数字化时代高校实验设备采购困境与改革_贺锦.pdf

实 验 技 术 与 管 理 第 40 卷 第 4 期 2023 年 4 月 Experimental Technology and Management Vol.40 No.4 Apr.2023 收稿日期:2022-11-22 收稿日期:2022-11-25 基金项目:中国产业安全研究中心平台建设学术资助项目（2017A05）作者简介:贺锦（1986），女，河北武强，硕士，助理研究员，主要研究方向为货物和服务采购管理及国有资产管理，。引文格式:贺锦，侯冰，何凌.数字化时代高校实验设备采购困境与改革J.实验技术与管理,2023,40(4):232-236.Cite this article:HE J,HOU B,HE L.Dilemma and reform of university experimental equipment procurement in digital ageJ.Experimental Technology and Management,2023,40(4):232-236.(in Chinese)ISSN 1002-4956 CN11-2034/T DOI:10.16791/ki.sjg.2023.04.036 数字化时代高校实验设备采购困境与改革 贺 锦，侯 冰，何 凌（北京交通大学 国有资产管理处，北京 100044）摘 要：该文通过分析高校实验设备采购工作在数字经济时代面临的困境，探索基于数字化管理方式，设计一体化互联网业态链管理模型。模型涵盖预算申报与论证工作、采购需求调查、采购意向公开、采购计划申报、采购组织实施、项目验收与资产管理、决算数据统计等内容，为落实国家新政策要求、延展实验设备采购生命周期、实现全生命周期闭环管理建立了基础。模型可提升高校实验设备采购管理服务水平，助力实验室发展建设。关键词：实验设备；采购；生命周期；数字化；一体化 中图分类号：C935 文献标识码：A 文章编号：1002-4956(2023)04-0232-05 Dilemma and reform of university experimental equipment procurement in digital age HE Jin,HOU Bing,HE Ling(Office of State-owned Assets Administration,Beijing Jiaotong University,Beijing 100044,China)Abstract:By analyzing the difficulties faced by the procurement of experimental equipment in colleges and universities in the digital economy era,this paper explores the design of an integrated Internet format chain management model based on digital management.The model covers budget declaration and demonstration,procurement demand survey,procurement intention disclosure,procurement plan declaration,procurement organization and implementation,project acceptance and asset management,final account data statistics,etc.,which establishes the foundation for implementing the new national policy requirements,extending the procurement life cycle of experimental equipment,and realizing the closed-loop management of the whole life cycle.The model can improve the level of procurement management and service of experimental equipment in colleges and universities,and help the development and construction of laboratories.Key words:experimental equipment;procurement;life cycle;digitization;integration 实验室是高校人才培养和科学研究的前沿阵地，实验室的发展与高校学科建设关系密切。实验室的发展离不开实验设备的支撑，实验设备的先进程度及更新换代，体现了实验室的发展水平。在数字化经济时代，实验设备采购管理工作要突破瓶颈、创新改革、与时俱进，为教育与科研的发展提供更加合理、有力的硬件支持，保障项目资金安全，支持高校发展目标。这些实验室设备采购管理工作的新要求，驱动管理者主动思考，开辟发展新篇章，为高校发展做好基础保障工作。1 高校实验设备采购工作困境 实验设备采购涉及项目立项、采购执行、项目验收等多个环节，由多个部门管理，在实际工作过程中，用户老师以及财务、采购、资产等管理部门尚未建立全局观，各管理节点各自为营，未能以点带线、以点带面地形成一套科学有效的、全生命周期的管理方法。同时在各节点独自管理过程中，也存在内部管理难题。贺 锦，等：数字化时代高校实验设备采购困境与改革 233 1.1 论证工作与采购过程匹配度较低 实验设备采购论证工作需要建立精细化管理模式1，实现充分论证。在实际工作中，实验设备采购论证工作脱离项目预算管理、论证工作流于形式、论证程序不够扎实、论证专家权威性较低等问题突出，以及市场调研工作不规范、调研结果利用率较低，导致论证与采购脱节，影响论证工作的质量与效率2。目前，实验设备论证工作与国家政策的契合度较低，管理制度亟待完善。2021 年财政部制定了政府采购需求管理办法，指出对符合条件的拟采购标的，应通过咨询、论证、问卷调查等方式开展采购需求调查。实验设备采购论证工作是采购需求调查的一种形式，其组织与实施需要以最新政策为导向、以完善制度为抓手、以实施采购为目的，制定科学的工作程序，将论证结果进行数字化改造，为采购工作提供有效支持。1.2 采购意向公开与采购计划协同性有待提升 关于开展政府采购意向公开工作的通知（财库202010 号）、政府采购需求管理办法等文件指出，对符合条件的项目要进行采购意向公开（公示期为 30 天），在进行采购需求调查时，要明确采购计划及进度安排。但是在实施过程中，实验设备采购基本按照工作内容分区管理，如采购需求管理、采购意向公开、采购计划编制等工作在不同管理部门开展。在新政策下，采购前的准备工作包含采购需求管理、采购意向公开、采购计划管理等内容，但目前对于新政策的执行仍停留在探索阶段，各方面实施流程未形成一套科学有效的系统性工作，缺少顶层设计、缺乏统筹规划，存在相同工作内容重复操作执行，削弱了采购工作的管理效能。1.3 采购组织实施进度受限 充分发挥实验设备效益，保障实验教学或科研工作的可持续性及先进性，需考虑设备的先进性和售后服务及更新换代，导致技术需求数据相对复杂。采购需求与采购计划内容的制定要做到高标准、严要求、重实效、专业化，就需要在招标文件编制过程中反复沟通协商3，因此时间成本增加，工作效率降低，影响了用户对采购工作的满意度，给采购工作带来部分负面效应，比如用户配合度降低、无效沟通增多等。对于项目金额较大的实验设备采购，公开招标是最为主要的采购方式。自 2013 年国家出台 电子招标投标办法以来，虽然招标代理机构进行了电子化改造，许多机构也建立了招标采购平台4，但公开招标项目的开标模式仍以线下为主，需要实地组织评委完成开标评审工作。1.4 缺失验收工作的闭环管理 实验设备采购签订合同后，买卖双方按照合同约定的方式进行验收及支付工作。但履行合同要求的验收工作与资产管理的设备上账验收工作，其管理部门及流程不同，基本处于脱节管理状态。资金支付与设备验收工作以线下业务为主，缺乏“业财融合”管理时效，未达到全线上“一体化”管理要求。采购后期的设备验收工作有待加强，如实验设备专业性较强而管理部门人员不足，缺少标准流程化管理，不能保证专业细致的开展验收工作5。由于设备验收、资产管理、资金支付等分散管理的现状，导致实验设备从预算到决算的全过程管理存在缺失，对采购工作的全生命周期闭环管理提出挑战。1.5 未形成全生命周期链路管理 通过调查分析发现，采购前期、中期、后期涉及的项目立项、设备论证、采购计划、采购执行、验收管理、资产管理、财务支付等重要节点，部分高校已进行了电子化建设。如北京交通大学采购前期的专项资金管理项目库、预算管理、科研管理等，采购中后期的采购管理、资产管理、财务管理等，基本实现了信息化管理。但各系统间有效链接缺失、信息数据存在壁垒，导致实验设备采购工作线上链路是断开的，通过线下“跑腿”模式弥补线上管理链路的缺失，增加人工与时间成本。采购后期的验收工作，由于管理人员数量受限，导致监督工作不到位，采购部门或资产管理均存在关键业务缺失管理的风险。研究实现信息数据互联互通，提高传输数据的安全性、可靠性，将给实验设备采购管理工作带来质的改变6。2 探索基于数字化管理模式改革方向 2.1 建设一体化互联网业态链管理模型 为解决实验设备采购工作管理问题，实现“最多跑一次”的管理服务新模式，应加快管理数字化转型升级7。数字化改革首先以数据为生产要素，对实验设备采购工作涉及的数据内容进行表单化及标准化改造，融入互联网技术，嵌入系统建设；其次以数据为引擎，充分利用数据资源，建立共享机制、打通数据壁垒、实现互联互通，为数字化建设奠定数据基础；最后以数据带动业务，整合与升级改造信息系统，强化全生命周期监督与管理，设计实现一体化互联网业态链管理模式，完成数字化转型8。通过完善“互联网+”高校实验设备采购管理体系建设，进一步提升管理服务水平9-10。根据数字化管理建设需求，参考数字化经济的建设要素，以数据、业务流程、信息技术为要素，设计了互联网业态链管理模型（图 1），实现实验设备采购从预算到决算，全234 实 验 技 术 与 管 理 生命周期数字化闭环管理11。图 1 数字化的闭环管理要素 实验设备采购互联网业态链以数据、业务流程为基础要素，如图 2 所示。数据要素是互联网业态链的连接线，建立标准化数据管理模式，对实验设备的技术参数与项目信息，尤其是项目名称、经费账号、设备名称、单价、数量、申报人、使用人、存放地等伴随实验设备全生命周期的基础数据，进行标准化改造，并对各功能区完成授信管理：提高数据治理能力、完善数据共享机制、建设大数据分析模块、实现科学化管理。针对数据生成与存储方式，使用区块链技术将数据链分布式存储于多个业务系统服务器，形成“微分布”的存储形式，保证数据的可靠性12。业务流程要素是互联网业态链的基本功能区。管理人员需要建立全局观、提高认识，实验设备采购不是单个的采购行为，包含预算申报、计划编制、采购执行、项目验收等全流程环节（图 2）。同时强化采购后期的生命周期管理能力，实现一体化管理模式，形成互联网业态链一站式管理，促进项目预算、采购计划、采购组织、设备验收等多环节的高效贯通。以新政策要求为改革纲要，升级改造各管理信息系统功能，统筹 8 个重要节点。1）前置设备论证工作程序。结合政府采购需求管理要求，将实验设备论证工作前置，将论证结果作为采购需求调研支撑材料。建设专项预算项目管理库，要求各项目预算立项申报时，申报材料必须包含设备论证相关资料。同时组织专家论证会，设备论证资料为重点审核内容及评审依据，专家对拟采购设备的必要性、合理性、可行性进行审查。最终将评审结果形成专项项目库，创建留存实验设备采购工作所需的必要数据，为采购工作提供支持。图 2 实验设备采购互联网业态链业务流程 2）扩大采购计划管理范围。根据政府采购意向公开管理办法要求，对于必须进行采购意向公开的项目，将采购意向公开工作与采购计划管理同时嵌入系统建设，要求采购计划与意向公开同时申报，落实采购意向公开的审查机制，夯实采购计划工作基础，进一步优化程序、提高效率。对接专项项目库，将已经完成论证并通过审查获得批复的项目数据作为基础，开展采购执行前的信息公开与计划申请工作。3）提升采购组织实施效率。为实现不见面开展实验设备采购招标工作，进一步推进采购招标工作电子化，将采购组织工作进行标 贺 锦，等：数字化时代高校实验设备采购困境与改革 235 准化建设，实现技术参数自动采集，对项目委托、标书制作、开标与评标、合同签订等内容进行电子化调整，联合招标代理公司协同管理，降低开发成本、提升工作效能13。在系统建设过程中，做好用户、采购人、招标代理三方同步管理，引进评价机制、专家评价等内容，加强招标代理机构管理工作。4）提高采购合同管理能力。探索采购合同电子化，推进信息化管理。对于招标项目可提取项目中标结果，生成采购明细信息；对于非招标项目可根据采购计划申报设备明细信息，获取采购合同明细清单。在完成采购明细数据采集的基础上，结合系统制定的合同范本，生成电子版采购合同，完成线上报备与审批14。同时建立合同信息台账，理顺信息数据通道，实现合同信息的互联互通，盘活合同数据资产，为采购后续工作奠定良好基础。5）加大项目验收与资产管理力度。加强验收管理工作，以互联网线上管理为支撑，将合同履约验收与设备资产入账两个管理节点相结合，两者相辅相成，保证验收货物与入账设备的一致性，形成闭环管理。做好入账资产使用管理，为设备论证提供数据支持。延长采购工作的生命周期，全面实现采购后期的生命线管理，避免国有资产流失。6）严控资金支付管理进度。在高校推进无纸化报销的背景下，抓住财政部推行预算“一体化”管理的良好机遇，打通财务、采购、资产等系统间的数据壁垒，支付与预算挂钩，通过与预算信息所包含的会计科目、项目金额、采购品目进行一一核对，真正实现实验设备采购工作的从预算到决算的全流程管理，保障学校资金安全。7）方便决算统计上报工作。决算统计上报工作的基础是数据，而数据是一体化互联网业态链的基本要素。通过建立共享数据中心，以数据推动业务，每个流程均与数据中心进行必要的数据交互，有需要时从共享数据中心提取上一节点的相关数据，然后把本节点的数据进行反填。在资金支付完成后，形成一套较为完整的数据信息。最终，可直接生成决算统计数据，简化数据统计工作，保障数据的准确性。8）加强对采购业务档案管理能力。依托信息系统的电子化管理模式，建立档案管理模块。将各业务节点的电子化档案资料进行归集，实现实验设备采购工作生命周期的档案管理，节约物理空间。通过建立电子化档案目录，可快速索引、调阅相关档案资料15，进一步提升采购业务档案的管理能力。2.2 一体化互联网业态链优势 1）提高采购管理工作水平。互联网业态链管理模型将实验设备采购工作分别向前延伸、向后拓展，进一步提升管理工作水平。向前延伸包括：实验室设备论证工作与采购需求相结合，确保充分论证，提升效率；论证与预算批复相结合，论证工作前置，提高质量。向后拓展包括：设备验收与资产入账形成有效链接闭环，形成资金支付联动状态；资产使用管理与设备论证有效结合，实现设备采购工作首尾相连、各部分管理信息数据的全生命周期动态管理。2）规范采购工作行为。高校应深入分析内控制度、规则，对各业务流进行数字化升级改造，以落实采购意向公开机制、完善采购计划管理机制、提升采购工作流程的规范性、加强对采购业务档案管理能力，最终实现采购工作的全过程线上监督与控制。建立各环节约束机制，实现全线上留痕、全过程可追溯，对采购工作进行标准化、数字化、流程化管理，进一步规范采购行为16。3）促进采购工作公平公正。数据与业务流程是一体化互联网业务链的两个要素，要以数据为连接线、以业务模块为连接点，建立数据共享平台，形成各业务模块分别部署，由数据连接业务功能区，最终形成一体化链路管理模式。数据分布式存储，业务节点既独立又有协同，提高数据安全性和系统的可靠性，促使采购工作全生命周期按照程序闭环管理，促进采购工作规范开展。3 数字化改革实施成效 北京交通大学整合管理系统信息资源，探索数据互联互通，实现业务链协同管理，目前已完成专项资金管理库、采购管理系统、合同管理系统、资产管理系统、财务系统的建设及部分业务系统间的对接，促进实验设备采购工作规范化、标准化、数字化管理。其中，规范化是对采购进行环环相扣的流程化管理；标准化是完善采购程序，实现统一协同管理；数字化是将表单进行数字化改造，夯实数据基础，提升数据治理能力。北京市 A、B、C 三所高校的采购工作管理现状为：A 校建设了预算管理库、采购管理系统、资产管理系统、财务管理系统，各系统间能对接工作，采购工作初步具备了一体化管理轮廓；B 校完成了部分信息化建设工作，如采购管理系统、资产管理系统等，但是各系统间的对接工作有待完善；C 校采购工作处于线下传统管理模式，且采购部门挂靠管理。A、B、C 三所高校实验室设备采购项目中的修购、基本科研、教学等三类专项项目预算执行率如图 3 所示，可看出236 实 验 技 术 与 管 理 数字化改革越深入的高校其预算执行力越高，说明了互联网业态链的可行性及优势。图 3 预算执行率对比图 4 结语 2022 年财政部印发了 关于推广实施中央预算管理一体化建设的通知（财办202219 号）、关于做好应用预算管理一体化系统编制 2023 年中央部门预算准备工作的通知（财办预202293 号）等文件，要求各相关单位落实预算一体化建设工作，加大对政府采购项目的执行方式、资金支付的监管力度。实验设备采购工作的改革要抓住国家发展预算一体化建设的重要机遇，将业务管理流程与财务制度有机结合，从预算到决算一体化管理，以资金安全为目标，以相关制度为准绳，全面实现业财融合的新型管理体系，形成数字化管理新模式。将实验设备采购工作融入高校管理育人建设工作，搭建智慧化管理综合平台，打造学校的智慧化、数字化的治理体系，联合校内外多部门协同管理。建立管理育人与教育育人的联动机制，依托数字化管理体系，发挥各岗位工作能力，探索协同育人新模式，进一步推动学校实验技术人员的育人工作。高校实验设备采购管理工作通过数字化改革，建立互联网业态链管理模型，打造“一网通办”业务流，进一步明确实验设备采购工作生命周期，落实各归口业务部门间的协同管理，满足用户“一站式”服务的需求，最终实现采购工作的数字化转型。未来高校政府采购工作的开展，可借鉴实验设备采购数字化管理的先进形式，扩大一体化互联网业态链的使用范围，在国家推进预算一体化的大背景下，不断提升采购管理服务水平。参考文献(References)1 黄欢欢.科研院所设备全生命周期的信息化管理应用浅析J.现代营销，2022(6):135137.2 孙翔宇，张欣，岳鑫隆，等.新时期高校仪器设备购置论证工作思考与实践探索J.实验技术与管理，2020,37(8):236 237,249.3 范家才，陈宏萍.高校技术物资实行招标采购的探索J.武汉水利电力大学学报(社会科学版)，2000,20(3):5253,71.4 吴迪.“互联网+”背景下招标采购电子化创新路径J.中国招标，2022(7):119120.5 吴卫，汪诤，刘曦.实验仪器设备验收工作的思考与实践J.实验室研究与探索，2020,39(4):272274.6 何爱群，李洋，沈军.基于“互联网+”的高校财务内部控制研究J.商业会计，2019(7):6971.7 国务院.关于印发“十四五”数字经济发展规划的通知（国发202129 号）Z.2021.8 佚 名.数 字 经 济 与 传 统 行 业 融 合 带 动 价 值 蜕 变 Z/OL.(2018-04-11)2022-11-11.http:/ 章文丽，胡恒瑶.突发性疫情下高校设备采购优化工作探索J.实验室技术与管理，2021,38(11):260262.10 纪峰.互联网背景下企业财务管理体系完善研究：评互联网+时代下的财务管理J.科技管理研究，2021,41(20):247248.11 梁佳萌.基于全生命周期的数字化供应链集中招标策略J.中国招标，2022(5):98101.12 尤勇，汪浩，任天，等.一种监控系统的链路跟踪型日志数据的存储设计J.软件学报，2021,32(5):13021321.13 徐涛.神华集团物资集中采购管理标准化的实践与思考J.中国煤炭，2016,42(6):1621.14 田雷.电子合同在订立和归档过程中的应用问题J.中国档案，2022(4):7273.15 左晋佺，倪慧敏，马如停.谈论现代信息化管理条件下设备采购档案立卷工作实例研究：暨南大学设备采购档案分类方法以及电子著录规则J.档案与建设，2014(11):2528.16 王杰，沈莹，高惠.基于财务管理视角下的高校采购管理研究与实践J.实验室研究与探索，2022,41(6):286291.（编辑：孙浩）