企业电子采购平台解决方案.docx

电子采购系统解决方案

电子采购平台

解决方案

目 录
第一章 需求分析 4
1.1.采购管理关键需求 4
1.2.电子采购平台项目建设目标 4
第二章 解决方案 6
2.1电子采购系统整体架构及流程 7
2.2招标采购管理平台 8
2.2.1采购需求整理 8
2.2.2采购立项(采购方案) 10
2.2.3采购寻源 12
2.3采购方式介绍 13
2.3.1询价管理流程 13
2.3.2招标管理流程 16
2.3.3典型的谈判采购流程 19
2.3.4典型竞价采购流程 20
2.3.5其他采购定价流程 20
2.4采购协议、合同管理 21
2.5报表中心 22
2.6在线评标室 25
2.7供应商管理及供应商协同门户 26
2.8电子采购门户介绍 29
第三章 解决方案及产品的特色 30
3.1.针对性的采购策略 30
3.2.集中采购与分散采购（自采） 30
3.3.采购流程根据不同的因素应需而变 31
3.4灵活配置采购流程 31
3.5产品技术特点及系统集成 32
3.5.1产品技术特点 32
3.5.2集团OA系统及ERP系统的集成 33
第四章 价值提升 34
4.1.核心价值 34
4.2.电子采购分阶段价值提升 34
4.3.电子采购推动管理升级 35
4.4.电子采购推动采购职能的提升 35

第一章 需求分析
1.1.采购管理关键需求
对于工程项目来说，设备、材料的采购费用大约占项目总投资的50%—60%。同时，采购交货的进度又直接影响项目的进度；采购质量的好坏也制约着项目质量的高低，并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。由此可见，采购管理是工程项目管理中的物质基础，是执行中的一个关键步骤。采购管理的关键需求如下：
（1）引入新的电子化的竞争性采购定价技术（竞争博弈模型），增强采购定价能力，提高采购工作效率；
（2）实现便利的新供应商征集和评估，形成新的采购竞争，同时杜绝供应商之间的串标；
（3）实现招标采购的部分流程再造和流程自动化，实现招标分权控制和相互制约，实现更加公平公正和充分的竞争，避免招标或其他采购中的内外共谋腐败；
（4）实现采购过程电子化和信息化，透明决策过程，实现阳光采购，避免采购的人为暗箱操作，对采购业务实现全程的可控、可监管、可查询、可追溯，降低采购监管成本；
（5）加强招标采购需求（立项）评审的规范化和决策过程信息化；
（6）实现评标专家的统一集中管理、自动选择、在线评标，提高效率的同时杜绝假评标；
（7）通过采购作业电子化和自动化消息通知提醒系统，提升采购作业效率，降低采购沟通成本和差旅成本，降低采购费用；
（8）加强供应商评估和绩效考核，规范供应商管理；建立供应商黑名单，共享供应商绩效和信用信息，实现供应商的不断优选和整合；
（9）建立采购价格辅助决策信息系统，引入成本明细系统，实现采购价格纵横比较，辅助采购决策；
（10）建立采购信息统计分析和知识积累与共享系统， 为采购策略持续改进提供辅助决策信息；
1.2.电子采购平台项目建设目标
整体目标：以集中采购业务为核心，以统一的电子采购信息平台为基础，以高效的网络环境、稳定的软硬件设施为支撑，建设设备物资采购管理信息平台，实现采购全程追溯，使采购业务信息高度集成和广泛共享，确保“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯” ，全面提升公司设备物资采购管理的效率、效益；借助平台固化的流程和权限管理，进一步规范操作行为，增强招标、询价采购的开放度、竞争性和管控力，并有效防范风险。
（1）建立统一的电子采购平台，实现集中采购和分散采购的统一管理及集团对分子公司采购业务的有效管控。建立有采购方案制定、采购寻源执行、采购定价等全过程信息化管理平台，提高采购业务作业内部协同效率，促进管理提升。
（2）建立规范的业务流程，针对不同的采购产品、不同的采购类型、不同的采购金额、不同的采购组织和企业的不断变化，建立不同的采购流程，如标准的招标采购流程、大型设备采购流程、紧急采购流程、寻比价采购流程、分子公司自主采购流程等。
（3）加强标准规范，建设采购业务数据库。逐步建立集中采购目录和分散采购目录；建立集团和各分子公司的专家库、评标规则库、价格信息库、供应商绩效数据库等。
（4）建立统一的供应商管理平台，加强供应商准入管理，实现供应商日常表现记录、共享供应商信息，为各分子公司提供供应商绩效评估管理手段，建立供应商生命周期管理。
（5）建立供应商自助门户，加强和改进与供应商的关系。简化与供应商之间的流程，提高与供应商的沟通效率，实现在线投标、线上询价、订单执行跟踪等外部协同平台，实现平台使用同步也给供应商带来使用价值，更有效的合作和更强的供应商整合。
（6）建立在线评标室，专家评委可直接登录在线评标室，随时随地通过互联网进行评标处理的工作；实现线下评标、线上评标、线上线下结合评标等多种灵活的评标方式；专家通过电子邮件、短信的方式,随时掌握参与的投标项目，从而实现科学高效、公平公正、客观廉洁和降低成本。
（7）建立采购合规性审计监督环境，落实对采购业务事中和事后的监管体系，实现阳光采购。
（8）建立电子采购门户网站，加强采购信息沟通，开拓供应商资源，提高供应商质量。

第二章 解决方案

电子采购管理系统包括电子采购门户、供应商协同门户、在线评标室、招采管理平台四个部分，其中招采管理平台是核心部分，用于采购需求提交、汇总，采购方案编制、审批，采购寻源执行，采购合同管理，采购数据统计汇总等。

【电子招采门户】 【供应商协同门户】

【在线评标室-专家门户】 【招采管理平台】
2.1电子采购系统整体架构及流程

2.2招标采购管理平台

· 首页信息包括待办事项、系统公告、平台预警、在线用户等，其中桌面显示信息可根据客户需求个性定制。
· 平台预警信息可根据用户需求个性化设置，其中可包括供应商资质文件、联系人授权委托书文件审核以及合同到期还款利息等信息提示

2.2.1采购需求整理

功能特点：
· 请购单支持单据类型定制，实现不同设备物资的个性化的单据模板。
· 在已有ERP系统的条件下，支持数据接口对接，实现系统集成。
· 基于多组织架构设计，实现下级单位上报请购数量，集团汇总需求。
· 采购需求信息包括：产品、数量、预计价格等；
· 请购单提交审批后支持分配，指定承办人，合理配置人力资源。
· 支持请购单区分未执行和执行状态。
2.2.2采购立项(采购方案)

功能特点：
· 支持模板，快速编制方案
· 支持对方案、以及寻源过程进行灵活控制：是否评审、供应商资质要求、增加环节等
· 方案审批后，支持修订：评分表、评标专家
· 采购需求：产品、数量、预计价格等；支持模糊产品的招标采购
· 采购方案在请购单基础上生成，保证需求正确性。

采购方案按照采购方式的不同可分为询价采购方案、邀请招标采购方案、公开招标采购方案、竞价采购方案、线上评标、其他采购等
【邀请招标采购方案】
· 招标方案支持分包件采购
· 标书售卖形式支持整包出售和分包件出售
· 设立监察委员会，实现整个过程的有效监管
· 设立开标委员会，实现开标权限控制
· 设立定标委员会，实现定标流程审批
· 基于多组织机构设计，采购平台的实现集采、自采的有效整合

【询价采购方案】
· 设立询价结果决策委员会，实现询价定标流程规范
· 基于多组织机构设计，采购平台的实现集采、自采的有效整合
· 询价供应商支持多用户管理，实现询价采购准确对应业务员

2.2.3采购寻源

功能特点：
· 邀请公告应答：供应商接受要求，确认是否参与采购
· 采购文件应答/发布文件应答：供应商应标，上传应标文件及报价信息
· 确认开标登记表：供应商对开标等级进行确认
· 中标结果确认：中标供应商对中标结果进行确认
· 在线竞价-英式竞价：在规定的时间内按照竞价规则无限次报价
· 在线竞价-密封式竞价：在规定时间内按照竞价规则报一次价
· 报价公告、中标公告等消息自动发送相应供应商，支持短信、邮件等方式

2.3采购方式介绍
2.3.1询价管理流程

功能特点：
· 询价采购：可指定采购平台的本级及以上的供应商
· 询价通知可通过短信、邮件等方式自动邀请、通知供应商具体的联系人
· 支持多轮报价，操作方便。
· 适用采购风险低、采购金额低的常规类物资采购
· 支持一个采购项目多家供应商中标情况。
· 支持在线查询、导出询比价报告操作，并对最低单价、总价进行标示，方便统计分析。

开始报价：

本轮报价处理

询比价报告：

定标：

2.3.2招标管理流程

功能特点：
· 招议标是指在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请多家供应商参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为
· 公告邀标通过采购公告邀请供应商；邀请招标通过短信、邮件等方式自动邀请、通知供应商具体的联系人
· 适用于采购金额高、监管要求高的杠杆类、战略类大宗物资采购
· 设置定标委员会，开标小组以加强对邀标过程的监督管理
· 在邀标过程中组建评标专家小组，可在线评标
· 投标后组建专家小组，保证投标过程的公平、公正

开启标书

组建评标专家

制定评分标准

定标：

2.3.3典型的谈判采购流程

功能特点：
· 谈判采购是指采购实体通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式
· 谈判采购适用于紧急情况下的采购或涉及高科技应用产品和服务的采购
· 谈判采购通过讨价还价就发货、技术规格、价款和交易术语等合同要件达成共识
2.3.4典型竞价采购流程

功能特点：
· 竞价采购，又称“竞争性报价采购”或“逆向拍卖”，是采购方式和招标技术以及现代互联网信息技术的有机结合
· 适用于标准化程度高、参数指标明确、供应商之间竞争激烈的杠杆类物资采购
· 相比传统的招投标方式，竞价采购将投标的静态报价转换为动态报价，允许供应商在公平竞争的环境中多次报价，从而能够快速达到采购产品的平均市场成本线
· 相比传统的竞争报价方式，在线竞价采购的在保证实时竞争现场的同时又能保证参与各供应商间的背对背，从而有条件创造出一个充分竞争的环境，保证采购企业的利益
2.3.5其他采购定价流程
（1）跟标：在短期内重复进行的相同物资采购，与供应商协商后，直接引用上次采购结果的定价方式；适用于短期内重复采购需求的常规物资的采购；支持针对跟标过程的流程审核；支持根据已经发生的在线采购项目，直接生成谈判定价结果。
（2）线下采购：在紧急或供应商比较强势等不适合在线采购的情况下，允许线下采购，线上录入采购结果，最后形成统计和汇总；适用于项目比较紧急、项目金额低、供应商来源不足等无法进行在线采购的情况。
（3）协议采购：长期协议采购指的是与供应商签定长期供货协议，供应商可在线维护价格目录，在有效价格范围内采购按照价格目录执行；适合辅料、包装材料等材料采购。
2.4采购协议、合同管理

功能特点：
· 可根据采购结果生成采购合同
· 可直接创建采购合同
· 支持合同模板，可根据合同模板自动生成采购合同
· 支持合同流程审批
· 支持合同变更管理、合同执行管理
· 采购合同生成供应商合同协议库
· 支持对采购合同物资执行情况追踪，到货、入库登记
· 支持采购合同中结算管理，包括垫资利息结算，资金到期预警提示等

2.5报表中心
Ø 供应商供货占比分析

Ø 按采购物资属性制定报表

Ø 支持采购物资价格走势图

Ø 采购成本分析

Ø 采购总量分析

功能特点：
· 可根据需求，定制个性化报表内容，集成对平台数据的统计分析，便于采购动态管理。
· 支持按时间节点、采购物资属性等条件，查看报表内容，并可导出excel表。
· 动态、实时、高效、便捷的大数据分析及商业价值获取。
· 多维度分析设备物资采购的总量、成本组成、现货期货占比、供应链分布等。
· 通过对采购金额的分析、垫资占比分析、还款情况分析等，实时掌握集团及各分子公司的生产经营情况、资金流情况等。
· 丰富的图表展现形式，包括柱状图、饼图、折线图、散点图、K线图、地图、仪表盘等。
· 实时监控风险、促进资源整合、提高资源配置、辅助结构调整、支持战略决策 。

2.6在线评标室

功能特点
· 在线评标室采用HTML5标准，跨设备访问，支持PC、平板、智能手机访问
· 评标专家在线签到、诚信承诺。
· 对供应商标书进行符合性检查，对技术标书、商务标书等进行评标。
· 评标组长在线汇总评标结果、编辑和提交评标报告。
· 评标专家个人信息维护。
· 对在线评标专家进行审核，对于不符合要求的专家支持账号禁用等操作。
· 保证投标人之间、投标人与评委之间、评委之间的信息隔绝，互不干涉。

2.7供应商管理及供应商协同门户

供应商绩效管理：

基础数据管理

功能特点：
· 支持供应商主动注册或者邀请注册，后台可批量导入供应商，完成供应商的初始化
· 供应商准入审核，在线评价供应商信用等级、售后服务等
· 供应商发货订单跟踪，入库、出库登记等订单管理
· 供应商信息变更审核、提前预警功能。
· 支持多种供应商帐号类型，按对口单位或对口的物资分类，直接对应供应商具体经办人或联系人。
· 合格供应商按组织维度进行管理，分子公司可向集团推荐。
· 支持禁用供应商账号等操作。
· 供应商绩效管理包括日常考核评价、年度考核、专项考核。
· 支持供应商考核结果汇总、定级。

供应商协同门户

功能特点：
· 待办事项：点击具体的待办事项条目，可以直接进入到相应的功能
公告：点击公告等栏目的标题，查看公告明细 及附件
预警信息：根据后台的设置在到期日之前进行预警提醒
· 供应商可通过供应商门户，与企业进行采购执行协同，包括：采购订单维护，采购订单执行情况跟踪，合同查询，合同协议报价，发货计划维护等等。
· 供应商可自助查询订单的到货、入库等信息。
· 供应商在线报价，下载报价单。
· 支持供应商资质证书、资质文件等过期预警提醒。
2.8电子采购门户介绍

功能特点：
· 实时发布采购公告、商业资讯，加强采购信息沟通。
· 支持建立于相关网站链接。
· 实时发布设备物资采购信息，吸引和开拓供应商资源。
· 提供供应商注册信息入口，广泛征集供应商，提高供应商质量。
· 提供供应商协同报价、评标专家在线评标登录入口。

第三章 解决方案及产品的特色
3.1.针对性的采购策略

3.2.集中采购与分散采购（自采）

3.3.采购流程根据不同的因素应需而变

3.4灵活配置采购流程

3.5产品技术特点及系统集成
3.5.1产品技术特点
友度电子招标投标是一种以先进的网络技术为支撑，以“方便、节约、公开、有效防止腐败行为”为基本特征，符合可持续发展理念和建设“节约型社会”要求的一种先进采购方式，是传统招投标方式与现代网络技术相融合的产物。“电子采购管理平台”不是对现有招标采购工作流程的简单复制，也不是用计算机技术来包装现有的管理、业务运作模式，而是要融入 ERP(企业资源计划)、BPR (业务流程再造)等先进的管理理念和最新的采购学研究成果，实现服务创新、管理创新、业务创新和技术创新的业务处理平台，真正实现业务处理电子化，而不只是流程电子化。
系统设计以国家相关技术规范为依据，结合的实际情况，总体规划、统一设计开发、分步实施应用，并遵循如下设计原则：
标准化：应用系统设计必须符合实际需要，充分利用成熟的先进技术，符合主流技术发展趋势，选用成熟产品或成熟模块，避免把该系统当作 “技术试验田”或“经验探索地”，还要避免盲目追求最新技术，以防止因应用系统在设计上的缺陷而造成系统处理能力不足等严重缺陷。
规范性：符合国际、国内有关电子文件、档案、数据的管理要求、规范、法律和法规。系统的开发要从需求分析、概要设计、详细设计、编码、系统测试到正式运行的全过程，遵循软件工程规范的要求，提供详细的开发文档以供备案待查及二次开发使用。
实用易用性：应用系统的设计符合日常办公运作的需求，功能完备实用，简单易学，界面风格统一、美观，界面区域划分合理，提示信息简单明了，易于非计算机专业人员使用，用户在操作过程中方便灵活、快捷迅速，具备向导性和人性化操作，便于培训。
兼容性：产品设计不仅是服务端跨平台，更要求客户端跨浏览器、跨设备访问，以适用现代科技的发展和潮流，真正做到“贴近需求、简单好用”。
高效性：提高采购业务、电子采购管理和监督审计的效率。
稳定性：系统应具有高可靠的稳定性，保证网络速度流畅、软硬件运行稳定，保证整个系统能够长期稳定、高效可靠地正常运行，并可及时实现对故障的分析、隔离和排除。
安全性：确保网络、系统、数据、应用及管理的安全，系统应具有安全高效的通信机制，身份认证，权限检查，充分采用系统级控制数据库的存取机制和对象级控制数据库的存取机制以保证系统的安全性、保密性问题，防止信息泄密和对保密信息的非法侵入。提供可靠的数据备份与恢复功能；在整体设计和系统有机集成的同时，对安全性和可靠性要有统一完整的考虑，从物理、传输、网络、应用等多方面多层次保障系统和系统中传输的数据的安全和防篡改。

产品技术特点：
1、纯B/S架构，完全兼容主流浏览器，且无需下载插件，无需设置IE选项即可访问操作，有效提高系统的适应性和降低实施难度。
2、供应商自助和在线评标室采用HTML5标准，跨终端设备访问，自动适配PC、平板、智能手机，符合当前移动发展潮流，提高系统访问的便捷性，降低操作难度；企业一次投入，解决传统信息化和移动应用双重需求。
3、采购管理平台采用富客户端技术、jquery技术和缓存技术，大大降低客户端服务请求，以及交换数据量的大小，从而降低对服务器的性能要求和带宽要求，使系统更加节能环保、稳定。
4、支持分布式数据库部署，包括主从式数据库的读写分离等。支持主流数据库ORACLE、MSSQL、MYSQL等。
建议软硬件配置：
服务端
硬件配置：
CPU：主频2.0GHz以上，二级缓存4M以上，双核CPU
硬盘：SCSI\SAS硬盘 144G以上，多硬盘，建议作raid5
内存：4G↑
操作系统：
Win Server 2008(32or64Bit)
网络带宽：
2M以上
其他：
IIS7.0、Mysql 5.1以上、PHP5.4
用户端
硬件配置：
计算机内存要求1G以上
操作系统：
WinXP、Win7、Win8
浏览器：
IE8.0及以上、百度、360、谷歌、搜狗等主流浏览器
3.5.2集团OA系统及ERP系统的集成
电子采购平台与OA系统的集成，分为三个层次，首先是单点登录，实现从集团OA系统集成登录采购管理平台；第二个层次是实现电子采购业务流程的消息推送和待办推送，实现与办公协同的统一；第三个层次是实现电子采购业务流程也OA系统流程的深度结合，电子采购业务流程采用OA系统的流程驱动，实现统一的流程中心。三个层次的集成各有优劣，根据进一步的需求调研和分析，优化集成方案，推动技术创新，提高工作效率。
ERP与电子采购系统主要包含三个方面的数据集成：基础档案，如物资分类、物资档案、供应商档案等；采购业务数据，如请购单、采购计划等；财务数据，如采购发票、售标、投标保证金等。集成方式：电子采购系统提供丰富的ERP接口，或通过API方式，或通过数据库层面深度集成主流ERP系统，包括用友NC/U9、Microsoft Dynamics AX、SAP R3、Oracle EBS、金蝶K3/EAS、浪潮GS等。
第四章 价值提升
4.1.核心价值
电子招投标系统是将传统的基于纸质标书的招标、投标、评标过程转化为基于安全网络的在线招标、在线投标、电子评标的阳光、透明、网络化交易过程，对招投标业务进行重新梳理，优化重组工作流程，全过程电子化招投标解决方案。
以网络为媒介，利用信息技术进行招投标业务的协同作业，是电子招投标与传统招投标业务的本质不同。网络的实时性和同步性打破了传统意义上的地域差别和空间限制，只要所处之地能够上网，用户可以随时向千里之外的客户发起交易并能得到实时的响应。基于这一点，电子招投标帮助招投标参与各方节约了大量的时间和经济成本；信息得以及时沟通，自然也就加快了招投标活动的整体进程，既保障招投标过程的安全可靠、绿色高效、阳光透明，又满足了系统功能贴近需求、简单好用。
（1）客户满意度（交货履约）：更多的及时交货；质量价格得以有效控制；供应商关系得以加强
（2）存货水平：更低的资金占用；更低的原材料库存；完全的按需采购；对采购过程的有效控制
（3）营运成本：更低的直接成本；更佳的资源利用；规范流程、避免黑箱操作；企业内部实现最佳协同
4.2.电子采购分阶段价值提升

4.3.电子采购推动管理升级

4.4.电子采购推动采购职能的提升

43 / 43