高校档案数字化外包质量管理探析——以营口职业技术学院为例.pdf

2023年第4 期(总1 4 8 期）辽宁师专学报（社会科学版）JOURNALOF LIAONING TEACHERS COLLECE(SOCIAL SCIENCES EDITION)NO.4 2023Ceneral No.148高校档案数字化外包质量管理探析以营口职业技术学院为例姜帆陈丹营2张晓琦3（1.2.3.营口职业技术学院，辽宁省营口市1 1 5 0 0 0）摘要：高校档案数字化外包，是高校档案工作为适应档案数字化发展趋势而开展起来的。通过分析档案馆馆藏特点及自身条件，得出档案数字化外包的必要性。针对档案数字化外包中存在的档案实体安全、档案信息安全、外包公司从业人员因素、数字化成果的后期维护等主要问题，从核查馆藏情况、外包服务机构的选择、现场监督、数字化过程中重要环节的把握以及提升档案管理人员综合素质等方面阐述了档案数字化外包的质量管理对策。关键词：档案；数字化；业务外包中图分类号：G270.7G717文献标识码：A文章编号：1 0 0 8 3 8 9 8(2 0 2 3)0 4 0 1 3 5-0 3信息化管理模式逐步替代了传统的档案管理模式。档案数字化是档案信息化的最主要内容。基于档案工作发展的实际要求，各高校都在积极推进档案数字化工作。一、高校档案数字化的重要意义档案数字化是指利用现代信息技术将档案馆保存的纸质档案、照片档案、录音录像档案等转换成能够被计算机所识别的数字文本、数字图像以及音频视频等数字文件。高校档案数字化工作具有重要的意义。首先，实现档案数字化有利于保护档案实体。营口职业技术学院是由六校合并的院校，档案馆纸质档案数量巨大，其中许多档案年代久远，如果再频繁翻阅利用，必然会加速档案实体的损耗。实现档案数字化后，可以大大减少实体档案的翻阅次数，从而保护了档案实体。其次，实现档案数字化，可以大大提高档案的利用效率。对档案进行数字化处理后，只需在综合档案管理软件中输人关键词进行检索，就可以快速查找出所需档案信息，不必再人工查阅检索工具，从而实现了档案管理的准确性、快捷性。二、高校档案数字化外包的必要性高校档案数字化外包是高校档案管理为适应目前档案数字化的发展趋势而开展的，是提高高校档案管理水平的必由之路。档案数字化外包是指档案管理部门将数字化工作交由专门的档案服务公司来完成，该公司利用相关设备和技术，对实体档案进行扫描、加工与处理。近几年来，随着档案信息化建设的快速发展，越来越多的高校将档案数字化工作交给专业的外包服务机构来完成，其原因主要有以下几个方面：首先，档案馆需要数字化的档案数量大，人员不足。档案数字化过程中的许多工作属于重复性机械劳动，如果由本单位的档案工作人员自行进行全部数字化工作，将占用工作人员大量的工作时间和精力，从而影响其他更重要、更高端的档案工作。以营口职业技术学院档案馆为例，档案馆现有专职档案管理人员2 名，负责每年大约4 0 0 0 件、2 0 0 卷档案的归档立卷工作，馆藏档案的查询利用工作，全部案卷级和文件级目录的著录工作，另外还需定期对学院4 0 余个部门的兼职档案员进行培训和业务指导。显然仅仅依靠档案馆管理人员是无法完成全部档案的数字化工作的。如果将档案数字化工作交由外包服务机构，档案馆只需安排部分工作人员与外包机构进行对接，随时做好监督和抽检工作即可，从而将档案馆有限的管理资源集中于档案的核心业务。其次，目前高校档案管理人员的数字化技术水平不高。虽然数字化工作中大部分是操作简单的重复性工作，但是也包括了一些技术性较高的工作内容，诸如图像的拼接、去污等操作。档案馆工作人员具备较强的档案业务能力，但对数字化过程中所需的一些计算机、网络等方面的操作还不熟悉，因此，收稿日期：2 0 2 3-0 4-1 0作者简介：1.姜帆（1 9 8 3），女，辽宁省大石桥市人，讲师，主要从事档案信息化研究；2.陈丹营（1 9 7 1），女，河北省抚宁县人，馆员，主要从事档案管理研究；3.张晓琦（1 9 6 7-），女，辽宁省营口市人，副研究员，主要从事教育管理研究。135不能仅仅依靠档案馆管理人员来完成馆藏档案的数字化工作。再次，档案数字化工作需要专门的设备，会增加高校档案工作的运营成本。数字化过程中需要多台高清扫描仪同时工作。馆藏纸质档案幅面大小不同，对扫描仪也有更高的要求。此外，数字化过程中还需要多台高配置的计算机。许多档案部门并没有配备充足的数字化设备。外包服务机构具有成套的专业的数字化设备，能够为档案数字化工作提供设备支撑，从而保证数字化工作的顺利进行。三、高校档案数字化外包中存在的主要问题高校档案数字化外包业务具有数字化效率高、投资成本低等优势，但是在数字化外包工作中，也存在着一定的问题。具体来说，主要有以下几个方面：（一）档案实体安全风险首先，档案实体存在损害风险。高校档案馆所要进行数字化的档案多以纸质档案为主，而且大部分是长期积累的老档案。由于年代久远，再加之频繁查阅利用，尤其是学生录取名册、毕业成绩单之类的档案，部分纸张已经脆化，这样的档案在数字化过程中很容易受到损坏。其次，档案馆需要数字化的档案多以卷为主。2 0 0 3 年开始文书档案卷改件，业务档案仍是装订成卷。2 0 0 3 年之前的纸质档案都是以卷形式保存的。在数字化过程中，需要对成卷的档案进行拆卷，扫描完成后再重新装订。由于单本案卷的页数很多，在拆卷和再订卷的过程中，容易出现排列顺序错误、单页损坏甚至丢失的情况。再次，档案在数字化过程中必须严格履行出库、人库手续，认真核对出人库档案的数量，但是由于出人库的档案数量大，数字化过程中人员多而杂，所以，仍然存在档案排列顺序错乱甚至丢失的风险()。（二）档案信息安全问题档案信息安全是档案数字化过程中需要重点关注的问题之一。首先，由于需要数字化的档案数量大，档案管理人员工作繁忙等原因，有些单位在进行数字化外包之前，没有对馆藏档案进行摸底，没有准确划定档案数字化的外包范围，从而将一些涉密的、不能对外开放的档案，一并交给外包公司来处理。其次，在开展数字化工作前，档案馆通常与外包公司签订保密协议，并对数字化过程进行监督和管理，但是由于档案数字化工作量大，参与人员多，仍然会在一些环节中存在泄密隐患。外包公司的工作人员在档案数字化过程中会获取一些档案信息，如果工作人员的保密意识不强，就可能造成档案信息泄露。再次，经过数字化处理后，纸质档案被加工成了电子档案，而电子档案更容易被复制，这也增加了档案信136息泄露的风险。（三）外包公司从业人员的因素目前，各外包服务机构多是委派一位项目经理驻场，对整个外包项目进行管理。对于外包服务机构不在本地区的情况，通常项目经理会在当地临时聘用一些人员，对他们进行短期的安全教育和业务培训。这样很难保证从业人员的保密意识和业务水平。此外，外包服务机构数字化加工人员的薪酬是以工作量来计算的，如果从业人员为了拿到更多的报酬而加快工作速度，忽视加工质量，势必会影响数字化加工成果的质量甚至出现严重的错误(2)。（四）数字化成果的后期维护问题数字化工作验收完成后，档案信息的后期维护同样是不容忽视的问题。一般的外包服务机构会提供一年的维护服务期。在服务期内出现问题，数字化机构都无偿提供维护服务。实际上，很多项目的外包服务机构并不在本地区，出现问题时，往往响应不及时，这样会影响档案馆的日常工作。此外，如果维护服务期结束后出现问题，或者外包服务机构倒闭，数字化成果就很难得到及时维护了。四、高校档案数字化外包质量管理对策（一）认真核查馆藏情况在进行档案数字化外包前，档案馆工作人员要做充分的准备工作。档案管理人员要认真对馆藏档案进行核查，划定档案数字化外包范围，对于涉密的、不能对外开放的档案不交由外包服务机构进行数字化处理。档案馆工作人员结合日常工作情况以及外包服务机构的数字化工作能力，对档案数字化的先后顺序和时间安排进行详细的规划，为数字化工作的有序进行提供保障。（二）选择优秀的外包服务机构数字化外包服务机构的选择直接关系到档案数字化的质量、进度、信息安全以及数字化成果的后期维护等。目前档案数字化外包服务机构鱼龙混杂，必须慎重选择具有资质的外包服务机构。优秀的外包服务机构，具有高素质的工作人员，能够提供严格保密、质量优异的档案数字化服务。在数字化加工过程中，专业的工作人员能更好地保护档案实体的安全，并降低档案信息泄密的风险。高校档案馆在选择外包服务机构时，要综合考虑企业的相关资质、经济实力、人员配置、过往经验以及服务响应等多个因素(3）。档案馆通过合理设置投标条件，招标到过硬的外包服务机构。这样的企业具有良好的信誉，具备档案数字化所需的专业技术、人员力量以及软硬件设备条件等，工作人员经验丰富，业务水平高，保密意识强，这些为保证档案数字化的质量奠定了基础。（三）严格现场管理，强化巡视监督档案馆需在数字化外包的工作区域安装防盗门窗、电子门禁等安全防护措施，全面安装视频监控系统。规定外包公司工作人员必须凭工作牌出入，严禁无关人员进入；不允许工作人员携带移动存储设备、智能手表、照相机等物品进人数字化工作区域）；数字化工作人员的手机由档案馆工作人员保管。档案馆为数字化工作人员安排专门的休息场所，工作人员可以在休息区内饮水、就餐和休息。保证档案数字化工作的质量，人员素质是决定性的因素。尽管档案馆管理人员日常工作繁忙，但还是安排责任心强、工作认真细致的同志，参与数字化的整个工作流程，并进行有效的监督与管理，不流于形式。巡视监督的重点是外包服务机构的工作人员是否严格遵守档案馆相关规定，数字化加工过程是否规范等。（四）档案数字化流程中重要环节的质量管理档案数字化流程包括数字化前处理、目录著录、拆卷整理、档案扫描、图像处理、档案装订、文件存储与备份、数据挂接、质量检查等诸多环节(5)。其中的目录著录工作已由档案馆工作人员在以往的工作中完成了，且著录规范、准确。档案馆为了保证馆内档案实体的安全及数字化工作的质量，需要对其中几个重要的工作环节制定严格的要求。1.数字化前处理数字化前处理是整个加工流程的第一个环节，虽然工作量不是最大的，但这一环节直接影响后续工作的质量和进度。这一工序的重点是合校前的老档案，当时的档案不是现在普遍使用的打印纸，有些纸张非常薄，必须认真细致地进行裱糊、熨烫等处理。2.档案扫描对于成卷的档案，每卷档案的扫描必须由单人来完成。在扫描翻页时，需保证卷内的顺序与原案卷一致。对于以件保存的文书档案，每盒档案由单人完成扫描，保证盒内文件顺序及单个文件的顺序不发生错乱。扫描档案时，注意轻拿轻放，不可以损坏纸张。要求采用分辨率3 0 0 dpi、彩色模式、TIFF标准格式对档案按顺序进行逐页扫描，扫描完成的图像以多页TIFF格式进行存储，利用OCR技术进行识别后，转成一套双层PDF格式作为查询利用文件。照片形成的文件存储为JPG格式。3.图像处理对扫描后的图像进行处理是数字化过程中技术性较强的一个环节。图像处理包括旋转、纠偏、去污、裁边以及图像拼接等技术手段。扫描后留下的黑线、阴影以及污点等必须清除干净。扫描图像必须字迹清晰、颜色合适，不得出现字迹笔画残缺或者重叠而影响阅读的情况。数字化工作人员在检查图像质量的同时，也需要检查图像顺序是否正确，如果发生顺序错乱，应立即进行调整。4.文件目录与全文的挂接利用综合档案管理软件，将图像数据库中的图像文件与相应的目录数据库进行批量挂接。数据挂接的准确性和完整性十分重要，直接影响数字化成果的质量。因此，要求数字化工作人员认真核对每一份文件挂接后的页码、页数与档案实体的页码、页数是否一致，从而保证图像文件与目录数据挂接的准确率达到百分之百。对于数字化过程中的其他环节，档案馆管理人员也要提出一些注意事项。如文件存储环节要求一式两份保存，其中一份异地备份；档案拆卷过程要求小心细致，不得损坏档案实体；重新装订尽可能按照原孔位进行装订，尽量减少重新打孔；质量检查方面，要求数字化服务机构安排人员对加工数据进行自检，合格后再交由档案馆管理人员进行质量检查。如果质量检查不合格，立即退回，重新加工处理。（五）提高档案管理人员综合素质档案数字化外包后，并不意味着档案馆工作人员从此就高枕无忧了。高校档案管理人员应具有创新意识，在不断提升档案业务水平的同时，加强对现代信息技术的学习。档案馆工作人员在实现对数字化外包过程进行监督和管理的同时，可以和专业人士进行学习和交流，逐步掌握档案数字化技术，不断提升自身的信息化水平。高校档案馆可定期安排工作人员外出进行数字化技术培训，也可考虑引进计算机专业人才，不断提升档案管理人员的综合素质。如果档案馆管理人员完全掌握了数字化技术，就可以独立完成数字化成果的后期维护，而不需要每次出现问题都必须找外包服务机构来解决，从而保证了数字化成果更好地为档案管理工作服务。参考文献【1 杨景辉.档案数字化服务外包的问题及策略探析 J.黑龙江档案,2 0 2 2(0 1）：9 6-9 8.【2 林金眉.浅谈档案数字化加工外包质量管理 J.档案工作,2 0 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