国有企业合同管理规定-模版.docx

技术有限公司合同管理规定 第一章 总 则 第一条 为了明确职责、规范管理，防范和控制合同风险，维护中国xx技术有限公司（以下简称公司）合法权益，依据中华人民共和国合同法及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。 第二条 本规定适用于公司本部合同管理的全过程，包括合同的订立、履行、保管、归档、分类、审批和监控。 本规定所称合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动用工类合同不适用本规定。 第三条 公司应加强合同管理中的事前防范、事中控制和事后补救，保护自身合法权益。 第四条 订立合同，应遵循平等、公平、协商、诚实信用的原则，必须符合法律、行政法规和遵守社会公德。 第五条 合同管理实行“谁签约，谁负责”和“谁承办，谁负责”的原则。 公司对以本公司名义签订的合同全面履行，并按照相关规定履行组织、协调和监督的职责。 公司部门之间，合同承办部门主要负责合同的全面履行，其他部门按照职责分工分别负责履行合同的基本管理、配合协调和监督管理等职责。 本规定所称“合同承办部门”是指按照业务分工，负责组织签订或主要履行相关合同的部门。 第六条 合同管理实行重大合同评审、合同管理台账、授权委托、合同用章管理等制度。 第二章 管理机构和职责 第七条 按照“谁承办，谁负责”的原则，以公司名义签订的合同，由合同承办部门负责合同的全面履行，综合部负责合同的综合管理，其他相关部门按照职责分工，分别负责履行、配合协调和监督管理等职责。 第八条 公司合同承办部门主要履行以下职责： （一） 负责本部门职责范围内合同管理，建立相关责任制； （二） 负责重大合同相关项目可行性分析； （三） 负责组织对重大合同的对方当事人的资信状况及履约能力调查； （四） 负责组织合同的起草、谈判、评审、签订等工作； （五） 负责组织合同的履行，处理合同履行中发生的问题； （六） 协助处理合同法律纠纷； （七） 负责合同承办部门的合同文档收集归档； （八） 负责建立合同承办部门的合同管理台账，并进行相关法律风险分析； （九） 合同管理规定的其他职责。 第九条 公司综合部主要履行以下职责： （一）组织制定合同管理的规章制度；（二）参加重大合同的起草、谈判和评审工作； （三） 负责合同法律审核、办理授权委托书、管理合同专用章； （四） 负责建立公司合同管理总台账、并进行相关法律风险分析； （五） 会同有关部门组织对合同履行情况的检查； （六） 负责处理合同法律纠纷； （七） 组织开展合同管理信息化等工作； （八） 参加资信情况和履行能力调查； （九） 负责公司所有合同文档归档，确保合同证据的全面性、完整性； （十） 与合同管理有关的其他事务。 第十条 公司其他相关部门应根据各自分工履行相关职责。 财务部按职责负责对有关价格、结算方式、付款条件等进行审核，并实施监督，严格履行财务手续，按合同约定支付相关经费。 审计监察部负责对合同的签订、履行实施监控。 第三章 合同的订立 第十一条 合同的订立应遵循下列原则： （一） 合同书原则：除金额在 10000 元以下或者能即时清算的经济业务外，所有合同均需签定合同书； （二） 事前签订原则：对应签订合同书并有款项收付内容的业务，需先签订合同，然后开始履行，不应未签合同即先履行。特殊情况下，有正当理由的，经总经理签字批准，可以例外，但应尽快按双方商定的条件签订合同、补全手续； （三） 合同审核原则；合同需经综合部、财务部等有关部门审核，按本制度或根据本制度制定的实施办法、实施细则规定的程序报批；不得在合同未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。 第十二条 合同内容合同内容一般应包括但不限于以下条款： （一） 当事人的名称或者姓名、住所、电话； （二） 标的； （三） 数量； （四） 质量； （五） 价款或者报酬； （六） 履行期限、地点和方式：买卖合同以及其他涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司所在地为合同履行地；在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式； （七） 违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等； （八） 解决争议的方法：一般应选择诉讼或仲裁的方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。 根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款： （一） 工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款； （二） 涉及知识产权（包括商业机密）的合同，应有保密条款和权利归属条款；（三）涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。 合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；因客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。 第十三条 合同的草拟 合同由经办人负责草拟。若使用合同相对方提供的文本，必须经过修改或者确认后才能使用。 政府有关部门有强制性规定的，可采用规定的格式合同文本。 第十四条 合同签订前，合同承办部门应组织调查了解对方的资信、资质情况和履约能力。对方资质、资信状况不明的，不得与其签订合同。 按照公司规定未履行项目、价格报批等手续的不得签订合同。 第十五条 合同的内容由合同各方在不违背国家有关法律法规的原则下，协商签订。 签订合同时，应按照合同的不同种类，根据中华人民共和国合同法相关章节确定的内容订立合同。 完成国家指令性计划或者国家订货任务的，应依照法律、行政法规规定的权利和义务订立合同。 第十六条 合同管理流程一般包括合同谈判、合同文本起草、重大合同评审、相关部门会签、财务部审核、综合部审核、法律顾问审核、公司领导审批、授权委托、合同签订和用印、合同台账、合同履行和合同归档等（见附件1）。 第十七条 凡以公司名义签订的合同，必须严格按照程序履行相关手续，重大合同按照规定履行评审程序，并报公司领导审批；一般合同可由合同承办部门负责人在授权范围内审批。 第十八条 订立合同应由法定代表人或委托代理人签名且盖公司公章或公司合同章后生效；法律、行政法规要求办理批准、登记等手续生效的依照其规定执行。 非法定代表人代表公司签订合同，必须办理授权委托书。 第十九条 签订合同，除法律、行政法规有规定或对方当事人有特殊要求外，应加盖合同专用章。 公司对外签订合同，不得使用部门印章。 公司综合部对未按照规定履行相关手续的合同，不得用印。 合同内容在一页以上的，应加盖骑缝章。 第二十条 合同签订后，合同承办部门应妥善保管正式合同文本及相关材料，并将合同文本同时提供财务部和综合部。 第四章 重大合同评审 第二十一条 公司实行重大合同评审制度，未经评审不得签订。 其中相关项目论证或审批中已按照规定组织评审，并包括合同主要条款的内容，可不再重复组织评审。 第二十二条 以下合同公司认定为重大合同： （一） 项目类、销售类金额超过1000万的合同； （二） 经营性投资金额超过1000万的合同； （三） 对外融资金额超过500万的合同； （四） 对外担保的合同；（五）涉及并购、资产臵换、中外合资合作、股权转让等合同； （六） 涉及大宗物资采购、基本建设、技术改造等合同； （七） 涉及土地、房屋等不动产权变动的合同； （八） 公司认定的其他重大合同。 第二十三条 合同承办部门应根据合同所涉及的业务，组织包括综合部、企业发展部和财务部等相关部门，对重大合同进行评审。 第二十四条 重大合同评审采取会议评审或书面评审的方式。 第二十五条 在重大合同谈判和起草过程中，对合同法律关系复杂、履行风险较大、经济效益控制难度较大的合同，合同承办部门应组织综合部、财务部等部门共同参与，并及时通知公司法律顾问、财务总监参与重大合同的谈判、起草。 第二十六条 重大合同组织评审前，合同承办部门应会同综合部根据涉及合同的实际情况，确定参与评审的部门和评审方式。 第二十七条 重大合同评审前，合同承办部门应完成或组织完成合同评审材料的准备，评审材料主要包括下列内容： （一） 合同的基本情况，以及必要的合同背景情况； （二） 合同的目的、必要性与可行性； （三） 合同各主体方及有关参与方的基本情况； （四） 价格报批等其他需要说明的情况。 第二十八条 有关评审材料应在组织评审前 2个工作日，提交相关部门；相关部门应根据各自职责提出专业建议并出具书面评审意见。 合同承办部门应汇总评审意见，形成评审结论；参加评审的部门应对评审结论明确表示同意、不同意或保留意见。 第二十九条 部门在参加评审中应根据各自的职责，提出相关评审意见： 综合部负责对合同合法性、形式要件等提出评审意见；其他部门按照职责分工负责对合同的相关条款提出评审意见。 第五章 履行和监控 第三十条 合同生效后应加强事中控制，全面履行合同。 第三十一条 合同承办部门应密切关注对方履约诚意和能力的变化，一旦发现预期违约、履约不能等影响合同全面履行的情形，应及时采取防范措施，并通知综合部。经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。 综合部、财务部、审计监察部应对合同的履行进行监控，发现履行风险应及时通报，提出风险控制建议，并采取必要手段有效防范风险。 合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求。 公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一时，经办人员应当及时报告部门负责人并通知综合部，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施： （一） 经营状况严重恶化； （二） 转移财产、抽逃资金，以逃避债务； （三） 丧失商业信誉； （四） 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形； （五） 分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使债务履行发生困难。 审计监察部应采取定期或不定期抽查的方式监督合同的履行。 第三十二条 依法生效的合同，应严格按照合同约定全面履行，不得擅自变更、解除或终止。 合同解除或发生重要变更等应按照本规定履行相关程序。 合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容或补充合同内容的，或者对方提出变更要求的，经办人员应及时向部门负责人请示报告，部门负责人同意变更或补充的，经办人员在与对方协商一致后起草变更或补充后的条款，按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更或补充合同。 第三十三条 加强合同管理中的事后补救工作，合同在履行过程中发生纠纷应及时妥善处理。 重大合同纠纷具体处理按照公司法律纠纷案件管理办法办理。 第三十四条 合同承办部门应加强对合同诉讼时效的管理，对合同权利应定期催告，取得诉讼时效中止、中断的书面证据。 第三十五条 强化合同的证据管理，合同承办部门应指定专人统一管理合同签订、履行过程中形成的各类资料的原件。 第三十六条 公司合同专用章应由综合部统一管理。 第三十七条 公司应建立合同台账管理制度。 合同台账的主要项目包括合同类型、合同编号、合同名称、对方当事人、标的、标的额、签约时间、签约地、主要履行地、履行期限、履行情况等。 第三十八条 合同承办部门应当对合同台账的真实性负责，及时更新、维护和分析，并将有关数据和情况按规定报送综合部。 综合部应对合同进行汇总，形成总台账，对合同履行情况进行分析并定期出具分析报告，防范法律风险。 涉及到国家秘密的合同，建立合同台账时，应严格遵守保密规定。 第三十九条 合同承办部门应建立合作方信用档案，并跟踪经营动态和交易结果，不断更新客户的信用记录。 第四十条 合同承办部门应指定专人对合同档案进行管理。 合同档案的范围包括合同文本及附件、技术协议、有关合同往来的文书、信函、传真、营业执照复印件以及其他相关凭证的原件。 合同发生纠纷有关的起诉书、答辩状、判决书、调解书、裁定书、裁决书或者仲裁案件的申请书、反请求书、裁决书等法律文书也应与合同一并归档。 第四十一条 合同履行完毕后，合同承办部门应按照公司档案管理的规定办理档案移交手续。 第四十二条 在合同签订和履行过程中，有下列情形之一的，给公司造成损失的，视情节轻重，按照有关规定给予行政处分和经济处罚，构成犯罪的，移交司法部门处理： （一） 未经资信调查或资信调查不当，致使我方受骗的； （二） 未经授权、超越授权范围或授权终止后代理签订合同的；（三）违反审核、评审等管理程序签订、履行合同的； （四） 审核、评审合同中对应当预见的风险没有预见，未尽警示责任，致使造成损失的； （五） 签订、履行合同未尽审查、监督、风险告知、催告等义务导致我方违约造成损害的； （六） 损坏、丢失或隐瞒合同文本、关键证据材料的； （七） 代理人与自己签订合同或与他人串通损害单位利益的； （八） 泄露国家秘密或商业秘密的； （九） 其他违反规定，损害单位声誉和经济利益的行为。 第六章 合同的保管 第四十三条 合同保管应遵循下列原则 （一） 及时归档原则； （二） 完整保存原件原则； （三） 便于查找原则。 第四十四条 合同保管的范围 （一） 合同及附件； （二） 合同审批表； （三） 合同订立与履行过程中的所有书面材料。 第四十五条 合同保管部门 （一） 综合部对以本公司名义签订的合同原件进行保管； （二） 综合部统一负责公司业务部门以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管； （三） 合同承办部门以本公司名义对外签订合同时应当保留二份原件，合同承办部门保留一份复印件存档，综合部、财务部各备份一份合同原件，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定，但财务部和综合部应当各保留一份原件入档）； （四） 各部门因业务需要，可有期限的保存有关合同复印件。 第四十六条 合同的归档 综合部对本公司业务部门报送的和综合部拟归档保存的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容： （一） 合同各方当事人须签字盖章； （二） 合同规定的附件应齐全； （三） 属于合同保管范围的其他材料。 第四十七条 经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件交付档案管理员及时归档，业务部门可留档复印件，在发生纠纷需要综合部协助解决时，按要求将有关材料提交综合部。 与履行合同有关的材料原件必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留复印件并按本条第一款的规定处理。 第四十八条 各部门应按要求对合同进行合理分类和编号。 第四十九条 合同的使用登记合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；涉密合同的调阅，须经综合部与调阅者所在的部门负责人签字批准。 归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改、缺失的情况，档案管理员应及时登记并向综合部做出书面汇报。 第五十条 合同的保管形式 合同档案保存形式为文本原件，为研究和借鉴需要，实现资源共享，对非涉密的合同应在保存文本原件的同时，由综合部负责以电子文档形式存放。 第五十一条 合同文本原件保管期限一般最短为合同终止履行后三年，但下列情形除外： （一） 涉及不动产有关的重大合同，保管期限最短为土地使用权期满后两年； （二） 其他合同标的金额在50万元以上的合同，保管期限最短为履行期满后5年； （三） 与诉讼或仲裁案件有关的合同，应在诉讼或仲裁处理完毕（包括执行）后随案卷一起保存。第五十二条 合同的保密 各部门应根据合同的重要性，将不同性质和内容的合同划分适当的密级。 合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；机密合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；其他合同为保密级，除为正常开展业务所需外，不得对外传播。 合同经办人员、档案管理员对合同的保密负责；所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。 经办部门须在报送综合部的合同上加扉页注明合同的密级。 第五十三条 合同的销毁合同保管期限届满后，档案管理员负责办理合同的销毁报批手续。 不同性质、内容的合同，按不同程序办理销毁报批手续： （一） 一般合同由档案管理员列示清单，报综合部及合同经办部门领导签字批准销毁； （二） 标的金额在50万元以上的合同，须由经办部门、财务部、综合部会签同意后始得销毁。 档案管理员负责落实合同销毁工作，保证未解密合同不在销毁过程中泄密。 第七章 附 则 第五十四条 为规避风险，全面实际履行合同，公司应逐步建立并完善与本规定相配套的各类合同管理相关制度。 第五十五条 本规定由公司综合部负责解释。