项目文档管理规范.docx

项目文档管理规范

1. 文档说明
在项目实施过程中，由于项目实施的复杂性，多方人员参加以及时间跨度等因素，所以有关需求、建议、解决方案和结论都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。
本文档为XXXXX项目所有文档的规范要求，项目组所有正式提交文档和过程文档都按本规范执行。
2. 总则
控制的文档范围
实施文档应作为项目成果的一个组成部分，需要收集项目文档并纳入控制的文档至少应包括：
ü 项目合同及其他商务文档
ü 项目管理文档（包括计划、总结、工作分配、会议纪要等）
ü 客户提交的需求文档、需求变更及批准文档
ü 项目实施调研文档
ü 项目实施过程文档
ü 项目解决方案文档
ü 培训文档
ü 其他文档
文档规范主要内容
文档管理主要包括：
ü 文档分类、编码和命名标准
ü 文档版本控制
ü 文档格式要求
ü 文档的提交和批准程序
ü 文档的存档
3. 项目文档分类、编码和命名标准
项目文档分类

分类编码
分类项目
子分类
00
文档管理文档
无
01
项目合同及其他商务文档
无
02
项目管理文档
无
03
需求文档、需求变更及批准文档
无
04
项目实施调研文档
无
05
流程与组织方案文档
无
06
薪酬方案文档
无
07
绩效考核方案文档
无
08
管理制度方案文档
无
09
项目交付物文档
无
10
培训文档
无
99
其他文档
无
项目文档编码规范
项目文档编码规范为：KH_MCP_XX_XX_XXX
编码含义为：客户_管理咨询项目_文档分类_文档子类_流水号，若文档不分子类，则分类后直接加流水号
举例：
本文档的编码为：KH_MCP_00_001
项目文档命名规范
ü 所有项目文档标题按以下规范命名：
项目+文档主题+文档性质，如本文档的标题为：项目文档管理规范，文档主题为文档管理，文档性质为规范
ü 所有项目文档的电子文档命名规范为：
文档标题+版本号，如本文档的电子文档名称为：
文档管理规范v1.0
文档版本管理
ü 文档完成第一稿时，起始版本为v1.0，在文档未完成第一稿之前为v0.1-v0.9；
ü 未经客户审阅前的内部审阅和修改，版本总号不变、子号递增，如：V1.1、V1.2；
ü 经客户方的审阅或修改后，则版本号升级，如：从V2.3到V3.0；
ü 当文档最终确定后，统一提交项目经理存档，若需要修改的须通过变更流程。
4. 项目文档控制
项目文档控制流程
ü 起草、修改人应标注编写日期和主要修改内容；
ü 文档编制后，以电子邮件方式提交至项目经理或质量经理审核后，v1.0版文档转发至项目经理或项目经理提定的文档管理员归档，归档里统一进行文档编码和登记，并将文档反馈给相关人员。
ü V1.0以后的所有文档更新，经审核后，应及时归档和更新档案
ü 文档须通过双方相关责任人会签；最终版本的文档须经过双方项目经理的签署并作为交付文档保存；
ü 项目经理应或指定专人负责文档资料库的管理和发布工作；
ü 文档的发放去向应准确记录收件人的姓名。对于电子文档，收件人应及时回复审阅意见。对于阶段性交付成果应同时保存具备签字的书面介质的文档原件。

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