档案开放审核方式精细化探讨.pdf

2023 年第 4 期业务探索档案开放审核方式精细化探讨姻黎富文陈璇陈慧玲林红棉“档案开放，是指国家档案馆按照法定权限将形成时间达到一定年限、无需限制利用的馆藏档案经过法定程序向社会提供利用的活动”。在档案开放前，须对档案进行开放与否的鉴定，这一环节称为档案开放审核，是馆藏档案依法向社会开放前必须履行的工作程序。基于国家档案局 2018 年业务建设评价数据可知，彼时各省馆开放审核比例普遍不高，制约了档案工作真正意义上“走向开放”。本文选取实践中面对的审核主体为切入点，研究减轻审核难度，加快审核进度的措施，即引入“子档号”概念，以期助力审核人员准确、快速甄别一份档案或开放，或控制。由此切实提升各级档案馆档案开放率，让档案更多地走向社会，更好地服务人民群众和社会各方面查档用档。一、档案开放审核方式的演变目前，各级国家综合档案馆的档案开放审核方式经历了以“卷”为单位进行开放审核到以“件”为单位进行开放审核的历程。（一）“卷”为审核单位的特征以“卷”为单位进行开放审核是早期的开放审核方式，是基于装订成卷的整理方式决定的，且审核对象多为档案实体，凡审核结果认定其中一份档案不适宜开放，则该卷档案均不开放。以“卷”为单位进行开放审核的方式，较大程度保证该卷档案的内容控制在较小知悉范围以保证敏感内容安全，但与档案工作“走向开放”的时代新趋向不相符，与信息化时代要求不相适应。（二）“件”为审核单位的特征随着文件级目录的逐步完善和信息化技术在档案领域的广泛运用，馆藏档案数字化比例逐年提升，以“卷”为单位进行开放审核变革为逐卷、逐件、逐页进行开放审核。在档案数字化成果的基础上，以“件”为单位的档案开放审核方式既适用于以“件”为整理单位的档案，也适用于以“卷”为整理单位的档案。卷内某件档案不宜开放并不影响该卷其他档案对社会开放，能够大幅增加开放档案数量，公众可利用档案资源可实现跨越式提升。（三）存在问题根据 归档文件整理规则 DA/T 22-2015 定义，“件”是归档文件的整理单位。一件档案可能由文件正本、文件处理单、发文稿纸、定稿、复制件、翻译本等构成。以“件”为单位的开放审核是主流方式，但鉴于文件处理过程信息的复杂性，档案正本符合开放要求并不意味文件处理过程中产生的信息同样适合开放。当一件档案经开放审核后认为正本理应开放，但文件处理单不宜开放，则该份档案仍否开放？该件档案划定为“控制”则违背信息公开原则，划定为“开放”则可能导致归档文件形成过程的敏感信息被公众误读从而产生不良影响。所以以“件”为单位的开放审核方式仍需解决开放一份档案是否意味着开放该份档案所包含所有文件的问题。如何让档案实现更科学合理的开放，这是档案开放审核过程中面临的问题，需要及时回应，也亟待解决。二、“子档号”引入精细化开放审核（一）解决方法笔者认为，以“件”为单位开放审核可尝试精细化管理。解决的办法可在数据化的语境下，给“件”的不同构成部位赋予相应的编号，即在实际的开放审核工作中，对一“件”档案内不同构成部位的文件进行区分，并明确其标注，在该件档案原有档号的基础上，不同构成部位的文件末端赋予一个标识符号，使其精细到“件”内每一文件都有特定“身份”。例如，正本的“身份”用“A”表示，则在该件档案的档号后缀加上“A”，文件处理单的“身份”则加上“B”，定稿的“身份”则加上“C”。如正本“A”审核意见为“开放”，文件处理单“B”审核意见为“控制”，定稿“C”审核意见为452023 年第 4 期业务探索“控制”，则该份档案仅开放正本；如果正本“A”同样审核为“控制”，该件档案整体划为控制档案，不宜开放。由此可知，开放审核精准到一件档案内不同部位“身份”，即能很好地解决上述问题。实际工作中，与馆藏档案形成单位或者移交单位开展会同审核工作时发现，档案形成单位或者移交单位认为应把每件档案再加以细分，以便他们更加精准地进行开放审核，既能简化判断条件，降低工作难度，又能提高审核效率和开放数量。而与档案密切相关的另一角色利用者，多数利用者基本只关注档案的正本内容直接体现的信息，只有少量研究者对文档的背景信息或处理信息感兴趣，而这种情况可以通过申请利用来解决。所以，赋予每件档案内不同构成部位的文件单独“身份”，能解决开放审核工作既符合信息公开原则最大程度满足公众对政府信息的知情权，又避免敏感的过程信息公之于众的难题。（二）“子档号”概念根据 归档文件整理规则 DA/T 22-2015 定义，归档文件一般以每份文件为一件。在归档文件整理工作完结时，一件档案可能只保留了正本，也可能包含正本、定稿、转发文、翻译本、文件处理单等文件齐全归档。在一个档案馆（室）中，档号具有唯一性，一件档案仅对应唯一档号没有重复。所谓“子档号”，是在纸质档案数字化成果或原生电子档案基础上，逐件、逐页对档案进行开放审核的过程中，人为赋予一件档案中不同构成部位文件的识别号，所以一件档案只有一个档号，可以有多个子档号。子档号仅用于档案开放审核流程，不改变、不影响其原有档号。“档案是过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”来源、内容、载体的多样性意味着档案记载的信息复杂性，各种可公开的、不宜公开的、甚至涉密的信息都可能体现在同一件档案中。“子档号”的提出，目的是为了更精确地划分一件档案中不同构成部位文件是适宜开放还是应当控制，从而更便于实现“应开尽开”和“当控则控”。就过程而言，能够大批量有效识别和梳理档案中各类信息的开放程度，提高档案开放审核的开放比例和工作效率。（三）“子档号”赋予规则子档号仅用于档案开放审核功能板块，在档案开放审核过程中标注在档号的末端，不影响档号在其他功能板块的正常使用。如：全宗为 X001 的 2010 年永久保存的人事部文书档案第 3 件档案共 5 页，其中包含正本2 页、文件处理单 1 页、定稿 2 页。档号与赋予子档号的变化如下：档号：X001-WS 2010-Y-RSB-0003。在档案系统中阅览每页档案时，档号末尾新增一个数字，代表页码，新增的数字呈流水号排列：X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0001，表示该件档案的第 1 页；X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0002，表示该件档案的第 2 页；X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0003，表示该件档案的第 3 页；X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0004，表示该件档案的第 4 页；X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0005，表示该件档案的第 5 页。在档案开放审核功能板块中，需要在档号的基础上赋予子档号，如正本子档号为“A”，文件处理单子档号为“B”，定稿子档号为“C”，则子档号在该件档案中的表现形式为：X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0001-A，X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0002-A，X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0003-B，X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0004-C，X001-WS 2010-Y-RSB-0003-0005-C。对该件档案进行开放审核时，正本“A”标记为“开放”，文件处理单“B”标记为“控制”，定稿“C”标记为“控制”，那么该件档案仅开放正文，档案内的其他文件“控制使用”。如果正本“A”同样审核为“控制”，该件档案整体划为控制档案，不宜开放。该件档案的所有文件全部标记为“开放”或“控制”，则该件档案全部开放或控制。（四）“子档号”赋予路径赋予子档号的路径如下：462023 年第 4 期业务探索（上接第 44 页）7 中华人民共和国档案法 J.档案学研究，1987（01）：4-7.8 杨婵.两个体系与档案工作社会化 J.云南档案，2009（03）：3-5.9 11 倪丽娟.档案治理问题思考 J.档案学研究，2021（01）：58-63.10 邱志鹏，高建辉.新一轮档案机构改革背景下的档案事业发展研究 J.北京档案，2020（01）：25-27.作者单位：云南大学历史与档案学院子档号的应用是为了更加精准地进行档案开放审核，能够回答和有效解决“一件档案的部分文件可以开放部分文件不宜开放，该份档案究竟该不该开放”的问题，在一定程度上促进了从“卷”到“件”进行开放审核本质上的飞跃，推动档案开放审核工作的进步。本文系国家档案局科技项目“以应用为导向的综合档案馆档案开放审核路径探索”（项目编号：2021-R-18）的阶段性研究成果注释：国家档案馆档案开放办法刘晓春，王雁.档案鉴定工作几个问题的重新思考 J.档案学研究，2015（3）：28-32.归档文件整理规则 DA/T 22-2015.归档文件整理规则 DA/T 22-2015.中华人民共和国档案法（2020 年修订）.参考文献：1 刘晓春，王雁.档案鉴定工作几个问题的重新思考 J.档案学研究，2015（3）.2 晋平，问宪莉，庞莉.档案开放鉴定方式检视及其改进 J.北京档案，2019（9）.3 陈俐，金霞.国家综合档案馆档案开放审核业务流程的科学设计 J.中国档案，2020（10）.作者单位：广西壮族自治区档案馆47