退役军人档案数据信息一体化管理研究_邵文君.pdf

2552023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE退役军人档案数据信息一体化管理研究邵文君（山东省菏泽市退役军人事务局，山东 菏泽 274000）摘要：退役军人档案作为一种特殊的档案类型，与退役军人未来的生活和工作联系密切，是退役军人参与社会活动的重要凭证。在信息化时代，加强退役军人档案数据信息一体化管理已经成为一种趋势。本文从退役军人档案数据信息入手进行一体化管理分析，提出档案数据信息一体化管理的有效对策。关键词：退役军人档案；档案管理；信息一体化近些年，随着国家对退役军人的重视程度的提高，退役军人的参保社保、就业、优抚政策等不断出台，使得退役军人的档案信息查询频率不断增加。随着经济的发展，这些查询频率还会逐渐增加。这就要求退役军人档案管理部门要顺应时代发展需求，全面构建数据一体化档案管理系统，充分利用网络信息技术的优势，更好地保障退役军人档案管理水平，为退役军人使用和调取档案提供更加便捷的服务。一、档案数据信息一体化管理概述在信息化时代，计算机技术、大数据技术与档案管理的深入整合成为必然，档案数据信息的一体化管理是当前档案工作的主要方向。档案数据信息一体化管理紧紧依托网络信息化平台，开展在线档案日常管理、查询、在线交流服务等功能，实现馆室数据规范化管理以及馆室之间的资源共享，可以全面提升档案管理部门的效率，从而实现政务网上数据大集中、数据共享。二、退役军人档案管理的现状退役军人档案具有一定特殊性，是一名军人在部队期间的工作经历、个人表现的真实记录。它包括履历、身份、奖惩、工龄、任免等，是一名军人最重要、最原始的证据，其重要性不言而喻。但是从当前退役军人档案管理的情况来看，其中还存在诸多问题，具体如下：（一）档案管理部门比较分散退役军人档案管理相对分散，退役军人档案分放在不同的部门。比如：乡镇、民政部门、人武部等，档案管理标准不统一、不规范，这就在一定程度上增加了退役军人档案管理的难度。甚至在使用和调取档案时，需要在不同部门间进行咨询和办理，并且会出现档案信息查找不到、档案信息内容不全等情况。（二）缺乏完善的档案管理制度退役军人档案管理工作没有被充分重视，甚至有些单位没有设置退役军人的管理模块。没有健全的管理机制，使得退役军人档案在管理时没有固定的地方以及标准的流程，存在较大的安全风险，有可能出现档案缺失、损害等问题。有些退役军人档案在移交过程中，存在漏项的问题，也会影响档案的管理效果。（三）档案存放信息透明性差很多人不知道退役军人的档案需要做统一的管理，这是整体工作的宣传力度不足造成的。有些管理人员并不知道退役军人档案的管理标准，即使有人知道存放到统一的单位，但是没有及时将档案移交到专门的管理部门。甚至有些军人不清楚什么部门负责档案管理，这大大增加了退役军人档案存放和使用的难度。档案管理部门对退役军人实际情况无法全面熟悉，档案管理人员与退役军人沟通存在脱节问题。（四）档案信息化建设落后目前，退役军人档案数据管理工作没有充分发挥信息化技术的优势，档案信息化建设不够完善，不具备落实数据信息一体化管理的条件，无法对档案数据信息进行数字化转化。另外，由于缺乏信息化建设，退役军人档案数据信息使用不够便捷，档案检索效率质量不高，不能达到预期的建设标准。三、退役军人档案数据信息一体化管理的优化策略退役军人档案数据信息一体化管理是一项系统化、科学化的工作，档案管理部门一定要充分掌握退役军人的档案管理制度，充分了解各项支持政策，借助先进的数据信息技术构建统一的管理模式，实现档案数据信息一体化管理目标。2562023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE（一）明确退役军人档案管理部门职责在实现退役军人档案数据信息一体化管理的过程中，要明确退役军人档案管理职责，使得档案人员能够明确退役军人档案管理的重要意义，以免在实际开展工作时出现混乱的问题，影响军人档案统一集中管理的效果。结合多年档案管理经验来看，统一管理的效果更佳。综合档案馆应该有专业的档案人员负责，主要是处理好退役军人的档案移交等工作，要加强档案的接收、整理、保管与查阅等流程，保障档案出入有记录、档案借传有签字，做好相关档案管理的基础性工作，为档案数据信息的一体化管理提供支持。（二）完善退役军人档案管理办法在退役军人档案数据信息管理的过程中，要针对退役军人档案管理办法进行优化和升级。档案管理部门要结合工作实际，对现有的档案制度、保密制度、岗位责任制度进行完善和修订，以保障档案数据信息在保管、查询和利用方面有章可循。同时，有关部门要对一体化档案管理做出系统的规定，并将责任落实到人头，确保退役军人档案管理有效性、可靠性。（三）规范退役军人档案资源整合利用在大数据时代，档案管理部门应该充分利用各项资源，不断加大对档案信息化建设的投入，满足档案一体化管理的标准，使得各项软件、硬件条件都比较完善。一体化管理模式应充分利用现代互联网技术、大数据技术实现档案数字化、集成化管理。利用大数据技术的数据挖掘优势实现档案数据的整合利用，将档案信息资源的作用充分发挥出来。档案部门应该针对档案进行严谨精细的管理，针对数据做好多层次、多维度的分析，进而有效整合数据资源。在档案管理过程中，档案管理人员应该利用先进的大数据技术完成档案数据的整合，实现档案的分类和归档，标识出各个档案的类别和目录，便于后期的查询，提高档案资源的利用效率。四、推进退役军人档案信息数据库建设的相关措施（一）利用档案管理系统录入退役军人档案加强数据库建设是实现退役军人档案信息数据一体化管理的重要一环。要有专人收集各类档案信息，同时有专业的人才完成信息的分类整合工作，保证所有进入系统的档案信息真实完整。（二）依托云计算建立管理平台利用云计算技术搭建档案信息管理平台，能够全面提高档案的管理效率，实现对档案数据的分析、整合目标，针对所有档案做统一管理。一是档案管理部门利用云计算技术，可以存储大量的档案信息，使得所有档案数据在各个计算节点上存储，然后在云平台中完成档案信息的所有基础操作。二是档案管理部门针对服务器的节点数据要加大管理力度，使得节点数据和云计算技术运用符合需求，有效控制档案管理信息化过程中的成本，提升档案管理的效率。三是通过退役军人档案管理平台实现资源信息的共享。各个部门针对自己所具有的军人档案信息全部上传到平台中，平台可以自动将同一类的档案信息进行归纳梳理整合，进而形成一个军人的信息数据库。在这个数据库中，可以查询到所有相关信息，调整和更新相关信息内容。利用信息化技术全面收集退役军人的信息，有效提升退役军人的档案管理效率。（三）利用保密技术加强退役军人档案管理安全1.应用防火墙技术。云计算背景下，威胁退役军人档案安全的因素有很多，而病毒入侵是一个主要因素。在信息化时代，病毒的来源十分广泛。为了降低病毒侵袭的几率，计算机网络应该构建防火墙实现网络隔离，进而有效保护计算机网络安全。防火墙可以将网络隔离成外网和内网。内网指的是经过防火墙甄别的网络，所以具有较高的安全系数；外网相对存在较多的威胁，所以需要做好对应的防范工作。防火墙对于计算机而言，是一个有效甄别网络信息内容的警察，其可以将一些非法网站信息检测出来，还能有效保护退役军人的权限信息，同时，防火墙还能够对内、外网的数据进行检测、管理、分析，有效避免退役军人和非法网站的接触，大大降低了退役军人计算机网络被病毒侵袭的几率，提升计算了机网络安全系数。另外，防火墙还可以有效保护退役军人的私人信息，避免退役军人的数据被泄露。2.应用数据加密技术。数据加密能够有效保护军人的档案信息安全。目前，在档案信息数据传输中，应用比较多。在云计算环境下，退役军人档案管理系统应用数据加密技术，可以提升档案系统网络安全系数。一是应用链路数据加密技术。链路数据加密技术是一种应用比较广泛的加密技术，其可以对传输的数据和线路进行区分，可以对不同的数据和线路进行针对性的加密处理，进而保证数据信息的安全。采取这种技术进行数据传输，信息被加密之后，只有对应的接受者能够正确打开，其他不法分子即使接收到了数据，但是数据都是以密文形式存在，不能获取真正的数据信息。并且这种加密技术可以对不同区段和路径所传输的数据信息进行改变，增加数据间的差异性，以此来扰乱网络黑客的视线，保护退役军人档案数据的安全性。二是应用端端数据加密技术。端端数据加密技术在退役军人档案管理系统中应用，主要利用专业密文来保护计算机网络数据信息。这一技术的应用，不仅可以将数据信息的加密和解密环节省去，还能降低计算机网络的运营成本，有效保护计算机网络信息安全。2572023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE同时，端端数据加密技术中数据传输有独立的传输路线，如果某个线路出现问题也不会影响其他线路的数据传输，这样可以有效保证退役军人档案数据传输的安全性和完整性。（四）应用安全防护技术随着云计算技术的不断发展和数据加密技术不断创新，安全技术应运而生，并且在管理工作中应用比较多。通过使用这一技术，可以有效鉴别退役军人身份信息，防止非法入侵盗取退役军人重要档案信息，进而保护计算机网络系统安全。安全技术的方式主要有两种，分别是口令认证和数字认证。口令认证的优势是成本较低，具有便捷的特点。数字认证的优势是安全性比较高。（五）加强档案信息安全存储管理退役军人的档案部门，要对所有档案信息进行良好的存储，同时还要保证所有存储数据信息的安全，做好数据的备份以及分类处理。尤其是对一些机密的信息，要进行加密保存，保证数据的安全。利用云计算技术的优势实现一些数据的共享，然后利用加密技术对重要数据进行加密存储，保证数据的安全性。所有数据之间要进行分离，数据分别存储，这样能够增加数据的安全性。一旦某个数据信息别泄露，也不会影响整体的档案信息安全。五、打造退役军人档案一体化信息管理平台的有效措施（一）优化档案检索模式利用现代信息技术优化档案信息的检索模式，使得所有档案信息可以实现深度的检索。通过提高检索效率以及检索质量，快速进行档案的收集、审核与查询、分析，为退役军人安置就业、补助发放提供有力的支持和保障。另外，检索效率的提高，还能够缓解档案管理人员工作压力，降低人力成本。（二）建立信息化服务网络借助网络让档案数据可以在一个安全的网络环境中进行存储，充分将退役军人的档案和管理工作进行融合，实现相关信息数据的动态化采集，全面提升档案管理实效，为退役军人安置就业、补助发放等提供信息化的管理功能与数据支撑。（三）积极开展档案宣传工作加大对退役军人档案管理工作的宣传，让更多人知道这项工作，明白其重要性。一方面，全方位的进行宣传，使得所有档案可以被收集回来。同时，便于满足相关部门落实政策时的查询档案需求；另一方面，应该不断加大宣传力度，使得所有退役军人可以了解国家的最新政策，及时跟上国家的脚步，能够为更多的退役军人提供服务。（四）落实档案查阅利用规定建立健全退役军人档案使用标准，使得档案管理职责全面落实到人，这是充分发挥档案数据价值的手段。相关部门应该有效利用信息技术，完善档案管理的细节，每个环节都要有制度可以查询，每个记录都要留有痕迹。同时，要加强档案管理部门的个性化服务建设，为退役军人提供良好的借阅服务。要加强档案保密管理，避免无关人员与退役军人的档案资料接触，为退役军人档案利用提供高效、便捷、可靠的服务。（五）全面树立档案服务意识首先，主管部门要树立服务意识，通过明确的工作职责、规范等有效约束档案管理人员。其次，要不断对档案管理人员做专业的培训，不断培养其档案服务意识。最后，在公众平台中设立公众评分机制，按照评分挂钩绩效。公众可以实名或匿名对档案管理人员进行评价，还可以通过公众平台投诉档案管理人员。主管部门查证之后，应该给予被投诉的档案管理人员一定的处罚。针对表现优秀的档案管理人员，要给予一定的奖励。通过有效的管理机制加强对档案管理人员的约束，使其可以树立档案服务意识，进而不断提升自身的服务水平，能够为广大退役军人提供高质量的服务，保证档案管理的质量。（六）提升档案管理人员业务能力建设一体化管理模式时，会涉及到众多专业知识以及先进技术，对档案管理人员的业务能力、专业素养要求很高。有关部门要加强档案管理人员业务能力培养，一方面，要让其掌握档案管理的相关知识；另一方面，要让其掌握基本的信息技术、数字技术。档案管理人员还要具备一定的大局意识，认识自身所具有的责任，能够认真主动开展工作。还要组织一些交流活动，促进档案管理人员相互交流、沟通，进而可以掌握更多的专业技巧，提升自身的综合素质和能力。档案管理部门应该购买一些档案信息化管理的软件、硬件设备，让档案管理人员掌握设备的使用方法，利用信息技术高效完成退役军人档案管理工作。参考文献 1 王增荣.退役军人档案管理工作刍议 J.办公室业务,2021(06).2 贺磊.探索大数据背景下的退役军人档案管理 J.黑龙江档案,2021(01).3 陶德禹.退役军人档案数据信息一体化管理的对策 J.兰台内外,2021(27).4 王忆梦.退役军人档案数字化建设的发展路径 J.黑龙江档案,2021(06).责编：蒋立民