充分挖掘Excel在教务管理中的应用潜能.doc

充分挖掘Excel在教务管理中的应用潜能 徐兴江电子表格软件Excel能强大，是“非专业编程人员解决复杂计算及繁杂数据管理”的理想工具软件。然而，在现 实的教务管理中，因受“只有专业编程人员才能解决复杂计算及繁杂数据管理”这一传统观念的影响，Excel在教务管理中 的应用潜能没有得到充分发挥。提高认识，充分挖掘Excel教务管理中的应用潜能，以提高教务管理的效率和质量，是教 务管理信息化建设的现实需要。当前，我国高等教育办学规模空前，层次增多，办学方 式多元化，教务管理部门要处理的事务及数据随之增多， 在信息技术高度发展的今天，实行信息化教务管理是时代 的必然。而现实中，从事教务管理一线工作的教务管理人 员大多不是专业的软件开发人员，计算机基础应用能力及 信息管理水平参差不齐，面对需要处理的海量数据和信 息，运用通用的、操作简单且功能强大的工具软件，实现 “非专业编程人员也能解决复杂计算及繁杂数据管理”，以 提高教务管理的效率和质量，是教务管理信息化过程中必 须解决的现实问题。一、在教务管理信息化条件下，需要有“非专业编程人 员也能解决复杂计算及繁杂数据管理”的工具软件 高校教务管理是业务性非常强的工作，繁杂入微，贯 穿于从学生入学到毕业的整个培养过程，涉及面极其广 泛。随着我国高等教育进入大众化的发展阶段，高校办学 规模前所未有，在校人数培增，并且随着高等教育改革的不断深入，办学层次增多，办学方式多元化，随之而来的教 务管理部门要处理的事务和数据越来越多，并日趋复杂， 传统的“手工管理”及“经验管理”模式已完全不能适应现 代教育管理的要求，必须采用现代化管理手段，走信息化 管理的道路，才能使高校教务管理更加现代化。上世纪90年 代，教务管理信息化建设兴起。随着信息技术的飞速发展， 不断渗透到各个领域，如今教务管理信息化建设得到了高 速发展，各高校普遍重视教务管理信息化建设，依据各自的 实际条件及各自的特点，建立了教务管理信息系统，并在教 务管理乃至学校管理中发挥着不可替代的作用。然而，教务管理系统的建立只是教务管理信息化建设 最为基础的一环，系统能否最大限度地发挥其在教务管理 中应有的作用，还取决于教务管理人员数据处理和信息管 理能力。教务管理信息化的优势集中表现为信息优势，信 息的优势来源于精确的数据。教务管理人员是教务管理工 作的具体执行者，其数据处理和信息管理能力是影响教务 管理信息化成效的最为直接的因素。现实中，教务管理系 统的软件开发人员大多不是直接从事教务管理的人员，并 且软件开发人员往往不具备管理思维方法，想象不出教务 管理人员需要怎样的背景信息，以及如何表达这些信息， 因而难于创建基于教务管理理论与实践上的令人满意的 数据分析模型以及定量化决策分析模型。同时，教务管理 问题往往因事而异，并具有很强的时效性，不适于或不便 于诸事委托给软件人员开发。也就是说，教务管理信息系 统不可能解决教务管理所有的问题。另外，高校教务管理 是高校教育管理的一个子系统，而且教务管理还要接受教 育管理部门的领导和管理，必然会有多种管理系统并存， 如教务管理系统、大学英语四六级考试考务管理系统、中 国高等教育学生信息查询系统等，各管理系统之间必然存 在数据对接和数据兼容问题，在数据进入各系统之前要进 行数据预处理。通常从事教务管理一线工作的教务管理人 员都不是专业的软件开发人员，并且计算机应用及信息管 理水平参差不齐，面对各种管理报表，面对大量需要进行分 析和处理的数据，找到一种操作简便而又功能强大、高效、 灵活、直观地实现数据的动态分析，提炼出有用信息，以提 供有效的决策支持的工具软件，从而实现“非专业编程人员 也能解决复杂计算及繁杂数据管理”，提高教务管理的效 率和质量，是教务管理信息化过程中必须解决的问题。二、电子表格软件Excel功能强大。扫除了“解决复杂 计算及繁杂数据管理”的最大障碍，是“非专业编程人员也 能解决复杂计算及繁杂数据管理”的理想工具软件 Excel的问世打破了“非专业编程人员就不能解决复杂 计算及繁杂数据管理”的传统，扫除了“解决复杂计算及繁 杂数据管理”的最大障碍，因为Excel具有强大的数据处理 及管理功能。1Excel具有丰富的函数库以及具有强大的数组功能， 完全可以实现复杂数据统计及管理。Excel函数共有11个 类别，三百多个函数，具有强大的统计功能，特别是具有文 本操作函数、信息函数、查询与引用函数，使Excel在数据 的计算及信息处理上更具智能化。函数与数组的有机结 合，让Excel在统计计算以及信息处理上更显神威。以Excel 的公式和函数作为处理数据的手段，可以设计复杂的统 计、管理表格以及在复杂繁多的数据中“挖掘”出教务管理 过程中所需的信息。2Excel具有强大的数据透视功能。Excel的数据透视表 是一种对大量数据快速汇总和建立交叉的交互表格，可以 转换行和列来查看源数据的不同汇总结果，提供了一种从 不同角度观看数据清单的简便方法。数据透视表透视出的 数据通常是教务管理人员分析问题、研究取得解决问题更 好方案的有力依据。3Excel具有非常强的数据库功能，拥有实用的内置 VBA语言以及强大的ODBC接口功能，为Access、SQLServ er、Foxpro等多种数据库软件所兼容。将Excel与用数据库软 件编写的应用系统相结合，如教务管理系统，充分利用各 自的优势，实现高效、高质的管理。一方面，将数据库数据 导人lJExcel，发挥Excel在数据计算、图表、报表制作等卓 越的表格管理功能，使工作得心应手；另一方面，利用Excel 强大的ODBC接口功能，将Excel处理过的数据保存为数据 库文件，或是将Excel导入到不同的管理系统，实现数据在 不同管理系统中共享。Excel的推广和使用，彻底打破了必 须通过编程才能应用计算机来解决复杂计算任务的传统 观念，使用者不用编程，就可以实现高质的数据处理和信 息管理。4Excel具有超强的母板功能。通过利用Excel强大的函 数、数组、数据透视及数据库等功能，建立各种数据分析模 型与定量化决策模型，保存为母板，即通过“建模”的方法， 从而使处理周而复始的工作更具智能化，大大提高了工作 效率。Excel的问世，使“非专业编程人员也能解决复杂计算 及繁杂数据管理”成为现实。精通本职业务的教务管理人 员，经过培训、学习以及不断实践，最大限度挖掘Excel的潜 能，把Excel各项功能与教务管理实际相结合，就能针对各 种问题自行开发相应的数据分析、统计及决策支持模型， 直观易懂地展示海量数据背后的事实和趋势，从而提高教 务管理人员自身数据处理和信息管理能力，最终提高教务 管理的水平、效率和质量。三、在现实的教务管理中。Excel强大的数据处理和信 息管理功能没有得到充分发挥，影响了教务管理的水平、 效率和质量 Excel在数据处理上具有非常强大的功能，是日常教务 管理中数据处理的好帮手，是教务管理系统及其他相关专 业系统(NCET四六级考试系统)有力的辅助软件。相对于 各种数据库而言，尽管Excel操作简单，易学易用，但在Ex cel中也存在一个“二八定律”，flP8o的用户平时只用了 Excel不N2o的功能，Excel的许多功能并没有得到充分的 挖掘和使用。另外，因受传统“被动式”和“经验式”管理思 维的影响，认为教务管理人员所从事的只是日常琐碎而又 简单的事务管理，对信息化专业技术不用太高的要求 因 此在教务管理人员的配备上没有足够的重视，一线教务管 理人员计算机应用水平相对较低。现实中，大多数教务管 理人员在学会了Excel的基本操作后，往往一直局限在Ex cel的界面操作中，停留在简单的内容录入和编排打印功能 上，或是简单地使用诸如求和、平均值、最大值、最小值等 简单的函数，在大多情况下把Excel作为一个表格排版工 具，没有充分挖掘Excel的各种函数功能、动态图形展现功 能，数据库管理功能以及强大的ODBC接口功能，更谈不上 利用Excel的数据分析方法从纷繁复杂的数据中进行动态 分析，获取教务管理决策信息，提高工作和管理的效率。综合利用Excel各种强大功能，便可对进入系统前的数据进行 批量处理，或是灵活地进行有效的数据转换，实现多个系 统(如教务管理系统、国家CET四六级考试系统等)数据的 对接，但由于教务管理人员运用Excel水平的相对低下，最 后不得不手工操作或半手工操作，从而大大降低了管理的 效率，在不同程度上影响了教务管理的效率和质量。此外，受传统观念的影响，多数教务管理人员在思想 深处，放弃了对Excel在教务管理中应用的研究，没有对 Excel进行深入的学习，对Excel缺乏系统的掌握，不能把 Excel强大的数据处理和信息管理功能与具体的教务管理 相结合，解决教务管理中的实际问题，从而使Excel在教务 管理中的应用大打折扣，最终降低了教务管理的效率，影 响了教务管理的效果。四、提高认识，充分挖掘Excel在教务管理中的应用潜 能，提高教务管理人员应用Excel的水平和能力。提高教务 管理的效率和质量 在教务管理信息化的条件下，教务管理人员所从事的 不再只是日常琐碎而又简单的事务管理，认为“教务管理 人员对信息化专业技术不用太高要求”的观念已落伍了， 因而在教务管理人员的配备上要有足够的重视。但不论如 何重视，也不可能使每个教务管理人员都具有“专业编程 人员”的水平，故此，用“非专业编程人员也能解决复杂计 算及繁杂数据管理”的辅助工具软件来解决教务管理的实 际问题，是一个恰当的选择。Excel功能强大，简单易用，是“非专业编程人员解决复 杂计算及繁杂数据管理”的不二选择。但在现实的教务管 理中，正因为Excel简单易用而没有引起足够的重视，从而 导致Excel在教务管理中的应用潜能没有得充分的挖掘。Excel是一种工具软件，同时也是一门科学、-I技术，囫囵 吞枣式地学习，只能是一知半解，只有深人学习，系统掌 握，才能灵活运用，才能挖掘Excel在数据处理和信息管理 上的潜能，解决教务管理中更深层次的问题，提高教务管 理的效率和质量。因而，应在领导层面上提高意识，重视 Excel在教务管理中的运用。有计划地加强教务管理人员的 培训，从制度上保障教务管理人员应用Excel水平的提高。通过专家讲学，或是专题讲座，提高教务管理人员应用Ex cel解决教务管理中“复杂计算及繁杂数据管理”的能力。加 强交流，定期或不定期地组织教务管理人员到各兄弟高校 参观学习，交流经验，取他人之长，拓宽视野，不断提高教 务管理人员应用Excel的水平，提高教务管理人员数据处理 和信息管理能力，从而提高教务管理的效率和质量。此外，教务管理人员本身也要提高对Excel的认识：一 方面要打破“只有编程人员才能解决复杂计算任务和繁杂 数据管理”的传统观念；同时更不能因为Excel操作简单、易 学易用而停留在Excel简单应用上，不能只盯在技巧或者单 个问题的解决方法上面，而应自觉深入学习、与时俱进，系 统掌握Excel，与教务管理的实际相结合，灵活运用。只有这 样，才能运用这简单而又通用的工具软件，解决教务管理 上繁杂的数据处理，提高教务管理人员数据处理和信息管 理能力，从而适应教务管理信息化发展的要求。