医院协同办公议标文件.doc

中日友好医院办公协同系统 竞争性谈判文件

卫生部中日友好医院
办公协同系统项目

竞争性谈判文件

二〇一一年四月
目录
目录 2
第一部分 投标须知 3
一、 投标人资格 3
二、 关于知识产权 3
三、 关于保密 3
四、 投标人商务要求 3
五、 标书封装要求 4
第二部分 项目技术要求 5
一、 项目概况 5
二、 系统技术要求 5
三、 系统功能详细描述 7
四、 条件及维护反应时间 11
五、 实施及培训要求 11
六、 版权及升级需求 12
七、 技术服务需求 12
八、 技术资料要求 13
九、 其它 13
备注 13

第一部分 投标须知
投标人必须认真阅读以下内容，以免造成投标失败。
一、 投标人资格
1、投标人注册资本不少于人民币300万元。
2、投标人必须在中国境内注册，是信息技术类企业法人，且具有软件开发、软件实施服务等经营范围；投标人必须是具有法人资格的企业或事业或科研单位的独立法人，进行工商税务登记且年检合格。
3、投标人应遵守《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》等有关的中国法律法规。
4、投标人具备良好的供应和施工能力，具有完善的售后服务和良好的信誉，无不良经营行为。
6、投标人需出具10个以上集团成熟、稳定的系统案例。必须具有良好的售后服务保障体系。
7、拥有具备资质技术队伍，具有大型办公软件开发的成熟案例和经验；并通过ISO9000系列认证或通过CMM认证评估。
8、 投标人提供的系统需具有5年以上的市场销售证明。
9、关于联合投标：本项目不接受联合投标。
二、 关于知识产权
系统软件、通用软件必须具有在中国境内的合法使用权或版权的正版软件，所开发的应用软件的知识产权和专利权属业主所有，涉及到第三方提出侵权或知识产权的起诉及支付版税等费用由投标人承担所有责任及费用。
三、 关于保密
未经采购人和投标人许可，双方都不得将招标文件中关于采购人和投标人的系统现状及需求情况、建设情况提供给任何第三方。
四、 投标人商务要求
1、投标人必须提供由本单位开发的符合本次招标项目软件的著作权有效证明
（1）关于资格文件的声明函；
（2）投标人情况表；
（3）投标人《营业执照》副本复印件；
（4）投标人《税务登记证》副本复印件；
（5）投标人法定代表人身份证复印件；
（6）投标人授权委托人身份证复印件（如有授权）；
（7）招标文件中要求的证书、证明、文件等资料；
（8）其它有关资格证明文件：
（9）银行资信证明；
（10）其他可以证明投标人资信、资质和货物、服务质量的证书、文件、推荐信等资料；
2、投标人需有成功实施集团项目的案例。
3、投标人是行业认可的办公协同产品供应商。
五、 标书封装要求
1. 投标响应文件数：正本1份，副本6份，正副本如有不一致之处，以正本为准。
2. 投标文件用A4纸装订、密封后递交。
3. 开标一览表需要单独密封后递交，并请标明“开标一览表”。

第二部分 项目技术要求
一、 项目概况
1、 医院信息化概况
中日友好医院是卫生部直属的大型综合性医院。在院职工共计3000余人。目前中日友好医院还未实施办公自动化系统，日常办公审批均采用纸质文档，进行手工审批。一方面因手工审批时间较长，导致工作效率低；同时纸质单据审批时，无直接历史数据可供参考。文件归档方面，采用纸质归档，手工登记的方式，文件查找存在很大难度。
中日友好医院协同办公系统应用软件是中日友好医院信息化的重要基础部分，医院希望通过IT技术与业务流程优化，减少医院办公业务中的等待时间、重复和协调的工作量，在解决协同工作和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率，挖掘和发挥员工价值。
2、 建设目标
构建开放性好、兼容性强的协同管理应用支撑平台，并在此统一平台之上部署办公自动化信息门户、初级商业智能之数据集成等扩展系统，这是本项目建设总体目标。
总体上，充分考虑未来发展需要，统一规划、分步实施、逐步扩展，保证系统完整性，做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享。具体上，要求该平台不仅能支撑目前的应用软件，还要能支持日后各种可能的应用软件，包括如流程管理、知识管理、物品采购申领等各种应用，同时要为日后可能进行数据交换的其他业务系统预留接口。
系统应方便协同工作，保障办公管理向规范化、信息化、和谐化发展，注重流程管理的实际应用，融协同作业、实时通信、信息发布、资源管理、行政办公、信息集成于一体，为管理层提供各种决策参考数据，为员工提供良好的办公手段和沟通协作平台，提高办公效率。
二、 系统技术要求
1、系统结构
采用浏览器/服务器模式（Browser/Server模式，即B/S模式）架构；基于J2EE标准的Java系统开发，保证系统可平滑在各类开放式操作系统移植；采用关系型数据库，支持Windows、Linus等操作系统和多种服务器平台；客户端支持IE7浏览器，支持Windows Vista操作系统等。系统支持移动办公，可以在主流移动设备及操作系统上运行（如IPad，IPhone，Android等）。
2、系统部署
系统部署上需要满足大集中、大网络域及分布式部署等多种不同服务器部署方式。可实现多系统分布式部署下能通过无代码级的配置，实现多个单位公文等信息的跨服务器自动加密交换。
3、系统安全
系统具有良好的安全机制和安全策略，严格合理的权限设置。网络安全要求具有多种访问控制策略，支持CA认证；数据安全上支持系统服务器分离部署和文件加密/解密，充分考虑系统长期使用的大量数据安全备份机制。
4、系统扩展性
系统应具有良好的可扩展性，充分考虑和其他应用系统的接口，遵循严格科学的软件架构并采用国际最新的技术、规范和接口标准，能提供可扩展的组件或插件等以确保系统结构的先进性、完整性和信息的一致性。
系统充分考虑日后与医院内部各业务系统的接口（如物资管理系统、HIS系统等），实现数据的同步和抓取。在条件允许的情况下，还应考虑与外部其他单位办公协同系统间进行公文交换。
5、 用户数
系统应至少满足1000注册用户，800-1000并发情况下的流畅运行。并能充分考虑及保证日后系统用户数增加时的流畅运行。
6、工作流系统
符合国际工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WfMC）相关规范，支持各种可能复杂流程模板的灵活定义，通过流程与字处理软件或表单的关联方式可以实现文件和业务表单审批流程的独立创建和维护，并可以通过图形化界面提供个人流程快速自定义工具。在图形流程定制界面中可以设定相应的处理节点的人员或角色信息、操作权限、访问权限、时间管理、事件驱动、逻辑控制等。流程处理过程中提供丰富的流程策略和多种操作绑定策略并形成相应的流程日志。
7、桌面集成
系统支持与Windows操作系统桌面的集成和与MS Office、Wps等字处理软件的集成。
8、系统平台
支持系统日志管理，实现对系统性能的清理、人员登陆及操作的监控。系统可以提供便捷的二次开发接口来满足用户特定的需求。
9、标准化
按照国家质量监督检验检疫总局及中国国家标准化管理委员会颁布的编号为GB/T 19003-2008的《软件工程 GB/T19001-2000应用于计算机软件的指南》、编号为:GB/T 16260.1-2006的《软件工程 产品质量 第1部分:质量模型》、编号为:GB/T 16260.3-2006的《软件工程 产品质量 第3部分:内部度量》、编号为GB/T 18905.3-2002的《软件工程 产品评价 第3部分: 开发者用的过程》等文件的规定。
10、合法性
此系统属于医院级办公审批、协同工作的范畴，故会涉及到国家有关部委制定的法律、法规。因此，该系统首先必须保证与我国现行的有关法律、法规、规章制度相一致，并能满足各级机构和各级行政部门对信息系统的要求，须上报的统计报表格式、内容与国家、医院规定一致。
11、系统运行的维护与管理
系统在运行过程中，必须建立日志管理、各项管理制度及各种操作规程。系统维护应包括工作参数修改、数据字典维护、用户权限控制、操作口令或密码设置和修改、数据安全性操作、数据备份和恢复、故障排除等。
12、数据完整性
此软件在使用中，会包含很多安全相关数据，具有一定的机密性。所以应在保证数据安全性、完整性的前提下，实现数据的审批、修改、查询等功能。
13、先进的信息化
所设计的软件不能仅是对医院日常办公手工工作的计算机化，必须利用网络的优势，提供传统办公模式所不能达到的功能，突出信息化时代的科技特色，使得医院管理模式达到科学化、信息化、规范化、标准化，尽力让办公人员、高层管理者感到快捷、迅速和方便。
14、完善的项目管理
投标人应有完善的项目管理机制：通过ISO9001:2000认证（含软件设计、开发和服务、销售），有完善的版本管理机制，有完善的工程实施方案，有完善的售后服务体系。
三、 系统功能详细描述
(一) 医院内门户
为医院建立基于浏览器的内部网络环境，实现医院内部公共信息、个人信息以及各种业务信息的分类发布、管理、定制和共享，支持个性化的自定义服务。
系统通过提供以用户为中心的信息门户，支持安全的用户身份验证、界面个性化定制、工作流程、个性化定制、应用程序集成工具、项目协作、团队协作、桌面集成、知识管理等协同工作应用，单位员工只要登录进单位信息门户，将能够获得自己权限范围内的业务视图，包括享有权限的新闻、公告等各种公共信息内容和进行相应的业务处理、协作办公，并可以进入对应的业务系统处理实际业务。创建一个提供支持信息访问、传递，以及跨组织工作的集成化工作环境。做到集中管理信息资源，统一管理知识资产，提升组织运营效率。
(二) 业务流程审批
实现目前单位各部门对部门内以及跨部门的业务流程审批要求，流程类型可分为固化流程（刚性）和非固化流程（柔性）。比如：合同审批；日常费用报销、请款审批等；招聘审批流等。审批中可通过设置时间等维度，系统自动发送邮件或者短信进行流程催办。
工作流系统必须采用可拖拽的图形化设计器，实现流程定制功能，同时要求流程的定制与组织架构绑定；工作流系统能够具备对复杂流程模式的支持，如并行、回退、条件分支等，同时支持子流程嵌套以及流程脚本语言编写；工作流系统还必须支持对各流程环节的编辑和控制功能。
可以采用常规编辑工具如MS Office等定义单位自己的申请表格的样式并配置切合本单位管理实际的审批流程模板；可以根据不同管理部门各自的业务情况，分别提供与部门业务管理匹配的审批模块，并可以设定专人进行管理，针对相关模块提供各自独立的流程发起、流程审批、流程管理、归档文件管理、等功能，方便单位领导和各部门相关领导快速进行及时了解最新情况。
(三) 协作管理
在单位内部建立即时、灵活、内容清晰、信息畅通的内部工作协作平台。
个人协作：个人自定义工作流程的发起和接收，实现个人工作流程的待办和跟踪，可以在同一协作流程中实现工作事件的交办、任务补充和检查、完成情况跟踪；也可以实现任务接受与确认、多人讨论、工作任务再分解和确认等完整协作过程的管理。比如：会议纪要发布、报告书、提案书的呈报。
团队协作：可以从现有组织机构中跨部门地组建一个既肩负传统职能又针对临时性重要事件的“动态团队”，任命不同的角色和相关人员，制订临时性机构的流程模板和相关的文档资源授权体系；可以设置团队内部的讨论区、留言板等达成各种信息的高效沟通。每个成员都可以调用审批\协作事项模板、追加工作计划，召开工作会议，所有的过程都被记录下来，自动归档，即使最终这项临时性的工作完成，动态团队被解散，这一切处理过程也都能被保存下来。
(四) 公文流转
公文处理和交换按照医院的公文管理方式进行管理并自动归档，解决公文的规范化和执行问题，公文的收发文流转的拟发文、收文分发、归档等具体业务的流程化管理都符合国家公文管理规定，支持电子签章、签名、痕迹保留等，实现公文流程以及节点权限、公文单格式、公文格式和文号管理的全面自定义。能提供对日常工作中收文、发文、传阅件、签报等从起草或登记直至最终的自动归档全过程按人工控制流转或按预定流程自动流转的相应动作处理、流向跟踪、公文催办、督办及统计管理，并与工作流完美结合，提供极为灵活的控制方式。拟发文可以通过发文流程进行流转，封发后通过公文交换发送到各个公文接收单位，由各单位专人进行公文的签收，自动生成发送单和签收单，并在签收后对公文进行登记进入单位收文流转；支持跨系统公文加密和远程交换。
(五) 人事管理
要采用图形化的工具定义图形化的组织机构图，能以图形化的方式为各个机关部门及单位建立树状组织机构图。管理者根据工作流使用者在不同工作流程中需要完成的任务，为其赋予角色人员基本信息，
能进行医院基本人事信息的录入。在满足格式要求的情况下，实现excel表格的导入和导出，批量增加人事信息。
以OA人事基本信息库为准，能与HIS人员库进行同步。
当人员库出现变动时，对处于流程的有关人员有提示。
(六) 信息发布
信息发布可以针对单位所有人员或指定的人员、部门、职务、岗位或者群组等方便地发布各种信息，包括公告、BBS论坛、调查、新闻等。每种形式都可以单位具体管理情况自定义多个不同栏目，如医务动态、事务通知等，这些栏目可以由管理员定义在信息门户的相关版块及栏目中。
公共信息可以支持多种文件格式进行发布，并可以支持多来源，如：协作事项、审批事项等。发布内容支持图片、动画、超链接等，附件支持各种文档格式；并支持浏览情况统计。
(七) 知识管理
最大限度地实现医院内部信息资源的管理和共享，实现医院内部文档资料和其他信息的全面管理和共享，为医院提供信息资源和管理过程信息全生命周期的分类、储存、授权、共享和发布等多种手段，并设立可具体到个人或部门的权限管理。
要能够实现医院内部通用文档资料、经验知识分享和发生的各种工作事件的记录能够按权限进行多种方式的共享。
将流程审批过程中的各种附件，通过软件功能进行分类汇总，既方便了日常管理与查询，也会有助于医院提高知识管理的水平。
(八) 资源管理
对单位内部的各种资源进行统一调配和管理，加强各种资源的有效利用，包括（但不限于）：
1. 时间资源管理：通过日程管理有效地管理和利用自己的时间，能实现对私密日程事件的隐形记录、支持领导日程可公开，领导交办工作转为日程事件以及个人日程上报领导，支持日程事件自动提醒等。
2. 工作计划管理：可进行全面的计划管理，实现日计划，周计划，月计划，任意期计划的设置，并可以实现下属与领导之间针对计划进行讨论和确认。
3. 相关人员状态查询：上级领导可直观看到下属员工近期的工作动态、工作流程、请假信息等。
(九) 报表功能
要求报表子系统不依赖于某个系统而存在，它作为一个通用的工具，能为各个系统提供报表服务，能够平滑的嵌入本次系统建设的各个业务系统中。要求基于三层次结构开发，用户端只要有浏览器就能够浏览报表、图表等信息。
1. 提供可视化的报表设计功能，操作方法和 Excel 等电子表格程序类似，可以方便的设计业务报表和统计报表；
2. 要求支持各种常见的格式等；支持多种查询和统计方式；支持常见的 Excel 计算函数；
3. 报表的结果可以另存为 Excel 电子表格格式的文件。
(十) 系统管理
系统管理组件应该包括：用户组织机构建模子系统、资源权限管理、数据和日志管理、自定义模块等。
1. 用户组织机构建模子系统：要采用图形化的工具定义组织机构图，能以图形化的方式为各个机关部门及单位建立树状组织机构图及横向的虚拟组织架构图，组织机构图要能显示使用者的职责、职称及从属关系等。管理者根据工作流使用者在不同工作流程中需要完成的任务，为其赋予角色；
2. 资源权限管理：与组织机构相结合，建立权限控制和管理体系，确保系统用户对系统资源的访问受到保护和控制；
3. 日志管理：包括日志监控、日志审计和日志统计，系统中发生的所有对数据产生变更的操作和系统本身的运行检测情况都要被记录在平台日志中，平台日志要能被具体应用系统来直接使用，例如在公文交换系统应利用平台日志中属于公文管理部分的日志记录。
4. 自定义模块：通过此功能用户可以自己搭建实现个性化需求。
(十一) 其它要求
投标人提供的应用软件的模块名称不一定按照采购人所要求的模块名称进行划分，但模块名称不相同的必须做出一一对照），但必须包含所要求的基本功能，在基本功能上允许增添功能模块，增添的功能模块将作为重要的考虑因素，但因此因素造成的系统总价增加采购人不予考虑。
四、 条件及维护反应时间
1、结合我院实际情况，拟定详细的系统实施计划，含客户化修改、测试、试运行、培训及上线计划。承诺本期所有子系统必须3个月内实施完成，系统上线基本平稳。
2、运行稳定后进行软件系统验收，验收人员由我院相关人员与投标人相关人员共同组成，验收结果双方主管人员签字认可，存档留作验收时参考。
3、应用软件在所有功能验收合格后，投标人必须提供1年的免费售后服务，包括系统软件功能和数据库的正常运行、功能增强性维护等（其中包括系统维护、跟踪检测），保证乙方所开发的软件正常运行。
4、对于电话方式无法解决的问题或系统发生严重故障时，开发商现场到人响应时间为2小时。服务期为7*24小时。
5、投标人中标后履约过程中，必须遵守国家有关法律的规定，如实提供检查所必须的材料，不得拒绝。
6、标书中还应包含1年免费维护期满后，后续维护服务的费用说明。
五、 实施及培训要求
系统的实施必须有本地化的专业实施队伍，制定周密完善的实施计划，提供完整的实施培训方案。要求实施负责人具有成功带队实施集团项目的经验。
针对培训，必须建立一套完善的培训体系。通过培训，切实建立起系统运行所需要的管理维护人员和普通办公用户队伍。由于影响面很大，要求在项目正式上线前完成全部培训，实现全员上线正式使用。
培训包括系统管理人员培训、技术人员培训、普通用户培训。
（1）系统管理人员培训是指，中标人针对系统有关管理人员提供的系统管理培训，对于每次培训的具体内容、深度和时间地点安排，投标人须提出具体培训方案，投标人不应限制此类培训参加人数。
（2）技术人员培训分两种，现场培训和集中培训。现场培训指在软件的安装调试、故障处理过程中，对招标人使用人员进行实际的操作和故障处理培训。整套软件安装、调试完成后，投标人应对招标人技术人员进行一次集中培训，讲授说明软件的功能特点，使用过程中安装、维护和应该注意的事项，使使用方人员能够尽快地熟悉软件的性能。
（3）普通用户的培训是指，投标人应对集团内所有使用该系统的人员分期培训，使之能够熟练使用该系统。
中标方应制定详细的培训计划（包括：培训人数、培训时间、培训及考核办法等），并商得采购方认可。在信息系统各子系统正式运行前中标方应完成对采购方相应人员的使用操作、维修、保养等相关技术的培训，直至能熟练胜任工作。所需费用均由中标方负责。
六、 版权及升级需求
为保证系统上线后的长期正常应用，并拥有长久生命力，投标商提供的软件应为具有自主知识产权的正式商用最新版本，投标商需提供相关版权证明并承诺提供完备的售后服务保障。对于系统运行过程中出现的问题能及时得到技术支持和解决；对新的需求和出现的问题能得到后续的升级服务等。
投标商需提供所投标产品的持续升级证明（如多个版本的客户升级订单等）并提供长期的升级服务保障。
七、 技术服务需求
1． 安装和调试
由中标方负责派技术人员到现场进行安装、调试，并负责调试至验收合格。
中标方应在合同签订后一周内，向买方提供安装、调试及试运行的进度计划表。
中标方应在合同规定的安装调试期内完成该项工作。如因中标方责任而造成延期，所有因延期而产生的费用由中标方承担。
安装和调试期间所发生的费用均由中标方负责。
2． 维保服务（提供承诺书）
投标人应已在大陆设有可承担维修职能的公司或全资分公司或办事处，并已在北京市内驻守多名维护技术人员（需提供投标人在北京内设立的机构的工商注册文件复印件、驻守北京市内的维护技术人员的证明材料复印件），并提供地点、联系人（常驻工程师）及联系电话（服务热线），随时解答各种疑问。
在质量保证期内中标方应免费提供软件最新版本的升级服务。
3． 验收标准和验收方法
验收标准：系统及设备按投标人产品验收标准及招标文件第二章“招标内容及要求”进行验收。系统质量达到设计要求，安装调试各项指标符合验收标准要求。
验收程序：货物验收分卖方出厂检验、安装调试检验及最终验收三个阶段。
八、 技术资料要求
中标方应向采购方提供全套技术资料，其费用包括在投标价格中：
1． 产品验收标准
2． 操作手册
3． 系统安装，调试过程记录及原理图
4． 安装、维修及操作手册
5． 合同中要求的其他文件资料
九、 其它
1． 所有投标均以人民币报价，投标报价内容应包含软件系统安装、调试、配置、开发、服务等一切费用。
2． 投标人要按第四部分在投标文件的商务部分填写单价、总价及其他事项。
备注
1、招标文件中所标注的系统功能请投标方根据己方系统的实际情况进行描述，对不能实现和完成的部分进行标注和说明。
2、开标时间：2011年 5月 9日下午2：00（时间以实际通知为准）
3、开标地点：中日友好医院
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