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信贷业务档案管理办法(讨论稿)信贷业务档案管理办法(讨论稿)长兴诺力小额贷款有限责任公司信贷档案管理实施办法（讨论稿）为规范信贷档案管理，做到妥善归卷、资料完整，调阅方便，查找快捷，每笔贷款都能有据可查、责任明确，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上保证信贷资产的安全性，经公司研究，特制定本办法。一、信贷档案的概念信贷档案是指所经办的全部贷款和已归还的贷款资料或信用结束全过程的信贷管理行为所有记录的总和。二、信贷档案管理的基本要求1、信贷档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。2、信贷档案要设专人或兼职人员管理3、信贷员要建立一户一档，包括客户基础资料、财务报表、信用全过程的所有记录复印件、办理担保保全措施的复印件、还贷收息记录凭证复印件等相关资料进行编号归档。按月将当月已结清贷款本息的客户档案移交部门经理或分管副总经理4、部门经理或分管副总经理收集保管信用全过程中的原始记录，主要包括借款合同、客户借款的确定件和权利证书原件等；保管信贷人员移交的已结清贷款本息的档案资料；保管信贷文件；保管信贷报表等资料。5、信贷档案要实现统一收集，集中保管的办法。6、信贷档案要在本公司总经理领导下进行，同时接受上级管理部门的指导、监督和检查。7、按照信贷档案归卷要求，对每笔贷款要求做到资料完整，装订前仔细审查。8、各类资料要按月装订，当月资料较多的，可装订多卷。对卷内的资料要逐页编写顺序页码，位置在每页的右上角，同时填写每卷的封面目录和封底，填写时须用蓝色或黑色墨水书写或打印，不得使用圆珠笔填写。三、信贷档案的内容1、文件类：各类金融法律、法规，信贷管理制度、办法，竞赛通知，领导讲话等。2、申请书类：各类借款的申请、审批表，贷款展期申请书及审批表、借款人、担保人身份证件（复印件）。3、合同类：各类借款合同，担保合同，抵（质）押清单、房产土地、船泊、他项权利证书复印件等。4、报表类：期限管理类报表，再贷款管理类报表、贷款质量分析类报表、贷款信息咨询类报表、五级分类报表、不良贷款监测类报表等5、台帐类：贷款期限类管理台帐，五级分类台帐，不良贷款管理类台帐，抵债资产类等台帐。6、其它类：客户经理的贷款调查报告，会议记录薄，贷后检查报告、催收通知书，五级分类分析表、认定表，企业基础资料、财务报表，诉讼保全类资料，抵债资产资料，已核销呆帐贷款台帐、房产承租协议等。四、信贷档案的装订1、装订的信贷档案，每卷要以A4纸面为标准长宽，凡合同书、申请审批书等均应将有文字的面向外，对折后装订要求每卷加装封面、目录和封底，左边和下边双边整齐，于左边采用三孔一线法装订，装订要牢固、整齐、美观，不丢页，不压字，不破损，不妨碍阅读。2、一份文件如果既属于信贷档案范围，又属于文书档案范围，其原件首先满足文书档案的需要，信贷档案可采用复印件或摘录主要内容、文号的方法收集归案。3、属于国家秘密或本公司商业秘密的文件，信贷员、信贷业务部门信贷档案管理员应在档案目录“备注”栏内注明密级或保密期限，以免造成泄密、失密现象。4、案卷封面及案卷脊背各项应逐项填写清楚。5、当月的信贷档案应于下月的上旬前装订完毕。五、信贷档案的期限管理1、永久保管档案。主要包括：贷款核销审批资料及清单、信贷档案销毁核准书及清单、未收清贷款的借款申请书、合同书及清单、贷款审查委员会决策记录。2、长期保管档案，保管期限为15年。主要包括：借款合同、担保合同等。六、信贷档案的调阅1、内部调阅档案的控制：应由调阅人出具档案调阅单、经总经理或副总经理批准，并登记档案调阅登记簿、借阅的信贷档案不得传阅、涂改或拆散等，并按借阅期限归还。信贷档案的借阅时间、借阅人、批准人、经管人员必须在档案调阅登记簿上登记。2、外部调阅档案的控制：公安、税务、工商、司法等部门在查处案件需要查阅档案时，必须持有县级以上司法机关的正式公文或文书方可查阅。经核准查阅的档案，由档案管理人员登记档案调阅登记簿，查阅时档案管理人员必须在场陪同，不准将信贷档案交给调阅人带走，未经批准不得在档案资料上复制、照像、圈划。查阅档案介绍信、档案调阅单和档案调阅登记簿一并保管。七、信贷档案的销毁信贷档案的销毁工作由公司统一办理，公司档案管理人员登记档案销毁登记簿，将已核准销毁的信贷档案整理装箱后，报送公司主管部门进行销毁，销毁工作必须由三人以上参加，监销人员要认真清点档案数量，并在档案销毁核准单上签名后，到指定地点进行销毁。凡需销毁的信贷档案一律不得作为废纸出售。八、本实施细则由长兴诺力小额贷款有限责任公司制订，解释权亦同。九、本办法自发布之日起执行。附件11信贷业务档案调阅单调阅单位调阅人调阅日期调阅内容调阅用途审批人签字档案管理员签字年月年5日日月附件12信贷业务档案销毁清册档案类别归档号内容档案形成日期页数应保管年数已保管年限监销人签章监销人签章6监销日期*县农村信用合作联社信贷档案管理办法讨论稿第一章总则第一条为实现我县农村信用社信贷业务档案的科学管理，做好信贷管理基础工作，促进信贷业务档案管理工作制度化，有效防范信贷风险，加强我县农村信用社的信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，根据中华人民共和国档案法、三个办法一个指引、省联社信贷管理制度及*县联社信贷管理办法，结合实际，特制定本办法。第二条信贷业务档案是指各社在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据、声像等资料。主要由借款人的基本信息资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。第三条信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各社（包括有贷款业务的分社）对信贷业务档案按照“集中统一”的原则进行规范化管理，须设置信贷档案室并明确专人管理。信贷档案管理员负责收集、整理、装订、立卷、归档、保管和日常维护等工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。并对信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。第四条各社要制定有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、责任明确、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整和安全。第五条信贷业务档案涉及本社和客户的相关信息，档案管理人员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行保密制度。第二章信贷档案管理的职责第六条信贷管理部是信贷业务档案管理的职能部门，信用社信贷内勤为信贷业务档案管理员（无信贷内勤的须明确兼职信贷业务档案管理员），负责信贷业务档案的日常管理。第七条信贷管理部对各社的信贷业务档案管理工作负有指导、管理、检查、监督、考核的职能。第八条信用社分管信贷的副主任应定期检查信贷业务档案管理的有关情况；信贷管理部对各社信贷档案进行定期抽查和考核。第九条各社信贷人员负责收集所辖信贷业务主体从申请、使用、到期、结清全部过程的有关资料，并保证资料的真实性、有效性、规范性和完整性。其主要职责如下：(一)负责收集客户基本资料及与借款项目相关的资料，按档案形成的时间顺序和有关要求进行整理，并填写信贷资料目录，补充资料上交给信贷内勤时应同时在目录中编号填写。(二)负责及时收集客户相关信息，按要求撰写贷前调查报告、贷后检查报告、收集贷款通知单等资料，并送信贷内勤归档。(三)对客户基本情况有变动，应及时补充更新资料，移交给信贷内勤。(所有移交资料必须有移交手续)第十条信贷业务档案管理员职责：(一)负责对信贷人员移交的信贷业务资料完整性、有效性进行检查，对不符合联社信贷业务档案资料收集要求的，退回信贷人员重新收集。(二)负责接受信贷人员移交集中管理的信贷业务档案资料，并根据信贷资料目录上的事项核对所有文件资料无误后，双方在移交清单上签字。(三)负责按信贷业务档案管理的要求对信贷业务档案资料进行分类、造册、装订、立卷、归档和保管。(四)负责信贷业务档案管理的合理利用及保密工作。第三章信贷业务档案的基本内容第十一条信贷业务档案分三个管理区域：立卷区、归档区、权证区。立卷区：存放执行中业务的档案资料。归档区：存放已经执行终了业务的档案资料。权证区：有价单据、其它权证类、保险单必须由主出纳存放于金库，但必须双人、双锁保管。第十二条执行中业务的贷款档案资料包括客户基础类资料、信息类资料、合同类资料、担保类资料、调查（检查）类资料、不良资产类资料六大类：第四章信贷档案资料管理操作流程第十三条收集。信贷档案资料收集分企业信贷档案和个人信贷档案，内容包括借款人基础类资料、保证人基础类资料、贷款合同类资料、调查类资料、信息类资料和不良资产类资料。信贷人员应根据贷款管理办法要求及时收集资料，对贷款发生后形成的检查报告、企业财务报表、贷后检查报告、贷款催收通知单等资料，应按月（季）及时撰写并收集。第十四条整理。信贷档案资料立卷原则上使用A4纸；在整理时小于A4纸的抵（质）押品代保管凭证（收据）等应粘贴在A4纸上保存；凡企业与个人提供的复印件资料，需加盖“该复印件与原件核对相符”的印章并有核对人签名。对“账销案存”的贷款，按户分笔抄列清册，独立建档保管。第十五条装订。执行中的信贷业务档案资料应按照一定的次序进行装订。信贷档案管理员在整理客户资料时按信贷档案资料清单中的资料类别进行分类装订，在装订时填写档案（A4纸厚）封面，信贷档案资料清单置于立卷档案封面内第一页，即：厚纸封面+信贷资料清单+具体内容+厚纸封底。两边对齐，即下边与右边对齐。(一)对最高额抵押贷款合同，抵押人为借款人或第三人的，最高额抵押合同统一放置在担保类资料的第二部份抵押人提供资料中装订。第十六条补充与更新。信贷业务发生后形成的调查、检查报告、企业财务报表等重要文件资料，信贷员应按月及时收集并移交信贷内勤归档。客户基础类应根据客户实际情况，作相应的补充与更新，1.对于每年都要年检的资料，信贷人员应根据年检的时间及时补充与更新年检后的复印件；2.对于企业变更情况，信贷人员要及时根据变更情况，及时掌握和收集有关资料，其相应的信贷档案资料也应作补充与更新。3.对于较短期间内连续发生的个人（农户）信贷业务，前一步业务已有相应的基本资料（如前笔业务已有借款人或法人代表身份证复印件等资料），后一笔业务可以不再提供，以避免不必要的重复。4.档案管理人员对信贷人员移交的信贷资料在信贷业务档案资料移交清单上做好登记手续。第十七条保管与销毁(一)保管1.各社每年应对信贷业务档案进行一次全面检查，日常采取防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。如有发现破损、虫蛀等情况应及时进行修补和复印。2.对本社发展具有重大保存价值或可作为示范项目的信贷档案应长期保存。对“账销案存”的信贷业务档案应当永久保存。3.信贷业务档案保管期限是指信用项目结清后，该项目档案的保存时间。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查信贷档案的保管情况，并作书面记录。(1)尚有信贷关系的信贷档案作永久保管；结清全部贷款的客户档案从客户与信用社(分社)最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期为三年。(2)凡属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项目、中长期信贷业务、中小企业贷款档案从客户与信用社（分社）最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保存期限为十年；(3)向人民法院起诉后（未结清）的档案资料，包括：借款借据、借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等必须全部归档，按年装订成册，作永久保管。(4)信贷内部档案为长期保管，保管期限为十五年；其中各类年终报告和年度汇总报表为永久保管。(5)信贷业务档案保管及核销清册为永久保管。(6)担保业务档案保管期限参照借款客户档案期限管理。(二)销毁：信贷业务档案保存期满后，若认定存档资料可以销毁时，由信用社提出正式的过期档案销毁申请，须造册经联社信贷管理部及稽核审计部报联社分管领导批准后进行销毁。销毁之前，信用社档案管理人员要对销毁的档案资料逐一登记造册，经审批后方可销毁。未经批准任何人不得擅自销毁授信档案，档案销毁后资料登记清册必须永久保存备查。经联社领导批准同意销毁后，信用社档案管理人员及有关人员和信用社班子成员监销，监销人员应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章。第十八条调阅与外借(一)调阅。各社均应建立信贷业务档案调阅登记制度，登记调阅人姓名、日期、内容等并由信用社主任签字同意。1信贷员查阅或调阅、归还信贷档案时，必须办理登记手续，在调阅登记本上签字后方可将档案调出，借阅时间一般不得超过一周。2查阅人和调阅人均不得将贷款档案材料涂改、伪造、遗失或毁损。信贷内勤对借阅归还的档案要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动，可拒绝接受并及时报信用社主任。3信贷业务档案只限内部查阅，不得外借。当信贷业务依法提起诉讼或发生案件时，经信用社主任批准后方可供律师、政法等相关部门等查阅复印。(二)外借。信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，如遇特殊情况，须报联社领导批准，并填写信贷业务档案外借单。第五章信贷档案管理人员的责任第十九条在信贷业务档案管理中，经档案管理人员督促未收集、收集资料不全或未及时补充与更新信贷档案资料的，其责任由信贷人员负责；管理人员未发现或未督促的，造成信贷资料不全的，其责任由管理人员负责，并按照有关规定做出相应处罚。第二十条对信贷业务档案管理工作中未按规定组织检查，发现问题隐患未及时报告、纠正，造成不良后果的，其责任分管信贷的副主任或社主任负责，并按照有关规定做出相应处罚。第二十一条对与信贷档案台账发现未登、错登、漏登，以及台账余额与管理情况不一致的，其责任由信贷档案管理人员或信贷人员负责，并参照有关规定做出相应处罚。第二十二条对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。（信贷内勤更换，交接不清的，视同接交人丢失档案资料）第六章附则第二十三条信贷业务档案管理所需档案盒由信用社按规定格式统一购置。第二十四条本办法由*县农村信用合作联社负责解释和修订，并自发文之日起试行。（应附档案目录格式，以便是统一标准）信贷业务档案资料移交清单样式，信贷档案登记簿、调阅登记簿联社统一购置或印制。