高等音乐院校档案管理的实践与思考——以中央音乐学院为例.pdf

OCIENCE&TECHINOLOGYVISION科技视界高等音乐院校档案管理的实践与思考以中央音乐学院为例区李梅（中央音乐学院档案馆（校史馆），北京10 0 0 31）摘要：高等音乐院校的档案管理应符合其教学特点，完善艺术档案征集方案并稳步实施，收集全面的有文化传承意义的艺术档案；做好纸质档案保护和数字化，进而提高档案利用的服务水平；运用档案展览、档案部门公众号等平台和展现方式，系统地组织、陈列或发布档案信息材料，将教育、服务与档案管理有机融合。关键词：艺术档案；人物档案；档案收集；口述史料引言档案是组织和个人依据其自身活动和社会发展需要及相关法律法规要求，将在特定活动中直接形成、积累的各种有价值的文件、记录和数据材料，按照一定规律集中保存起来的原始记录。档案可以为其形成者提供较为充分的业务活动凭证和法律所要求的证据，并可以为组织和社会积累和保存具有参考价值的经验、数据、信息和知识。高等院校的档案管理与党政机关及其他事业单位相比，既有共性，又有其独特的个性。共性在于像文书档案、人事档案、会计档案、基建档案等的征集和归档管理是类似的，个性在于高等院校的主要业务活动是教学和科研，那么在教学和科研活动中形成的具有保存价值的教学类档案便是高校档案的独特门类。不同的高校因其专业差异，也会形成具有鲜明专业特征的教学档案，如艺术类院校中电影学院的电影资料档案，戏剧学院的剧目演出档案，美术学院的美术作品档案等。对于音乐院校来说，建立与其办学层次、教学水平相对应的艺术档案库是档案管理的题中应有之义。同时，对于办学时间五十年以上的高等院校来说，加强对年代久远的各类档案的保护、修复，展开数字化工作是当务之急。本文从中央音乐学院现有档案的分类和管理现状出发，提出音乐院校档案管理的几点见解。一、中央音乐学院的档案类别及管理概况中央音乐学院的档案主要有：文书档案（党群和行政）、基建档案、教学档案（含已毕业的硕士博士成绩单、毕业论文答辩、毕业音乐会材料等）、艺术档案、已故人员档案以及实物档案（如印章、题词、字画、公务礼品等）。其中文书档案按照年度、组织机构进行分类，教学档案按年度分类，基建档案利用率较高，为了利用的便利将其按项目进行分类。在上述门类的现存档案中，文书档案自建院伊始即开始归档留存，实体数量较多，其内容具关联性、系统性，是档案管理的重点，管理相对规范；基建档案、教学档案和已故人员档案保存较为完整，对以上4类档案进行数字化是目前工作的重点。艺术档案属于专门档案的一种，专门档案是与文书档案、科学技术档案并列的概念，主要指会计、审计、诉讼、公证、艺术、教学、地名、标准、商标等专门业务活动中形成的具有特殊内容和形式的档案。因各种专门性业务活动通常具有严格的规范程序和质量要求，这就决定了其记录物（专门档案）的形式和内容具有规范作者简介：李梅，管理学硕士，助理馆员，研究方向为档案管理与研究。基金项目：本文系中央音乐学院科研资助计划项目我校档案数字化建设实践的问题及策略初探（项目编号：2 2 YB12）阶段性研究成果。56科技视罗|Science&Technology VisionBOOKARCHIVES图书档案性。在各种类型的档案中，专门档案的规范性是较为突出的。各种专门档案都各有一定的特点，其归档范围、整理方法、保管期限和管理原则等各不相同。中央音乐学院属于音乐院校，在专业音乐教学、科研、演出实践、专业比赛等活动中形成的具有保存价值的材料和记录，属于艺术档案的范畴。中央音乐学院现有的艺术档案比较零散，档案收集处于随机和自愿的状态，只有少数艺术家的个人艺术档案（如马思聪、郑荃等）、教师个人收集的艺术档案（磁带、唱片、光盘等）。这种状况与学院建院以来所取得的教学、科研的成就是不相符的。自19 49 年建院以来，中央音乐学院培养出了一代代国内外知名的作曲家、演奏家、音乐理论家，在国内外专业比赛、艺术舞台上展现了突出的教学水平和成绩，然而这些教学、实践和科研活动的珍贵记录没有系统地归人档案，殊为遗憾。跟档案管理较为先进的院校比，中央音乐学院已处于相对落后的水平。近两年学院制定了艺术档案管理办法，正在完善艺术档案征集方案，积极筹备艺术档案的主动收集和归档，旨在逐步将艺术档案管理规范化，为学院保留珍贵的音乐艺术资料，以供后人查考利用。二、针对音乐院校档案管理的几点建议（一）艺术档案的归档范围及收集策略1.归档范围根据2 0 0 1年原文化部、国家档案局发布的艺术档案管理办法第十九条：“艺术档案分类由大类、属类组成。大类应设业务类、个人业务类，综合类。具体属类应按照归档范围设置。”中央音乐学院现行的艺术档案归档范围为下以几类。综合类：音乐节、艺术节材料；演出、巡演活动材料；艺术科研课题、项目材料；艺术学术会议材料。教学类：专业赛事材料；其他荣誉（如教学奖、成就奖等）材料；大师班、专家课材料；学生毕业音乐会材料；艺术教学采风活动材料等。个人类（收集对象为曾在或正在本校学习、工作的著名音乐艺术家）：著名音乐表演艺术家个人资料；著名作曲家个人资料；著名学者个人资料。其中，教学类档案还应收集招生简章、教学方案、教学大纲、教材目录、历年学生名册等，这些档案按照传统的做法，放在文书档案类别里进行征集。2.收集策略综合类和教学类档案可由各教学院系负责整理并向档案馆移交。有的高校如北京大学对教学档案实行二级管理，学校档案馆只保存具有长期和永久价值的档案，如：各类毕业生学籍档案、研究生论文及学位评审材料等。其他教学档案由各院系自存。对于中央音乐学院来说，实行二级管理不太符合校情，一是学校规模小，各类档案实体数量不多；二是如果实行二级管理，各部门自行归档管理的积极性不高，难以规范和落实。具体收集策略如下。（1）档案馆和教学院系协商归档范围。为了收集全面、高质量的艺术档案，档案馆应和各教学院系进行深入沟通，列一份尽量详尽的“名单”一一有归档价值的专业赛事、教学奖、音乐节、演出、大师班等，该“名单”应根据情况变化每年进行更新。（2）确定每一种艺术档案的归档范围。2 0 0 1年原文化部、国家档案局发布的艺术档案管理办法及2 0 0 8年教育部、国家档案局发布的高等学校档案管理办法是统领性的部门规章，对艺术档案归档范围并无详尽的具体规定。艺术档案因其专业性较强，档案管理人员需和教学院系沟通，对每一种档案的归档范围进行细致的推敲、形成规范。如专业赛事可分为参加专业赛事和主办专业赛事。以学生参加专业比赛来说，赛前准备的文字介绍、所参加比赛的简要介绍（包括主办方、地点、参赛人员等）、比赛视频资料、获奖情况说明、奖杯照片、获奖证书复制件等都应存档 2。（3）通过举办档案展览等展示方式鼓励归档。为了增强各院系的归档意识，档案馆可以选取典型赛事、演出、大师班等活动的材料，通过实地展览或网上展览的方式，展示教学成果，提升归档院系的荣誉感。展览可以每年举办一次，既能从档案角度展示过去一年学院的突出教学成果，又能起到宣传档案意识、鼓励归档的目的。个人类档案也就是通常所说的名人档案，或日人物档案。高校人物档案的建立对于丰富一定社会历史时期的名人档案具有特殊价值，旨因高校是学者、艺术家云集之地，高校征集、保存人物档案具有得天独厚的优势。一份份名人档案无异于是高校的活历史、活档案，名人档案一定是高校档案全宗里的一个亮点 3。名人档案的收集方略如下：（1）确定名人的范围，中央音乐学院的名人指有重要影响、较深造谐和突出成就的专家、学者、艺术家或教师。中央音乐学院自19 49 年建院以来，大部分专业都经历了从无到有、从弱到强的过程，这期间离不开诸多专业开拓者的辛勤开垦，因此名人的范围宜宽不宜窄，对于每个专业领域的开拓性人物、公认做出突出贡献的教师，都可以纳人收集名人档案的范畴。Science&TechnologyVision|科技视罗57OCIENCE&TECHINOLOGY VISION科技视界（2）确定名人的范围后，如何能获得名人及其亲属的信任是征集档案的关键。名人（或亲属）是否愿意将个人档案移交档案馆，除了对学院的感情因素外，档案馆能否对其个人档案进行规范整理、妥善保管、合理利用是更为关键的。（3）可以采用多种收集名人档案的方式。除个人自愿向档案馆移交外，也可由档案所有者向档案馆捐赠或寄存，寄存的名人档案在利用时要征得档案所有者的同意。对其他档案馆或其他部门（图书馆、博物馆等）保管的名人档案进行复制或交换目录。对流散在域外、国外的名人档案进行购买、复制和交换等。（二）保护高龄档案，进行数字化中央音乐学院现存的文书档案自19 49 年建院伊始，50年以上的高龄档案?具有特殊的研究价值和史料价值，应当得到妥善保存。这部分档案因使用的纸张较薄、多为手写或刻板印刷，随着时间推移保存难度日增。根据“存量档案数字化，增量档案电子化”的原则，将其进行数字化处理迫在眉睫。“高龄”的已故人员个人档案、基建档案以及研究生教学档案也应进行数字化。数字化以后，利用时可以提供数字化副本，减少直接翻阅原始档案，有利于高龄档案的保护。从实际的档案利用来说，将存量档案进行数字化处理也是非常必要的。档案数字化副本存入档案管理系统，档案利用者提交相关申请后，获批者可以自行登录档案管理系统进行相关档案资料的下载。此功能特别适用于研究生教学档案和文书档案的利用者。因学院档案管理系统老化，以往并未要求各部门上传电子档案。因此数字化工作一旦开始，应将所有现存的纸质档案进行数字化处理。近两年已要求各部门上传电子档案，初步实现纸质档案（包括其他介质的档案）和电子档案的并行归档管理。（三）创办公众号“口述央音”版块中央音乐学院档案馆于2 0 19 年成立，在馆长的策划下，制定了口述史料采集对象的名单，对中央音乐学院年事已高、有突出贡献的老教授、老专家进行口述史料采集。策划的初衰是这些老教授年事已高，他们亲历的学院发展、学科建设的重大事件、活动，以及他们个人的成长和教学研究历程，往往没有被系统地记述下来；档案馆以访谈的形式对老教授进行口述史料采集，属于抢救性采集，目的在于传承央音精神，传播优秀文化 4。口述史料的采集工作已初见成效：目前“中央音乐学院档案馆校史馆”公众号已推出15期“口述央音”文章，讲述了15位老教授的专业发展历程、教学研究心得、亲历重大事件，这些文章充满了红色岁月的奋斗激情、教授们对专业教学的热爱、关心学生发展的赤枕，更展现了他们的拳拳爱国之心。读这些文章，令人感动之余亦不敢空置时光，师生读后更加了解院史，催其奋进。“口述央音”系列文章，不似有些高校“一问一答”式的口述史料成果展现，为了增加可读性，我们将老教授的录音整理成文字后，从中提取重点列出大纲，再充实内容编写成文。行文不完全采用口述原话，既忠于口述的事实，又提升文章的质感和温度。文章获得了被采访老教授们的认可，学院师生亦反馈较好，部分文章也获得了较高的社会关注度。三、结语综上所述，中央音乐学院作为全国音乐类高等院校的排头兵，在档案管理方面正在积极探索，遵循2 0 2 1年实施的中华人民共和国档案法的精神，做好纸质档案保护和数字化，进而提高档案利用的服务水平；完善并实施艺术档案征集方案，收集全面的有文化传承意义的艺术档案；运用档案展览、档案部门公众号等平台和展现方式，系统地组织、陈列或发布档案信息材料，以鼓励归档、重现校史、激励今人。在此过程中将教育、服务与管理有机融合，推进中央音乐学院的档案管理工作良性运转。参考文献1陈兆，和宝荣，王英玮.档案管理学基础 M.北京：中国人民大学出版社，2 0 2 1.2肖兰芳，贺长珍.高校人物档案资源的开发与利用 J.实践纵横，2021（2):18 9-19 0.3赵红.高校名人口述档案资源抢救征集工作实践探讨 J.焦作大学学报，2 0 16（4）：12 3-12 4.4黄均人.艺术档案工作：概念与做法.中国艺术时空 J，2 0 19(6):19-32.高龄档案：高龄档案应受尊重原则，亦称“年龄鉴定论”。德国早期档案鉴定理论。由德国档案学者迈斯奈尔（H.O.Meissner）于1901年提出。该理论改变了过去各国销毁古老文件、保留近期文件的习惯做法，带动它们相继制定禁毁年限，使历史档案得以妥善保存；还强调档案鉴定须着眼案卷来源，反对凭直觉进行鉴定。已成为各国普遍遵循的准则。58科技视罗|Science&Technology Vision