信息化背景下档案利用服务分析_马晓.pdf

1672023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE信息化背景下档案利用服务分析马晓（延寿县市场监督管理局，黑龙江 延寿 150799）摘要：近年来档案利用服务逐渐成为行业的热点问题，这主要是因为信息技术加速普及，以大数据、云存储和智能化为代表的新技术深度改变了档案利用与服务的方式。档案管理机构应当深刻把握档案利用服务的变化，基于新的技术环境构建档案利用服务体系，提高档案利用服务的质量。关键词：信息化；档案利用服务；优化路径只有档案信息资源的高效利用，才能突显档案管理工作的价值，实现档案资源的社会属性。档案部门应当正确领悟档案利用服务的内涵，基于档案需求的特点，把握影响档案服务的因素，认真分析档案利用服务存在的问题，以先进理念提高档案利用服务质量，促进档案事业快速发展。本文主要探索信息化环境下档案利用服务工作进行深化改革的有效措施。一、信息化背景下档案利用服务的内涵（一）内涵分析信息化背景下，档案管理逐渐摆脱人工模式，档案辐射范围更广，用户的个性化特征更加明显，需要档案管理者深度挖掘对用户有用的信息。档案工作的主客体地位发生了显著的变化，档案部门不仅是档案管理者的角色，更要承担档案服务的职能，做到由被动服务向主动服务深化转型。档案利用服务工作必须具有人本意识，强调一切工作以满足用户的档案需求为出发点，着力构建一站式档案服务体系。新时代的档案服务利用水平取决于档案管理能力，强调在信息化环境下构建完善、高效、快捷和智能化的档案利用服务体系，要求档案管理者由档案收集者角色向档案产品生产者的角色转变，创新档案利用服务的方式，实现与用户的供需互动，做到档案工作的高质量进行。（二）重要性分析随着信息化程度的不断加深，档案信息海量产生，档案管理的范围与规模不断扩大，档案管理工作得到普遍的重视。优化档案利用服务体系，提高档案利用服务质量，不仅可以彰显档案工作价值，满足各社会各方面的档案信息需求，而且可以为社会经济高质量发展提供信息支撑，方便了用户对各种信息的查询，为各种项目实施提供详实的参考依据，同时有利于档案管理的深化整改，从而帮助企事业单位更好制定符合实际需要的档案管理工作规划。（三）创新性分析档案利用服务本质上是对档案管理工作的创新，着力以新机制、新方法和新技术满足档案使用需求。首先，档案利用服务在信息化技术的支持下实现了理念创新，强调档案管理部门关注用户需求，主动满足用户期望，转变传统的档案利用方式，充分供给档案信息资源，围绕着用户的隐性需求进行档案信息挖掘。其次，档案利用模式的创新。档案利用模式创新要求简化档案供给程序，提高信息检索质量，实现档案业务部门与信息技术机构充分合作，引进数字化的档案系统，构建全方位、个性化和主动化服务系统，提高档案的利用率。第三，充分发挥现代档案技术的作用，利用好大数据、云存储和虚拟现实技术等，关注用户的需求，实现线上与线下互动，不断优化用户的使用体验，在保证档案服务利用便捷的基础上，提高档案利用服务整体质量。二、信息化背景下档案利用服务的主要特点（一）需求的客观性档案是各种社会生产实践活动的原始记录，可以为社会活动提供充分的凭证依据，方便人们查阅历史过往信息。档案利用强调搭建互动的桥梁，保证档案管理部门与用户之间的紧密互动，把档案与人们的生活联系起来，通过服务创新来满足用户个性化的档案使用需求。档案利用需求主要由政务需求、业务需求、文化需求等方面组成。档案利用的客观性决定档案管理者必须正确对等档案管理规律，创新档案服务方式，着力以多元化的方式满足用户需求，提供更加优质、可靠和快捷的档案供给渠道，基于现代信息技术压力档案服务的成本，满足用户的客观需求。（二）需求的潜在性档案利用服务具有一定的潜在性。这主要受到1682023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE档案利用服务的主客观因素影响。有些潜在的档案使用需求在一定的现实条件下可以变为客观的档案需求。例如，随着社会经济的快速发展，用户对某些生产建设领域的现象产生了兴趣，因此催生了某方面的档案使用需求。再例如，传统环境下，档案检索的条件不具备，信息加工的能力不强，制约了某些档案的查询。随着互联网+体系的建成，档案信息数量与质量的提高，档案共享在一定程度上催生了新的档案需求，一些潜在的档案需求得到不断实现，这使得档案利用服务更具有个性化、多元化和专业化特征，需要档案管理部门基于先进的档案技术进行服务更新。（三）需求的盲目性虽然档案需求来源于生产生活实践。但是，用户对档案的需求往往是不明确的，有时仅有大概的档案获取范围，实际利用档案时存在着各种问题。随着信息化时代的到来，档案数量海量增长。用户面对海量档案并不能清晰描述自己的需求，有时盲目地获得了大量档案，这极大增加了档案管理与服务工作的成本。档案利用需求盲目的本质是档案信息不对称造成的，用户受知识水平、身份等方面因素的限制，给档案利用带来一定的阻碍，还需要保持用户与档案员的沟通，在此基础上构建个性化服务体系，针对性满足用户的具体需求。（四）需求的阶段性档案利用需求具有一定的阶段性特征。不同的历史时期，社会经济发展的波动，或某一类群众在特定时期都有不同的档案需求。通常，某类用户群体对与其专业、工作、身份相关的档案资料感兴趣。档案利用行为不以线性增长的方式呈现，通常在某一时间节点产生对某类档案使用需求。档案利用的阶段性增长特征与档案开放有一定关系，当决定对某一类档案解密时，或者档案馆提升开放度以后，都可能引发阶段性增长。总之，用户的需求是不断变化的，这种变化是受到时政因素影响的，档案需求具有呈现了周期性增长特征，具体表现为某一时段对某类档案的集中需求，或阶段性的增长等情况。三、信息化背景下档案服务工作的影响因素（一）资源因素档案资源是否丰富直接影响档案利用效能。档案利用工作的基础是丰富的档案资源，缺乏必要的档案储备是难以发挥信息化环境作用的。随着我国档案资源的不断增长，档案数字化建设的持续进行，以及大数据、云存储与智能化技术的先后投入使用，档案信息得到充分收集整理，极大地满足了档案利用的需求。近年来，档案部门高度重视提高档案质量，不仅丰富了数字化档案的类型，还进行了档案规范化建设，档案数字化管理质量不断上升，为档案的后续开发利用奠定了基础，满足了档案信息资源的利用需求。（二）管理因素近年来，档案管理工作的专业性日渐提高，基于现代档案技术构建了较为成熟的档案管理工作体系。可以说，档案管理人员的专业水平直接影响档案管理的质量与服务的效能。从事档案管理人员是否掌握信息技术，是否具有一定的沟通协调能力，是否具备创新意识和检索能力直接影响档案服务质量。档案管理者的理念也影响档案服务的行为，随着用户个性化使用档案需求不断增加，要求档案管理人员提高专业能力，保证与用户的紧密联系，同时具备一定的安全风险意识，从而在档案管理与服务中提高交互性，实现档案信息资源的充分利用。（三）用户因素档案利用的主要参与者是档案用户。用户的信息素养、知识能力、身份背景决定了其会发出怎样的档案需求。网络环境下，部分人掌握了一定的信息技术，具备了必要的信息筛选能力，档案利用意识得到提升。但很多用户仍不能清晰地描述信息使用需求，或者渐渐产生了多样的需求，这使得档案管理工作具有多样化特征。现实情况下，信息化档案利用服务对用户仍有一定的要求，强调用户具备一定的信息匹配能力，要求用户熟悉信息化档案检索的方式，具备一定的将零散信息整合起来的能力，从而推动档案的智能化利用。（四）环境因素近年来信息技术得到快速发展，档案技术不断成熟，档案利用服务的便利性有了充分地提高，也存在一定的安全隐患。完善档案安全控制机制，加强档案利用服务的监管，有效防止网络端的档案风险变得至关重要。目前，我国档案服务机构和用户还需要增加环境控制能力，积极创新档案服务方式，全面加强档案环境的风险研判，以满足档案信息化良性运转的需求。四、信息化背景下档案利用服务存在的问题（一）档案利用服务形式单一虽然档案信息技术得到快速发展，但是档案服务利用方式仍较为固化单一，未能充分发挥信息技术的作用，在一定程度上影响了档案信息资源的多元化供给。具体来说，我国档案的数字化程度不够，一些重要和珍贵的历史档案还未完成档案数字化建设工作，受到资金、技术和人才因素限制，现有数字化档案的质量待提高，数字化档案的错误率有待降低。人们对信息化档案利用服务认识不够深入，一些档案管理者未能从保管向服务的方向进行理念1692023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE转型，存在着重管理轻服务的问题，影响了档案服务的效率。（二）档案利用服务的覆盖面有限信息化时代，档案管理部门的服务覆盖面较窄，未能根据用户的情况创新个性化的服务方式与服务内容。具体存在着档案服务同质化严重、缺乏对特色档案开发、档案供给的针对性不足、无法与用户保持紧密互动的现实问题。这主要是因为缺乏档案主动服务意识，档案管理部门在档案开发与服务时存在着方向性错误，导致档案的利用率低。档案技术储备不足，现有技术难以满足用户日益增长的个性化使用需求，缺乏必要的用户反馈系统，缺少与用户的多元化沟通渠道，加上档案管理工作体系较为庞大，致使档案服务调整的速度慢。（三）档案利用服务宣传力度较小信息技术构建了一个全新的档案利用服务环境，实现了档案服务的社会化、专业化与个性化，可以在一定程度上满足全社会的档案需求。但档案服务最终还要落实到用户参与上，由于当前档案管理部门缺乏强烈的服务意识，未能高度重视开展档案服务利用的宣传工作，因此造成了纸质档案信息资源的浪费。一是档案管理长期处于封闭状态，虽然公民使用档案的意识有所提高，但是用户在使用档案信息系统时往往受到诸多限制，用户的体验感不佳。二是档案仍保有较强的神秘感，未能以直接形态出现在人民群众的日常生产生活当中，这主要是因为档案部门不注重进行档案宣传，缺乏档案工作成果的展示，影响了社会对档案获取积极性。五、信息化背景下档案利用服务的优化措施（一）高度重视档案利用服务新时代档案管理工作必须摒弃重管轻用的思想，把档案利用服务作为档案管理工作的重心，高度重视档案信息资源的开发利用，突破传统落后档案管理模式的限制。一方面，出台有关档案利用服务的制度规范，简化档案利用服务的程序，给予档案利用服务工作以必要的政策支持，加强相关设备与资金的配置。另一方面，给予档案利用服务以充分指导，按照既定计划督促相关工作的有序进行，重点监督档案资料的开发度，同时要完善和扩展档案服务机制，包括充分进行用户调研，了解用户隐性需求，基于网站、公众号等渠道与用户保持紧密联系，提高服务需求的匹配度，以全面满足不同用户的档案需求。（二）完善档案管理工作机制科学有序的管理是档案高效利用服务的前提。档案管理部门还要结合档案的实际需求，完善档案管理工作机制，对相关工作进行科学梳理，以提高档案利用服务的质量。首先，加强档案利用服务的评估，开展相关工作的绩效考核，着力找出档案利用服务的短板，在此基础上制定更加可行的档案管理工作规划。其次，明确档案利用服务工作责任分工，围绕满足用户需求进行各部门沟通协调，实现档案收集、整理、存储、供给的一体化建设，全面提高档案管理效率。最后，把握阶段性工作重点，在有效预判用户档案需求的基础挖掘整合档案资源，定期推出特色档案服务项目，及时进行档案版本更新。（三）构建信息化服务平台为了提高档案利用服务的效率，切实满足用户的档案需求，保持与用户的良好沟通，还要把档案利用服务工作的重点放在档案共享平台建设上。首先，加大力度建设档案数据挖掘平台，借助大数据技术提高档案信息梳理的整体水平，保持对数据信息的深度检索，及时对档案进行分类整理，实现各种文本、视频、图片等数据的全面供给。其次，开发多个服务模块，丰富平台的服务功能，不仅要设置智能化检索系统，还要保持与用户在线沟通，能够及时收集用户潜在需求。最后，加强档案信息化安全控制，全面加强档案数据流的监控，预判档案信息运转风险，并通过加密技术、防火墙技术和身份验证技术防止风险发生。（四）打造专业化的档案人才队伍网络信息化环境改变了档案服务的方式，创新了档案管理工作模式，强调基于计算机与互联网满足用户的个性化档案信息利用需求。为此，档案员应当努力提高自身的专业性，构建科学化的档案运转体系，进一步以先进的技术方法提高档案服务的质量。档案管理机构应当加强档案专业技术人才的配置，尤其重视引进具有信息技术背景和相关从业经验人才，注重优化档案管理团队的人才结构。保持档案管理人员与用户的主动沟通，全面强化档案管理人员的主动服务意识，鼓励档案管理人员围绕用户的需求进行档案技术与服务方式的创新。要求档案管理人员以平台为依托与用户进行实时性沟通，并加大档案利用服务宣传力度，着力建设档案利用服务品牌。参考文献 1 陈久丽.基于信息化背景的企业档案管理改革思考 J.管理观察,2019(25).2 兰洋.关于大数据时代档案信息化工作的思考 J.办公室业务,2019(10).责编：陈頔