纸质档案数字化加工管理存在的风险及防范对策_贾艳尼.pdf

892023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛纸质档案数字化加工管理存在的风险及防范对策贾艳尼（山西省吕梁市规划和自然资源局，山西 吕梁 033000）摘要：本文以纸质档案数字化概念为切入点，探索纸质档案数字化过程中存在的各种风险以及影响纸质档案数字化进程的因素，提出提高纸质档案数字化水平的措施，着力选择科学的纸质档案数字化工作方式提高管理效率和安全性。关键词：纸质档案；数字化加工；风险因素；控制措施档案的数字化建设主要涉及档案传输、管理、存储和运用等几个方面。纸质档案数字化是应对社会信息需求，优化档案管理方式，提升数字化档案使用效率的前提。纸质档案数字化会受到各种因素影响，需要面临不同的风险考验，要清醒地认识这些风险因素，加强纸质档案数字化作业实践的控制，进一步优化纸质档案数字化管理方式，不断提高纸质档案数字化工作的整体水平。一、纸质档案数字化加工管理的内涵纸质档案数字化工作主要指的是通过扫描设备对纸质档案进行数字化加工处理，使档案信息存储在数字存储介质当中，并且按照纸质档案的内在联系建立目录，实现目录与数字信息有效关联。纸质档案数字化工作包括纸质档案的出库、数字化处理、建立目录和数据库以及纸质档案的数字化加工和图像处理等步骤，最后还要进行数据信息的验收与移交入库。纸质档案数字化加工整理的本质是实现档案信息的有效提取，并且在加工提取中有效防止纸媒形式的损坏。纸质档案数字化有助于档案信息的广泛共享，提高了档案使用的便捷性，实现了档案的数字化形式存储，构建了一个完善有序的档案信息库，方便了档案数据信息资源的在线利用，推动了档案信息资源的广泛共享。数字档案可以作为纸质档案的副本使用，有助于保护原始档案，方便了档案的备份与查询，降低了原始档案损毁风险，提高了档案管理工作的效率。在现代信息技术的快速发展背景下，纸质档案数字化工作有着广泛的应用空间，相关技术手段处在不断更新进步当中，同时也带来了一些风险因素，还需要加强纸质档案数字化过程的控制，保证纸质档案数字化的质量和效率。二、影响纸质档案数字化加工的因素（一）数字化技术快速进步随着大数据与云技术的广泛普及，越来越多的机关企事业单位及社会团体认识到档案的重要价值，普遍开展了纸质档案数字化工作，重视构建层级丰富、种类多样和专业性强的纸质档案数字化建设体系。当前，我国已经建成较为完备的纸质档案数字化工作机制，档案数字化的速度不断加快，智慧化、小型化与专业化的档案数字化设备不断涌现，纸质档案数字化工作的灵活性、弹性与创新性不断增强。新型档案数字化标准正在建设当中，较好地提高了纸质档案数字化工作效率，降低了纸质档案数字化的风险。档案数字化不仅融入了先进的计算机技术，大数据、云存储和智能化技术也推动了档案数字化进程，彰显了数字化档案的实用价值。管理学、缩微摄影、术语学等多门学科为纸质档案数字化提供了辅助作用，推动了我国纸质档案数字化的建设。未来，纸质档案数字化技术将具有低成本、高速度和低风险的基本特征，强调减少相关操作的复杂性，并保持设备的易维护性，以推动我国档案事业进步。（二）国家政策的大力支持为了进一步将我国技术、经验、知识等发展成果固化起来，国家近年来高度重视档案建设工作，明确了档案数字化工作的发展战略，把纸质档案数字化作为重要任务。不仅总结了纸质档案数字化工作的以往经验，而且根据国际档案数字化技术趋势编制了相关工作标准，出台了一系列针对数字化档案管理的法规，鼓励各级机关企事业单位开展纸质档案数字化工作，强调在规定的时间内完成纸质档案数字化工作。例如，国家围绕数字档案输入输出制定了相关标准，组织地方档案局（馆）参与相关法规的建设工作，根据档案数字化的实际需要监督档案相关工作具体情况，使得档案数字化工作取得了显著的社会效益。国家还给予纸质档案数字化必要的资金支持，每年拨付大量资金用于支持纸质档902023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS案数字化事业，推动档案数字化相关技术研发和推广普及工作。目前，各省市均已建立了专业的档案数据中心，纸质档案数字化工作可以由国家档案管理部门、专业档案服务企业或其他机构承担相应的工作任务。（三）社会档案需求的增加纸质档案数字化主要是为了提高纸质档案的保护力度，为用户提供更加方便的档案信息资源。随着数字技术与互联网的快速发展，社会信息需求量不断增加，各种社交媒体构建了方便快捷的信息传输渠道。网络已经成为档案信息的主要来源，数字化档案成为了主流档案形式，迸发出前所未有的需求。不同档案使用者受年龄、职业、兴趣爱好影响，对各方面档案有着广泛需求，更渴望实时获得高价值的档案。纸质档案数字化进一步规范了档案管理行为，降低了档案供给成本，提高了档案信息检索与服务的效率，可以更好满足社会的多元化档案信息需求，为档案数字化建设提供了保障，释放了纸质档案数字化的潜在需求，扩大了纸质档案数字化的范围，形成了纸质档案数字化建设共识，突破了纸质档案数字化的障碍，进一步加快了纸质档案数字化进程。三、纸质档案数字化加工的主要风险（一）标准风险纸质档案数字化建设需要从纸质档案层级丰富、种类多样和专业技术性强的特征出发，进一步扩大纸质档案数字化加工管理工作范围，高度重视研究具体的技术标准，根据档案信息技术的发展趋势推动相关制度标准的新陈代谢，有效弥补我国纸质档案加工管理标准与国际标准的差距。目前，我国纸质档案加工管理的相关法规不够完善，现有档案管理法规与其他政策法规不够协调。新型档案信息公开需求催生了新的档案管理标准，也造成了保密与公开的矛盾，共享与专管的矛盾，权利与义务的矛盾，需要解决好档案数字化涉及的法律法规问题。而且，我国档案数字化工作的标准化建设相对滞后，一些标准未能与时俱进，有些标准的性质定位与内部不协调，标准的编制不规范，标准体系失衡，标准的制定周期较长，有些标准未能得到广泛实施。（二）过程风险纸质档案数字化涉及的工作内容较多，工作周期较长，需要以有效的过程方法保证数字档案质量。但是，我国缺乏完善的纸质档案数字化加工运转体系，纸质档案数字化加工管理的专业性较低，主要采用分散式加工作业方法，未能统筹管理输入设备、辅助设备和数字化软件。有些部门对纸质档案数字化加工专门企业的选择不当，一些专门从事纸质档案数字化加工企业的资质、技术、人员和设备水平不高。有些单位过于注重纸质档案数字化加工的合同金额，未能充分考量设备、服务和质量，没能在合同上进一步规定质量、工期、服务和保密要求。例如，纸质档案数字化的控制能力不强，数字图像的清晰度、色彩等不达标，无法进一步保证纸质档案的原貌。纸质档案数字化加工管理还要加强流程控制，细化具体操作步骤，依托先进的标准纠正纸质档案数字化工作过程中的风险，运用先进的信息技术和灵活数字化工作方式进行不断创新，这样才能更好发挥纸质档案数字化的效用，推动档案数据信息的共享。（三）硬件风险纸质档案数字化加工管理的关键在于提高数字档案质量控制水平，保证数据图像的清晰度、色彩度，推广使用先进的技术设备，防止因设备不过关对数字档案后期处理和利用造成的风险。为此，还要充分考虑数字化设备存在的风险，清楚合作方的档案数字化硬件水平，评估其扫描设备是否符合档案数字化的质量要求，评估服务器容量风险。纸质档案数字化将产生大量的数据，需要对档案信息系统进行评估，考虑服务器是否匹配数字化档案存储与管理的需要，并且保证服务器配置的前瞻性，着力解决档案数据库的存储容量方面的问题。例如，随着档案数字化处理条目的增加，出现频读取数据的情况，给服务器造成了一定的安全隐患。随着档案共享使用的升级，还要把握数据库安全风险，防止在频繁读取数据时出现泄密隐患，建立档案数据库的备份制度，做到档案信息的实时备份，并加强档案数据流向的动态监管等。（四）人员风险纸质档案数字化管理需要高素质的档案人才队伍。目前，我国档案数字化方面的人才较为缺乏，现有档案技术人员还不适应传统档案管理方式向现代数字档案资源管理转型的工作模式。仅具有档案专业知识，不具备丰富的档案数字化工作经验，缺乏纸质档案数字化的必要监督，给纸质档案数字化带来了一定风险。首先，部分档案员仅掌握档案数字化的理念，不了解各类纸质档案数字化的实际需要，不掌握与档案学专业相关的计算机技术、系统学、术语学和管理知识，不了解国际档案数字化工作动态和技术动态，使得档案数字化工作方式较落后，影响了纸质档案数字化的进程。其次，有的档912023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛案员与纸质档案数字化项目承担方的沟通不足，缺少档案员与专业技术人员之间的紧密配合，不利于形成纸质档案数字化工作的合力，容易因衔接不足影响档案数字化的整体水平。目前，还缺乏良好的档案数字化宣传力度，各方面未能有效配合档案数字化，在一定程度上降低了档案数字化工作的效率，增加了潜在的人为风险。四、纸质档案数字化加工的优化措施（一）做好前期准备工作首先，合理选择纸质档案数字化工作场馆，保证方便纸质档案的搬移，做出必要的出入库管理。加强软硬件设施的配置，根据纸质档案数字化工作的需要选择扫描仪，保证扫描设备的速度、宽度、厚度和色彩等符合档案数字化的要求。其次，还要根据纸质档案数字化工作的规模配置必要的数据存储设备、网络设备等，对于一些较为珍贵的纸质文献应当配置破坏性小的数码设备进行扫描等。再次，进一步加强工作场所的管理，制定相关的规章制度和工作要求，做好安全防范措施，安装必要的工作现场监控设备，保证作业环境安全可控，由此做到一件纸质档案不遗失、不破坏、不混乱，提升作业整体水平。（二）加强作业过程管理首先，建立纸质档案数字化工作管理机构，完善纸质档案数字化工作的协调组织，对数字化进程进行统筹规划、协调管理，加强作业过程的监督检查等。其次，合理选择纸质档案数字化工作的技术合作方，加强纸质档案数字化的前期调研工作，清晰描述任务目标，采用科学合理的招标采购程序，细化具体合同内容，为纸质档案数字化工作的顺利进行奠定良好基础。第三，制定纸质档案数字化工作规章制度，细化具体的作业标准，重点围绕涉及国家机密的档案建立安全保密制度，优化纸质档案的交接程序，做好纸质档案的交接记录，完善经办人的签字程序。加强网络存取环境的控制，给予专门的管理监督，有效消除安全隐患。最后，为了保证档案的准确性，防止纸质档案数字化不规范或错漏情况，还要由专人负责档案的清点工作等。必要时，可由专业机构对纸质档案数字化工作的阶段性成果进行评估，分析找出其中的漏洞，从而在技术上与制度上进行弥补，以保证相关工作质量。（三）加强技术设备更新纸质档案数字化加工管理的关键在于进行质量控制，构建完善的数字化加工体系。为此，需要从规模化的纸质档案数字化加工作业模式出发，加快网络基础环境建设，提高输入设备、辅助设备、数字化软件水平。一是做好扫描设备的保养工作，提高数字化图像的采集质量，根据工作需要灵活配置扫描仪。二是加强辅助设备的配置，选择专业性和适用性强的计算机，大力加强网络存储环境的建设，积极争取云端服务的支持。可以在 c/s 模式下优化服务器、交换机、集成器的设置，适当调整各设备的参数，提高联网数字化设备的效率，保证这些设备的安全性，构建科学的数字化体系。三是提高图像采集软件的质量，由专业机构提供软件升级服务，包括构建连续性强的数据信息存储空间，保证数字化档案存储方式的多元化，根据移动互联网环境及对各种软件技术进行升级。能够运用专业设备控制调整数字图像清晰度，将数字图像色彩管理落在实处，着力保持档案色彩原貌。值得注意的是，档案技术设备发展速度较快，设备更新所需的资金数额较大。因此，各单位各可根据实际情况选择需要的档案数字化设备，保证满足阶段性的档案数字化工建设使用需求即可，并做好相关设备的持续更新规划。（四）加强技术人才建设纸质档案数字化工作的专业性、技术性与规范性较强，需要组建一支专业的工作队伍。为此，应当全面加强专业技术人才的引进，注重任用具有档案学知识的综合型信息技术人才。积极提高作业人员的规范意识，加强制度规范的宣传，督促相关从业人员严格遵守作业程序，要求档案员在从事纸质档案数字化前签署保密协议。经常性开展档案内容、安全措施和管理手段的自查工作，加强安全和风险隐患控制演练。提高档案管理人员的扫描作业水平，强调档案员掌握不同档案的扫描作业模式，定期或不定期开展专业技术的培训工作，也可以组织技术团队开展相关技术的创新研发工作。例如，研究如何解决污点处理问题，最大程度保证对比度和亮度技术手段等。还要进一步完善相关的验收机制，把验收成绩作为绩效考核的重要指标，并且指出纸质档案数字化实践中的漏洞，推动从业人员进行技术纠偏。参考文献 1 李媛.信息时代综合档案室数字化管理问题及对策 J.办公室业务,2021(06).2 鲍倩.城建档案管理数字化建设的途径探讨 J.办公室业务,2021(06).责编：蒋立民