试论综合性医院档案管理的现状与完善措施_王梦醒.pdf

2882023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE试论综合性医院档案管理的现状与完善措施王梦醒（东营市第二人民医院，山东 东营 257391）摘要：档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，是医院日常管理体系中的重点与难点，在为社会提供优质服务、保障医院利益、提高医院管理水平等方面发挥着重要的作用。本文就综合性医院档案管理的现状进行了分析与研究，并就档案管理中存在的问题提出了相应的改进措施，以供相关人士参考。关键词：综合性医院；档案管理；现状；完善措施综合性医院是目前我国主要的医院类型，其汇集了医疗、急救、康复、保健、预防、教学、科研为一体，极大满足了民众就医需求，又因条件好、服务质量高等特点，赢得了大多民众的认可与信任。综合性医院档案管理是一项非常庞大的工作，医院在发展历程中形成的历史信息记录，既是医院历史轨迹的缩写，又是医院各项事物的载体，应给予该工作充分重视。档案管理是综合性医院医疗服务的重要组成部分，对医院的日常管理与长远发展都具有重要的意义。在日常的诊疗与技术交流过程中都会产生大量的数据资料，这些数据资料都成了综合性医院档案建设的一部分。随着信息技术的发展，这些数据资料将成为综合性医院提高管理水平的潜在资源。因此，医院应探索出综合性医院档案管理的新模式。一、综合性医院档案管理的作用（一）促进医疗科研的进步医疗技术的进步是一个不断探索、实践的过程，是医务工作者在长期临床实践中的阶段性总结。目前，人类在医学上的疑难问题越来越多，这就迫切需要相关科研人员不断地探索、解决，以提升整体医疗水平。档案管理为相关科研工作者推动医疗水平的进步提供了基础数据支持，可帮助工作人员快速从档案中提取所需信息，为科研工作的开展提供了重要前提，应引起人们的高度重视。（二）提高医院医疗科技水平综合性医院档案中涵盖了大量的病历资料，这些资料是评估医院管理以及科学技术水平发展程度的重要指标，这是因为病历资料具备专业性、客观性，适宜作为评估工具。科技档案是在医院科研活动、建设中形成的，其管理工作同科研水平存在密切关系。科技档案利用率较高，且具有较强的实用性，可为疾病治疗提供重要指导。医院科技档案管理关系到病历资料收集、整理、分类和登记等工作的有效进行，可在后期疾病治疗时提供相关资料，医院各科医护人员可及时了解并掌握病历资料中有价值的信息，以供参考和试验，从而提升医院医疗科技水平。二、综合性医院档案管理的现状（一）医院管理者对医院档案管理重要性缺乏足够重视调查发现，许多综合性医院的发展规划中几乎没有档案管理的内容，即使有通常也是一笔带过，基本上没有引起重视。在综合性医院发展历程中，医院管理者要增强医院综合实力，不但要重视医疗科学技术和医院服务质量的提升，实现医院经济利益以满足发展需求，而且也要重视档案管理。目前，综合性医院管理者多数未能真正认识到档案管理价值所在，往往将其当作方便记录病历的常规操作。综合性医院在长期规划制定时忽视了档案管理，对档案管理投入的人力、财力与物力不足，导致医院档案管理工作远远落后于其他方面，处于长期停滞不前的状态，从而引发一系列连锁反应，久而久之，问题丛生且长期无法得到有效解决。由于部分综合性医院在医疗科学技术和操作等方面墨守成规、医疗观念陈旧，缺乏新技术、新理念等“新鲜血液”注入，以至于档案管理受限于自身“换血功能”，严重影响其科学发展脚步，无法发挥其推动医疗科2892023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE研进步、引入新技术和新观念的真正价值。（二）医院档案管理方式落后如今，全球信息化技术发展日新月异，部分综合性医院档案管理方法却受限于传统思维模式，难以脱离传统手工操作理念的禁锢，导致其执行力不足、日常操作随意等问题层出不穷，降低了档案管理工作的规范性。事实上，综合性医院档案管理要求细致、精益求精。部分医院虽引入了相对成熟、现代化档案管理系统，但缺乏细致、阶段性管理目标，导致档案管理发展表现出了“粗放式”缺陷，且过度依赖纸质版信息资料，电子档案的实际作用未能充分发挥，使医院档案信息化管理流于形式化，严重干扰了档案管理完整性和准确性，并限制了医院档案资源共享以及利用效率。此外，综合性医院档案管理长期处于分散性状态，档案管理部门的工作人员在档案采集、加工和储存方面浪费了大量财力和人力，这对医院经营发展十分不利。信息化是科技进步的标准，电子档案不仅可以简化流程，还能节省时间和空间，大大降低管理成本。很多医院越来越重视电子档案，尤其是认识到电子档案比纸质档案更便捷后，会迫不及待想在短期内完全实现电子化。纸质档案与电子档案都是档案管理的组成部分，应该放在同等重要的位置。纸质档案具有合法性、原始性、凭证性等特点，医院要与时俱进，在大力推广信息化的同时也不能忽视对纸质档案的管理。（三）医院档案管理人员的综合素养较低国内医疗卫生事业发展极快，综合性医院档案信息数量剧增，内容繁杂，对档案管理细致化、规范化提出了空前严格的要求。然而，部分综合性医院档案管理人员缺乏系统化档案管理专业学习，在实际工作中往往身兼数职，事务缠身，工作量繁重，日常工作中形成靠、坐等不良习惯，且人员流动快，缺乏稳定性，阻碍了医院档案管理工作的开展。同时，医院在引入高素质档案管理人才上成效不突出，现有档案管理人员参与培训的机会极少，无法及时获得新理念、新思想和新方法，多数基于既往管理经验进行管理，不但加重了自身工作负担，且无法改进档案管理方法。此外，部分档案管理人员存在态度消极、思想不端正、疲于应对繁重的档案管理任务等不良现象，一些档案调度后无法及时、准确归档，出现档案残缺等情况，容易导致档案管理混乱，不但降低了档案管理质量，而且影响了科研工作的开展。（四）医院档案管理制度有待完善综合性医院档案管理制度涵盖的内容与范围十分广泛，完善的管理制度是提高工作效率、降低管理成本的关键，陈旧落后的管理制度已经不能满足当前综合性医院档案管理的需求。随着综合性医院高速发展，档案管理中问题不断涌现，医院制定的传统制度必然有诸多弊端。档案管理部门与其他部门的交流少，存在以自我为中心的不良习惯，加上缺乏借鉴其他医院内部先进的档案管理制度渠道，导致其档案管理制度十分落后。另外。档案管理人员缺乏科学、合理以及可行性较高的制度规则约束，从思想到行动都十分懈怠，限制了档案管理可持续性改进和螺旋上升的空间。（五）医院档案开发和利用深度不足近年来，国内经济快速发展带动了综合医院规模的扩大，业务量不断增加，各种类型的档案越来越多。如文书档案、会计档案、科技档案等，使得档案部门工作人员工作量不断增加。然而，相较于医生和护士人员增加，医院在档案部门人员配备上不够重视，并未关注档案管理人员的现实使用需求，导致医院档案管理能力不足，当多元化档案海量出现使得医院档案管理工作难以为继。档案管理人员只能做收集、归档工作，没有足够精力去进行深层次资料开发和利用，无法实现医院档案的核心价值。三、综合性医院档案管理的完善措施（一）管理者高度重视档案管理医院管理者应高度重视综合性医院档案管理工作，将档案管理纳入医院长期发展规划中，确保档案管理与医院其他方面管理协同进步。可采取精细化管理方法：一方面，加强修正与完善档案管理制度，对每一个管理环节中的内容和事项进行精细化管理，明确各部门与工作人员具体职责，统一管理流程和管理标准；另一方面，在管理内容上进行精细化分类，使工作人员有具体参考，避免重复性归档情况，降低档案管理工作出错率。同时，利用医院内网、官网和企业微信等宣传媒介向医院全体员工宣传档案管理重要性，引起足够关注度，从而使全体员工充分意识到档案管理的意义所在。医院可系统性改进档案管理体系，科学配置医院各方面资源，通过增加支持力度，激发档案管理人员主人翁意识和工作积极性，激活其造血功能，从而打破目2902023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE前档案管理所处的困境。此外，医院档案管理人员应转变观念，实行档案集中管理，并从实际情况出发，提高依法治档的意识，积极探索、创新档案管理模式，提高其查阅、使用的便捷性，使其充分满足人民群众的需求。（二）实现医院档案信息化管理综合性医院档案管理不但内容庞杂，且科研范围广，涉及医疗服务内容繁多，诸如教学、保健、医疗、防治和科研等领域均有涉猎，且内容资料专业性、学术性较强。但因纸质档案限制了统一化管理进程，故而需组建专业级别人才队伍，加强档案信息化系统开发，不断开发、更新和升级软件，强化硬件设备，充分发挥档案记忆载体、智力引擎、信息教育、资政以及传承作用，完善电子档案管理中检索和数据录入系统，提高信息输入、输出等效率，为综合性医院管理和经营提供便捷。医院档案信息化管理是指使用计算机硬件与软件，利用医院网络平台和大数据等信息化手段管理档案资料，通过检索、处理、输送和总结等方式整理数据信息，使其成为多种信息资源，为医院运行提供完善且自动化管理方法，并为患者、医务工作者以及社会各界提供高效而优质的信息服务。医院应利用计算机技术手段管理档案信息，对医院档案信息资料进行计划、调控，在实现档案信息化管理的同时对管理方法和资源实现集约化管理。（三）加强医院档案人才队伍建设档案部门管理人员应不断学习最新的档案学专业知识，增强其工作技能。医院内部也需做好档案管理人员思想教育工作，明确档案管理内容范围和标准，清晰界定其工作职责与权限。对于不同性质、范畴的档案，工作人员应做到合理分类、及时规定以及妥善保管。其中，纸质版资料应准确备案，保管原件的同时按表格、文件和年限等顺序编号；电子版资料则需在电子数据库系统中反复比对内容，确认无误后制表保存。档案管理人员在实际工作中逐渐端正其工作态度，明确自身职责范围和工作目的，同时定期接受档案学专业技能培训，提高自身档案管理工作水平。此外，医院在档案信息化建设中应重视信息规范性、保密性，建立信息存储和检索系统，使用声音、指纹等身份认证方式设定访问权限，并及时备份、定期杀毒、扫描漏洞，保证档案安全。（四）完善医院档案管理制度综合性医院规模大，档案种类多，涉及行政、科研、党务、财物、医疗、设备、后勤和基建等方面，统一保管后如何对医院各类档案按法律规定进行科学分类，是每个综合性医院档案管理部门的重要工作之一。应参考中华人民共和国档案法以及其他综合性医院中先进的档案管理制度，结合本院实际情况制定科学管理制度。在制度运行期间不断完善出现的问题，并精细划分档案部门人员工作职责，使其各司其职，按医院规章制度运行，减少其在管理期间主观性、随意性。在档案管理制度中设置预防、纠错机制，达到防微杜渐的目标，避免错误进一步扩大。在档案部门工作人员评价标准上，应建立合理的监督和奖惩机制，将其落实到工作人员绩效管理中，使档案管理处于持续改进状态中。（五）加大档案开发和利用深度档案管理作为一项灵活、专业的管理活动，并非一成不变。随着社会各方面变化而变化，档案管理形式与方法也随之改变、更新。档案作为医院一种有效资源，可在保证医院机密性与个人隐私前提下实现合理利用，避免浪费。比如，根据实际情况让档案管理人员开展学习活动，从而更有效地利用档案资源，提高档案实际利用价值，加强医院各部门信息交换，达到信息共享的目标。新时代，我们必须深刻意识到综合性医院档案管理在医疗体系中的重要作用，及时分析其中存在的问题，寻找原因，提出科学而行之有效的解决对策，从而解决档案管理中诸多问题。医院档案管理与医院科研水平以及整体进步密切相关，在医院中建立完善的医院档案管理体系和制度，深化信息化管理意识，重视相关人才队伍建设，全方位保障医院档案管理的效率和质量，最终推动综合性医院整体、长远发展。参考文献 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