智慧财务背景下医院会计档案电子化实践与探索_王丹.pdf

第 187 页2023/6 （下）总第413期智慧财务背景下医院会计档案电子化实践与探索文/厦门大学附属第一医院王丹2016年，国家档案局联合财政部修订会计档案管理办法，明确定期保管的会计档案可以电子形式储存，形成电子会计档案；新办法统一了纸质档案和电子会计档案工作规范；标志着会计档案管理工作进入全新阶段。2020年，两部门再次发布关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知，明确电子会计凭证的法律效力，规范电子会计凭证报销入账归档的流程和要求。2019年，医院实施政府会计准则制度，加快推行现代财政管理制度进程。会计档案和会计管理新制度新办法的实施，给医院档案和会计工作带来新机遇与挑战。会计档案电子化是档案服务医院中心工作的重要体现，也是推行现代财务管理制度的有力推手。一、会计档案电子化的必要性（一）节约人力成本。根据会计档案管理办法，医院会计档案实现电子化要在会计凭证填报、费用支出管控、预算执行管控、成本归集、支付结算、账务处理等一系列业务处理流程实现在线生成、审核、处理。这样就可以免去医务人员手工填报和跑腿签字排队等候的时间。医院财务审批过程可以实现实时掌控，财务人员能够随时随地翻阅历史记录和查阅经费开支情况，实现724小时PC端、移动端在线办公，避免报销人零星上门中断办公的情况，可以充分利用碎片时间集中完成审批工作，彻底打破传统报账和审核时间与空间的限制。根据医院日常财务报销流程和用时现状，平均一位医务人员单笔报销可节约100m：咨询查询10m，往返路途30m，排队审核30m，签字等候30m。平均一位审批人每天可节约90m：线上批量审批规模效应60m，沟通成本30m。平均一位会计每天可节约150m：重复沟通成本30m，核验发票及线上集中审核规模效应60m，账务处理30m，统计数据30m。平均一位出纳每天可节约190m：录入付款信息100m，银行往返90m。根据传统的会计档案归档规范要求，财务部门档案整理和会计档案案卷目录清册的编制，总账、日记账、明细账、往来辅助账等账簿的制作整理打印装订；档案部门会计档案凭证移交和上架入库这些环节都要消耗大量的时间。会计档案电子化后省去大量的档案整理和移交的时间。（二）降低财务管理风险。实现会计档案电子化，需要核算系统按照会计准则，在线完成审核、审批等财务审批程序。系统通过整合医院日常费用报销、发票智能识别等功能，全方位审核票据合规性、金额准确性、报销单规范性、单据完整性等费用报销关键节点，实现发票验真查重，智能稽核自动驳回，智能预审预警辅助，报销要件齐全审查，减少人工审核和计算错漏的情形，达到费用报销智能化的管理目标。核算系统可以支持预算执行进度实时查询，无须担心预算超支、经费不足等情况。成本分摊精细化，在线审批权责明晰，多维统计，现金流量自由安排，银企互联等实现审批闭环管理，降低财务管理风险，减少重复劳动，提高财务工作效率。（三）提高会计档案利用效率。会计档案记录着医院运营管理的全过程，是非常重要的档案内容。医院每年的审计监察、领导离任审查、内控管理、内外部监督等各项财务检查需要反复调阅相关会计档案。会计档案数量多，跨越年度大，手工调阅查找费时费力，消耗大量人力成本和时间成本。会计档案电子化，可以通过系统直接索引查找内容，直接查看会计档案相关凭证和审批流程，提高会计档案利用效率。（四）降低会计档案保管成本。随着医院医疗业务的不断攀升，会计凭证、各类账本和财务报表数量不断增长。1983年至2008年6月，医院旧会计档案凭证合计1.2万余册。20172019年会计凭证合计7910册。医院医疗空间寸土寸金，会计档案存储空间捉襟见肘。医院需【摘要】目前，医院智慧财务管理平台已经实现有效查验电子会计凭证合法与真实、在线完成电子会计凭证审签等功能。在此基础上，本文提出医院实现会计档案电子化的建议，档案管理系统与智慧财务系统、医院经营管理系统高度集成；规范会计档案电子化相关制度；建立会计档案电子化人才队伍等。【关键词】会计档案；电子化；智慧财务；医院现代办公Modern Office 第 188 页2023/6 （下）总第413期要采取异地储存医院会计档案的方式保管档案。与传统档案保管方式相比，会计档案电子化可以直接从系统生产，保管电子档案能降低纸张和打印耗材，减少库房的占用空间和维护成本。二、会计档案电子化的现状医院依托现有网络资源，利用人工智能、大数据等前沿技术，以智能财务管控为主线，构建多模块数据联动的财务平台。智慧财务平台包括费用智能填报模块、智能审核模块、核算自动化模块、电子影像模块。智慧财务平台打破时间、空间限制，实现在线报账、在线审核、在线审批、到账提醒等一站式服务。对照关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知中电子会计凭证入账归档的要求规范，智慧财务平台已经满足电子归档的部分要求。（一）有效查验电子会计凭证的合法性与真实性。医院智能填报模块中的发票夹具有识别发票信息、查验发票真伪、存储发票影像的功能。当发票上传到发票夹后，开始对票面信息进行智能识别、查验；识别结束后，票面信息会以结构化数据存储在系统中；在报销过程中，以医院财务管理规定为依据，对票据信息进行稽核，判断报销事项是否合规。发票查验结果分三种：一是已验真。发票真实，可使用；二是疑票。发票未验证真实性，可能为伪票或当日所开发票；三是重复票。发票已存在发票夹中；四是模糊票。发票图像不清晰，需要重新扫描/拍照上传。（二）在线完成电子会计凭证审签。智能审核模块内置各类费用报销所需的材料，经办人选择费用类型后，即可看到报销材料清单。智能稽核除了配置发票验真查重等通用规则外，还根据不同费用类型设置相应的审核规则。核算自动化模块实现预算支出强控与查询统计功能。预算经费设置在报销环节，每笔专项经费支出均需选择相应的预算经费项目才能提交单据。若预算不足，则无法提交，真正做到“无预算不开支”“超预算不报销”。查询与统计功能支持查询预算项目的当年预算数、当年累计执行数和余额。经办人进入报销单编辑页面，核查智能填报金额，并根据实际报销业务情况，选择预算项目、费用列支渠道（精准定位报销所列专项经费），核对收款人信息。检查无误后，提交进入机器人预审环节。机器人审批通过，进入医院审批流程。机器人审批驳回，经办人可在菜单查看被驳回单据，查看驳回原因，修改单据后重新提交，再次进入机器人审批阶段。经过审核会计、财务负责人及院领导审批后，经办人打印报销单，在5个工作日内，将报销单、发票、附件、OA事前申请单、费用分摊明细表、发放明细表送至财务部。财务部收到报销材料后，予以安排款项支付。此外，智慧财务定时维护基础数据，免去各环节信息的重复录入。在员工档案方面，智慧财务将职工的姓名、所在科室、职称、身份证号、工资卡号、公务卡号等数据导入系统，经办人通过检索功能即可快捷获取。基础数据是智能稽核的判断依据，人员信息真实可靠是智能稽核判断无误的前提。智慧财务维护供应商数据库，免去经办人填写收款信息的步骤，确保收款人信息准确无误。智慧财务维护账务处理所需的部门辅助代码、专项经费的项目辅助代码、往来辅助代码等，节省了会计录入辅助账的时间，确保辅助账精确无误。费用类型的报销均可按照配置的模板，生成标准化的摘要、相应的会计科目和辅助账。这一功能不仅提高了账务处理的正确率，而且真正释放出财务会计的时间和精力。（三）安全可靠传输电子会计凭证。会计凭证除了在智能填报和智能审核模块间传递外，同时在收款信息、结算状态的反馈等环节传递。所有单据通过审批后，暂时汇集在财务会计的待收单页面，待经办人将报销材料完整送至财务部，并由财务会计确认收单后，推送至出纳的待结算页面。系统会将付款所需的收款人姓名、银行账号、开户行号、金额等信息一并推送，且全过程不可编辑，满足内控的需要。在满足付款条件时，财务会计会将收单审核后的报销凭证交付出纳，出纳需在系统再次审核单据的收款信息、付款账户等，确认无误后将单据推送至支付结算页面。在支付结算页面，系统已根据出纳确认的付款账户自动分流和汇总，出纳仅需一键导出即可获得不同付款账户的支付明细汇总表。出纳确认结算状态及结算时间，经办人可同步在“我的报销”中查询。三、会计档案电子化的建议根据会计档案管理办法关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知，医院归档范围内长期保管的电子会计资料满足以下条件，可以直接形成电子会计档案。电子会计资料来源真实，可通过计算机形成和传输；会计核算系统设定必要的审签程序，准确获取和输出会计资料；电子档案管理系统能够满足接收、长期保第 189 页2023/6 （下）总第413期管、利用和备份等要求，采取有效安全策略防止档案被篡改。（一）系统间互联互通。目前，医院电子档案系统实现会计档案检索条目的电子化，智慧财务系统实现会计凭证、账册电子化，两个系统彼此独立。会计档案电子化的实现需要电子会计档案管理系统与内部会计信息系统的高度集成，会计信息系统与医院经营管理系统高度集成。医院通过集成平台，医院可以将智慧财务系统、OA办公系统、合同审批系统、科研管理平台、智业采购平台、工商银联平台对接，实现多平台间数据互通与共享。智慧财务平台可以从相关业务平台获取如合同付款单、设备采购审批单等事前审批凭证信息。电子会计档案系统对接智慧财务系统，自动收集电子会计资料。电子会计档案管理系统主要负责存储、保管电子会计档案和纸质会计档案影像件，为用户提供会计档案信息应用服务。通过系统间的逻辑关系，医院电子会计档案管理实现一点登录追溯查询会计资料的功能。（二）规范会计档案电子化相关制度。依据会计档案管理办法，会计档案保管期限分为永久、定期两类，定期保管的会计档案可以仅存储电子形式，实现会计档案电子化；永久保管期限的会计档案采用纸质、电子两种保管形式。结合现阶段医院会计档案管理实际，医院制订会计档案归档范围、保管期限和载体形式表（见表1）。同时，要继续完善电子会计档案移交、归档、保存、储存、备份、销毁等相关制度。（三）建立会计档案电子化人才队伍。医院实现会计档案电子化，需要整合建立一支财务管理、档案管理、信息管理的人才队伍。结合智慧财务、智慧医院信息化建设时机，升级档案管理模式。医院需要从财务安全、档案安全、信息安全三个层面考虑会计档案电子化安全问题，做好智慧财务平台、电子档案管理平台、数据库储存和网络防护的相关衔接，确保档案安全储备和利用安全。财务管理人员负责会计资料的产生和审核，会计档案的收集；医院档案管理人员负责会计档案接收、查阅和利用等；信息管理人员负责会计档案的存储、备份及安全保障，防止会计档案被恶意篡改。四、结语随着我国科技实力和信息水平不断提升，我国创造表1医院会计档案保管期限和载体形式表序号档案名称保管期限载体形式一会计凭证1原始凭证（外部发票等）30年纸质、电子2原始凭证（内部审批等）30年电子3记账凭证30年电子二会计账簿4日记账30年电子5总账30年电子6明细分类账30年电子7行政单位和事业单位固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年电子三财务会计报告8年度财务报告永久纸质、电子9年度决算永久纸质、电子10会计月、季度、半年度报表10年电子四其他会计资料11银行存款余额调节表10年电子12银行对账单10年电子13会计档案移交清册30年电子14会计档案保管清册永久纸质、电子15会计档案销毁清册永久纸质、电子16会计档案鉴定意见书永久纸质、电子出新的消费需要和经济形态，电子票据和电子凭证使用日益频繁。随着健康中国“智慧医疗”推进的深入，医院内部信息化建设和管理水平不断提升。医院会计档案是所有档案中利用频率最高的档案，会计档案电子化为档案工作人员参与信息化建设提供了实践路径，是档案服务中心工作的有效手段，对提高医院管理效率，提高智慧医院建设水平具有重要意义。【参考文献】1会计档案管理办法讲解编写组.会计档案管理办法讲解M.北京:经济科学出版社,2016:119.2关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知EB/OL.中国政府网,http:/