向阳选矿有限公司采购制度.docx

向阳选矿厂采购制度草案
第一章 总 则
第一条 为规范公司物资、设备采购程序，维护股东和公司的经济利益，促进经济效益的提高，特制定本管理制度。
第二条 本公司各单位除办公用品、车辆配件以外的所有物资、设备材料的采购均遵循本管理制度。

第二章 采购计划的下达、呈送
第三条 每月25--30号,各科室根据次月(本月1号--30号)生产安排,结合本科室耗用预算，参酌库存情况，向 采购部门 呈报由科室领导签字的《材料计划表》一式两份。
第四条 《材料计划表》由各请购部门 呈报，表中要注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项。
第五条 紧急采购时，必须依书面形式按前述要求单项呈报，经济采购可电话请购（电话请购时的《材料计划表》由请购部门补充填报），经主管领导审核后依采购程序立即采购。
第六条 《材料计划表》由采购部门注明市场调查价后连同上月《材料计划执行情况报告》一并呈送总经理、副总经理及财务科长。
第七条 采购回来的材料、配件等，质量、价格等由采购部门负全部责任。

第三章 采购中的询价、比价、议价
第八条 采购部门依《材料计划表》中材料物资的轻重缓急，选择至少两家以上供货单位，通过质量、价格、信誉对比后择优订货。
第九条 询价要求：充分了解采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、地点、付款办法；同规格产品有几家供应商宜询价；是否有其他较有利的代用品；新厂商产品是否需经检验试用；售后服务及保质年限情况。
第十条 比价、议价要求：厂商的供应能力是否能按期交货，质量确认；生产厂或供应商是否可靠；价格上涨下跌有何因素；是否必要开发其他厂商；特殊材料要审查供货单位的资格、国家认定的质检单、合格证等。
第十一条 询价、比价、议价情况由供销部经手人填写《货比三家记录表》后，报请采购部门负责人、分管经理、总经理逐级核定。
第十二条 10万元以上大型设备及材料在有条件前提下必须组织招标，组成人员为：分管副总经理、财务负责人、采购部门负责人、使用部门负责人。做到公开、公正、合理。（招标前，次啊过部门应将相关询价情况通报给有关人员）；10万元以上特殊情况不招标的必须报总经理批准。
第十三条 本着避嫌原则，凡是楚向阳选矿厂工程项目建设合作客户，采购部门一律不准在所属单位、部门采购物资材料。
第十四条 县内材料采购必须经比价确认后，方可签定合同。
第十五条 在比价表上，业务员必须附上客户电话；确认后签定合同必须标明电话。
第十六条 小材料不足签定合同的必须填写货比三家记录表，以备查询。
第十七条 相关采购运输费用须填写运费申请表，批准后方可付款（紧急情况可电话请示）。

第四章 合同的订立
第十八条 供应厂商确立后，1000元以上的物资、材料、设备必须签订合同。
第十九条 县内外固定客户的供应合同要求半年签订一次。订货前，采购部门、财务部门要对其供应货物的名称、价格进行全面评审。凡发现有欺诈行为和两次供货质量不合格，应立即否定其定点供货资格。
第二十条 合同条款要认真参照《合同法》，对厂商提供的格式合同要认真审查，机械、电气设备方面的技术要求需签技术协议的由工程师签字认可。
第二十一条 在闻喜境内签订的合同必须由采购员、采购部门负责人、分管经理、总经理依权限逐级签字；在闻喜境外签订的合同必须经总经理授权，但签订人要对合同中可能发生的纠纷负全部责任。
第二十二条　合同签订授权依本厂相关制度规定实行额度分级制度。
第二十三条 采购货物时采购部门必须两人以上经手。

第五章 付款及相关手续
第二十四条 采购部门依合同规定办理付款，付款必须填报《设备、物资材料资金申请计划》，逐级审批。
第二十五条 采购手续由采购部门进行完善，清单和发票要随同入库单一并经保管员、相关负责人和领导签字后及时结算。特殊情况暂不能索回发票的，清单应随货同行，随入库单完善手续后及时结算，并在一定时间内索回发票。
第二十六条 对县内外定点供应商，采购部门要设立分户帐，并根据供货款额多少及客户最大承受能力，签订一定数额的质量信誉保证金。在供货期间，付款额不能突破保证金数额，业务关系终止时，保证金由财务部逐步付清。
第二十七条 对大型设备质保金，供销部要在不失去联系的情况下，根据公司资金状况逐步付清。

第六章 有关人员责任与奖罚
第二十八条 采购部门负责人对采购人员所采购物资的价格、质量、数量及手续完善上负有主要责任。各级审批人员及监督人员负有相应责任。
第二十九条 对价格高、质量差、规格不符的常用物资材料，保管员不予入库，采购员应立即组织退货，若造成损失,采购员自负。
第三十条 对降低成本贡献突出的人员，采购部门负责人向总经理提议，给予表彰和奖励。
第三十一条　采购人员严禁参加宴请和收受礼物，对接受贿赂、回扣的人员，一经发现，立即除名，情况严重者追究法律责任。

附：1.《设备、材料计划表》
2.《货比三家记录表》
3.《订货合同》要点
4.《采购资金申请表》
5.《运费申请表》

设备、材料采购计划表
年 月 日
项
目
名
称

型号规格
单 位
数 量
单 价
金 额
库存数量
备 注

合计

总经理： 部门主管： 制表人：
闻喜县楚向阳选矿有限公司货比三家记录表
年 月 日
货物名称
型 号

规 格
单

位
数

量
供 货 单 位

电话：

单 价
金 额
单 价
金 额
单 价
金 额
单 价
金 额
单 价
金 额

合计

比价意见
供销部意见：
副总经理意见：
总经理意见：
说 明
1、单价为含税价。<不含税价要说明>2、 元以上副总经理签署， 元以上总经理签署。<含 元>
采购员签名：

订货合同要点

供方： 合同编号：
需方： 签定地点：
签定时间： 年 月 日

一、产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额、供货时间及数量
产品
名称
牌号
商标
规格
型号
生产
厂家
计量
单位
数量
单价
总
金额
交（提）货时间及数量
合计

合计人民币金额（大写）
二、质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限
三、交（提）货地点、方式
四、运输方式及到达站（港）和费用负担
五、合理损耗及计算方法
六、包装标准、包装物的供应与回收和费用负担
七、验收标准、方法及提出异议期限
八、随机备品、配件、工具数量及供应办法
九、结算方式及期限
十、如需提供担保、签订合同担保书，作为本合同附件。
十一、违约责任
十二、解决合同纠纷的方式：本合同在履行过程中发生是、争议，有当事人双方协商解决。协商不成，当事人双方同意有仲裁委员会仲裁（当事人双方未在本合同中约定仲裁机构，事后有未达成书面仲裁协议的，可向人民法院起诉）。
十三、其他约定事项

供 方
单位名称（章）：
单位地址：
法定代表人：
委托代理人：
电话：
电报挂号：
开户银行：
帐号“
邮政编码：

需 方
单位名称（章）：
单位地址：
法定代表人：
委托代理人：
电话：
电报挂号：
开户银行：
帐号“
邮政编码：

签（公）证意见：

经办人：
签（公）证机关（章）
年 月 日
（注：除国家另有规定外，签（公）证实行自愿原则
有效期限： 年 月 日至 年 月 日

闻喜楚向阳选矿采购部采购资金申请表

年 月 日

名称
合同编号
供应商
应付款总额
当月资金
计划总额
拟付款总额
付款方式
备注

分管经理意见：
部门负责人意见：
经办人：
注：1、凡无当月资金计划的拟付款必须经总经理批示。
2、应付款余额、当月付款总额由供销部每月底与财务科统计对账后报相关领导。

运费申请会签表

申请人

时 间

事 由

运 费
大写： 元
小写： 元（包括发票）
（不包括发票）
采购部门意见

财务部门意见

副总经理意见

总经理意见