推广费用管理制度.doc

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武汉TCL电器销售有限公司
推广费用管理制度
为提高推广费用的使用效率，合理进行资源配置，规范日常推广费用管理，特制定本制度：
一、 项目分类
根据推广费用不同特点将其划分为：促销活动、终端建设、广告物料、媒体及品牌建设四大类费用。
1、 促销活动费：为开展某场促销活动时产生的费用，包括促销单页、促销海报、促销横幅、促销吊旗、促销水牌、举牌等活动物料；以及临时促销人员工资、促销活动场地费等促销活动现场产生的各项费用。
2、 终端建设费：为终端卖场所投入的各种硬件费用，包括展厅、展台制作费、使用寿命较长的大额演示设备等硬件费用。展厅内的水牌、KT牌等不归属此类，记入广告物料。
3、 广告物料费：为进行日常推广活动而购买、制作的可重复利用的各种物料费用。包括机帐篷、彩虹门、鼓风机、产品折页、使用寿命较短的小额演示设备(如演示碟、插线板)等。
4、 媒体及品牌建设费：指在各类报纸、报刊、杂志投放广告或软文，以及投入户外大牌、影视、广播、站台、车身、楼宇广告等所产生的费用。
二、 预算管理
1、 预算管理实行总额控制，单项投入立项申报，分级授权的管理方式。所有推广费用必须事先进行预算并立项申报，全年推广费用投入须控制在规定的总额以内。
2、 全年推广费用须控制在2.5%以内。各类费用参考点位见下表，该点位仅为参考标准，不作强行规定，经营部可在总额内进行调配。省级媒体0.4%为分公司统筹资源，经营部预算时不予考虑，即：经营部可预算投入额度为2.1%：

项目
促销活动
终端建设
广告物料
媒体及品牌建设
其中：
省级媒体
其中：
地级媒体及品牌建设
合计
参考点位
0.8%
0.8%
0.2%
0.70%
0.40%
0.30%
2.50%
3、 预算实行滚动预算，以丰补欠的原则。经营部应根据全年淡旺季情况，合理计划各月资源投放。以前月度产生的节余金额可分阶段弥补以后月度中的不足；以前月度的超支额或淡季确需投入而将超支的额度须计划出合理的消化进度，确保在公司规定的时间内消化完毕。
4、 本着谨慎性原则，按当月基本收款任务的80%扣税及经营部通过测算得出的收入孰低的原则确定当月预算收入。当月实际可用额=预算收入*2.1%-计划消化+本月补贴额。
5、 经营部必须于月初5号前与全面目标预算一起以会议的形式收集汇总当月各类推广预算支出，在预算可用总额内合理调配，并编制推广费用预算表(附表三)上报分公司审批。分公司市场部也按附表三填报当月省级媒体预算。
6、 分公司每月须在5号前预算本月将由分公司统一投入(制作、购买)的相关费用，知会经营部，并得到确认(附表二)。以便经营部进行汇总预算。
7、 推广费用预算表上所列各项预算投入明细，以单场活动或某类活动、某个周、某个展台单位进行概预算。
8、 经营部除总预算外还应以周为单位对促销活动费的投入(含临促工资、单页等，不含展台)进行预算。一周促销活动费需超1万元的，须报分公司审批(附表四)。
三、 日常推广费用管理
1、 月初预算获分公司批准后，经营部应参照概预算金额对单项(单场活动)费用投入进行立项申请，按授权要求进行申报审批(附表四)。
2、 市场推广、财务严格审核各项投入的标准及额度，对于超概预算投入的费用进行说明并提出建议。
3、 项目申请审批通过后财务主管须以书面形式向广告商下达委托书(附件五)，并以此作为广告商费用结算支付的凭证。
4、 项目申请内容为促销活动的，须在申请中注明预计活动增量及金额。活动结束后活动责任人应对活动的实际投入与产出进行分析，总结经验(附件六)。
5、 经营部在月初预算审批之后需委托分公司制作、采购的相关费用支出也需向分公司市场部出具委托函(附件五)。
6、 财务主管需对当月已立项投入的推广费用进行登记，时时掌握推广费用投入状况，以便立项审核之用(附件七)。
7、 月末经营部推广主管、财务主管须将已发出委托函但尚未办理结算支付手续的各项制作费用、购买费用，以及本月促销活动已产生但尚未报销的各项费用预报至分公司财务部(促销活动的实际费用金额不能准确统计的，可按已立项审批但尚未结算的金额预报)。分公司投入的省级媒体费由分公司市场部预报至分公司财务部。促销活动费用的预报必须包括临时促销人员工资。
四、 授权管理
内容
市场主管
财务主管
经营部经理
市场部经理
财务经理
总经理
总部
月度推广费用预算

审核
审核
审核
审核
审批

当月预算总额内的投入
审核
审核
审批

超当月预算总额的投入
审核
审核
审核
审核
审核
审批

单笔(场)投入1万元以上
审核
审核
审核
审核
审核
审批

单笔投入5万元以上
审核
审核
审核
审核
审核
审核
审批
单周1万元以下活动投入
审核
审核
审批

单周1万元以上活动投入
审核
审核
审核
审核
审核
审批

五、 广告商及对账管理
1、 经营部须定期对广告商进行招投标或竞报价筛选，选择价格公道，技术过硬、诚信、可靠的广告商进行合作。
2、 广告商须严格按我司公函要求进行广告业务制作及发布，并签定书面合同，在广告业务制作或发布后一个月内将委托函、合同、发票及相关手续一起交我司办理结算手续。
3、 经营部财务主须每月8号前向广告商出具截止上月末的对账单，并在月末前收回对方加盖印章的合法的对账单，对帐差异必须在次月处理完毕。
六、 费用报销及支付
1、 经营部自行制作、发布的推广费用由广告商提供相关发票、委托函、合同、我司或客户验收手续。经营部必须严格按合同要求进行验收，对不符合同约定的项目需作出相应扣款，并要求广各商采取相应补救措施。相关报销手续由经营部审核后寄分公司统一审批支付。
2、 分公司统一制作或代制作推广费用，可由分公事统一与向广告商下达委托函、签定合同。广各商统一开具发票、提代相关手续，分公司市场部统一办理支付手续。但相关手续中必须有经营部的书面回执函或委托函(附件二或附件七)，并有经营部的验收单传真件。
3、 根据推广费用的不同特点，必须按下列要求办理、提供相关原始凭证：
A、 展台等正常的制作费用，支出报销时必须附有立项申请表、委托函、合同、预算、远近景实物照片各一张、业务验收、商家或管理者签收单据及广告业正式发票。
B、 电视、广播、电台广告费的支出，报销时必须附有立项申请表、委托函、合同、播出证明、广告业正式发票。
C、 报纸、报刊、杂志、印刷品等报销时必须附有立项申请表、委托函、合同、样报(样刊、样张）、发票，杂志、印刷品同时还需有数量签收单。
D、 户外大牌、站台广各、车身告、楼宇广告报销时需有立项申请表、委托函、合同、远近景实物照片各一张、广告业正式发票。
E、 临时促销人员工资需有立项申请表、临促考勤签到表、身份证复印件(多次合做的，复印一次即可)、联系电话、银行卡号，委托他人收款的还需出具委托书。
七、 罚则
1、 关责任人应严格按制度要求据实确认、签收、结算，发现徇私舞弊，故意损害公司利益的，相关损失由责任人承担，并追究法律责任。
2、 经营部超审批权限投入推广费用的，经营部经理、财务主管分别承担超额部份的10%、3%。
3、 未进行立项审批及下达委托函而投入的，相关费用的40%由责任人承担。
4、 不论是否为权限范围内投入的推广费用，一旦投入，经营部必须如实上报分公司财务，存在瞒报的一经核实，对责任人处罚瞒报金额的10%。
5、 财务主管每月未取得广告商对账单的，按每天每户20元处罚。直到收回为止。
八、 本制度自2010年7月1日起执行，原与推广费用相关的制度及规定停止执行。

武汉TCL电器销售有限公司
2010年7月3日

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