新时代加强农业开发档案工作的几点思考_董晓娟.pdf

1012023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛新时代加强农业开发档案工作的几点思考董晓娟（肇东市农业开发服务中心，黑龙江 肇东 151100）摘要：开发档案对于农业发展较为关键，能够在农业发展中提供参考数据，还可以促使相关人员进一步掌握农业资源。本文论述了农业开发档案的概念与分类，指出新时代下加强农业开发档案工作的重要意义与核心原则，继而针对农业开发档案工作的开展现状进行探究，并提出科学加强农业开发档案工作的有效途径，以供参考。关键词：农业开发档案；档案管理；有效途径档案管理是农业综合发展总体工作的重要组成部分。农业开发档案能够直接反映农业综合发展的成果和农业综合发展的全过程，也是促进农业可持续发展、总结过去、指导现在、规划未来的重要参考文献。因此，加强农业开发档案工作是非常重要的。一、农业开发档案综合概述（一）概念农业开发档案是指农业发展机构和项目建设单位，在开展工作过程中形成的具有保存价值的文件、图表、照片、音像等资料。农业开发档案系统直观地记录着农业综合开发项目申报实施的全过程和建设成果。科学、规范、完整的农业开发档案对于指导项目实施，确保项目顺利验收，以及为领导提供决策依据都具有重要的现实意义。农业开发档案是国家、省、市对工程进行竣工验收的主要依据和内容之一。一些工程项目的实施过程，如管道、梯田建设、招标等，在项目完成后将不容易看到，只能通过施工过程中实际记录的图像和书面数据来反映。因此，资料的收集、归档与项目争取和项目建设同等重要。（二）分类农业开发档案主要可以分为文书档案和项目档案两种类型。1.文件档案是指开展农业综合开发工作形成的行政性文件和资料。根据内容分为四类：工作文件、报告和总结、制度方法和会议材料。工作文件是指由本单位编制发布、上级部门发布、同级部门复制、下级部门发送或复制的具有指导性、信息性、承诺性、响应性、标注公文号的工作文件；报告总结是指本单位在年度工作中为反映农业综合开发项目和资金管理动态而编写的书面材料，以及供同级领导或上级主管部门了解情况的书面材料，包括工作总结、情况报告、研究报告等；制度方法是指在部门管理实施过程中的各项规章制度和项目实施过程中的各项管理措施等文件，包括部门规章制度、工作目标考核、项目管理责任制、项目招投标办法等；会议资料是指本单位举办或参加的有关农业综合开发会议和其他综合性、专题性会议的资料，以及农业发展会议、现场会议和其他相关材料。2.项目档案是指项目运行过程中形成的各种形式的文件。按照内容可分为五类：前期准备、项目审批、项目实施、竣工验收和施工后管理与保护。二、新时代加强农业开发档案工作的重要意义农业开发档案管理是农业发展的真实数据记录，也是地方农业发展的重要组成部分之一，在全面推进社会主义建设发展的过程中，要有效利用这些原始而重要的档案资料，进一步加快农业经济发展，改善农业发展环境，提高社会经济效益和大众生活质量。因此，有关部门应充分利用好这些重要档案，更好地认识过去、把握现在、预见未来。然而，在当前推进农业开发档案工作中，档案管理仍然是一个相对薄弱的环节。因此，必须继续加强农业开发档案管理力度，提高农业开发档案在促进农业建设发展中的主导作用。中央经济工作会议指出：必须坚持把解决好三农问题作为全党工作的重中之重,任何时候都不能放松。农业综合发展是指中央运用专项资金，保护和支持农业发展，改善农业生产基本条件，优化农业和农村经济结构，建设农业综合资源，加强生产能力和提高农业的整体效率。当前，随着农业综合发展的深入，农业综合发展项目的任务和财政资源逐年增加，已发展成为信息资源的档案也越来越多。科学、规范和完整的档案有助于指导项目的实施，确保1022023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS项目的成功验收，并为管理层的决策提供科学依据。因此，妥善管理和使用农业开发档案具有重要意义。三、新时代加强农业开发档案工作的核心原则（一）完整原则农业综合开发工作不仅包括项目建设的现场方面，如项目数量和项目质量，还包括项目和资金宣传、项目投资、项目预算、资金分配、项目移交以及项目管理和保护责任的落实的情况。没有完整的档案，农业综合开发的检查和评价将很困难，农业发展和成就无法得到反映。农业开发档案应在项目的每个阶段进行跟踪。这些数据是收集而不是补充的，应根据工程进度及时收集和归档工程档案，确保档案的完整性和真实性。（二）规范原则加强农业综合开发各类档案的管理，是农业综合开发的一项重要基础工作。随着农业综合开发的实践和时代的发展，档案的数量将越来越多。作为参考资料和原始凭证，农业开发档案既要做到前后衔接，避免重复，又要便于使用和快速查找。因此，档案应统一归档、分类、装订、保管和存储。建立农业开发档案管理规章制度，指定专人妥善管理和保管，确保项目各工作环节能够反映项目建设情况的图纸、文件、表格、音像等资料规范统一。（三）真实原则农业开发档案包括在前期调查准备、申请审批、施工管理、竣工验收、移交保护等过程中获得的各类项目信息，是项目管理的重要数据。因此，档案必须真实可靠。设计文件的内容必须完整、真实、准确、及时、清晰、计划周全，确保项目档案符合图纸和文件，相互确认，相得益彰。不得擅自篡改农业开发档案中的核心内容，也不得掺和、篡改材料。这就要求注意各项工作原始数据的形成和收集，严格按照程序做好每一个阶段的工作，做到程序严格、过程真实、组织有序，并及时收集和保存。四、农业开发档案工作存在的问题（一）管理技术较为落后随着办公自动化管理技术的飞速发展，各行各业的办公生产和管理模式发生巨大的变化。然而，农业开发档案在现代化进程中仍存在许多现实问题。一些农业开发档案管理专项资金投入严重不足，基层档案管理的软硬件技术、设备和管理技术十分落后。一些地方仍然坚持手工操作、纸质归档的传统档案管理形式，不仅浪费大量人力、物力、财力，而且容易导致农业开发档案出现丢失、遗漏等异常现象，使农业开发档案的完整性和信息安全得不到及时有效的保障。（二）人员素质参差不齐目前，大多数地区并未聘请专业的农业开发档案管理人员，基本上所有的档案管理人员都是兼职。因此，农业开发档案管理人员的整体素质较低，很多人没有受过专业教育和培训，对档案管理知识一无所知，甚至有些人不知道什么是档案管理，无法进行档案整理等基本操作，无法进行农业开发档案管理中的分类和归档。（三）管理制度不够健全我国部分地区在开展农业开发档案工作时，工作混乱，人员综合素质低，档案收集、保管困难，工作效率低，主要是由于缺乏健全规范的档案管理制度。管理人员的具体职责不明确，各种工作程序和管理程序没有明确规定，导致大量档案被泄露和丢失，甚至有人利用工作随意篡改档案，严重损害档案的完整性、数据的真实性和有效性，给后续档案管理和利用带来困难。五、新时代加强农业开发档案工作的有效途径（一）提高档案管理人员素质加强农业开发档案工作，要求档案管理人员不仅要具有农业发展业务的知识，还要有档案管理的经验。因此，需要档案管理人员加强业务培训，掌握农业综合开发项目的相关流程，确保项目档案从开发取证之初就得到综合审核和整合。在获得项目知识的同时，还需要提高档案管理和计算机操作方面的技能。各类文件的归档是档案管理的核心内容，需要严格规范和具体化。（二）完善档案管理制度要制定严格的档案管理制度，严格规范从资料收集、分类归档到建卷、入库流程，确保文件资料齐全、分类归档科学合理、卷内档案资料整理有序、档案装订整齐统一。确保档案有序管理和保护，档案的借阅、使用和归还严格按照档案管理制度进行，有利于档案的后期查询利用。档案管理不仅为本单位提供信息资源，还为其他行业单位实现资源共享提供相应的帮助，使农业开发档案在各方面发挥更大更好的作用。（三）加强档案重视程度农业开发档案是实施和管理农业发展项目的工具。科学、规范、完整的卷宗对于指导项目实施、保证项目验收成功、为管理层决策提供依据具有重要的现实意义。因此，必须重视对农业开发档案的管理。通过成立档案管理小组，加强管理工作，小组成员包括一名直接负责档案管理的主管领导，并1032023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛委任一名项目科室负责人负责收集现时项目的档案，以及委任一名特别的档案管理员进行分类、归档和管理所有收集的档案。同时加强基础设施建设，添置和更换柜位、电脑、复印机等档案设施，有效保存档案资料。（四）注重档案积累施工单位应当认真履行项目各参与方档案工作的组织协调职能，将项目文件的形成、积累、处理和归档纳入项目规划管理；纳入施工管理和评价范围；将有关的管理人员和工程技术人员的职责包括在内；纳入经济责任制度。实施项目管理技术人员“三参与”制度：参加定期工作会议和工作质量评估会议；参与设备验收；参与工程技术合同的验收。此外，还要严格控制工程质量，保证数据的真实性和准确性，确保档案的质量。（五）持续开发档案资源农业开发档案的发展不是一成不变的。因此，档案部门负责人在具体工作中需要不断规划和部署工作，积极鼓励管理人员和研究人员拓展和发展档案信息资源。通过编制档案总目录、分类目录、传输目录和检索卡，实现农业开发档案管理的一体化，并将其推广到所有相关领域，使其更加清晰完整。例如，在信息库中引导和编目用于农业发展的资源，以确保资源的直接和快速使用。同时，网络的快速访问有效地扩大了对档案的访问，随着信息和知识的不断出现，档案管理应扩大信息收集领域，逐步扩大信息资源，对以前封闭的档案进行现代化改造，以实现信息的公开管理，多样化优化农业发展信息资源，充分发挥农业开发档案的技术和智力优势，提高农业发展的经济效益。（六）实现电子档案管理对于电子档案而言，电子文件的收集是各个环节的第一环节，也是电子档案管理的基础。电子文件的收集和积累的范围、方法和要求不同于纸质档案。以往档案主要以纸质形式保存，如果存放时间长，纸质档案的内容可能会受到不同程度的损坏，或因档案管理人员疏忽，在档案处理过程中容易丢失，使整个档案失去原有的意义和功能。但是，如果将文件转化为电子档案同时进行备份，可以有效地避免文件的损坏或丢失，从而确保其在未来的价值和有用性。此外，应当对在无纸系统下编制的电子文件采取更严格的措施。在收集和储存过程中，如有需要，应制作纸张复制品或缩略图，以避免在系统出现故障时丢失电子文件资料。（七）利用检索工具档案的利用必须依靠检索工具的支持。检索工具的编制越科学、细化、完善，档案信息的披露就越准确、全面，档案利用就越充分、迅速。检索工具的编制必须遵循四个主要原则：适应外部需求、避免功能重复、提高准确性和加速标准化。一般来说，总目录、分类目录和文件目录是最基本和必要的。根据实际需要编制专题目录、索引和藏书指南等检索工具。此外，应根据不同检索对象及其内容准确安排。农业开发档案工作基础薄弱，管理落后，尤其是分类不科学、不规范，严重影响信息资源的充分开发和利用。检索标准化使检索工具简单化、去劣化、保优化，种类适当、分工明确、排列有序，提高了档案利用的效率和质量。同时，检索工具是乡村开发档案科学管理和现代化建设的重要组成部分，有助于建立目录中心和检索系统，方便报告和交流，实现信息资源共享。此外，还应注意检索工具的简单性和全面性，易于多数人掌握和应用。（八）建立网络共享平台建立网络共享平台，实现档案的智能化处理，提高档案工作的整体效率。人们在共享平台上可以便捷、快速访问档案资源，大大提高农业开发档案的访问量。在建立完善的网络共享平台时，必须采用网络技术进行综合管理，为网络用户提供高质量的服务。有效管理农业开发档案，可以为农业健康稳定发展、有效引导农业活动、指导农业发展、巩固新农业建设提供重要保障。同时，保持农村稳定，建设和谐新农村，带动农业现代化进程。相关农业档案管理机构要加强农业开发档案管理，在设备、从业人员和整体关系等方面加强自身建设，从农户需求、当地生态条件和市场需求等方面增强外部因素引导作用，积极开发信息资源，为新农村建设做出重要贡献。参考文献 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