浅析电子邮件礼仪.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Click to edit Title Slide,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Title Slide,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Title Slide,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Title Slide,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,电 子 邮 件 礼 仪,信息技术中心,2月,浅析电子邮件礼仪,第1页,电子邮件礼仪,据统计，如今互联网天天传送电子邮件已达数百亿封，但有二分之一是垃圾邮件或无须要。,“在商务交往中要尊重一个人，首先就要知道替他节约时间”，电子邮件礼仪一个主要方面就是节约他人时间，只把有价值信息提供给需要人。你作为发信人写每封,Email,时候，要想到收信人会怎样看这封,Email,，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对他人之回答过分期望，当然更不应对他人之回答不屑一顾。,浅析电子邮件礼仪,第2页,邮件标题,称呼与问候,邮件正文,邮件附件,语言选择与汉字编码,结尾署名,使用技巧,电子邮件礼仪,浅析电子邮件礼仪,第3页,邮件主题,主题是接收者了解邮件第一信息，所以要提要挈领，使用有意义主题行，这么能够让收件人快速了解邮件内容并判断其主要性。注意以下几点：,一定不要空白标题，这是最失礼,标题要简短，不宜冗长，不要让,outlook,用,才能显示完你标题,标题要能真反应文章内容和主要性，切忌使用含义不清标题，如“王先生收”,一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，方便于日后整理,可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*,!”,等）来突出标题，引发收件人注意，但应适度，尤其是不要随便就用“紧急”之类字眼。,回复对方邮件时，能够依据回复内容需要更改标题，不要,RE RE,一大串。,浅析电子邮件礼仪,第4页,称呼与问候,俗话说得好,，“礼多人不怪”,，礼貌一些，总是好处，即便邮件中有些地方表示欠妥，对方也能平静对待。注意以下两点：,恰当地称呼收件者，拿捏尺度,邮件开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他，要求其给出必要回应；在多个收件人情况下能够称呼大家、,ALL,。,假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“,x,经理”；假如不清楚职务，则应按通常“,x,先生”、“,x,小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。,不熟悉人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌，不要逮谁都用个“,Dear xxx”,，显得很熟络。,Email,开头结尾最好要有问候语,最简单开头写一个“,HI”,，汉字写个”你好”；结尾常见写个,Best Regards,，汉字写个”祝您顺利”之类也就能够了,。,浅析电子邮件礼仪,第5页,邮件正文（,1,）,正文是邮件最主要部分，注意以下几点：,Email,正文要简明扼要，行文通顺,Email,正文应简明扼要说清楚事情；假如详细内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。,正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清楚表示，不要出现让人艰涩难懂语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你邮件，千万不要学唐僧。,注意,Email,叙述语气,依据收件人与自己熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质不一样，选择恰当语气进行叙述，以免引发对方不适。,尊重对方，请、谢谢之类语句要经常出现。,电子邮件可轻易地转给他人，所以对他人意见评论必须慎重而客观。“邮件门”就是深刻教训！,浅析电子邮件礼仪,第6页,邮件正文（,2,）,Email,正文应多用,1234,之类列表，将事情说明清楚,假如事情复杂，最好,1,、,2,、,3,、,4,列几个段落进行清楚明确说明。保持你每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段长篇大论。,一次邮件交待完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类邮件，这会让人很反感。,尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检验,这是对他人尊重，也是自己态度表达。假如是英文,Email,，最好把拼写检验功效打开,;,假如是汉字,Email,，注意拼音输入法带给你弱智同音别字。,在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检验行文是否通顺，拼写是否有错误。,浅析电子邮件礼仪,第7页,邮件正文（,3,）,合理利用图片，表格等形式来辅助阐述,对于很多带有技术介绍或讨论性质邮件，单纯以文字形式极难描述清楚。假如配合图表加以阐述，收件人一定会表彰你体贴。,不要动不动使用,:),之类笑脸字符,在商务信函里面使用,:),之类笑脸字符会显得比较轻佻，,Business Email,不是情书，所以,:),之类最好慎用。只用在一些你确实需要强调出一定轻松气氛场所。,浅析电子邮件礼仪,第8页,邮件附件,附件是邮件一个主要组成部分，注意以下几点：,假如邮件带有附件，应在正文里面提醒收件人查看附件,附件文件应按有意义名字命名，不可用外星人才看懂文件名,正文中应对附件内容做简明说明，尤其是带有多个附件时,附件数目不宜超出,4,个，数目较多时应打包压缩成一个文件,假如附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用,假如附件过大（不宜超出,2MB,），应分割成几个小文件分别发送,浅析电子邮件礼仪,第9页,语言选择和汉字编码,在语言选择和汉字编码方面，注意以下几点：,只在必要时候才使用英文邮件。,英文邮件只是交流工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平。假如收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；假如收件人是其它国家和地域华人，也应采取英文交流，因为存在汉字编码问题，你汉字邮件在其它地域可能显示成为乱码天书。,尊重对方习惯，不主动发起英文邮件。,假如对方与你邮件往来是采取汉字，请不要自作聪明发送英文邮件给他；假如对方发英文邮件给你，也不要老土用汉字回复。,对于一些信息量丰富或主要邮件，提议使用汉字,你极难确保你英文表示水平或收件人中某人英文了解水平存在问题，而影响邮件所包括问题处理。,选择便于阅度字号和字体,汉字老实点用宋体或新宋体，英文就用,Verdana,或,Arial,字型，字号用五号或,10,号字即可。这是经研究证实最适合在线阅度字号和字体。不要用稀奇古怪字体或斜体，最好不用背景信纸，尤其对公务邮件。,浅析电子邮件礼仪,第10页,结尾署名,每封邮件在结尾都应署名，这么对方能够清楚知道发件人信息。即使你朋友可能从发件人中认出你，但不要为你朋友设计这么工作。,署名信息不宜过多,电子邮件消息末尾加上署名档是必要。署名档可包含姓名、职务、企业、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，普通不超出,4,行。你只需将一些必要信息放在上面，对方假如需要更详细信息，自然会与你联络。,引用一个短语作为你署名一部分是可行，比如你座右铭，或企业宣传口号。不过要分清收件人对象与场所，切记一定要得体。,不要只用一个署名档,对内、对私、对熟悉客户等群体邮件往来，署名档应该进行简化。过于正式署名档会让与对方显得疏远。你能够在,OUTLOOK,中设置多个署名档，灵活调用。,署名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号普通应选择比正文字体小一些。,浅析电子邮件礼仪,第11页,使用技巧（,1,）,及时回复Email,收到他人主要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少,这是对他人尊重，理想回复时间是2小时内，尤其是对一些紧急主要邮件。,对每一份邮件都立即处理是很占用时间，对于一些优先级低邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超出二十四小时。,假如事情复杂，你无法及时确切回复，那最少应该及时回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等候，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。,假如你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提醒发件人，以免影响工作,进行针对性回复,当回件答复问题时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单，那样太生硬了，应该进行必要阐述，让对方一次性了解，防止再重复交流，浪费资源。,回复不得少于10个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌。怎么着也要凑够10个字，显示出你尊重。,浅析电子邮件礼仪,第12页,使用技巧（,2,）,不要就同一问题屡次回复讨论,假如收发双方就同一问题交流回复超出,3,次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采取电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好交流方式。,对于较为复杂问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越,RE,越高，这将造成邮件过于冗长拙笨而不可阅读。此时应即是对之前讨论结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。,要区分,Reply,和,Reply All,假如只需要单独一个人知道事，单独回复给他一个人就行了,假如你对发件人提出要求作出结论响应，应该,replay all,，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。,假如你对发件人提出问题不清楚，或有不一样意见，应该与发件人单独沟通，不要当着全部些人面，不停,RE,来,RE,去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。,不要向上司频繁发送没有确定结果邮件。,主动控制邮件来往,为防止无谓回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,浅析电子邮件礼仪,第13页,使用技巧（,3,）,TO,，,CC,中各收件人排列应遵照一定规则。,比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都能够。适当规则有利于提升你形象。,转发邮件要突出信息,在你转发消息之前，首先确保全部收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心慎重，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权接收人。,假如有需要还应对转发邮件内容进行修改和整理，以突出信息。不要将,RE,了几十层邮件发给他人，让人摸不着头脑。,只给需要信息人发送邮件，不要占用他人资源,记住：,只发有必要邮件，认真发邮件！,浅析电子邮件礼仪,第14页,谢谢！,thanks,浅析电子邮件礼仪,第15页,