科技档案记录整理规定.doc

科技档案记录整理规定
与典型案例分析

l 归档的科技文件材料符不符合归档要求，将直接影响到归档的科技档案的质量，也影响到以后档案的利用，而档案要求保持它的原始性，一旦形成后再修改它，将破坏到它的真实性。所以要力争在形成过程中就要做到完整、准确、系统。

l 一、什么是科技档案
l 凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的科技文件材料（包括文字、图表、声像等）都是科学技术档案。
二、科技档案的内容

l 科技档案是档案的一个种类，它是由科技文件材料转化来的。我根据本所的具体情况列出以下需要归档的科技文件材料：
1．研究准备阶段

l 1.1申报项目的报告、批复、通知
l 1.2科研计划、调研报告及有关课题的国内外动态、可行性研究报告、课题论证材料
l 1.3任务书、协议书、会议记录及重要来往文函、合同
l 1.4实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、年度实施计划
2、研究试验阶段

l 2.1实验、试验记录、野外调查记录、计划执行情况
l 2.2分析报告、测试报告、
l 2.3图表、照片、影像资料
l 2.4阶段小结、年度进展报告
3、总结鉴定验收阶段

l 3.1课题总结报告
l 3.2出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告，国内外考察报告
l 3.3专著（包括出版原稿、出版合同等）
l 3.4申请鉴定报告、鉴定材料、鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件
l 3.5科学技术成果鉴定证书
4、成果申报阶段

l 4.1科技成果申报表、登记表及评审材料
l 4.2获奖证书及批件
l 4.3专利申请、受理证书等材料
l 4.4著作权申请、受理证书等材料
5、推广应用阶段

l 5.1推广应用方案、技术转让合同、协议书
l 5.2成果推广应用中形成的技术文件及工作总结
l 5.3国内外同行业评价及用户反馈意见
三、平时如何规范书写和积累科技文件材料

l 以上科技文件材料除了有规定的格式外，像会议记录、调查记录就应有时间、地点、内容、参加人等，实验、测试记录就应该注明年、月、日，地点、天气、实验人、做的什么实验，实验材料等。分析报告、测试报告也应注明时间、地点、用的什么材料，做的什么检测等 。虽然上面可能有的有，但是字很小，看起来不方便。为了方便整理做目录，应该写清楚。图表、照片、影像都应一一说明。

l 存储电子文件的光盘应附有标签。生成的电子文件及其支持软件，应具备对应的纸质型文件。这也是为了预防意外和便于提供利用。在国外有条件的档案馆重要的档案都有备份电子文件分放在两个不同的地方，以保证档案的安全性。另外用笔规范的问题，有的交来归档的实验记录用笔五花八门，按规定应该用黑墨水的笔。不能用圆珠笔及其他笔。书写要规范，不能在记录上面打草稿。

l 科技文件材料真实地记载着科研活动的过程和成果，因此，每个阶段的材料要用档案袋装好，在上面写上项目名称、科技文件材料的名称、形成时间、作者、备注等。这样防止文件散落，做到心中有数，查找起来方便，到最后归档时就省事了。

四、科技档案的建档管理要求

l 1、科研管理部门下达科研计划时，应同时提出科研文件材料形成、积累、归档要求。
l 科研项目负责人应根据科研文件材料归档范围，将科研文件材料的形成、积累工作逐项落实到具体人员。

l 2、科研管理部门在检查、考核和上报科研计划执行情况时，应同步检查科研文件材料的形成、积累情况。有关的计划任务书、协议书、合同、鉴定文件、授奖文件、报告、批复等科研文件材料，由科研管理部门负责积累。

l 3、科研课题完成后，课题负责人参照科研文件材料归档范围的内容，收集全套科研文件材料，进行系统整理。科研课题鉴定、验收通过后，课题负责人按照鉴定、验收会提出的意见，及时对科研文件材料进行补充、修改和整理，办理归档手续。

l 4、科研人员年度考核或专业技术职务（职称）晋升考核时，由档案部门负责出具科技成果归档和获奖情况证明。
这就是江苏省地方标准《江苏省科学技术研究档案建档工作与科研工作四同步管理规范》所要求的