会计基本知识与基本技能.doc

第一部分 会计基本知识与基本技能一、汉字书写和会计大写数字汉字书写和会计大写数字的规范，是对会计人员技能的最基本要求，也是作为一名合格的会计人员首先必须具备的基本知识。会计工作是一个特殊的行业，它掌握着一个单位的经济命脉。众所周知，一个单位的会计（即会计人员记载的事项）少则保管3年、5年、多则要永久性保存，所以正确的书写，显得尤为重要。 就汉字硬笔书写的一般技巧，一般有：1.正确的书写姿势非常重要。这就是：身体坐直，头要端正，尽可能避免歪斜身子写字，两腿要自然保持与肩宽的位置，忌讳“大腿压在二腿上”，并且，尽可能得使眼睛距离书写纸面一尺的高度，捏笔手指距笔尖约一寸的距离，胸部离开桌子边缘一横拳的间隙。2.按照正确的笔画书写并注意字体结构。财会实际工作中的汉字书写，不是汉字书法艺术，而是结合财会实际工作的特点，在保证汉字书写流利、清晰和不易涂改的基础上，力争把字写的更好一些，让人看的更清楚一些，给人一种舒服感觉。财会人员应掌握汉字书写和会计记录的基本功夫和基本技巧；要保证流利清晰、且不易涂改；就应该掌握汉字的笔顺和字体结构。一般讲，应以书写体（和正楷字体）书写为宜，把字写得整齐端正些，总比七扭八杈的汉字好读好认些。有时，虽也可使用一些连笔字和草字，但不宜过草（如书法中的大草那样就不合适）。要保证书写出来的字不宜被人涂改，就应该遵循书写的正确笔顺，熟悉写字的笔顺规律。这就是：一般要“先上后下、先左后右、从外到里”。对带有横竖（撇捺）的字，一般应先横撇、后竖捺。对于“里外”、“左右”均有笔顺的字，一般应先写“里”而后“关门”（如“园”、“困”字）；先写“中”后写“左右”（如“水”、“业”）。与此同时，还应掌握每个字的重心、各笔画的比例和字体的组织。把字写的连贯，似有一气呵成之势，这样，就不宜被涂改，即使被人涂改时，也可能从笔迹被明显看出。如是，就可以保证会计记录的真实、可靠。3.一般会计记录应以写“行书”为宜；对外签约或行文时，应选择得体而清晰的字体。由于财务会计业务中需要经常书写文字，加以工作中还有其他方面的条件限制和工作要求，若把会计记录全部用正楷字体书写，则许多人无法继续从事会计工作；若放任个人，按各自的情况，采用“草体”，虽合乎汉字书写规矩的，但多数人还是随意潦草往往不易读认。比较合适的办法，就是在原有基础上，按规矩的行书，即手写体来写。因为这种行书字体有些近乎于楷体，但又采取了一些草字的写法，即在楷体的基础上，使用些笔画同另一些笔画之间，很自然的省时省力。所以，会计书写应以行书“手写体”为主。4.特别是注意练好表示数额多少的那些汉字，尽可能的达到合乎标准写法且书写特别流利。一般讲，财会工作中除运用阿拉伯字书写数额外，不少地方需要用汉字来表示金额，如，书写借条时，不仅要看清阿拉伯字数额（小写），而且要运用汉字书写金额（大写），两者缺一不可。从一般情况看，书写金额的汉字应使用会计体汉字，即：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿等大写数字，不应使用“另（或令）、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千”等汉字；更不能用谐音字替代会计体数字。非经国务院公布的简体字及地方约定俗成的不规范汉字，理应不要会计记录中出现。除此之外，在行文中表示数额的同一行相邻数字之间，最好要空出半个汉字大写的位置，以示区别。汉字数码标准字体如下： 零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿总之，会计人员的汉字要写的规范流利、自然整洁、清晰、易读易认且不易涂改。对于尚不完全具备这些基本功底的人来讲，平时应抓紧楷字的练习，以合乎规范，在合乎规范的基础上书写流利、加快速度，从而便可完全胜任个人所担负的会计工作。二、阿拉伯数字标准书写 会计记账过程中书写的阿拉伯数字，同数字书写方法并不一致。从字体上讲，既不能把这些数码写成刻板划一的印刷体，也不能把它们写成难以辨认的草字体，更不能为追求会计书写形式把它们写成美术体。从数字本身所占的位置看，既不能把数字写满格，占满行，又不能把字写得太小，密密麻麻，让人不易辩清楚，更不能超越账页（货单）上既定的数格。从字型上看，既不能让数字垂直上下也不能歪斜过度，更不能左倾右斜，毫无整洁感觉。况且书写后要让人看着合乎规定要求，既流利，又美观，还方便纠错更改。总之，财会工作中，尤其是会计记账过程中，阿拉伯数字的书写同普通的写汉字有所不同，且已经约定俗成，形成会计数字的书写形式。其具体要求是：1.各数字自成体形，大小匀称，笔顺清晰，合乎手写体习惯，流畅、自然、不刻板。2.书写时字迹工整，排列整齐有序且有一定的倾斜度（数字与底线应成60的倾斜），并以向左下方倾为好。3.书写数字时，应使每位数字（7、9除外）紧靠底线且不要顶满格（行）。一般讲，每位数字约占预留格子（或空行）的2/3位置或1/2位置，每位数字之间，一般不要连接，但不可预留间隔（以不能增加数字为好）；每位数字上方预留的1/3或1/2空格位置，可在订正错误记录时使用。4.对一组数字的正确书写是，应按照从左至右的顺序进行，不可逆方向书写；在没有印刷数字格的会计书写中，同一行相邻数字之间应空出半个数字的位置。5.除“4”、“5”以外，其余数字应一笔写成，不能人为的增加数字的笔画，必要时可以把“7”写成“7”。但注意整个数字要写的规范、流利、工整、清晰、易认不易改。6.如在会计运算或会计工作底稿中，运用上下几行数额累计加减时，应尽可能的保证纵行累计数字的位数，以免产生计算错误。7.对于不易书写、容易混淆且笔顺相近的数字书写，尽可能的按标准字体书写，区分笔顺，避免混同，以防涂改。如“1”不能写短，且要合乎斜度要求，防止改为“4”、“6”、“7”、“9”；书写“6”字时可适当阔大其字体，使起笔上伸到数码格的1/4处，下圆要明显，以防改“8”；“7”、“9”两字的落笔可下伸到底线外，约占下格的1/4位置，“6”、“8”、“9”、“0”都必须把圆圈笔画写顺，并一定要封口“2”、“3”、“5”、“8”应各自成体，避免混同。8.除采用电子计算机处理会计记账业务以外，会计数字应用规范的手写体书写，不适用其他字体。只有这样，会计数字的书写才能规范、流利、清晰，合乎会计工作的书写要求。会计工作中的阿拉伯数字（俗称小写）的标准书写体见图2-1所示。书写练习用纸如图2-2。每位财务会计人员，可根据个人的情况按标准字体加强练习，特别要注意字体的流利和规范、字迹的清晰和工整。只有合乎规定的数字书写，才能在会计记录中获得完全胜任会计工作的荣誉。三、金额大、小写的表示方法在会计处理过程中，特别是在填制和审核会计凭证的实际工作中，经常会同时遇到用两种数字（阿拉伯数字和汉字会计体，即俗称小写大写金额）表示金额的事情。它不仅要求会计人员会处理其中有矛盾的问题，使其大小写金额完全一致，而且要求会计人员能够运用熟练而流利的书写，来准确完成会计记录的直接目标。因而，练好大、小写金额表示方法，有其重要的意义和应用价值。在书写时，应明了如下一些基本常识和书写技术：1.小写金额的书写要求和读法。具体是：（1） 在写数时，每一个数字都要占有一个位置，这个位置称为数位。数位自小到大，是从右向左排列的，但在写数却是自大到小，从左到右的。为了容易辨认数的各个位数，在写数时，通常是按照国际惯例，将数的整数部分（不包括小数部分），从右向左每三位记一逗点“，”，作为分节号。例如，1，234，567，890把各个分位点的前一位记住，邻近的数位就很容易推想出来了。从又向左，第一个分位点是千位，二个分位点前一位是百万位，第三个分位点前一个是十亿位。（2） 万位（含万位）以下的数，从最高位读起，顺着位次每读一个数字就连着读出这个数字所对应的数字名称。 千 百 十 个 例如 位 位 位 位5， 6 7 8应读成：伍仟陆佰柒拾捌（3）对于万以上到亿以下的数，只读出数字和数位开头的第一个字，数位名称的第二个子可以省掉不读出来。千 百 十万 万 万 万 千 百 十 个位 位 位 位 位 位 位 位3 4 5， 6 7 8 应读成：叁拾肆万伍仟陆佰柒拾捌1 2 ， 3 4 5， 6 7 8 应读成：壹仟贰佰叁拾肆万伍仟陆佰柒拾捌（4）同一个数额中，若中间有零时，只读出数字的“0”，而不读出数位的名称。千 百 十 个位 位 位 位例如： 1， 0 2 3 应读成：壹仟零贰拾参8， 0 0 9 应读成：捌仟零玖（5）若同一个数额中，最后有一个零或连续几个零时，既不读“0”，也不读出数位的名称。千 百 十 个位 位 位 位例如： 2， 1 0 0 应读成：贰仟壹佰（6）书写元与角之间，要点一小“.”。（7）有角无分的，在“分”位上写“0”字。如“7.60”不得写成“7.6”。（8）“角”、“分”位若皆无金额，仍在“元”之后点小数点，并在其后写“00”或划一短横线，如：“76.00”（9）对某些金额数字，如，银行结算凭证、收据、发票等单据上的金额，应在金额前面填写符号“￥”。它有两个意义：一是说明金额的币制；二是为了防止增添和涂改数字。因此“￥”后面要紧接着写数字，不得留有空隙。2.大写金额的书写规则是：（1）大写金额的前面，必须加填“人民币”三字，后面紧接着写金额，“人民币”三字与金额数字之间不得留有间隙。（2）大写金额中，“壹拾几”的“壹”字，一定要写，不得遗漏，因为“拾”字代表数位，并不是数字。如，“￥10.74”，应写成“人民币壹拾元柒角肆分”（3）小写金额中，“元”位是“0”（或金额中间连续有几个“0”，且“元”位也是“0”），但“角”、“分”位不是“0”，大写金额可只写一个“零”。也可不写“零”。如，“￥1，320.56”应写成“人民币壹仟叁佰贰拾元零伍角陆分”，或“人民币壹仟叁佰贰拾元伍角陆分”；又如，“￥1，000.56”应写成“人民币壹仟元零伍角陆分”或“人民币壹仟元伍角陆分”。（4）小写金额中有“0”或连续有几个“0”，但“元”位不是0，大写金额均写一个“零”。如“￥107，006.08”，应写成“人民币壹拾万零柒陆元零捌分”。（5）大写金额到“元”或“角”之后应写“整”字；大写金额有“分”的，“分”字后面不写“整”字。只要按照上述要求练习，会计书写基本技能就一定会得到很大的提高。3.练习题：（1）写出以下各数的正确读法：2，049.50 应读成：7，008.27 应读成：2，780.62 应读成：或读成：26，409.03 应读成：625.06 应读成：（2）写出以下各数的大写金额：￥10.27 应读成：或读成：￥2，206.56 应读成：￥206，008.09 应读成：￥2，006.00 应读成：四、会计业务的表述特点和“摘要” 对于能正确而熟练书写数码和规范而流利书写汉字的人来说，只是具备了有可能充任财务会计人员所具备的基本条件，他（她）们较之别人，更有较大的可能被挑选来从事会计实际工作。然而，仅仅具备这样的基本条件还不够，还要求从事财会工作的人，“要拥有一个经济头脑”、“要学会用会计语言说话”、“要能用会计方式来表述会计事项”。只是同时具备这样的素质之后，才能从事财务会计工作。而要达到这些条件，其中一个重要途径是，在实际工作中学会并熟悉正确的表述与记录会计业务。就其训练内容看，当然要从经济学入手，学习和掌握会计学的相关知识，其中除掌握会计核算方法以外，不可忽视会计语言和会计应用文基本功的训练。1.会计语言的表述和特点。大家知道，语言是人类交际的工具。通过语言交流，可以沟通人们的思想认识，交流人们的感情和愿望。在现实社会生活中，不仅许多不同的国家和民族有各自不尽相同的语言，而且，许多行业和部门，也存在不同的“行话”和“术语”，从而形成自己特殊语言和特殊表述方式。俗话说“三句话离不了本行”，正是各行业拥有自己语言表述方式的真实写照。“会计”这个行当，当然也有自己特殊的语言和较为特殊的语言表达方式。比如，用文学语言来表现一个单位（人）钱少时，往往会用“罗锅上山前（钱）紧”的歇后语，借其谐音来表现单位（人）的“钱不够用或不够花”的窘迫情况。这样的语言表述既形象又诙谐，堪称风趣又通俗。然而，表现这一状况的会计语言，却是“资金紧张”这样四字组成的简单语句，可以直接而明了的反映这种状况。显然，用文学语言或会计语言的不同表述，会给人以不同的感受。 再如，在一个企业的销售过程中，由于产品还没被人们所认识，所以出现了销售不畅的现象。营销人员，通过免费试用，宣传等各种促销手段，打开某一地区的销售渠道，取得了不菲的销售业绩，保证了企业生产的正常运转，提高了企业的经济效益，若营销人员在讲述这件事时，他津津乐道的是，自己如何开动脑筋，采用什么方法，最终销售了多少件产品，只用了多少钱做代价。但这一情况如用会计人员的话来讲，一般常说的是“某同志负责的某地区销售利润率现在已达到 。” 由此可看出，会计人员对经济事项的表述，一般具有三个特点：其一，这是把一事项首先同资金联系起来（在日常生活中的表述虽然也使用“钱”这个字），考虑到这一事项用了多少资金，并运用会计的语言，设法把这一事项记录能够反映只一活动的“账簿”之中。人们均有这样的印象和感受，同会计人员交谈，说不到几句话时，他便会使用“资金紧张”、“盈利较大”、成本不低“之类的会计语言，自然的留露出他从事会计工作的“本职”。其二，是说到事项本身的会计语言比较简明，尤其是在记录这些经济事项时，会计人员均能较其他业务人员会使用“摘要”，用极为简明的语言，来记录和表现经济事项的过程和结果。以至在记录采购众多品种和繁杂规格的商品时，许多会计只使用“购货”两个字，在“摘要”栏目中记述了这些经济事项。其三，会计人员表述问题或记录经济事项时，大都能正确运用经济学常用术语或专用名词。确切的说，表述和记录经济事项时，会计人员常使用会计术语和专用名词，用“会计科目”（或“账户”）来归纳大量的经济业务，并把它们分类而系统的记录在有关“账簿”中。使用“会计科目”（或账户），也是会计语言表述问题的一个重要特点。2.集中表现会计业务的“摘要”。就财会工作实际业务看，会计人员最常用的“文体”是书写“摘要”。所谓“摘要”，就是在填制会计凭证和账簿记录过程中，根据发生的经济业务活动本身，用较为简洁而明了的语句，重新再现该项经济业务发生的过程及其结果。“摘要”，就是“摘录”描述经济业务活动过程的文句中的“概要”，既要“摘”，又要摘其“要”，它需要用高度精练并确定性文字形成一句话，记录或表现该项经济业务的全貌。可见，如没有会计人员的“归纳”思维和“简明”文句，就不可能产生“摘要”。因此，写好“摘要”是判断会计人员“能写”或“不能写”的另一基本技能和基本素质条件。 “摘要”集中地体现了会计人员的会计语言，是会计业务的表述方式，应引起会计人员高度重视，达到在有限字数内能准确 、简明再现经济业务的“摘要”目的。3.练习（1）振华工厂5月12日从上海机床厂购机床6太，价值130，000.00元，交基本车间使用。填制会计凭证时，摘要为：（2）5月13日销售点钞机3太，价值3，700.00元。填制会计凭证时，摘要为：（3）5月16日，从银行提现金10，000.00元，准备发放工资。填制会计凭证时，摘要为：五、正确填写票据和结算凭证的基本规定 银行、单位和个人填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据，直接关系到支付结算的准确、及时和安全。票据和结算凭证是银行、单位和个人凭以记载账务的会计凭证，是记载经济业务和明确经济责任的一种书面证明。因此，填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，各要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草、防止涂改。1.中文大写金额数字应用正楷或行书填写。不得用一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另填写，不得自造简化字。如果金额数字书写中使用繁体字，如贰、陆、亿、万、圆的也应受理。2.中文大写金额到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字，在角之后可以不写“整”字。大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”字。3.中文大写金额数字前应注明“人民币”字样，大写金额数字应紧接“人民币”字样填写，不得留有空白。大写金额数字前未印有“人民币”字样的，应加填“人民币”三字。在票据和结算凭证大写金额栏内不得预印固定的“仟、佰、拾、万、仟、佰、拾、元、角、分”等字样。4.阿拉伯小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。（前“三”已述，不再举例。）5.阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“￥”，.阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。6.票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期，在填写月、日、时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在前面加“零”；日为拾壹至拾玖的，月为“拾壹、拾贰”的，应在前面加“零”。如：1月15日，应写成零壹月壹拾伍日。再如：10月20日，应写成零壹拾月零贰拾日。7.票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。大写日期未按要求规范填写的。银行可予受理，但由此造成损失的，由出票人自行承担。8.练习：（1）振华工厂2007年2月1日，从银行提现金2108.00元，代出纳员刘佳填“现金支票”。中国工商银行现金支票存根 （鲁） 20501972附加信息 出票日期 年 月 日收款人：金 额：用 途：单位主管 会计本支票付款期限十天中 国 工 商 银 行 现金支票（鲁） 20501972出票日期（大写） 年 月 日 付款行名称：收款人： 出票人账号：人民币（大写）千百十万千百十元角分用途 上列款项请从 我账户内支付 出票人签章 （2）振华工厂2007年10月10日，购圆钢一批生产用，共支付款项70，000.00元。代出纳员刘佳填写“转账支票”。中国工商银行转账支票存根 （鲁） 20501972附加信息 出票日期 年 月 日收款人：金 额：用 途：单位主管 会计本支票付款期限十天中 国 工 商 银 行 转账支票（鲁） 20501972出票日期（大写） 年 月 日 付款行名称：收款人： 出票人账号：人民币（大写）千百十万千百十元角分用途 上列款项请从 我账户内支付 出票人签章 （3）将以下出票日期，按正规中文大写书写：1）2007年2月20日 应写为：2）2007年6月10日应写为：3）2007年11月28日应写为：4）2007年8月15日应写为：5）2007年1月3日应写为：6）2007年12月11日应写为：7）2007年10月30日应写为：8）2007年5月11日应写为：9）2007年4月21日应写为：10）2007年7月9日应写为：六、综合模拟资料：名称：青岛华海制药厂账号：02408590开户行：工商银行四方区支行2007年12月份发生以下业务：1.12月2日从青岛药材站购中药一批，价款7，560.00元，增值税1，285.20元，开出“转账支票”，一张付款。代出纳员填“转账支票”交药材站。会计分录为：中国工商银行转账支票存根 （鲁） 20501972附加信息 出票日期 年 月 日收款人：金 额：用 途：单位主管 会计本支票付款期限十天中 国 工 商 银 行 转账支票（鲁） 20501972出票日期（大写） 年 月 日 付款行名称：收款人： 出票人账号：人民币（大写）千百十万千百十元角分用途 上列款项请从 我账户内支付 出票人签章 2.12月3日，销售药品“PSS”给青岛健康大药房，价款20，000.00元，增值税3，400元，收到健康大药房转账支票一张，填“进账单”入账。会计分录为：中国工商银行转账支票存根 （鲁） 20501972附加信息 出票日期 年 月 日收款人：金 额：用 途：单位主管 会计本支票付款期限十天中 国 工 商 银 行 转账支票（鲁） 20501972出票日期（大写） 年 月 日 付款行名称：收款人： 出票人账号：人民币（大写）千百十万千百十元角分用途 上列款项请从 我账户内支付 出票人签章 3.12月20日，将当日收入现金7，898.00元，存入银行。其中：100元：20张 50元：60张 10元：200张5元：179张 1元：3张代出纳员填“现金交款单”。中国工商银行 现金交款单（回 单）年 月 日 对方科目收款单位全称款项来源账号交款单位 人民币 （大写）百十万千百十元角分票 面一百元五十元二十元拾元伍元贰元壹元伍角贰角壹角伍分贰分壹分合计金额（银行盖章）收款 把（百张）数复核 零张数 年 月 日会计金额4.12月21日，收职工交回医药费20元，开现金收款收据。会计分录为：收款存根 NO. 年 月 日今收到 人民币 ￥ 附注 收款单位盖章 收款人盖章