文件管理规定.doc

文件管理规定
文件管理规定
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办看法报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当
日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)必需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)关于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，必需经办公室主任批准;绝密级文件
一般不外借，确必需借阅，必需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必需将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
[文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]
第一章总则
一、为了强化办公室管理，明确公司内部管理使命，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际状况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，依据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，确保公司的办公事
务有效展开。
四、办公室人员应明确各项工作使命，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章使命范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持展开办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，确保各项事务有序展开。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作展开提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣扬等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发 等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范展开工作。
第四章办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门依据自己的使命范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提升办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部 文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、依据文件属性、类别，对所有文件进行编号，依据编号定期
归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室
人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部
门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门必需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事
部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、 等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件
进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作必需要可借阅一般性文件，必需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，必需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记，做好借阅记录并
限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、依据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，必需上报行政
人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程制定
1、内部文件管理流程:起草文件→检察编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二)文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，确保公司内部
资料的安全性、完整性，促进与提升组织管理工作的效率，充分发
挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案看法、会
议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、
宣扬资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必需标有页眉页脚，文本内容可依据文书具体内容进行调整。
4、依据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保
持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条制度规范
1、依据公司实际必需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张
贴公示学习。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文依据必需要填写发文簿，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，必需附上学习进度表;阅读者必需认真学习并签名备注。
4、按时间、内容等降序排列，整理归档，保持平常归档与年终
归档相结合，对比 编号列出整理清单。5、依据文书的时效性和储存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一责任人，假设发现文书丢失，办公室人员
必需查明原因，如实向主管部门报告，假设未查明原因，则由办公室
负责承当。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条流程制定
起草文书→填写发文簿(必需要时)→张贴→存档→更新目录(纸
质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更
专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提升档案管理质量
与效率。
2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、依据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包
括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，依据时间先后顺序再按同
一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、保持平常归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对
照编目，列出清单。
4、各部门必需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通
过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必需遵守保密规定，履行保密手续，特别是员
工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必需依据档案管理制度严格做好记录。
第三条流程制定
依据文件、文书目录整理必需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条管理要点
1、为了强化办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约
办公经费，提升利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一
致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管执行“日清月结，出入库等量、年终查存统计〞原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，确保性价比和质量，择
优选用，合理开支。
第二条制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由
行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所必需
办公用品报至办公室，行政办公室依据各部门的必需求计划和月末办
公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主
管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可依据具体实
际进行灵活处理，但必需经部门主管批准。
3、依据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品必需及时发放，并做好填表记录;因特别状况急必需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未通过同意不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，确保出入库等量。
第三条管理流程制定
编制必需求计划表审批采购入库登记发放
编制必需求计划统计申购状况月末清算汇总出库登记
三、图书管理制度
第一条管理要点
1、为了让大家有一个优良的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，确保借还流程有序进行。
3、依据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条制度规范
1、各部门可依据实际工作必需要，申请申购图书。
2、按照各部门的实际必需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明
购进日期、、出版社及其他有必要的项目。
4、按照规按时间借阅图书、归还图书;借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，
如严重损害或丢失图书，必需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、图书管理员定期对图书进行盘点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条管理流程制定
1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、会议管理制度
第一条管理要点
1、为了提升会议质量，促进有效沟通，提升行动能力，进而规
范会议管理。
2、依据公司实际及具体的状况，确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效
原则。
4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限;提升会议主持人控制会议进程的能力与水平，确保会议实效。
5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并
遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条制度规范
1、收集会议议题，依据选定的议题收集会上所必需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员依据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如必需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条管理流程制定
会前:确定议题、会上所必需资料准备、通知→会中:积极参加，做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理
五、清洁卫生管理制度
第一条管理要点
1、为了营造一个优良的工作环境，树立公司形象，确保清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不按时对卫生进行保持与维护。
第二条制度规范
1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳进在内的区域。
2、按照排班安排，轮换清扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。3、清洁卫生执行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室
所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及
时做好相应的督察。
4、由办公室管理员不按时对清洁卫生进行维护，确保地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、值日生在规按时间内做好所有清洁项目，填写清洁卫生值日表，监督员认真核实，并填写清洁卫生监督表。
6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
第三条流程制定
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、日常事务管理
(一)接待管理
第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的优良形象，对接待工作做具体的要求。
第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条接待人员问清来者意图，引领其见所必需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条流程制定:接待来访人员→询问来意，必需要找的人→通知
被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
(二)报刊收发整理
第一条办公室管理人员按照公司实际必需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条报纸每周改换一次，所有报纸每季度处理一次。
第五条流程制定:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
(三)后勤管理
第一条为了认真落实公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，依据实际严格制度。
第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条依据外出工作人员状况，及时催促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末依据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条流程制定:监督→如实审核→汇总登记→报表
(四)文化宣扬管理
第一条负责公司内部文化活动的宣扬和落实工作，同时负责公司外部的宣扬维护工作。
第二条依据必需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条流程制定:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档(五)其他事务
第一条名片制作、收发 等其他事务。
第二条负责公司文书的打印复印工作。
第三条负责树木花卉的养护工作。
第四条协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
附则
第一条本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。
第二条本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。