《办公自动化教程》教学课件第3章.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,3,章 办公自动化系统：,Windows XP,什么是,Windows XP,熟悉,Windows XP,桌面,认识窗口、对话框和菜单,使用和管理应用程序,文件管理,设置控制面板,刻录文件,闪存盘的使用,3.1,什么是,Windows XP,Windows XP,是微软公司于,2001,年发布的操作系统，共有三个版本，分别是入门版（,Starter,）、家庭版（,Home,）和专业版（,Professional,）。,Windows XP,具有,采用,Windows NT,2000,核心,、,多媒体功能强大,、,用户界面友好,、,上网方便、安全性高等特点。,3.2,熟悉,Windows XP,桌面,3.2.1 Windows XP,桌面介绍,启动系统后，最先映入眼帘的就是,Windows XP,桌面。桌面主要由桌面区、桌面图标和任务栏几部分组成，如下图。,Windows XP,的桌面,任务栏,桌面,桌面快捷方式图标,“开始”按钮,语言栏,Windows XP,的“开始”菜单,3.2.2,使用“开始”按钮,桌面左下角，有一个写有“开始”字样的绿色按钮。单击它，会弹出一个具有若干选项的功能菜单，这就是“开始”按钮，如下图。,3.2.3,任务栏,位于桌面最下方的矩形长条被称为任务栏，从左至右分别由“开始”按钮、快速启动工具栏、任务指示区与提示区四部分组成。前面已经介绍过“开始”按钮，下面介绍其他几个部分。,1,快速启动工具栏,Windows XP,系统中的各种功能模块、应用程序都对应一个启动文件，其表现形式是一个图标。,显示快速启动工具栏,开启快速启动工具栏，可以右键单击任务栏的空白处，在弹出的快捷菜单中选择“属性”项，在弹出的“任务栏和,开始,菜单属性”对话框中选中“显示快速启动”复选框，然后单击“确定”按钮即可，如下图。,2,任务指示区,在桌面上运行每一项任务时，系统都会在任务栏显示一个对应的条形图标，放置这些图标的位置就是任务指示区，如下图。,任务指示区的应用,任务指示区,3,提示区,提示区用来显示当前时间、声音调节、网络连接以及一些在后台运行的应用程序图标，如下图。,提示区,调节音量,杀毒软件,网络连接,时间调节,3.3,认识窗口、菜单和对话框,3.3.1,认识窗口,1,窗口组成，如下图。,“我的电脑”窗口,标题栏,菜单栏,任务窗格,工具栏,工作区,2,窗口基本操作,（,1,）最小化、最大化、还原和关闭窗口,窗口标题栏右侧有,3,个控制按钮 、和 ，分别为最小化、最大化和关闭窗口按钮。,调整窗口大小,（,2,）调整窗口大小,通过对窗口边框左右、上下、,45,度拉动的操作，可以改变当前窗口的大小，如下图。,移动窗口的位置,（,3,）移动窗口,当窗口打开较多时，可以通过移动窗口将其交错排开，如下图。,（,4,）显示窗口内容,当改变窗口大小后，如果内容无法完整显示，则窗口右侧、下侧会出现滚动条。此时在滚动条上单击左键并按滑轨方向拖动，可以显示窗口中隐藏的内容，如下图。,显示窗口内容,3.3.2,认识菜单,1,窗口菜单,一个完整的窗口菜单由菜单栏、菜单名和菜单项组成，如下页左图所示。单击某个菜单名可以打开该菜单，例如单击“工具”菜单。,在菜单中单击某个菜单命令便可执行相关操作，例如选择“文件夹选项”命令，便可以打开“文件夹选项”对话框。,操作图示见下页,窗口菜单,弹出“文件夹选项”对话框,2,快捷菜单,当我们对桌面上某个文件,/,文件夹进行操作，或是要在窗口中对项目进行快速操作时，就需要用到,Windows XP,的快捷菜单，下图为三种不同功能的快捷菜单。,快捷菜单,通过该快捷菜单的命令可以排列桌面图标，在桌面上新建某文件、设置桌面属性等,该快捷菜单中的命令都是针对“网上邻居”选项的，例如可以搜索计算机、设置网络属性等,该快捷菜单中的命令都是针对单击的文件夹的,3.3.3,认识对话框,对话框是一种特殊的窗口，用于为达到某一目的而进行参数设置，如下图。,对话框,标题栏,选项卡,预览框,复选框,下拉列表框,求助按钮,编辑框,列表框,单选钮,按钮,3.4,使用和管理应用程序,3.4.1,认识应用程序,应用程序是指为了完成某项或某几项特定任务而被开发运行于操作系统之上的计算机程序。安装前，应用程序一般以一个或一组文件的形式存在；安装后，应用程序会在开始菜单创建快捷方式，以后直接使用这个快捷方式即可运行相应程序，如下图。,应用程序安装,3.4.2,安装办公软件,Office 2003,Office 2003,是目前使用最广泛的计算机办公软件，下面通过安装它来练习应用程序的安装方法。,步骤,1,打开,Office 2003,软件所在文件夹，双击,Office 2003,的安装文件“,setup.exe,”,，如左图。如果是光盘版，则将光盘放入光驱后会自动运行安装界面，如右图。,执行安装操作,光盘安装画面,步骤,2,系统首先将必要的安装文件复制到硬盘上的某个位置，然后会打开输入序列号对话框，将软件序列号正确输入，单击“下一步”按钮，如左图。,步骤,3,显示输入用户和单位名的对话框，填入相应的资料后，单击“下一步”按钮，如右图。,输入序列号,输入用户名,许多软件在安装时都需要输入序列号，这可以在软件光盘包装盒或存放软件的文件夹中（文件名通常为,SN,）找到,步骤,4,显示许可协议对话框。选中“我接受,许可协议,中的条款”复选框，然后单击“下一步”按钮继续安装，如左图。,步骤,5,在接下来的对话框中可以选择安装类型。系统默认的是“典型安装”，表示此时只安装最常用的程序和组件。单击“下一步”按钮，如右图。,接受许可协议,选择安装类型,步骤,6,显示左图对话框。单击“安装”按钮，开始安装并显示安装进度。,步骤,7,耐心等待一会，显示右图所示对话框，提示安装成功，单击“完成”按钮，安装结束。,开始安装,安装结束,3.4.3,安装解压缩软件,WinRAR,WinRAR,是目前使用最广泛的数据压缩软件，下面我们来介绍一下这款软件的安装方法。,步骤,1,双击,WinRAR,安装文件，如左图，会自动弹出右图安装界面，单击“安装”按钮。,执行安装操作,完成,WinRAR,安装,步骤,2,弹出左图对话框，保持默认设置，单击“确定”按钮，弹出右图对话框，单击“完成”按钮，完成安装。,3.4.4,卸载应用程序,步骤,1,单击“开始”,“,控制面板”，双击“添加或删除程序”图标，如下图。,运行“添加或删除程序”程序,步骤,2,弹出“添加或删除程序”对话框，单击想要删除的程序，如左图。然后单击“删除”按钮，此时会弹出“卸载,XXX”,对话框，单击“是”按钮，如右图。,卸载,WinRAR,软件,3.5,文件管理,3.5.1,认识文件与文件夹,1,认识文件,（,1,）文件的命名规则,电脑中的文件名由两部分组成，前面是主文件名，后面是扩展名，中间由“,.”,分隔，如“毕业论文,.doc”,、“风景图,.jpg”,等都是正常的文件名。,（,2,）文件的类型,在,Windows,系统中，不同的文件会以不同的图标进行显示。其中最常见的是以,.EXE,为扩展名的可执行文件，其图标可由系统默认图标和自用图标组成。,2,认识文件夹,Windows XP,采用文件夹对系统中的各类文件进行分类管理。文件夹的默认图标为 ，双击这个图标，就能打开相应的文件夹。,（,1,）文件夹的类型,Windows,中的文件夹有两种类型，分别是系统文件夹和用户文件夹。,（,2,）文件夹的结构,Windows,采用了层次结构来组织文件和文件夹。文件夹中既可以全部存放文件，也可以全部存放文件夹，更可以采用文件文件夹的混排形式存放，如下页图。,文件夹的结构,若文件夹名称前有“加号”，表明该文件夹中还包含了子文件夹，此时单击该文件夹名称可展开其下一层文件夹,单击工具栏的“文件夹”按钮，窗口左边显示出文件的结构树,硬盘驱动器。里面储存着本地计算机中的所有文件,光盘驱动器。用于读光盘上的数据,闪存盘驱动器。用于读写闪存盘上的文件,3.5.2,用“我的电脑”浏览文件和文件夹,桌面上的“我的电脑”图标，是,Windows XP,系统中浏览文件,/,文件夹的最主要入口，操作方法如下：,步骤,1,双击“开始”菜单或桌面上的“我的电脑”图标，打开“我的电脑”窗口。,用“我的电脑”浏览文件,步骤,2,双击存放文件的磁盘，例如双击“本地磁盘,G”,，打开,G,盘。,步骤,3,此时窗口中显示的便是存放在,G,盘中的文件或文件夹。如果所需资料不在,G,盘根目录下，则继续双击存放资料的文件夹，直到找到需要的资料为止。,操作图示如下图,找到所需文件,3.5.3,用“搜索”查找文件和文件夹,如果你忘记某个文件或文件夹的存放位置，可以通过,Windows XP,自带的搜索功能进行查找，方法如下：,步骤,1,单击“开始”,“,搜索”菜单，打开搜索结果窗口，如下图。,搜索功能,步骤,2,我们以“所有文件和文件夹”功能为例，单击该选项，转到搜索页面。,步骤,3,在“全部或部分文件名”编辑框中可以输入要查找对象的全部或部分名称；在“文件中的一个字或词组”编辑框中可以输入文件内容中的字或词组；“在这里寻找”下拉列表框中可以选择搜索位置。输入完关键词和搜索位置后，单击“搜索”按钮，如下图。,搜索文件,3.5.4,创建文件与文件夹,1,创建文件,我们在使用计算机时，经常需要创建各种文件来满足需要。创建文件，既可以编写一个新文件，也可以通过拷贝从外部获取文件，如下图。,创建文件,2,创建文件夹,方法,1,在要创建文件夹的磁盘或文件夹窗口中选择“文件”,“,新建”,“,文件夹”菜单，即可创建一个文件夹，默认名称为“新建文件夹”，此时直接填入文件夹名称并按回车键即可，如下图。,新建文件夹方法一,新建文件夹方法二,2,创建文件夹,方法,2,打开某个磁盘或文件夹窗口，在工作区空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”,“,文件夹”项，同样可创建一个文件夹，如下图。,3.5.5,选择文件与文件夹,当我们要移动、复制文件和文件夹时，都需要先选择文件和文件夹。选择方法主要有单击选择、拖动选择和使用菜单命令。,3.5.6,查看和修改文件与文件夹属性,在,Windows XP,中，文件和文件夹都有相应的属性：只读、隐藏和存档。要查看或修改文件或文件夹属性，可在资源管理器窗口中右击文件或文件夹，从弹出的快捷菜单中选择“属性”项，打开属性对话框，如下页图。,打开文件属性对话框,3.5.7,移动和复制文件与文件夹,1,使用“剪切”、“复制”、“粘贴”命令,（,1,）移动文件,打开源文件或文件夹所在的窗口，选中需要移动的文件，然后选择“编辑”,“,剪切”菜单，或按快捷键,【,Ctrl+X,】,。之后打开所要移动到的目标文件夹，单击选择“编辑”,“,粘贴”菜单，或按快捷键,【,Ctrl+V,】,，即可移动文件或文件夹。,（,2,）复制文件,打开源文件或文件夹所在的窗口，选中需要复制的文件，然后选择“编辑”,“,复制”菜单，或按快捷键,【,Ctrl+X,】,。打开所要移动到的位置窗口，单击编辑粘贴菜单，或按快捷键,【,Ctrl+V,】,，即完成了文件或文件夹的移动。,2,使用鼠标拖动,步骤,1,打开“资源管理器”窗口，在左窗格中展开并单击某个文件夹，使要移动或复制的文件夹和文件出现在右窗格中。拖动要移动或复制的文件夹和文件到左侧窗格的目标文件夹上，如下图。,步骤,2,这时，源文件便被移动或复制到目标文件夹了。其中，如果源文件与目标文件夹位于相同磁盘，则拖动操作为移动，否则为复制。,使用拖动方法移动或复制文件,将文件拖到目标文件夹上,2,使用任务窗格,步骤,1,打开源文件或文件夹所在窗口，选中需要移动或复制的文件或文件夹，在“文件和文件夹任务”任务窗格中单击“移动所选项目”或“复制所选项目”链接，如下图。,选中要移动的文件夹,步骤,2,打开“移动项目”或“复制项目”对话框，在列表框中选择目标磁盘和文件夹，如右图为“移动项目”对话框。也可单击“新建文件夹”按钮，在所选项目下新建一个文件夹，这样会将文件移动到新文件夹中。,步骤,3,单击“移动”或“复制”按钮，就可以将选中的文件或文件夹移动或复制到目标文件夹中。,“移动项目”对话框,也可单击该按钮，在所选项目下新建一个文件夹，这样会文件移动到新文件夹中,3.5.8,重命名文件与文件夹,为了使文件或文件夹更加易记，便于管理，我们需要对文件或文件夹进行重命名操作。,步骤,1,在想要重命名的文件或文件夹上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”。,或者单击鼠标左键，稍等,1-2,秒，然后再在文件或文件夹名称处单击一次左键，即可进入编辑状态。,步骤,2,在编辑框内输入新的文件或文件夹名，按,【Enter】,键或在空白区单击鼠标左键都可以确认文件名的更改。,3.5.9,删除文件与文件夹,删除文件与文件夹的操作方法如下。,步骤,1,打开需要删除的文件或文件夹所在的文件夹窗口，选中需要删除的文件或文件夹，按下,【Del】,键。,步骤,2,在弹出的删除确认对话框中单击“是”按钮，便可将选定的文件或文件夹删除（移动到“回收站”中）。,“回收站”是,Windows XP,系统提供的一个特殊的文件夹。在执行删除操作后，文件或文件夹会首先被移动到回收站中，并没有被彻底删除。,如果不小心误删除了文件或文件夹，可以从“回收站”中将文件或文件夹还原，操作方法如下。,步骤,1,双击桌面上的“回收站”图标，打开“回收站”窗口。,步骤,2,右击误删除的文件或文件夹，从弹出的快捷菜单中选择“还原”，则该文件或文件夹被恢复到原来的位置。,3.5.10,解压缩文件与文件夹,当我们拷贝大型软件或是数量较多的文件,/,文件夹时，可以使用,WinRAR,软件对文件或文件夹进行压缩。,方法,1,双击需要解压缩的压缩包，在弹出的,WinRAR,窗口中单击“解压到”按钮，在弹出的对话框中选择要解压缩到的路径，例如磁盘,F,。然后单击“确定”按钮开始解压缩,（操作演示图见下页）,。,方法,2,将需要解压缩的压缩包拷贝至希望解压到的磁盘或文件夹中，例如,F:doc,。然后右击压缩包，在弹出的快捷菜单中可以直接选择解压缩命令。,解压缩文件夹,3.6,设置控制面板,3.6.1,设置系统日期和时间,在“控制面板”窗口中双击“日期和时间”图标，打开“日期和时间”对话框，在“时间和日期”选项卡中，可以设置日期和时间，如下图。,“控制面板”窗口,“时间和日期”选项卡,3.6.2,设置任务栏和“开始”菜单,1,设置任务栏,在“控制面板”窗口中双击“任务栏和开始菜单”图标，打开“任务栏和开始菜单属性”对话框的“任务栏”选项卡。下面介绍几个常用的设置选项。,选择“锁定任务栏”复选框，可以锁定任务栏。锁定后不可移动、隐藏任务栏。,选择“自动隐藏任务栏”复选框，任务栏会在不使用时自动隐藏。将鼠标放在桌面底部，任务栏又会显示出来。,选择“分组相似任务按钮”复选框，在有多个窗口打开时，在任务栏上会分组显示相似的窗口按钮。,2,设置“开始”菜单,在“任务栏和开始菜单属性”对话框中，切换到“开始菜单”选项卡，即可对“开始”菜单进行设置。,选择“经典开始菜单”单选钮，可以让“开始”菜单回到,Windows 98,或,Windows 2000,的样式，如右图。这样能加快菜单显示速度。,设置“开始菜单”属性,切换到“高级”选项卡，在其中可以设置“开始”菜单中显示的项目和打开方式，以及是否清除“我最近的文档”菜单中的文档记录等，如下图。,“高级”设置,3.6.3,添加字体,当,Windows XP,提供的字体不能满足使用需要时，就需要安装新的字体，方法如下：,步骤,1,在“控制面板”窗口中，双击“字体”图标，打开“字体”窗口，选择“文件”,“,安装新字体”菜单。,步骤,2,打开“添加字体”对话框，选择字体所在驱动器，在“文件夹”列表框中选择字体所在的文件夹，此时系统会自动检索字体文件，并将其显示在“字体列表”框中。,步骤,3,在“字体列表”列表框中选择需要安装的字体，然后单击“确定”按钮进行安装。,安装图示见下页,安装字体,3.6.4,设置显示属性,1,设置显示属性,为了使显示器能够显示更多页面内容，或是提高显示效果，可以在,Windows XP,中适当调整显示分辨率、颜色（左图）和刷新频率（右图）以满足使用需求。,“设置”选项卡,“监视器”选项卡,2,设置屏幕保护程序,在计算机空闲时，可以使用屏幕保护程序来保护显示器。屏幕保护程序设置方法如下。,步骤,1,在“显示属性”对话框中，切换到“屏幕保护程序”选项卡，然后在“屏幕保护程序”下拉列表框中选择一种屏幕保护模式，如选择“,Windows XP”,。,步骤,2,在“等待”数值框中设置屏幕保护程序的激活时间。如果选中“在恢复时使用密码保护”复选框，则恢复到桌面时需要输入登录密码（前提为系统已设置密码）。,步骤,3,单击“确定”按钮，关闭“显示属性”对话框，设置结束。,步骤,4,当在设定时间内不对计算机进行操作（移动鼠标和按键盘上的按键）时，系统将启动屏幕保护程序。要回到操作界面，只需移动一下鼠标或按键盘上的任意键即可。,3,其他设置,在“显示属性”对话框中，还可进行主题设置、屏幕保护设置（左图）、桌面设置、外观设置（右图）等，这些设置都与屏幕显示有关。,设置屏幕保护程序,设置外观,3.6.5,设置系统性能,Windows XP,系统提供了多种设置功能对系统进行优化，以达到系统最佳性能和最佳外观显示。,步骤,1,在“控制面板”窗口中双击“系统”图标，打开“系统属性”对话框，切换到“高级”选项卡，单击“性能”栏中的“设置”按钮。,步骤,2,打开“性能选项”对话框，在“视觉效果”选项卡中选择“调整为最佳外观”单选钮，可将系统设置为最佳外观显示；选择“调整为最佳性能”单选钮，可将系统设置为最佳性能显示；选择“自定义”单选钮，可在其下的列表框中自定外观效果。,设置图示见下页,“高级”选项卡,“视觉效果”选项卡,3.7,刻录文件,3.7.1,刻录数据光盘,将计算机中的文件、文件夹刻录进空白光盘中，这张光盘便被称为数据光盘。下面介绍一下数据光盘刻录的具体步骤。,步骤,1,将一张空白刻录盘放入刻录机，选择“开始”,“,所有程序”,“Nero”“Nero Burning Rom”,菜单，运行,Nero,刻录软件，如下图。,打开,Nero,软件,步骤,2,在,Nero,启动界面列表框中选择“,CD-ROM,（,ISO,）”，切换到“,ISO”,选项卡，在“文件名长度”下拉列表框中选择“最多为,31,个字符（级别,2,）”，然后单击“新建”按钮，如下图。,设置刻录属性,步骤,3,将需要刻录的数据文件或文件夹从右侧的资源管理器中拖入左侧空白区域，如左图。,如果所刻录数据容量超出了光盘的最大容量，则指示条末端会变为红色，这时将无法进行刻录，如右图。,选择刻录文件,变为红色，超出光盘最大容量,步骤,4,单击“刻录当前编译”按钮，在弹出的对话框中单击“刻录”按钮开始刻录光盘。刻录完毕后，单击“完成”按钮，光盘会从光盘驱动器中自动弹出，如下图。,开始刻录光盘,这里如果将输入速度设置为比最高值小一些，例如,24X,，将有可能提升一些品质不好刻录盘的刻录成功率,3.7.2,刻录音乐光盘,音乐光盘是指可以在,CD,音响上直接播放的音乐,CD,。由于目前计算机中的歌曲大都以,.MP3,等压缩形式存放，因此刻录音乐,CD,时，需要专用的刻录软件（例如,Nero,）进行解压缩并按规格刻录，如下图。,创建音乐光盘，选择音乐文件,3.7.3,刻录影碟,VCD,刻录影碟,VCD,，需要在,Nero,启动界面列表框中选择“视频光盘”，然后单击“新建”按钮。,在弹出的窗口中，将右侧资源管理器中需要刻录的视频文件（,.AVI,、,.MPG,、,.WMV,等格式）拖入左侧空白区域。具体刻录方法与刻录音乐光盘相同。,3.7.4,刻录光盘备份,在,Nero,启动界面列表框中选择“复制光盘”，切换到“复制选项”选项卡，在“来源光驱”下拉列表框中选择要复制光盘所在的光驱。,切换到“读取选项”选项卡，在“快速复制设置”下拉列表框中选择要复制光盘的属性，如“音乐光盘”、“数据光盘”等，如下页右图。然后单击“复制”按钮即可开始复制。,操作图示见下页,设置复制光盘属性,3.8,闪存盘的使用,闪存盘通常也被称作闪盘、优盘、,U,盘。闪存盘是一个采用,USB,（通用串行总线）接口的微型高容量移动存储产品，它采用的存储介质为闪存介质（,Flash Memory,）。闪存盘体积很小，重量极轻，特别适合随身携带。,闪存盘,