干部值班责任制度…………………（2）

二、部门值周制度………………………（4）

三、财务报销制度………………………（6）

四、财务借还制度………………………（13）

五、日常材料管理制度…………………（15）

一、干部值班责任制度
为保证校学生会日常工作的顺利开展，方便来访人员的交流，校学生会设立值班岗位。值班人员为校学生会各部部长、副部长。校学生会办公室根据值班人员课程安排制定轮流值班表，值班岗位工作时间为每周一至周五8:00--12：00（中午签到人员到达后），14:00--18:00。值班地点分为行政楼404和老二栋322。
值班员具体工作任务如下：
一、接待
1、来访人员
有外来人员访问时，要热情、礼貌接待来访人员，及时处理好来来访人员提出的要求。
二、财务借还
1、若遇财物的借出或归还，应在值班记录本上做好记录，并及时通知办公室人员。值班人员负责学生会内所有财物的安全，若有缺失，由值班人员负责。
三、材料签收
1、若遇各院、各部门上交材料，值班人员应在值班记录本上尽量详尽的记录下材料的内容、上交时间、签收人、报送人及其联系电话等信息。并及时通知办公室相关负责人：毛立通18702795989（695989）。值班人员在未经得办公室同意的情况下不得随意翻看办公桌上文件及材料，更不允许私自外借，更不允许将材料自行带出。
四、其他
1、上午一、二节课在行政楼404值班的同学要到101报箱去只取回《中国青年报》，其余报纸由上午一、二节课在校团委值班的同学取回团委，并及时整理妥善、存档。未取回报纸取视为失职，纳入部门考评。
2、值班人员要随时保持学生会内各办公室和排练场地的卫生整洁，发现脏乱处应及时打扫干净。
3、团委饮水机内水用完应及时打电话联系送水人换水，联系电话：86563800。
4、值班人员应按时到岗，并在值班签到表上签到，不得无故缺岗、早退。有事应记录在值班记录簿上。也可以在值班留言簿上写下自己的一些想法或建议。
5、值班人员如果确实有特殊情况不能值班，须提前一天通知办公室做好协调，由办公室做好协调工作，防止出现无人值班的情况。
6、值班人员应处理好突发事件，若有疑问，应及时与主席团人员沟通。
7、值班人员离开时应锁好门，并关闭饮水机电源确保团委财物资料及财产的安全。
注：若无特殊情况，办公室不再一一打电话通知，涉及内容均张贴在宣传栏，请大家及时关注信息，若有疑问，请及时与办公室联系。

余家头校区学生会办公室
二〇一二年五月
二、部门值周制度
值班时间：周一到周五晚6点到9点（例会部门来了之后）。具体要求如下:
一、 签到
值周人员必须在值周时进行签到。
二、 团委卫生
1、清洁区：学生会的所有会议室及办公室，排练场地及排练场中的所有物品。
2、打扫时间：值周部门在周一至周五中午12:30以后对学生会各办公室进行日常清洁。每周五下午为值周大扫除时间，办公室工作人员将在18：50进行考评；每周五晚6点之前值周部门应派人到团委楼404打扫清洁，办公室考评后将计入总评成绩。
三、 财物安全
1、值班期间必须按时开门、锁门，并在离班前清点团委财物，如有遗失须在值班记录本上做好记录，并及时联系办公室人员。
2、值班期间必须保证团委物品摆放整齐。
四、宣传板
1、在每周三中午一点之前，值周部门必须将“部门风采展示板”做好，该项内容纳入本学期考评，考评条例见附表。
五、其他
1、值班期间若有外来人员来访，应礼貌接待。
2、值班期间，须按时到岗，严禁中途退岗，如有特殊情况不能值班，应提前一天与办公室联系。
3、各院、各部门上交材料，值班人员应在值班记录本上尽量详尽的记录下材料内容、上交时间、签收人、报送人及联系电话等信息。并及时通知办公室。值班人员在未经得办公室同意的情况下不得随意翻看办公桌上文件及材料，更不允许私自外借。
4、若遇财物的借出或归还，应做好记录，并及时通知办公室人员。值班人员负责团委内所有财物的安全，若有缺失，由值班人员负责。
5、值班期间若有排练人员，提醒监督其保持排练场地的卫生，爱护排练场地的物品。
余家头校区学生会办公室
二〇一二年五月

三、财务报销制度
财务报销是在团委的监督下，由团委书记直接进行管理，由办公室负责代理报账的过程。财务报销遵循 “少花钱，多办事”的原则，力求将每一分钱都花在刀刃上。这是一项要求严格而又细致的工作，在一定程度上关系到学生会的正常运转。为合理有效地使用经费，促进学生会的工作高效开展，现对学生会的财务报销做出如下规定：

一、 报销额度
各部门每月可以进行报销的支出为日常因公零星支出和各部门特色活动及学生会大型活动支出。
各部门需遵循“少花钱，多办事”的原则。各项支出均会经过主席团与办公室的严格审核，不合理部分不会予以报销。
二、 经费预算
主要指学生会举办的大型活动及各部门的特色活动经费的预算。活动主办方在举行活动之前先对此次活动做一个详细的经费预算，并填写《武汉理工大学学生会学生活动经费预算表》，具体要求详见《武汉理工大学学生会学生活动经费预算表相关说明》。
三、 财务报销的具体流程
1、各部门自行打印《部门日常支出清单》。
2、每次产生新的支出后及时按要求填写《部门日常支出清单》。
3、接到办公室的报销通知后，各部门在规定的时间内统计好自己部门在此次报销时间段内的正常支出，并兑换成有效票据，然后用黑色签字笔在相应票据背面标明该经费的使用详情（包括：经费使用的部门、时间、地点、具体用途、报销人）。
4、各部门将填好的《部门日常支出清单》及相应足额票据送至各部门的分管主席处，由分管主席进行审核后签字。
5、各部门将已经生效的《部门日常支出清单》（附相应足额发票）统一按时交给办公室相关工作人员。若当月有部门活动支出，则还需在活动举办之前向办公室提交相应的已经签字生效的《武汉理工大学学生会学生活动经费预算表》，否则相应的活动经费不能报销。
6、办公室将各部信息汇总，交由李老师做最终审核。审核通过后，办公室将各部的各项活动支出及月总支出金额在学生会内部张榜公示三天，各部无异议后，开始报销。
7、各部门接到办公室的领款通知后，按时到办公室填写《武汉理工大学学生会领款单》领取经费。
四、 其他相关事宜
1、 有效票据主要指武汉市的统一的商品发票。假票、收据（仅“武汉理工大学三超市”的收据除外）一律不予报销。其中关于车票的报销仅限于大型活动和集体活动。
2、 报账时间：每月月末及大型活动后统一报账
3、 本制度自发布之日起施行，且自发布之日起，原《财务报销制度》停止执行。
附表：1、《武汉理工大学学生会学生活动经费预算表》
2、《部门日常支出清单》
3、《部门活动支出清单》
4、《武汉理工大学学生会领款单》
5、财务报账相关细节

武汉理工大学余家头校区学生会办公室
二〇一二年五月

武汉理工大学学生会学生活动经费预算表
主办方： 申请日期： 年 月 日 附 页
活动名称

活动时间

活动地点

活动负责人

联系电话

活动基本内容
（主要程序
以及大致内容）

活 动 申 报 经 费 预 算
支出项目
用途
单价（元）
数量
申报金额
实报金额
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

赞助
有□
无□
赞助单位

赞助金额

总 金 额
仟 佰 元 角 分 ￥：
指导老师

分管主席

办公室

部 门 日 常 支 出 清 单
部门： 附 页
支出项目
支出时间
用途
单价（元）
数量
申报金额
实报金额

备注：

总金额（小写）： ；
附有效发票 张，发票总金额（小写）：
分管主席：
部门经费负责人：
办公室：
年 月 日
部 门 活 动 支 出 清 单
部门： 活动名称： 附 页
支出项目
支出时间
用途
单价（元）
数量
申报金额
实报金额

备注：

总金额（小写）： ；
附有效发票 张，发票总金额（小写）：
分管主席：
部门经费负责人：
办公室：
年 月 日
武 汉 理 工 大 学 学 生 会
领 款 单
部门：＿＿＿ 年 月 日
领款
事由

今领到人民币： 仟 佰 拾 元 角 分 ￥：
备注

经办人（签章）：＿＿＿ 领款人（签章）：＿＿＿

武 汉 理 工 大 学 学 生 会
领 款 单
部门：＿＿＿ 年 月 日
领款
事由

今领到人民币： 仟 佰 拾 元 角 分 ￥：
备注

财务报账相关细节
1、报销时间。以大型活动为截点，无固定时间（日常一类可固定）。
2、报销原则。预算表层层签字，分管主席与办公室把关，王老师终审，办公室财务主任备份和执行。无预算表无报账。
3、报销自备发票（超超文具，三超市），原则上足额、与预算表对应，无发票无报账，实在困难情况集中解决发票问题。
4、精益、天泽一周一检查，半月上报王老师。在天泽打印时，需部长签字，并注明所打材料的完整标题，页数及份数；在精益制作海报、横幅等，需王老师签字通过的预算表，或当场致电王老师，否则不予报销。
5、一般材料无需打印封面；部门内部培训禁止大规模（大于30页）打印材料，尽可能实现无纸化办公；在天泽打印材料需注明材料完整名称，若材料名称过长或材料种类过多，则可视情况简写。
6、主席团以上会议时须汇报财务或日常运作状况。
7、具体细则：
（1）电话费、工作餐花费不予以报销。
（2）非文艺性活动或非特别正式的活动，主持人服装不允许租借，依照朴素大方的原则。
（3）非紧要情况，任何人去马区乘坐出租车不予以报销。
（4）各部门举办任何活动做宣传，室外悬挂横幅不得超过两条。
（5）各部门举办活动一般情况只允许颁发奖状，不予以物质奖励。
（6）各部门任何活动，只为嘉宾或评委提供矿泉水。若需要提供茶水，须自己部门携带茶叶、纸杯和热水。
（7）各部门举办活动一般情况下不允许搬动礼堂音响设备，礼堂话筒电池需做好回收及重复利用工作，由生活部回收再利用。
（8）大礼堂举行活动带妆彩排不得超过两次。
（9）各部门举办比赛活动不得超过两场。
（10）各部门举办活动以以团委及学生会现有场地为首选场地，如须使用其他需费场地必须提前申请。
（11）各部门举办活动由办公室派委员按照预算表来监督活动的全程的财务情况，防止浪费。
（12）非校团委“上会”活动，无需制作横幅、海报，否则不予报销，海报制作规格统一为540mm x 380mm ，如有特殊情况，须指导老师签字批准。
（13）预算金额大于等于一千时，可向团委申请预支。
（14）各部门指定一名部长或者委员专门负责财务，与办公室联系。
（15）实际支出不得超过预算的20%，超出部分一般不予报销，如有特殊情况需注明原因并附收据。

请各部门严格按照本制度规定使用经费，各部门的财务支出是否和预算相符合、每月是否准时上交考评材料将一并加入办公室日常考评之中。

余家头校区学生会办公室
二〇一二年五月

四、财物借还制度
为使校学生会的内部财物得到合理利用，在方便全校师生开展工作的同时也保障学生会内部财物的安全，经主席团授权，办公室制定校学生会财物借还制度如下：
一、 借还对象：
校学生会各部门、各院学生会及各社团
二、 借还流程：
1、借物负责人在办公室按要求填写《校学生会物品借还表》；
2、经办公室工作人员审核、协调后，方可借用。
三、归还要求：
1、所借物品必须按时归还，如遇特殊情况，不能按时归还，需提前向办公室提出续借申请，经办公室同意后才可至多续借一次；
2、物品外借期间，借物部门或个人必须爱惜所借物品，保证物品的安全，如有损坏，按价赔偿。
注：
1. 办公室每周清查学生会办公室物品及其他所属物品，对所有物品登记并列出清单；定期检查耗损情况，做好记录，及时上报分管副主席。
2.学生会物品外借需经学生会主席同意，由办公室统一登记借归还信息后，方可借出。如三次逾期未还，校学生会可决定不再对该组织租借物品，若有损坏需照价赔偿。
余家头校区学生会办公室 二〇一二年五月
五、日常材料管理制度
一、每天对各院及各部门上交的材料进行签收归档。对上交的材料分别在《各院上交材料》及《各部门上交材料》的登记本上登记，写明材料上交时间，上交材料的内容，签收人及发送人。并将上交的材料以部门和院为单位进行存储。
二、每周（主要定在每周的例会时间进行）对本周上交的材料进行一次核对，防止材料丢失，并按送达日期先后对其进行归档。
三、每月对本月上交的材料进行一次较系统全面的总结，核对材料是否丢失，并将本月的材料装订成册后再存放在专门的档案柜。
四、如有组织或个人借阅材料，须经主席团同意，在填写好材料借还登记后，方可借阅。
具体工作要求：
1、每天上交的材料必须认真核对，谨防误签，并及时存放好，防止材料丢失，并注意签收时间以便日后对各部门及各院进行考核。材料必须经办公室人员核对好后才能签收，并且签收人一栏需填写本人名字，以便日后对材料进行核对。
2、每周进行一次材料核对，如发现材料丢失须及时与发送人联系，核实其已送交文件是否有备份，再补交一份。
3、每月一次的上交材料总结须将上交材料按时间先后顺序装订成册，并另外附上一张目录以便日后查找。并记录未及时上交的材料，以便日后对各部门及各院工作的考评。
4、办公室成员应填写好相应流动清单，以便查询。

余家头校区学生会办公室 二〇一二年五月

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