高效会议管理培训PPT课件.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,高效会议管理,知识与经验点滴分享,李老师,欢迎您参加,1,课程提纲：,1,、会议为什么缺乏效率；,2,、高效会议的特征；,3,、如何开始一个会议；,4,、相关人员职责；,5,、会议记录和检查跟踪；,6,、个人心得与会议制度参考；,7,、实践才是硬道理,2,大家关心的会议管理几个问题点：,如何选择筹划会议，如何通知会议，,如何做会前准备，如何开始会议，,如何主持会议,/,会议记录，如何控制议程，如何快速决策（识别拖延信号），如何安排任务，,如何结束会议，如何会后跟踪；,这些问题都在这本书里面：哈佛经理会议管理,.docx,3,什么导致会议没有效率？,会议为什么缺乏效率,4,个人观点：,高效会议高效会议主持人,5,首先我表明下我对管理者与员工的理解：,我现在完全认定，公司如果出现问题，肯定是管理层的问题，不是员工的问题。,【,比如经营问题、管理问题、以及我们今天说的会议问题。是管理层的什么问题呢？主导思想，决策方向，公平公正等等。,】,个人观点引言,6,【,主导思想,：比如说稳扎稳打，还是突发猛进，比如说爱因斯坦名言：人的成功,99,后天努力,1,先天聪明，但是有些人不这么认为，认为我生下来就没有含着金钥匙，所以再努力也。,】,【,决策方向,：年底了，老板看了下财务报表，不错，今年有不少利润，明年我们投资房地产,】,【,公平公正,：今天员工,A,说工作计划写了跟没写一样，搬运工有人搬了给钱有人没给，停工待料人安排去搬运，也给钱了。,个人观点引言,7,1,、欠缺目标或目标不明确。,2,、欠缺议程。,3,、与会人选不当,(,与会者太多或与会者太少,),。,4,、会议时间不当。,5,、开会通知时间不当,(,太早通知开会或太晚 通知开会,),。,6,、开会通知内容欠周详。,7,、会议地点不当。,会议前,8,8,、会议场地设备欠佳。,9,、,与会者无准备而来,。,10,、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。,11,、会议不能准时开始。,12,、会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。,13,、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。,会议前,9,比较以下会议图片，我们缺什么,10,1,、外界干扰。,2,、,与会者发言离题,。,3,、主持人出难题。,4,、让没有必要留在会场的人员留在会场。,5,、犹豫不决。,6,、,资料不充足,，却贸然决策。,7,、少数人垄断会议。,会议中,11,8,、与会者之间交头接耳，开小差。,9,、与会者不表明真正感受或意见。,10,、与会者之间争论。,11,、与会者与主持人争论。,12,、视听器材发生故障。,13,、,与会者欠缺热心。,14,、会议超出预定时间。,15,、主持人未能总结会议成果。,会议中,12,1,、欠缺会议记录。,2,、不能对决议事项进行有效追踪。,3,、不能对会议结论、成败得失进行检讨总结。,4,、不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。,5,、与会者对会议感到不满。,会议后,13,会议效率不高的原因及具体表现,项 次,原因,具体表现,（,1,）,时间,会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。,（,2,）,地点,会议地点不适合，致使会议被频繁打断，无法正常进行。,（,3,）,开会对象的选择,必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。,（,4,）,主持人的技能,会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。,（,5,）,参会者的技能,参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。,（,6,）,会议的准备工作,开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。,（,7,）,开会的原因、目的和结果,开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。,14,高效会议的特征,15,高效会议的特征,16,是否要开会？,首先开始的准备工作,17,摘自：哈佛经理手册,会议只是一种管理工具,；,一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度,!,热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；,厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一,种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由，来支持自己的见解。,18,摘自：哈佛经理手册,会议只是一种管理工具,；,在这两类人士之中，厌恶会议者似乎比热衷会议者更多；极具讽刺意味的是：,诅咒会议的人往往是些最不懂得开会，甚至是最喜欢滥开会议的人,!,19,无需开会的“五个如果”,20,必须开会的“五个如果”,要让别人参与集思广益,21,如何有效开始一个会议,22,与会者的选择,对实现会议目标有潜在贡献的人,【,业务流程讨论,】,能够因参与会议而获得好处的人,【,新人培养,】,23,会议时间的选择,会议时间必须包括,起止时间,会议时间以不超过,一个半小时为佳,24,会议地点的选择,一般性的会议或是为时较短的会议，,原则上应在与会者办公室附近召开；,特别重要的会议或是为时较长的会议，,则应选择远离与会者办公室的地方召开。,25,议程的指定,按照议案的,轻重缓急,编排处理的先后次序,每一个议案应,预估所需,的处理时间并明白地标示出来,26,会议通知的派发,(1),开会的时间,(,包括日期及起止时间,),。,(2),开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。,(3),会议的议程。,(4),与会者须事先准备的事项。,(5),参会者。,27,销售管理（含客户关系管理、报价、分销、多角贸易等）,0.,组织结构,1.,国外客户、,潜在客户,接触整理,2.,国外客户报价,3.,国外订单确认,4.,国内客户、,潜在客户,接触整理,5.,国内分销,6.,内销报价流程,7.,国内订单确认,8.,订单下给客户流程,9.,订单跟单流程,10.,船务制单流程,11.,外销出货流程,12.,内销出货流程,13.,内外销的退货流程,他,山之石,调研会议议程,28,会议场地的布置,中央政治局常委（,9,人）来我们公司视察，您如何安排座位？,29,会议主持人职责,30,时间,参会者的责任,开会前,根据个人的观点研究问题,依据提供的资料准备论证的材料,记下开会的日期、时间、地点,做好在会议中尽量表达的心理准备,开会中,倾听他人的意见,积极发表自己的见解,关注正在讨论的事项,与主持人密切配合以达到会议目的,开会后,会议达成了什么结果,还有哪些事情未完成,分配给自己的任务如何完成,参会者职责,31,高效的必要条件,会议记录与会议跟进,32,会议记录者的功能,33,作为参会者的会后跟进,34,作为主持人的会后跟进,35,公司会议个人体会,与,会议管理制度参考,导读,36,1,、会议主持人适当霸道点：,参会人员有领导，不要因为领导身份而受其影响，领导也要听从主持人会议安排，避免偏题。,2,、会议与头脑风暴的区别：,我们很多的会议之所以时间长，很多不是会议，是头脑风暴，很多头脑风暴没有提前做好相关准备和资料提供，所以没有范围。,公司会议个人体会,37,3,、会议之后没有对会上达成事宜确认和后续相关落实、检查的说明。,4,、讨论问题，编于完美，希望面面俱到都能满足，但执行就很困难，一定要遵循人们对事务认识从模糊到清晰的过程，执行改善也是一样。,公司会议个人体会,38,会议管理制度参考,导读,39,实践是检验真理的唯一标准,40,谢 谢 大 家！,41,