运用“三三”法做好会务筹备工作_刘海生.pdf

第 51 页2023/6 （下）总第413期运用“三三”法做好会务筹备工作文/中国医学科学院北京协和医学院党委组织部刘海生会务工作是综合性很强的组织协调和服务保障工作。充分做好会前的各项筹备工作，才能确保会议顺畅开展。工作中，我们总结了会务工作的“三三法”，通过把握会议的要素、内容和时间三条线，绘制会务流程表、分工表和进度表，落实清单核查、交叉检查和彩排演练，可以有效提高会议筹备的质量和效率。一、把握三条线，谋划制定会议方案（一）理清会议要素线。会务筹备工作，从要素上来说，一般涉及人、材、物等几个方面，即参加会议的人员、会议的材料和会议所需物品、场地等。将活动中涉及的各项要素逐个列举出来，列举时要根据掌握的信息，尽量列举全面，同时根据后期各环节的串联中发现的遗漏要素，及时补充完善。对列举出的要素进一步扩展，如梳理各类参会人员的范围、在会议中的角色、职责等，形成思维导图，与会务准备工作中的各环节串联起来，形成按照要素定服务，按照要素定职责，既不容易漏掉细节，也可以有效提高筹备工作的效率。如在参会人员方面，一般有参会领导、主持人、嘉宾、参会代表、媒体、会务人员等，按照这些要素，进一步明确参会领导的级别、数量和人选范围，明确嘉宾和参会人员的范围和数量，媒体的范围和数量，会务人员的数量和任务分工等。相关联的进一步工作将涉及会议通知的起草、参会嘉宾请柬的制作、接送方式和接送联系人的确定、参会人员食宿安排、根据参会领导情况进行席次和合影次序安排、拟制参会须知等，如有参会嘉宾自驾，需提前制作临时车证，安排好停车位。（二）聚焦会议内容线。聚焦会议内容，主要是根据会议的目的，确定会议主题、确定会议活动环节和议程，形成会议筹备的纵向串联线，将会议涉及的人、材、物等各方面的要素，置于会议的各个环节中进行思考，分析每个环节需要注意的事项，确保会议的各个环节所需的人、材、物相互匹配，得到妥当的安排。如以常见的经验交流会为例，当明确会议主题是对某项工作进行经验交流，这时需要围绕这一主题谋划会议内容和环节，具体包括会前的会议通知、会场布置等；会中的会议签到、交流发言、领导讲话以及会后的新闻报道等，进一步分析会期时长、会议的规模、参会人员的范围等。会议的整体框架和主要环节确定后，再将各环节涉及的人、材、物等要素纳入其中。如交流发言涉及发言代表的选取问题，尽可能选择与主题相关的、在某项工作开展方法上具有代表性的、具有较好的表现能力的人员来进行交流。在材料方面，涉及主持词、交流发言稿、领导讲话稿等材料，材料的准备串联起的是资料的搜集和整理、稿件起草人员的确定等。在物的方面，涉及会场布置、话筒的准备、电脑投影音箱等设备准备和调试等。（三）统筹会议时间线。统筹会议时间线，就是根据会议各个环节的时间先后安排，倒排任务时间表，理清各项工作的时间节点，确保各项筹备工作能够按期完成。以召开一个总结表彰会为例，在会议筹备工作开始前，根据会议拟定的召开日期，倒排一下工期。首先分析和梳理具体每一天需要完成的工作任务，细化列出任务清单，明确对应的责任人，然后根据工作任务，梳理所需的人、材、物等要素，确定重要任务的时间节点，按照时间和任务清单，每日清单销号式管理，逐项落实。可以根据会议的复杂度和会议筹备时间的宽裕情况，统筹考虑单线程或多线程推进各项筹备工作。统筹会议时间线，其实是在每一个时间周期内，清单式地推进会议内容的准备和会议要素的匹配。只有要素、内容、时间三条线都把握好了，各项工作才可能朝着按部就班的方向发展。在会议筹备中，经常可能出现一些要素的调整，会议中某一关键要素发生变化，可能会导致会议活动安排的重新调整。如参会领导的变化可能会影响主席台席次、主持词、讲话及发言、会议材料印制或者会议时间等一系列的调整，需要及时通知各个环节的【摘要】大型会议筹备工作细节多，运用“三三法”，根据会议的主题和内容，确定会议活动环节和议程；根据会议日期，确定会议筹备时间节点；在落实筹备工作中，细化会务流程表，明确任务分工表，跟进筹备进度表；在会议开始前，对照任务清单逐项销号核查，提高会议筹备的质量。【关键词】会议；要素；流程经验交流symposium第 52 页2023/6 （下）总第413期会务人员，会务组需要进行综合协调，重新检查时间轴上各个环节和人员的安排，确保不出纰漏。二、绘制三张表，加强筹备进度管理（一）细化会务流程表。会务工作的细致筹划、严密协调是会议顺利进行的保障，也是决定会议成功和开展效果的重要因素。在会议筹备工作中，理顺各项工作次序，细化流程，明确列出流程化清单，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。如一般按照会前、会中和会后三个阶段来制订流程。会前流程主要是确定会议主题与议题、确定会议名称、确定会议规模与规格、确定会议时间与会期、确定会议所需设备和工具、明确会议组织机构、确定与会名单、选择会议地点、安排会议议程和日期、制定会议通知、制作会议证件、准备会议文件材料、安排吃住行、制订会议经费预算、布置会场、会场检查。会中阶段流程主要是报到及接待、组织签到、做好会议记录、编写会议简报、做好后勤保障等工作。会后阶段流程主要是安排与会人员离会、撰写会议纪要、会议报道、会议总结、会议材料归档等。会务流程表主要是对会议要素、会议时间和会议内容的逻辑化，形成会务筹备各项工作的事件骨架，方便各项流程的推进。（二）明确任务分工表。会议的筹备环节多、任务杂，会前可对会务工作的分工进行协调，讨论分工安排，研究商定具体细节。特别是一些重要会议的会务工作，口头沟通容易疏漏和遗忘，通过协调确定任务分工后，及时制订和完善一份任务分工表，书面发给会务人员或相关部门告知会议安排，避免任务不清、分工不明等情况影响会议筹备进度。任务分工表通常需要明确以下内容：任务项目、具体工作内容、任务工期、具体责任人。如制定会议方案，具体的工作内容是明确会议名称、时间、地点、规模、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、防疫要求和医疗保障、安全保卫及职责分工等，制订会议方案；方案报送审定及修改完善。任务的工期需要明确会议方案制定任务完成的截止时间。具体责任人需要明确指定到某个人。如该项工作由多人共同完成，应明确一位牵头人员。在制作任务分工表时，任务划分应尽量详细，确保分工到人，设置好每个任务的开始及结束时间，标记重要的时间节点，以便于后期的管理。会议的任务分工表可以根据流程环节的具体情况制作一张总表，也可以根据流程切分成不同的任务模块，制作进一步细化的模块任务分工表。如可以根据会前、会中和会后进行切分，将总的任务分工表分解成三个不同流程阶段的任务分工表。（三）跟进筹备进度表。任务分工后，为了保证会务人员能够及时准确地反馈各项任务实际进展，应详细规定进度和反馈的要求，定期跟进任务开展情况，及时发现和纠正偏差，确保在关键的时间节点各项筹备工作顺利推进。任务进度表的主要内容有任务名称、进展情况、时间节点、责任人等。当发现某项任务与目标计划和实际进度产生巨大偏差时，应及时根据实际情况对任务进行变更处理。筹备进度表可以嵌入任务分工表中，也可以单独制作。在制作筹备进度表时，可以根据任务的复杂程度，制作筹备进度总表和分任务或分阶段的筹备进度表。三、落实三重核，加强筹备质量管理（一）清单检核。将会前的会场检查环节，按照物品准备、场地准备、人员准备等大类，逐项分解细化，形成详细的核查清单。如将会场的准备细化为“查主席台布置、查条幅会标、查桌椅座签、查话筒音响、查温度灯光、查文件材料”等实地查看工作。根据核查清单逐项核对、逐项销号，并根据实际情况不断完善和更新，可以有效避免会前准备疏漏，大幅降低出现差错的几率。会议车辆保障、摄影摄像安排、参会人员食宿安排、证件制作和各项物品发放等情况，也应逐项细化，有些会议需要遵守相关的规定要求，会前，要认真按照会议程序把各项细节工作再检查一遍，避免会议违规。（二）交叉校核。对关键材料和一些重要环节，采用相互交叉校核的方法去检查，有利于发现潜在的问题，改进准备工作中的各种细节，减少出错的概率。特别是会议材料校核、现场检查等环节，由两人或者多人对材料格式、内容、会议现场布置情况进行多轮交叉复核，做到每次会议前都要对照会议任务表和日程安排，把分发的会议材料，特别是发给参会领导的材料检查一遍，按照会议议程，检查材料摆放顺序，核对页码、份号与人员对应是否正确，核对人员姓名、职务与材料份号等信息，确保所有材料与参会人员准确对应，尤其对主席台上的材料，要反复核对确认，确保无差错。（三）演练实核。大型的会议、程序比较复杂的会议或相对较为重要的会议，会前应预留一定的彩排时间。大型会议的会务工作，涉及的工作环节多，容易出第 53 页2023/6 （下）总第413期现疏漏，因此在会前要对每场会议的每项任务和分工进行逐项推演，演练过程中尽可能多的注意每一个环节，如音响、话筒、灯光等设备是否可以正常使用，提前准备话筒的备用电池；桌椅是否按参会要求摆放整齐，主席台布置是否得当、条幅会标是否挂在合适位置，座签、指引牌、文件材料是否到位等。很多会务中心、酒店可能会在同一时间段召开多个会议，要全面了解同时段召开会议的情况，确保会务中心、酒店的隔音效果是否达标、停车位是否充裕等。要做好详细的指引，以免参与嘉宾无法快速、准确找到会议地点。通过彩排，及时发现和解决会务工作中可能出现的问题，保障会议顺畅开展，有效落实会议方案中的各项任务。【参考文献】1郭鲁江.会务工作力戒几种错误思维J.秘书工作,2022(09):18-19.2李翔.医院行政会务工作流程分析J.办公室业务,2022(15):111-114.3谢静.运用PDCA管理模式提升会务工作质量J.秘书之友,2022(08):28-30.4张瑞志.六个环节让会务工作提质增效J.秘书工作,2021(10):34-36.（上接第41页）以笔者所在的三甲公立医院为例，多年来，医院在有力的思想政治工作推动下，发展形势总体向好，但由于医院医疗能力和服务水平提升缓慢，核心竞争力衰退，在行业内陷入“标兵渐远、追兵渐近”尴尬境地。面对改革发展重任，部分职工工作中有时候会存有畏难情绪，找准不足、自我加压的主动性不够，“涉深水、破坚冰、啃硬骨头”的勇气有所欠缺。面对高质量发展进程中职工的思想困境，思想政治工作应充分发挥其“培根铸魂”的作用，将工作重心和目标放在提升职工防风险、迎挑战、抗打压的能力方面，充分发挥模范表率作用，全面宣扬放眼全局，抢占高地的争先精神；勇于胜利、敢打硬仗的攻坚精神；信念坚定、不怕牺牲的奋斗精神，确保广大职工在改革发展中更为积极主动，避免在工作过程中出现懈怠、消极等问题，培养激发更强的奉献精神和奋斗决心，激励广大职工为高质量发展做出更大的贡献。（四）高度重视青年工作。习近平总书记在党的二十大报告中着重强调：“全党要把青年工作作为战略性工作来抓，用党的科学理论武装青年，用党的初心使命感召青年。”青年是国家的希望，把握好人生“拔节孕穗期”的青年阶段至关重要。在以青年群体为对象的思想政治工作开展过程中，要以充分尊重青年个性发展为前提，创新方式方法，以“青言青语”的方式，把大道理“讲实”“讲小”，以源源不断的思想政治教育给青年人描绘出什么是青春该有的模样，以思政赋能为青春注入能量、指引方向，鼓励青年在砥砺奋斗中拔节生长，真正培养出“坚定不移听党话、跟党走，怀抱梦想又脚踏实地，敢想敢为又善作善成”的优秀青年。以笔者所在的公立三甲医院为例，医院一直以来高度重视青年职工培养教育工作，为充分发挥青年职工的创造力、凝聚力，医院成立了一支近300人的“优秀青年职工创新团队”，团队定期召开座谈会，会议内容包括政治理论学习、改革发展建言献策、交流发言等，团队历经两年的运营与发展，已然成为医院改革发展进程中一支不可或缺的强劲力量。一方面，在潜移默化中灌输思想政治理论，充分打破“思想政治工作仅仅是政工工作者的事情”的固有观念，营造出人人都是思想政治堡垒的氛围与意识；另一方面，建言献策环节充分调动起了青年群体参与医院发展的积极性和主动性，促进青年职工与医院共同发展、共同成长，为医院高质量发展奠定了坚实的人才基础。三、结语综上所述，党的二十大为今后思想政治工作的开展提供了清晰的路径和精准的落点，思想政治工作者要从中汲取“历史养分”、把握“时代脉搏”、明确“未来航向”，与时俱进，努力将思政工作“小齿轮”挂上高质量发展的“大齿轮”，同心同向、同频共振，以高水平的思想政治工作为动力，把党的二十大擘画的宏伟蓝图变为现实。【基金项目：安徽医科大学校科研基金项目，项目编号：2021xkj257】【参考文献】1习近平.高举中国特色社会主义伟大旗帜 为全面建设社会主义现代化国家而团结奋斗在中国共产党第二十次全国代表大会上的报告M.北京:人民出版社,2022.2周彬.探析新形势下加强事业单位职工思想政治工作J.党史博采(理论),2015(06).3马汉青.新医改背景下医院文化建设的内涵和实践J.管理观察,2014(177).4邓智勇.学党史 强信念 当好红色传人J.当代江西,2021(06).