试论科研项目档案归档完整性评估.pdf

065成果推广ACHIEVEMENT PROMOTION近几年，对航空等领域的产品研制过程形成的档案进行验收，成为科研项目研制重大节点验收的主要内容之一。当前，科技部对列入国家重点研发计划的科研项目提出了开展项目综合绩效评价的要求，需进行分类评价，对研制过程、成果文件报告等数据进行完整性评价并向相应数据中心进行汇交；工业和信息化部在其主管的民用飞机、发动机、民机基础科研项目验收中纳入了档案验收内容，提出严格依据任务书，既要重过程，又要重研制质量、研制成果等。因此，军工产品、科研项目研制过程文件材料的形成与归档完整性，已成为科研项目综合绩效评价和验收的重要内容1。产品/科研项目研制过程的产品档案既是各类验收的基础凭证，又是除产品实物外，研制任务完成的唯一成果标志。而在产品型号定型、转阶段评审时对其形成的档案进行验收，审视与产品研制全生命周期同步产生的档案完整性、准确性、系统性，是过程管理的重要一环。其中产品型号档案的完整性是档案存在的根本意义，如果没有完整的收集档案，那以利用为目的档案工作将成为无源之水。因此，通过档案验收对科研项目档案的完整性进行审核把关，不管是从科研项目管理角度来看，还是从专业技术传承发展角度、科研诚信责任追溯角度来看都是非常有意义的。从科研项目管理角度来看，第一，科研项目结束时要对任务书与合同规定的研制目标完成情况进行审视；第二，科研项目验收时的财务决算、审计工作都需要完整的档案资料作为支撑；第三，完整的档案是科研项目总结验收的依据；第四，档案是否完整是衡量是否按照上级、本单位的制度规范执行的依据。从专业技术传承发展角度来看，第一，在新的科研项目立项时，是否有类似的研制经验是主管单位考虑的重要因素之一，完整的档案可以为其提供参考；第二，每个科研项目都可以为后续科研项目提供借鉴，有的零部件甚至可以直接借用；第三，科研项目团队如果有离职、退休、毕业等人员流动更替，那么通过对研制全过程档案数据归档，可以完整地保留相关技术，使后来者能够快速学习和成长。从科研诚信责任追溯角度来看，在涉及科研成果署名、研究数据真实性、试验研究成果可重复性等争端时，完整的档案记录就成为对科研诚信审核把关的重要、唯一依据；在涉及事故调查、追究责任时，可追溯的、详尽的档案记录，也是明确责任的有利证据。然而，通过对相关单位及高校产品/科研项目档案工作的验收、检查发现，大多数单位对产品型号档案完整性的主动把控处于缺失状态，无论型号/科研项目管理部门还是文件形成部门、档案部门都没有在重大节点评审验收时，主动审核形成、归档的内容是否完整。另外，如何审核、把控档案的完整性也是相关部门人员面临的一道难题。试论科研项目档案归档完整性评估刘英中国科学院工程热物理研究所，北京100010摘要：通过对科研项目档案完整性方面存在的主要问题进行分析，从宏观、微观各层面的多个维度提出科研项目验收中档案完整性评估的思路和方法，使得科研项目档案归档完整性审核与研制任务更加贴合，归档及验收更具操作性，同时对进一步提高科研项目研制过程中的档案归档完整性提出了措施及建议。关键词：项目验收；归档；完整性；多维度；评估中图分类号：G271 文献标识码：A作者简介：刘英（1964），女，本科，研究馆员，研究方向为军工项目档案工作体系建设及产品项目全生命周期档案过程管理。2023 年第 6 期066海峡科技与产业1 科研项目档案完整性方面存在的问题通过对数 10 项科研项目/产品定型档案工作的验收、检查，归纳科研项目/产品型号文件完整性存在的问题：归档载体、门类不完整。电子、声像、管理、质量、财务档案等门类档案未与科研项目档案同步归档。重大节点等环节归档内容不完整。主要体现为缺乏重大技术攻关过程中产生的文件和报告；适航取证文件不完善，适航审查纪要问题记录相关文件不完整；缺少一些样件、样机制造文件以及工艺、质量检测文件；转阶段等评审后未归档归零报告。科研项目内子科研项目/课题归档不完整。软件产品未归档源程序、软件开发文档；有的科研项目中包含试验平台研制，但其中工程建设、平台设计、设备采购、安装调试等未列入归档范围；外协外包技术协议和合同中约定应提交的报告和文件未归档；自制/自研设备缺乏相关设计文件、试验记录、制造文件、质量检测记录等文件。文件的内容构成不完整。签署不全，缺乏过程性和关键数据；同一项试验的试验报告与试验大纲内容不符；文件的各个版本不完整，过程版次/最新版次未及时、完整归档。科研项目各类文件归档出现不完整现象的最主要原因在于各级科研项目/产品型号管理、文件形成和管理部门等均未充分认识到完整的科研项目档案是研制任务完成的重要交付物和佐证依据。尤其是在产品验收、经费使用、审计评估、事故责任追究、复原生产等环节，完整的档案至关重要。2 完整性审核宏观把握（1）科研项目/产品是否完整。从任务来源梳理，即从产品型号研制任务立项批复、产品型号可行性研究批复、研制总要求/合同（任务书/技术协议）、经费下达文件等方面梳理产品型号研制任务和各层科研项目的构成，从而审视任务目标、研制任务主要内容约定的各个方面是否已归档。（2）档案门类是否完整。一般包括管理性文件（立项、可研、计划、总结、制度等）、设计文件（设计、计算、试验）、图样文件（数模）、工艺文件、工装文件、质量文件、成果类文件（重大技术攻关、成果、问题归零报告、各类评审、知识产权等）、技改文件（土建、设备）、财务文件（预决算、审计、合同）、人事文件（任免）等，要依据产品型号研制任务涉及的部门及其工作成果来审视。（3）载体类型是否完整。一般包括纸质、电子文件（文本、位图类文件，计算机辅助设计制造的二维、三维矢量文件，数据库文件，电子照片、音视频文件等）、实物、传统载体照片、录音录像带等。（4）文件内容是否完整。文件内容、格式应符合本单位质量体系文件、标准化大纲、科技文件材料编制规范、科技文件有效性控制程序；军工产品定型文件应符合 GJB/Z1702013军工产品设计定型文件编制指南2；军用软件类产品应符合GJB438B2009 军用软件开发文档通用要求3。（5）归档版次是否完整。各版次文件、更改过程文件（更改单、技术单）应完整，特别是最新的有效版次文件。3 完整性审核微观把握多维度审视3.1 基于任务的研究成果、结论性文件完整性审视3.1.1 从任务来源角度审核根据科研项目立项任务书、可研批复、研制合同、研制协议、研制总要求以及科研项目建议书、实施方案等，分析其中要求的任务目标、研究内容、主要成果等归档文件是否完整。一是要审视任务书中明确的“主要研究成果”的报告名称、数量与提交验收的档案是否一一对应。一般来说，“主要研究成果”的报告全文需提交验收组专家查阅；同时，在提交给验收组专家的任务完成情况对照表中，每份报告需标注档案号，既表明已归档，又便于迅速定位查找。二是审视形成的知识产权类成果对应的归档文件是否完整。对于专利成果，除专利证书、权利要求书、授权书、受理通知书外，专利申请文件作为专业技术独创性与突破性的说明文件，也应纳入归档范围。对于未明确列出研究成果报告清单的，需根据科研项目研制总结及各年度研制工作计划，查证相关工作内容产生的文件是否归档。3.1.2 从科研项目签订各项合同角度审核在科研项目签订的各项合同中，注意审视合同/技067成果推广ACHIEVEMENT PROMOTION术协议约定乙方需交付的文件报告是否归档。特别是参研单位、子科研项目/课题单位，除提交约定的文件报告外，还应将本单位研制过程中产生的全部文件报告全文/目录清单（按双方约定）向科研项目牵头单位提交。3.2 基于研究过程的记录文件完整性审视3.2.1 从研制计划总结角度审核从科研项目研制总结、各年度研制计划总结/年度报告/中期报告等总结报告中，对照各个时间段工作结果审视输出文件是否归档，取得的各项工作成果文件是否归档。作为科研工作的“头、尾”，科研项目研制计划的制定和总结是衡量文件归档完整与否的重要依据。凡是科研计划/实施计划、年度计划明确的研制内容、研制节点、研制成果都应有文件报告相佐证；凡是研制总结/报告、技术总结/报告中的关键技术、重大技术攻关、重要评审/试验等重大节点、取得的重要成果等，都应有归档的文件报告作为支撑。3.2.2 从质量管理、标准化管理角度审核质量体系中的研制程序等控制文件，标准化体系中的产品研制文件材料编制规范、文件图样管理制度，产品项目文件图样成套性清单等均为研制过程档案完整性的依据，科研项目质量保证大纲、标准化大纲则是审视的具体依据。（1）科研项目质量保证大纲是明确承研、承制方为满足质量要求所开展的活动，及对这些活动如何进行质量控制的规定。按照 GJB1406A2005产品质量保证大纲要求的规定4，质量保证大纲一般要明确质量工作原则和目标、管理职责、文件和记录控制、质量信息管理、技术状态管理、设计过程质量控制、试验控制、试制和生产过程质量控制等。其中，对技术状态管理、设计过程质量控制、试验控制、试制和生产过程质量控制，都明确了相关部门、岗位的责任，也明确了设计、试验、试制和生产的过程及关键节点的控制内容与输入输出记录。这也就明确了科研项目/课题的研制阶段、各研制阶段的任务及归档范围，实际归档的内容应与这些内容相符合。（2）科研项目标准化大纲是以研制总体方案为依据提出的标准化要求。按照 GJB/Z114A2005产品标准化大纲编制指南的要求5，标准化大纲一般要明确标准件、元器件、原材料等选用范围，产品通用化、系列化、组合化设计要求和接口、互换性要求，图样、技术文件完整性、正确性、统一性要求，借用件、更改、文件审批的会签要求等。这些要求是否贯彻以及贯彻程度都需要通过各项档案、记录、报告呈现，因此，归档的内容也应该与标准化大纲的内容相符合。以试验文件为例，每个试验项目是否应形成归档试验任务书、试验大纲、试验报告、试验分析报告、试验总结报告等，应以试验单位质量体系中的研制程序对试验过程的要求为依据；每份文件的内容构成应符合本单位及上级单位文件编制的相关标准规范。3.2.3 从科研项目研制的重大节点角度审核重大节点把控前的转阶段评审等相关评审、评估、验收的申请及工作总结、技术总结所列工作成果、文件、图样清单等也是审核研制过程文件归档完整与否的依据。根据转阶段评审申请及总结（各个分科研项目/系统总结报告）、技术总结、评审报告、重大技术攻关报告、科研成果总结报告（专利、知识产权等）、归零报告，以及其中所列文件、图样、成果清单，梳理科研项目研制各个阶段工作任务、每项成果、每项问题归零所产生的档案是否齐全。以适航取证工作为例，除了以适航取证工作方案、计划、总结为依据外，还可以根据每次现场审查纪要所列问题清单进行审视查验。3.3 基于资金构成的研究成果、结论性文件完整性审视从科研项目资金构成角度审核，科研项目档案全面支撑科研项目财务决算/审计报告资金流向的过程及成果。具体的财务决算/审计报告明细如下所示。（1）设计费。对应参与设计任务各方的任务书/合同/技术协议，审视相应设计文件是否形成及归档。（2）专用费。软硬件设备/产品采购，包括货架产品和自制/定制开发的设备/产品。其中货架产品应按照计划采购（包括招投标文件、合同）、开箱验收（包括装箱单、合格证、检测报告、使用维护手册、说明书、保修证书、开箱验收单等随机文件）、安装调试、运行维护 4 个阶段收集归档；非标设备、自制/定制设备/产品相当于产品研制，按照设计、制造、验收、安装调试、运行维护5 个阶段收集归档，有委托开发合同/协议的按合同/协议中要求及标准化设备采购的内2023 年第 6 期068海峡科技与产业容进行归档；非标软件开发产品以源程序、应用程序，任务书/合同协议，开发计划、需求分析报告、数据要求说明，概要设计、详细设计说明书，数据库系统、操作系统说明，用户手册、操作手册、程序维护手册，测试、安装记录及报告，验收鉴定报告，软件著作权申请材料及证书等为依据，按照程序文件、需求分析、设计文件、使用维护文件、测试安装、鉴定验收、成果申报7 个阶段收集归档。试验台等建设科研项目。其中土建及设备，按照本单位或上级单位基本建设项目档案管理相关规范收集归档，一般包括综合管理、施工、监理、工艺设备、声像、电子文件；建设项目中的采购设备，按照标准化设备（货架产品）、非标自制/定制设备、非标软件开发产品 3 类进行收集归档。（3）试验费。对应试验的明细，审视每项试验的试验任务书、试验大纲、试验报告、试验分析报告及重要的试验记录、试验数据是否归档。（4）外协/外包。一是要有外协/外包明细；二是要有完整的外协/外包合同、协议；三是要有外协/外包合同、协议中要求对方提交的文件报告；四是要有入场交付验收的记录。（5）材料费。一是要有材料费明细；二是要有完整的材料采购合同、协议；三是要有合同、协议中要求对方提交的文件报告，包括质量检测报告、产品合格证；四是要有入场交付验收的记录。（6）会议费。对应会议费明细，审视科研项目研制的各类评审、评估、总结、验收会议文件是否归档，一般应包括会议通知、专家名单、会议日程、提交会议审查的报告与 PPT 等会议材料、专家评审意见、专家签字、会议纪要、整改归零报告。总之，财务预算、决算、审计报告反映了科研项目、课题的资金流向，每个资金流向都需要相应的文件档案支撑，证明各个单项是否发生及发生的过程。以档案印证财务报告的真实性、科研项目构成的全面性。4 确保科研项目档案归档完整性的措施及建议4.1 将各类文件归档工作纳入企业产品研制质量体系、标准化体系在企业产品设计开发控制程序、文件控制程序、试验及产品质量控制程序中明确各部门的归档责任、归档节点及归档范围，在科研计划管理、科研项目管理相关标准中将文件归档作为任务完成的审核标志，真正做到各项工作有记录、有归档。4.2 明确科研项目归档清单在产品研制立项后，应以产品型号为单位由企业标准化部门、科研项目管理部门、质量和档案部门共同梳理形成项目文件归档清单，明确各分项/系统各阶段形成、归档的文件清单，使得型号管理部门、文件形成部门、档案部门都清楚归档范围。4.3 及时归档鉴于一些重大科研项目研制周期较长，机构和人员不断调整变化，造成很多重要档案缺失，甚至个别商业秘密泄露，给企业带来无法弥补的损失。因此，对于产品设计制造等文件，应尽可能缩短归档周期，在文件审批完毕后立即归档，由档案部门完成分发工作。利用信息技术将办公、设计、制造等各业务信息系统与档案管理系统进行联通，使各类文件在签发时及时归档，归档后再进行分发。4.4 实施重大节点的档案阶段验收应在科研项目研制的各重大节点、转阶段评审验收时，对该阶段目标对应的研制任务、研制计划的档案归档情况提前进行档案单项审查，由科研项目管理部门、文件形成部门、档案部门三方根据任务来源、国家行业要求、本企业相关程序控制文件、产品型号研制计划总结进行梳理对照，及时查漏补缺，以档案完整性作为转阶段评审通过的必要条件之一。4.5 强化落实“三纳入”“四参加”“四同步”第一，除了落实档案工作“三纳入”（纳入项目研制计划、纳入领导议事日程、纳入有关部门及人员的工作职责），还要强调纳入考核。要将完成文件归档作为任务完成的标志，在对工作计划进行考核时，首先审核档案部门提供的文件归档情况，未完成归档的应视作未完成任务，并应与业绩考核、绩效发放、职称职务晋升考核挂钩。第二，落实“四参加”。档案部门人员要参加产品鉴定会、参加科研课题审定会、参加基建项目验收会、参加设备开箱验收会。参加的目的如下：一是收集这些会议、活动产生的各类文件；二是要审核此节点及（下转第 76 页）2023 年第 6 期076海峡科技与产业该体系既可作为“正容镜”，照亮飞行学员中学风作风优良的模范代表，以朋辈榜样引领比学赶超、遵规守纪的浓厚氛围；也可作为“照妖镜”，识别飞行学员中作风松懈的个体代表，帮助其提高认识、修正行为，提升综合素养。参考文献1 李文龙，霍宁波.以准军事化管理加养成教育模式培养优秀民航飞行大学生 J.民航学报，2020，4(2)：101-104.2 李健.强化政治担当 狠抓三基建设 确保民航安全运行平稳可控 J.民航管理，2019(1)：17-24.3 邹智超，刘冠男.飞行训练课程思政教育的意义及实施路径探索 J.中国民航飞行学院学报，2021，32(6)：27-30.4 陈琳，米永胜，胡琪涛.民航飞行学员核心胜任力研究 J.综合运输，2022，44(4)：73-79，89.5 刘羿良.飞行员自主学习能力的培养和提高 J.滨州学院学报，2022，38(3)：52-56.6 王永刚，何定坤.飞行员持续飞行安全能力评价模型 J.中国民航大学学报，2022，40(4)：61-64.7 民航局召开航空安全电视电话会议 J.民航管理，2018(7)：52.8 张振纲.飞行员差错类型及差错管理的思考J.民航学报，2020，4(5)：70-73.过程中应归档的文件材料是否都归档。通过审核应提出问题清单，提请科研项目管理部门、文件形成责任部门及时加以解决，实现问题归零。第三，强化“四同步”。下达计划任务与提出科研项目文件材料的归档要求同步，检查科研项目计划进度与检查科研项目文件材料形成情况同步，验收与鉴定科研项目文件材料同步，上报登记和评审奖励科研项目与档案部门出具科研项目文件材料归档情况证明同步。各相关部门需要将上述工作列入各项工作程序和标准中且落到实处，这样才能有效落实归档责任。5 结语总之，作为科研项目完成标志、交付物的完整科研项目档案，可以准确记录科研项目研制全过程，反映研制成果产生的清晰脉络，为未来科研项目的研制提供参考，是科技成果转化的主要依据，同时也是科研项目承担方使命感、责任感的集中体现。参考文献1 刘英.航空工业档案信息资源开发利用现状及策略研究J.航空档案，2006(6)：12-17.2 中国人民解放军总装备部装备定型工作办公室.军工产品设计定型文件编制指南：GJB/Z1702013S.北京：总装备部军标出版发行部，2013.3 中国人民解放军总装备部.军用软件开发文档通用要求：GJB438B2009S.北京：总装备部军标出版发行部，2009.4 国防科技工业质量与可靠性研究中心.产品质量保证大纲要求：GJB1406A2005S.北京：国防科工委军标出版发行部，2005.5 国防科技工业标准化研究中心.产品标准化大纲编制指南：GJB/Z114A2005S.北京：国防科工委军标出版发行部，2005.（上接第 68 页）