营销软件管理规定.pdf

恒盛地产控股有限公司管理制度 营销软件应用管理规定 版本/修改次第 总页数 更改页次编制 审 核 批 准 生效日期 1.0/00 10 营销策划管理中心 恒盛地产控股有限公司管理制度 1 营销软件应用管理规定 营销软件应用管理规定 1.1.目的 目的 为了加强恒盛地产控股有限公司（以下简称：控股公司）房地产的销售业务管理，符合统一垂直管理、分层运行的管理模式，实现房地产业务的信息化管理，特制订营销软件管理规定（以下简称“本规定”）。2.2.适用范围 适用范围 适用于恒盛地产控股有限公司、区域公司及项目公司营销软件的管理。3.3.定义 定义 各公司：指控股公司、区域公司和项目公司。4.4.职责与权限 职责与权限 4.1 控股公司下属的所有项目公司（以下简称：各公司），必须在项目预售前开通营销软件系统，并在日常营销业务中正常使用。4.2 营销软件管理是房地产业务营销管理的主要管理工具。控股公司营销策划管理中心（以下简称：营销中心）下设应用管理专员，负责控股公司各项目营销软件系统（以下简称：营销软件）的应用管理。营销软件涉及的相关应用管理内容，均由应用管理专员统一管理。4.3 软件应用管理专员负责所有项目营销软件的使用培训、指导、监督、发布软件系统公告等。各公司负责软件系统的录入、使用，接受应用管理专员的管理和指导。4.4 营销部须严格按照本规定执行，项目公司各级领导须对销售案场的营销软件操作起到日常监管作用。营销中心将抽查、监督，一旦发现问题将会追究相关责任人，以及项目公司各级领导的监管失责。案场营销部经理为第一责任人，项目公司总经理为最终责任人。4.5 营销软件使用是各项目公司营销业务的基本流程之一，各公司须严格按照本规定来操作日常营销业务。与营销软件不符的营销行为，均视为违规操作。恒盛地产控股有限公司管理制度 24.6 营销软件系统采用权限管理方式。营销软件系统的用户（以下简称：软件用户）均须按本规定要求使用营销软件，不得出现越权或泄漏用户密码等行为。4.7 软件系统管理强调及时性（事务性工作当天完成）、准确性、全面性、安全性。4.8 本规定未涉及的营销软件系统技术管理工作，由控股公司信息部负责，相关管理内容可参阅IT 管理基本规范。5.5.内容 内容 5.1 营销软件权限设定管理 5.1.1 营销软件系统的运行，实行权限管理。权限设定管理，主要包括对权限人角色的设定、权限的分配。具体用户及相应权限，见附表营销软件系统用户名单及相应权限功能。5.1.2 营销软件主要有五类权限，即系统管理、录入、审核、查询、控制。根据这五类权限，权限人角色的设定如下：A.系统管理的权限：系统管理员；录入的权限：销售代表（业务员）、销售助理（文员）、签约人员、按揭人员、收银人员、企划人员等；B.审核的权限：营销经理、销售专案、营销中心等；C.查询的权限：管理层（项目公司、区域公司、控股公司）；D.控制的权限：营销系统的管理人员，包括营销经理、营销总监、分管副总裁等。5.2 权限的分配：5.2.1 系统管理员：该角色由控股公司总裁办公室信息部人员担任，a、根据营销中心应用管理专员提交的营销软件用户确认单、营销软件用户权限变更单进行用户权限设置；b、系统管理员仅有系统用户权限设置的权限，没有其它与应用有关的任何权限。其权限范围为“公司级”。5.2.2 应用管理专员：a、应用管理专员拥有系统控制权限（除用户权限配置权限）、查询权限；b、做好系统运营状态的监控及日常应用管理工作，协助系统管理员进行系统管理工作；c、解决系统各使用者提出的应用问题，为项目的运营做好系统应用服务支持。其权限范围为“公司级”。恒盛地产控股有限公司管理制度 35.2.3 销售代表（业务员）：销售代表在系统中的主要工作职责是输入、管理和维护各自的客户信息，察看本项目的房源及各自客户定单、合同信息和欠费信息。其权限范围为“本人级”。5.2.4 销售助理（文员）：销售助理主要工作是协助营销经理，负责大部分销售资料的制作和整理，帮助营销经理处理大部分事务性的工作，所使用的系统功能较多。其权限范围为“项目级”。5.2.5 营销经理（销售专案）：营销经理负责个案销售，拥有全部销售资料的查看与处理权限，但营销经理是管理岗位，具体事务性操作由销售助理完成。其权限范围为“项目级”。5.2.6 企划专案（人员）：企划专案负责个案的企划管理，拥有全部企划资料的查看与处理权限。但有所区别的是，根据个案情况不同，可视具体企划人数设置事务性操作。其权限范围为“项目级”。5.2.7 财务出纳（现场收银）：财务与出纳在系统中的主要工作体现在定金和房款的收、退输入工作以及相关的查询与核实、制作财务报表等。其权限范围为“项目级”。5.2.8 售后服务（按揭）：售后服务在系统中的主要工作内容为前期及时输入客户的贷款情况，后期在交房过程中实测面积的录入及产证办理的情况记录等。其权限范围为“项目级”。5.2.9 管理层（项目公司、区域公司、控股公司）：管理层主要是从公司各级层面上察看项目销售情况，为此权限分配的原则是给予足够的查看和查询功能，无具体事务性操作。其权限范围为“项目级”与“公司级”。5.3 营销软件权限生成及变更管理 5.3.1 在项目预售前开通营销软件系统，并在日常营销业务中正常使用。营销软件正式启用之日起，各公司须向营销中心书面提交该项目的营销软件用户确认单（见附件），报营销管理中心、总裁办公室信息部备案。经审核通过后，由信息部系统管理员开通营销软件用户以及相应权限。根据各区域各项目的实际情况，各公司可向应用管理专员书面申请调整权限人角色及权限分配，并说明调整申请事项及调整原因。经营销中心审核通过后，报信息部系统管理员进行调整。5.3.2 在项目运营过程中发生人事变动（新进、离职、岗位变动），须在人事变动当日填写营销软件用户权限变更单（见附件），并经项目总经理、营销中心总监审批。恒盛地产控股有限公司管理制度 4案场非管理人员发生变动由项目总经理签字即可，案场管理人员及项目公司人员发生变动须由营销中心总监签字。如因未及时报备营销中心而造成公司损失的，由项目总经理负责。5.3.3 根据各区域各项目的实际情况，各公司填写 营销软件管理工作联系单（见附件），向营销中心书面申请调整软件系统的功能或内容，并说明申请调整事项及调整原因。经申请方部门及所属中心负责人签字确认并报营销中心，营销中心总监签字后，由系统管理员负责具体落实。5.4 营销软件使用管理 5.4.1 营销软件使用是各项目公司营销业务的基本流程之一，各公司须严格按 照本规定来操作日常营销业务。与营销软件不符的营销行为，均视为违规操作。营销软件操作要保证及时性、准确性、全面性、安全性等。5.4.2 营销软件操作的及时性：项目公司营销部应保证录入的及时性。日常营销业务发生后，应在当日内对相关数据进行录入及审核。营销中心将不定期抽查和记录各具体工作的录入情况。5.4.3 营销软件操作的准确性：项目公司营销部应保证营销软件操作的准确性，软件操作与实际营销业务相符。严禁进行与实际业务不相符、没有书面依据、违反销售规定的相关操作。5.4.4 营销软件操作的全面性：项目公司营销部均已按规定和业务要求，在营销软件中进行相应操作，不存在疏忽或故意不使用营销软件。5.5 营销软件操作的安全性管理：5.5.1 新用户在第一次使用营销软件时，须第一时间修改系统分配的初始密码；每个用户必须妥善保管好自己的用户名和密码，不得告知第二人。在使用过程中，用户须定期更改用户密码，以保护系统及公司的信息安全。5.5.2 案场负责人要全面、及时了解当前项目营销软件系统的项目公司用户清单。如遇项目公司的人员变动（新进、离职、岗位变动），须及时填报营销软件用户权限变更单及上报营销中心备案，避免公司信息外泄造成损失。5.5.3 用户不得委托或允许其他人使用其帐户来进行操作。被要求的操作方，有权拒绝代 恒盛地产控股有限公司管理制度 5为操作。一旦发现代为操作营销软件的行为，要求方、操作方都将受到处罚，并承担由此产生的损失。5.5.4 用户应严格按照系统设定权限进行操作，不得超越权限。在实际操作中，坚持“一人录入、另一人审核”的原则，避免同一个用户同时操作录入和审核的行为。5.5.5 用户须对系统内公司信息要做到严格保密、不得对外流传、严禁利用营销软件信息进行牟利。6.6.附则 附则 6.1 本规定自发布之日起施行，原相关规定同时废止，相关事项以本规定为准。6.2 本规定由恒盛地产控股有限公司营销策划管理中心负责解释。7.7.附件 附件 附件一：营销软件系统用户名单及相应权限功能 附件二：营销软件用户确认单 附件三：营销软件用户权限变更单 附件四：营销软件管理工作联系单 恒盛地产控股有限公司管理制度 6 营销软件系统用户名单及相应权限功能 营销软件系统用户名单及相应权限功能 功能 公司 职务 查询 录入 审核 控制 代号 C1 C2 C3 C4 C5 C6 L1 L2L3L4L5L6L7S1S2 S3 S4 K1 K2K3K4K5董事会主席 总裁 分管营销副总裁 营销总监 财务总监 计划中心 营销中心 控股公司 投资中心 董事长 总裁 区域公司 财务总监 总经理 营销副总 财务经理 财务会计 营销经理 销售专案 项目公司 企划专案及人员 恒盛地产控股有限公司管理制度 7签约人员 销售助理（文员）初始化资料管理员 销售代表 按揭人员 收银人员 系统管理员 代号说明 查询主要有六种功能，代号分别是查询项目信息 C1、客户信息 C2、房源信息 C3、销售报表 C4、财务报表 C5、售后报表 C6。录入主要有七种功能，代号分别是录入项目信息 L1、客户资料 L2、定单信息 L3、合同信息 L4、楼款信息 L5、企划信息 L6、售后信息 L7。审核主要有四种功能，代号分别是审核价目表 S1、定单 S2、合同 S3、收款 S4。控制主要有五种功能，代号分别是控制用户管理 K1、角色权限 K2、销控房源 K3、财务接口 K4、日常运行 K5。本表是本软件的用户及权限的基本框架。在具体应用过程中，增加或变更软件使用人的职务、功能等，按本规定的流程执行。恒盛地产控股有限公司管理制度 8 营销软件用户确认单 营销软件用户确认单 项目名称：项目公司：用户 姓名 联系方式 总经理 营销副总 项目公司管理层 营销总监 财务经理 财务软件 数据负责人 按揭人员 财务及其它部门 收银人员 营销经理 销售专案 企划专案 销售助理 销售代表 企划人员 营销部 初始化资料管理 签约组 签约人员 其它 经办人：日期：项目公司负责人：日期：营销中心营销总监：日期：备注：备注：本确认单为新增项目初始化时，由项目公司填写后报恒盛控股营销中心营销总监签字确认后，由控股公司总裁办公室信息部开通使用权限。恒盛地产控股有限公司管理制度 9 营销软件用户权限变更单 营销软件用户权限变更单 项目名称：项目公司：申请调整事项：调整原因：经办人：日期：项目公司负责人：日期：营销中心营销总监：日期：备注：1)根据各区域各项目的实际情况，各公司可向营销中心书面申请调整权限人角色及权限分配，并说明调整申请事项及调整原因。经营销中心审核通过后，可以适当调整。2)在项目运营过程中发生人事变动（新进、离职、岗位变动），须在人事变动当日填写营销软件用户权限变更单，并经项目总经理、营销中心总监审批。案场非管理人员发生变动由项目总经理签字即可，案场管理人员及项目公司人员发生变动须由营销中心总监签字。如因未及时报备营销中心而造成公司损失的，由项目总经理负责。恒盛地产控股有限公司管理制度 10 营销软件管理工作联系单 营销软件管理工作联系单 日期：年 月 日 经办人：所属中心：联系内容：部门负责人：中心负责人：营销中心营销总监：备注：根据各区域各项目的实际情况，各公司可填写本联系单向营销中心书面申请调整销售软件系统的功能或内容，并说明申请调整事项及调整原因。经申请方部门及所属中心负责人签字确认并报营销中心，营销中心总监签字后，由系统管理员负责具体落实。