论社交媒体背景下我国档案服务平台建设的特点与优化路径.pdf

档案学基础理论ARCHIVAL BASIC THEORY-5-论社交媒体背景下我国档案服务平台建设的特点与优化路径*马仁杰 吴玲玲（安徽大学管理学院 合肥 230000）摘 要：随着移动互联网的发展，社交媒体作为人们日常生活中不可缺少的部分，给人们的生活带来了极大的便利，因此许多档案机构使用社交媒体作为新的档案服务平台。通过分析社交媒体背景下我国档案服务平台建设的研究现状以及社交媒体背景下档案服务平台的特点，从而为提升档案服务平台的服务质量、满足用户的个性化需求，提出相关的优化策略，以期为其他档案机构在档案服务平台建设过程中提供经验借鉴。关键词：社交媒体；档案服务；档案平台中图分类号：G270 文献标识码：A 文献编码：1005-9652(2022)06-0005-0071 社交媒体背景下我国档案服务平台建设的研究现状1.1 国内研究现状在中国知网、万方、超星等平台以“社交媒体+档案服务平台建设”为关键词进行检索,可以检索出 148 篇相关文献，其中 95 篇期刊论文，52 篇学位论文。相关论文的分布如图 1 所示。根据曲线图发现，自2013年以来，我国学者开始了对社交媒体背景下档案服务平台建设方面的探讨，在2019年达到顶峰值，此后相关研究有所减少，由此可见国内对于社交媒体档案服务平台建设方面的研究有了一定的基础。图 1 相关文献发表情况一览图*【基金项目】安徽大学文科重大科研培育项目“新中国成立以来我国档案利用理论与实践研究”（2020ZD003）的阶段性研究成果。【作者简介】马仁杰（1965-），男，汉族，安徽宿州人，安徽大学管理学院教授，研究方向：档案信息资源开发与利用；吴玲玲（1998-），女，汉族，安徽合肥人，安徽大学管理学院硕士研究生，研究方向：档案信息资源开发与利用，2022 年第 6 期 总第 266 期-6-SHANXI ARCHIVES通过对检索得到的相关文献进行深入阅读并分析归纳，总结出了近年来该领域相关研究成果的几种研究方向：一是关于社交媒体创新档案服务方式的研究，如黄霄羽、郭煜晗、王丹等，首先是通过分析在社交媒体背景下我国档案服务平台创新档案服务方式的可行性与必要性，其次是探讨了在档案服务平台建设过程中借助社交媒体创新了档案服务的方式，其中包括档案服务平台的服务方式由被动转为主动，档案服务平台的服务效率由滞后转为即时，档案服务平台的互动由单向转为多向。1周耀林、路漫江，分析了社交媒体对我国档案服务平台建设的影响，通过借鉴国外运用社交媒体创新档案服务平台运行的机制，对优化我国档案服务平台建设的路径进行了探讨。2周文泓、黄榆涵等，3通过对 NARA 借助社交媒体实现档案服务平台多元化应用的调查与启示，探讨了我国档案服务平台建设实现社交媒体多元化应用的优化路径。魏扣、李子林、金畅分析了档案知识聚集服务平台在社交媒体背景下提供不同的档案服务方式4。罗宝勇、陈昱其、凌敏菡首先是提出了社交媒体在创新档案服务方面的优势与可行性，从而再深入分析档案服务利用社交媒体过程中所遇到的制约因素5。马仁杰、费燕、王露尧提出了社交工具的发展改变了档案用户的需求，档案馆需要通过分析用户的需求进而更好地提供档案服务6。二是关于社交媒体应用于档案服务平台建设的分析，如魏扣、李子林等通过 SWOT 分析法具体分析了我国档案服务平台建设，档案部门将社交媒体作为提升档案服务的工具，为档案服务平台社会化提供了实现路径，提出了社交媒体应用于我国档案服务平台的优化策略。7王秋洁、张江珊，通过对我国省市级档案部门应用社交媒体进行调查与分析，运用 SWOT 分析法具体分析了档案服务平台建设中应用社交媒体的内部优略势与外部机遇与挑战，从而提出了档案部门运用社交媒体提高档案服务质量的策略。8王向女、袁倩分析了挖掘社交媒体上潜在档案用户的重要性，从而提升我国档案服务质量。9张卫东、陆路选取微信、新浪微博平台作为主要的研究对象，通过对社交媒体的账号类型与地域分布调查研究，分析了在不同的档案服务平台上所提供档案服务的不同特点，再根据这些特点提出了如何提高社交媒体在档案服务平台建设中的影响力，其中包括制定标准的管理规范、优化档案资源、分析用户的需求和挖掘档案服务平台的价值。10贺军从社交媒体转向移动社交媒体出发，提出了档案部门应该组建专业的社交媒体团队，深入挖掘档案信息资源，提升档案服务平台质量。11三是关于国内外社交媒体应用于档案服务平台建设的案例研究，如秦蓁珍、胡明浩，通过分析 NARA运用社交媒体开展档案宣传的理念与做法，以及 NARA 通过与社交媒体的合作获得的成效，为我国档案服务平台建设提供丰富的经验，从而提升用户参与档案的热情、打造智慧档案服务平台。12郑慧、虞香群，主要是以美国国家档案馆在社交媒体背景下所使用的档案服务平台为研究对象，选取了具有代表性的五个社交媒体平台 Blog、Facebook、Tumblr、Twitter、YouTube，分析这些社交媒体在 2015-2017 年上发布的关注度较高的推文，总结出美国国家档案馆所使用的档案服务平台特点，从而为我国档案服务平台建设提出一些参考建议。13杨宽通过对美英加澳四国档案部门应用社交媒体情况的对比分析，从而为我国档案服务平台建设提供借鉴经验。14冯磊、黄霄羽通过分析法国档案馆使用社交媒体的现状，总结出法国档案馆应用社交媒体创新档案服务方式的成效15。朱京菁通过调查美国和英国国家档案馆网站在建设过程，对建设过程中的经验进行分析，从而为我国档案部门网站建设提供助力。16袁倩通过分析美国社交战略的人文关怀的起源与发展，结合国内的档案服务现状，总结出了我国的档案服务发展存在的问题与解决方法。171.2 国外研究现状在 Web of Science、Library Genesis 平 台 以“Social Media+Construction of archives service platform”为关键词进行检索，总共检索到 34 篇相关文献，通过文献的阅读与分析，其研究主要是关于档案部门使用社交媒体提升档案服务。如 Rahman,Md Mukhlesur 和 Shoeb,Md Zahid Hossain通过收集档案部门使用的社交媒体工具类型并分析社交媒体在档案中的应用范围，其中问卷调查的结果显示，日本国家档案馆(NAJ)在社交媒体 twitter 和 Facebook 上关注度较高，以及大量的 YouTube 和档案学基础理论ARCHIVAL BASIC THEORY-7-RSS 订阅者，但大多数档案部门只提供有关其基本信息，他们没有评估和利用用户的反馈来提升他们的服务。该研究提出了一种交互式档案素养模型，该模型集成了用户、档案部门和社交媒体，从而提高用户的档案素养。Lina Bountouri 和 Georgios Giannakopoulos 探讨了社会化媒体在档案中的应用，世界各地的档案服务机构已经开始将社交媒体用于各种目的，如发布档案内容和开展档案宣传工作。182 社交媒体背景下我国档案服务平台案例分析-以“档案那些事儿”平台为例“档案那些事儿”是由中国人民大学信息资源管理学院于 2014 年在微信社交媒体上所开设的档案微信公众号，是第一批创办档案微信公众号的，创建之初主要是作为国家档案局科研项目“社交媒体平台上档案利用创新模式研究”的实验平台。“档案那些事儿”微信公众号总共分为三大功能板块，再针对读者的不同需求精细分为 21 的栏目，进一步满足读者的需求。2.1 “档案那些事儿”推送内容丰富“档案那些事儿”根据用户的兴趣和档案学发展前沿，将推送内容板块分为知识传播板块、档案宝库板块、联系我们板块，其中这三大内容板块又被分为 21 个栏目。推文始终是以最新的档案视角去关注时事热点，知识传播板块主要推送的内容是国内外档案学学术前沿和实践前沿、学科发展方向、人才培养战略以及行业规范标准等；档案宝库板块主要推送的内容是档案法的修订、经典的案例研究等，通过解析历史档案去更好的传承文化，例如，去年的建党百年红色记忆传承，今年的“双奥”归档工作，档案法制建设“十四五”规划宣传；联系我们板块主要推送的内容是档案社交媒体圆桌会议、图情档学届学术热点条目以及关于档案那些事儿公众号的招募、宣传。2.2 “档案那些事儿”推送频率高在档案微信公众号中，“档案那些事儿”一直保持着较为规律的推送频率。从 2014 年 6 月 2 日到2022 年 6 月 2 日一共发布了 1450 篇推文，平均每年大约推送 181 篇推文，每月约推送 15 篇推文，目前“档案那些事儿”推送时间基本稳定在每周三到四次的推文，时间是上午 6 点 30 到 7 点之间。档案那些事儿的具体推送频率如下表 2 所示表 1“档案那些事儿”推送频率2.3 “档案那些事儿”推文质量高根据档案社交媒体联盟发布的全国档案高校类微信公众号排行榜中，档案那些事儿连续六年排名榜首，在全国档案微信公众号月榜中，有 155 篇推文获得“原创热文榜”。在档案媒体呈现方式上除了传统的文字和图片的形式，还采用了视频音频呈现方式资料，从而提高了推送内容的质量。年份推送（篇）月钧推送频率（篇）2014 年 6-2015 年 6 月17214.32015 年 6-2016 年 6 月26021.62016 年 6-2017 年 6 月52243.52017 年 6-2018 年 6 月31025.82018 年 6-2019 年 6 月252212019 年 6-2020 年 6 月27422.82020 年 6-2021 年 6 月34028.32021 年 6-2022 年 6 月18415.3总计145015.12022 年第 6 期 总第 266 期-8-SHANXI ARCHIVES3 社交媒体背景下我国档案服务平台建设的特点3.1 档案服务平台的交互性社交媒体是 web2.0 环境下产生的互联网应用，web2.0 技术重点强调用户的反馈与互动，因此交互性也是社交媒体衍生出档案服务平台的特点。19社交媒体的交互性主要表现在以下两个方面：一方面，用户、档案机构、社交媒体三者之间形成了互动渠道，档案机构利用社交媒体平台发布档案内容，用户通过社交媒体浏览感兴趣的内容，再通过社交媒体对所发布的内容进行评论、留言，通过社交媒体互动反馈发表自己的观点。另一方面，与传统的档案服务不同的是用户不单单是档案信息的接收者，用户还可以通过社交媒体扮演档案内容提供者的角色，当用户在微博、博客、论坛、微信公众号上主动发布档案信息，引得了很多人的关注，从而让这些信息发挥更大的价值的同时也提高了用户的参与度。3.2 档案服务平台的实时性档案服务平台的实时性是基于社交媒体技术功能衍生出的档案服务新特点，是指档案工作者利用社交媒体在短时间内去满足用户的需求以及面对用户的反馈也能及时的给予解决方案。通常传统的档案服务受时间和空间的影响，档案工作人员不能对一些问题及时的解答，档案利用者和档案工作者都需要花费大量的时间在查找档案的过程中，从而降低了档案服务的效率。档案服务平台的实时性是提升用户体验的重要因素之一。学者程龙吟在基于提升用户体验的档案信息服务优化策略研究文中提出了五个影响用户体验的因素，其中用户在档案利用过程中是否顺利是影响用户体验的重要因素。20档案机构通过在社交媒体上提供 AI 机器人智能回复辅助运营档案工作人员进行答疑服务是提升档案服务的效率的重要手段。如微软发明的“小冰”，借助微博、微信等第三方社交媒体软件，利用微软在大数据、自然语言处理技术、声学前端技术、语音识别技术积累的基础上，实现与用户的交流。21因此，社交媒体档案服务平台可以通过引进 AI 技术，通过对 AI 机器人设置相关档案内容问题的预设答案，减少用户档案服务的时间。3.3 档案服务平台的个性化在新时代环境下社交媒体的种类十分丰富，微信、微博、豆瓣、B站等都可以成为发布档案信息的渠道，极大的丰富了档案服务平台的多样化。学界对于社交媒体的功能主要划分为三大类：创作发表型、资源共享型、社交服务型，22因此档案机构在选择社交媒体平台时要充分考虑不同社交媒体的功能，根据发布档案内容的特点选择社交媒体。以上海市档案馆档案春秋微信公众号为例，一方面档案馆可以借助VR 技术提供线上虚拟展览，提供线上查档预约、活动预约、展览预约栏目，用户可以根据自身需求选择对应的档案服务。另一方面，档案馆可以通过微信公众平台传播优秀的档案编研成果，档案春秋通过专题回顾发表了许多优秀的档案文化，用户可以通过微信公众平台建立网络社区发表观点，分享内容等。3.4 档案服务平台的多元化移动互联网、社交媒体的普及造成了信息的爆发式增长，用户需要在大量的档案信息中寻找所需的内容促进了档案服务平台的个性化发展。档案服务的个性化是基于大数据分析技术，通过收集与分析用户特征、心理偏好、检索习惯，向用户提供档案服务时空、档案服务方式、档案服务内容上的个性化。以浙江省档案馆微信公众号为例，首先是以档案内容类型为依据进行划分，分为档案里的初心故事、省馆动态、兰台风馨、跟着档案去旅行、业务交流五个主题；其次是在公众平台提供掌上逛展功能，可以通过线上方式进行参观展览；最后是用户能在自己希望的时间和地点选择感兴趣的内容，满足用户的个性化需求。档案学基础理论ARCHIVAL BASIC THEORY-9-4 优化社交媒体背景下我国档案服务平台建设的路径4.1 优化导航栏功能版块社交媒体档案服务平台的导航栏板块设计是影响用户体验的重要因素之一，通过导航栏功能板块，用户对档案服务平台所提供的服务有了大致的了解，同时也可以迅速找到所需的服务。首先是简洁明了的导航菜单栏界面对于用户有着指引方向的作用，档案机构需要将导航栏的功能进行整合并展示在适当的位置，以方便用户能够快速和准确的找到相应的功能，实现档案信息资源利用的最大化。其次，导航栏应该设有多元化的检索功能，例如提供多字段检索、主题词检索，以及加上类型、时间、责任者的多字段高级检索等检索形式，使得用户使用在线档案检索功能时，能过滤无关的档案信息资源，得到准确所需的档案信息资源，同时还可以利用 AI 图像识别技术，在用户进行上传相关图片后，后台利用 AI 识别技术对数据库中的电子档案与数字化档案图片进行对比筛选，识别并获取用户所需的档案。4.2 建立良好的互动渠道档案机构在社交媒体档案服务平台上通过各种信息技术建立互动渠道来提高用户的体验感和满意度，目前社交媒体档案服务平台的互动渠道主要分为用户与用户之间的互动、档案机构与用户之间的互动、各档案机构之间的互动。首先是档案机构通过社交媒体发起档案活动，鼓励用户积极主动地参与档案活动，如档案微博平台用户之间的互动交流，通过对发起的档案话题进行讨论、发表自己的观点，也可以对其他用户发表的观点进行转发、点赞表示赞同其观点，从而提升用户的参与感。其次是档案机构要建立用户反馈评价机制来提升档案服务质量，通过问卷调查、邮件、电话咨询等方式去获得用户的服务体验与档案服务的反馈信息，档案机构对这些反馈信息进行数据分析，从而了解档案服务平台在工作过程中所存在的问题。最后是档案部门通过建立共享档案数据库与档案信息服务联盟来弥补单个档案机构在提供档案服务时的局限性，如浙江省通过联合多个区域建设档案信息资源共享整合平台，使得用户在进行档案查询服务时获得更加全面的档案信息。4.3 提升档案内容的趣味性在社交媒体迅速发展的时代，公众依然认为“内容为王”对于档案机构是最重要的影响因素，档案机构利用社交媒体提供档案内容时要加强档案内容的趣味性以达到吸引用户的目的。首先是档案机构可以利用社交媒体加强档案内容表达方式的新颖性，通过微信公众号发布的档案推文可以结合图文、视频、音频等形式去提升用户的满意度，如上海市金山区档案局在微信公众号“金山记忆”中发布推文时就借助了社交媒体实现音频与档案的结合，每个推文最上面都设置了推文的朗读音频，用户伴随着朗读者的阅读，使得文字更加生动。其次，档案工作人员利用社会热点结合现有的馆藏资源可以迅速提升用户的关注度。如上海市档案馆“档案春秋”微信公众平台围绕二十大精神举办专题报告会以及为了迎接二十大的胜利召开，开展了“初心的传承红色家书专题展”，对热点时事感兴趣的用户会主动阅读。最后，可以利用标题吸引用户的兴趣，通过对标题的设置为疑问或反问的语句、风格幽默的表达方式、网络用语等从而吸引用户的兴趣。4.4 完善档案服务平台的运营模式专业的运营模式是档案服务平台的支持保障，传统的档案服务主要包括档案资料编研、提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动，这些档案服务一般都是采取线下人工的方式进行，但是在社交媒体背景下这些档案服务可以采取线上方式进行，因此为了提升档案服务平台的服务质量，就要求档案服务平台的运营需要由专业的工作人员进行。首先是组建专业的新媒体团队去运营社交媒体档案服务平台，许多档案机构社交媒体平台都是由临时人员担任运营工作，缺乏专业的新媒体运营知识，因此应该招聘专业的新媒体人才并且培训新媒体知2022 年第 6 期 总第 266 期-10-SHANXI ARCHIVES识，在推文内容的排版，图文搭配，颜色设置，发布的时间、内容选题、活动运营方案、粉丝互动等方面都会影响用户的阅读体验。如中国人民大学“档案那些事儿”公众号在招聘人才时就要求具有科研能力、平面或动画设计或数字媒体技术等。其次是利用社交媒体档案服务平台本身的关注度，从而拓展档案文化宣传途径，如国外档案届利用 Twitter 社交媒体发布#ArchivesAtoZ 话题活动23，参与者提出的档案主题不限，主要以图、文、视频多种形式展示档案文化，从而促进档案文化的传播范围。5 结语新时代背景下社交媒体档案服务平台的发展方向正向着公众的认知与期待前进，公众可以接触到的社交媒体类型越来越多，如微信、微博、豆瓣、博客等，这些平台的使用方法也非常的简单易懂，功能齐全，随之而来的是社交媒体用户数量的增加，根据中国互联网络中心发布了的第 50 次中国互联网络发展状况统计报告的最新报告显示，截至 2022 年 6 月，我国社交媒体用户为 10.51 亿，互联网普及率达74.4%，相比较 2012 年的 5.64 亿，中国社交媒体用户数量十年多的时间里翻了一番。24本文从社交媒体背景下国内外档案服务服务平台的研究现状出发，总结出了当前档案服务平台具有交互性、实时性、个性化、多元化等特点，再次基础上为我国档案服务平台的发展提出优化路径，如优化导航栏功能版块、建立良好的互动渠道、提升档案内容的趣味性、完善档案服务平台的运营模式，使得我国档案服务平台更加了解公众的需求，提高档案服务的能力。注释及参考文献1 黄霄羽,郭煜晗,王丹,冯磊.档案馆应用社交媒体创新档案服务的方式 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analyzes the status quo of the research on the construction of archives service platform in our country under the background of social media and the characteristics of archives service platform under the background of social media,in order to improve the quality of service and meet the individual needs of users,this paper puts forward some relevant optimization strategies,in order to provide experience for other archives organizations in the construction of archives service platform.Keywords:social media;archival services;file platform